成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實施并保持成本管理體系的基礎和依據,對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進成本管理體系的有效運行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關的所有文件。

3、職責

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負責公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負責正確使用和維護文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領性文件:成本管理手冊;

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發生過程的文件:各種規章制度、各種定額或標準成本、成本預算、成本計劃、成本控制方案等。

上述三個層次文件的關系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應按規定的職責進行,成本管理體系綱領性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發生過程的文件由相應的職能部門和單位負責編制。

4.2.2文件的編制應注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應,注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內容應盡可能全面、系統,該說的一定要說到;

c)所編制的文件一定要結合本公司的實際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標準和有關法律法規相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據的成本管理標準;

f)文件作為成本管理活動的依據,其內容必須科學合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評審

4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應由文件的批準人或文件主管部門組織進行,并做好《文件評審記錄》。

4.3.2對文件評審的結果,可確定是否需要修改和補充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準。

4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。

4.4文件的批準

4.4.1文件的批準應按授權范圍進行,總經理負責批準《成本管理手冊》,體系負責人負責批準程序文件,第三層控制成本水平和發生過程的文件及其他文件應由相應層次的授權人批準。

4.4.2未得到有關授權人批準的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應首先確認文件批準的有效性。

4.4.3文件批準的方式應以授權人員的簽字為準。

4.4.4對外來文件,相關授權人員也應進行批準,批準時應主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發放

4.5.1文件的發放由各文件管理部門進行,其發放的范圍應得到批準,并嚴格按已批準的發放范圍進行發放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發放登記表》,并注明分發的受控號,文件的領用人應在《文件發放登記表》中簽字領取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領取文件后應及時將文件送達到有關人員,以防止因文件影響成本管理活動。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應全面理解,正確使用,使文件真正發揮指導和規范成本管理活動和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現行受控文件清單》中所規定的文件范圍使用文件,并識別是否是現行修訂狀態的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應保護和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當所使用的文件損壞嚴重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應到文件管理部門辦理更換手續,交回破損的文件,補發新文件,其分發號可繼續沿用原分發號,文件管理部門在補發新文件時仍執行4.5.2條規定。

4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規定執行。

4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應按4.6.3條有關規定辦理補發手續,但責任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發文件時,給出新的分發控制號,應注明丟失文件的分發號作廢,必要時將丟失的文件通知有關部門和單位。

4.6.6文件在使用過程中,如果發現文件不適用或不可操作時,有關部門/單位和人員應予以記錄,并與文件管理部門聯系更改,可按4.7條有關規定執行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關領導批準。具體實施由文件的主管部門組織進行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準,原則上應由原批準人批準,如原批準人不在時,可由接替其職務的人員進行批準,但必須掌握原批準依據的有關背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進行換頁處理,并注明更改狀態標識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領導召開相關部門負責人會議,闡明更改內容和性質,并將更改后的精神層層傳達到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門應及時修訂《現行受控文件清單》中的更改狀態,確保各使用場合能識別文件的現行修訂狀態,防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態從0-9),當文件需進行大幅度更改時,應進行換版,原版次文件作廢,換發新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規定進行審批,其發放仍按4.5.2條規定執行。

4.8.3換版后的文件發放時,應收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關規定執行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應由文件管理部門按《文件發放登記表》中的發放狀態收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預期使用。

4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應統一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。

4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導成本管理活動和向高層領導提供決策的依據。

4.10文件的管理

4.10.1文件應有唯一性的準確標識,以確保有效使用。各部門和單位應按以下編號規則正確實施文件編號。

注:文件類號:SC――成本管理手冊

C*――程序文件

GZ――規章制度

YS――預算

DE――定額

JH――計劃

FA――方案

例:《文件控制程序》的編號為:××/C*-01-2006其中:××――××機械制造有限公司;C*――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應歸檔保存,文件管理員應填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應有備份,并進行適當的標識。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關文件時,應辦理借閱手續,經有關人員批準后方可借閱,并保證在規定的期限內歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應由文件管理員負責收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應由體系負責人批準。當所提供的受控文件修改時,也應按4.9.1條規定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門和單位應建立本部門/單位的《現行受控文件清單》,報成本部。成本部負責建立并定期公布全公司的《現行受控文件清單》,并在清單中標明所有文件的現行修訂狀態,以確保各部門和各類人員能識別文件的現行修訂狀態,并按規定的文件范圍使用現行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應加蓋“受控文件”印章作為受控的標識,非受控文件可不作非受控標識,但仍然按規定進行編號。

4.10.7文件復制(包括:復印、拷貝等),必須經本部門/單位或文件主管部門負責人批準,并按批準的份數復制。受控文件的復制必須重新加蓋“受控文件”印章,復制件的發放,也應按4.5.2條規定執行。

4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應保持清晰可辯,標識正確,易于識別,存貯應便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進行分類,確保使用時能快速查找。

4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應按規定檢查各類現行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發現問題,及時處理。

4.10.10各部門和單位對現行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復制、銷毀和向外部提供等環節,應注意文件的保密性,對文件的保密內容不得向外透漏,必要時應在文件上進行密級標識。

4.11外來文件的控制

文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應確保識別外來文件,必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件,如標準和法規等,應由文件歸口管理部門的負責人批準后,方可使用。對外來文件的發放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規定執行。

4.12對提供信任的客觀證據文件――記錄的控制,應按《記錄控制程序》執行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發放登記表》

6.2《文件評審記錄》

6.3《現行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

6.9《文件更改申請單》

篇2:加工公司文件控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

文件控制程序

1目的

為對公司的文件進行控制,確保其適用性、系統性、協調性和完整性,公司制定并執行《文件控制程序》

2范圍:

2.1本程序規定了管理體系文件的控制原則和方法。

2.2本程序適用于與質量/環境/職業健康安全有關的所有文件,其中有公司自己制定的,也有引用的國家或行業標準,以及顧客提供的各種資料。

3職責

3.1ISO小組是文件控制的主管部門。

3.2秘書科對文件進行管理。

3.3三層文件由各主管部門進行控制。

4程序要求

4.1文件的分類:本公司文件分為5類

4.1.1手冊

文件類別代號:M(質量手冊QM,環境手冊EM,職業健康安全手冊HM)

4.1.2程序文件

文件類別代號:P(共用程序P,質量程序QP,環境程序EP,職業健康安全程序HP)

4.1.3作業性文件文件類別代號:O

4.1.4記錄文件類別代號:R

4.1.5技術標準文件類別代號:S

4.2文件的編號規定

公司的文件進行統一編號,由4部分組成:公司代號;文件類別

代號;發布部門代號;部門流水號。

編號形式:JFQ.×(×)-×.××

abcd

a、公司代號:JFQ

b、文件類別代號:見4.1.1~4.1.5

c、部門代號:總務部A;營業部B;生產部C;工程部D;品質保證部E;薄片部F;技術協作部G;ISO小組O。

d、部門流水號:由各部門經理將編號分配給各科室,流水號自01起,各類文件(5類)分別編號。流水號允許不連續。

例:質量手冊:JFQ.QM-O.01

文件控制程序:JFQ.P-O.01

合同評審控制程序:JFQ.QP-O.01

文件控制程序:JFQ.P-O.01

化驗室管理規定:JFQ.O-E.02

4.3文件的編寫格式及內容要點

4.3.1針對公司內部的文件以中文編寫,對外發布的文件可根據需要以中文、英文或日文編寫。

4.3.2一般地,文件發布時采用書面形式,留檔保存的文件可采用磁盤硬拷貝。

4.3.3同類文件采用統一格式。

4.3.4程序文件應包括以下內容:封面、正文頁眉、目的、范圍、職責、程序要求、相關文件和記錄。

4.3.5作業文件、記錄可以包括以下內容:封面、正文文件名稱、文件編號、范圍、正文、相關文件和記錄。

4.4文件的編制、審批

4.4.1手冊由管理者代表編寫審核,總經理批準。

4.4.2程序文件由ISO小組組織各有關部門編制,由管理者代表審核、總經理批準。

4.4.3三層文件由各部門主管負責組織有關人員編制,由部門主管審核,部門經理批準。

4.5文件的發放

4.5.1手冊和程序文件的發放范圍由管理者代表批準;其它文件的發放范圍由各發布部門主管批準。

4.5.2文件必須按確定的《文件發放范圍》發放,發放前進行標識、編號,并建立《文件發放記錄》。

4.5.3文件的發放必須在文件實施日期前進行。

4.6文件的控制

4.6.1公司的文件分"受控"和"非受控"兩類,分別在其封面加蓋印章。受控文件受更改控制。

4.6.2文件的持有者應妥善保管。受控文件不允許復制、外借、涂改,不得遺失、破損。

4.6.3受控文件如遺失、破損,應及時向文件的管理部門說明情況,填寫《文件領用申請單》后給予補發。同時應將破損不全的文件交回,由文件的管理部門銷毀,并填寫《文件銷毀記錄》。

4.6.4非受控的文件允許復制,不受更改控制。對外發放的非受控文件須經發放范圍批準人批準,并填寫發放記錄。

4.6.5文件一經修改,文件管理部門應立即將受控的作廢文件向所有文件持有者收回,所使用的文件和資料必須是有效版本。作廢的文件由文件管理部門集中銷毀,并填寫《文件銷毀記錄》。

4.6.6文件的管理部門應將作廢文件的每一版本、每一次修改都保留一份,并加蓋"作廢"印章后存檔。

4.6.7文件的管理部門應建立文件管理檔案,內容包括:文件的每一版本(包括作廢版本)、文件更改申請單、文件更改狀況一覽表、文件銷毀記錄、文件發放范圍、文件發放記錄等。文件管理檔案由專人負責管理。

4.6.8如需要借閱時,應向文件的管理部門辦理借閱手續,填寫《借閱記錄》。

4.7文件的更改

4.7.1文件更改及換版時應填寫《文件更改申請單》,由原批準崗位批準后,由原編制部門進行,如由其它部門進行時,該部門必須獲得原批準時所依據的所有資料。更改后的文件由原文件審核崗位審核,原批準崗位批準后才能發布。

4.7.2文件更改后仍須執行4.5和4.6條款。

4.7.3文件更改采用手寫劃改及換頁更改兩種方式:

a、改內容較少時,可采用手寫劃改,將原文劃掉,在行間填寫更改內容并簽名。應保證更改內容有足夠的空間填寫。

b、同一頁上手寫更改達3處以上或更改內容較多,不能保證清楚明了時,應采用換頁方式。

4.7.4當出現下列情形之一時,應進行換版

a、一次性修改過多或更改次數過多,影響使用。

B、體系發生重大變化或編制依據發生重大變化。

4.7.5手寫更改時應將發放范圍內的所有原文件都進行更改;換頁更改或換版后的新文件仍按原發放范圍發放,同時收回作廢頁或作廢文件,保證所使用的文件為有效版本。

4.7.6文件的每次更改情況均應記入《文件更改狀況一覽表》,注明有關內容。

4.8外來文件的控制

4.8.1公司使用的外來文件,由各使用部門進行控制,同時建立《外來文件及更新狀況明細表》。

4.8.2外來文件應由其控制部門設專人每年進行檢索,并在新版文件發布后及時進行更新。外來文件的更換情況應在《外來文件及更新狀況明細表》進行記錄。

4.8.3對于適用的法律法規、行業

標準、地方標準等,各部門應按照《法律、法規及其他要求控制程序》予以控制。

4.9文件在控制過程中產生的記錄,由其控制部門整理,歸檔,保存。具體參見《記錄控制程序》。

5相關文件

5.1《記錄控制程序》

6記錄

6.1《文件發放范圍》

6.2《文件發放記錄》

6.3《文件領用申請單》

6.4《文件銷毀記錄》

6.5《借閱記錄》

6.6《文件更改申請單》

6.7《文件更改狀況一覽表》

6.8《外來文件及更新狀況明細表》