1.目的

對公司所有的文件和資料進行控制,確保相關部門和人員能夠得到并使用文件的有效版本,防止文件的流失、泄密。

2.適用范圍

本程序適用于與公司有關的所有文件與資料。

3.職責

3.1總經辦是文件與資料控制的管理部門。

3.2各部門負責相關文件的編制和對接收之文件與資料的保管與維護及其使用前的培訓。

4.定義

4.1受控文件:維持本公司質量管理體系運作,相關部門必須遵照執行的文件。受控文件在發放之前由總經辦蓋"受控"章識別,發放和回收時均應辦理登記手續。

4.1.1用于指導本公司質量體系運行及操作的指導性文件,分四級:

a.一級文件:質量手冊;

b.二級文件:程序文件;

c.三級文件:作業文件(作業規程、檢驗標準、管理辦法、責權利書等);

d.四級文件:質量記錄格式。

4.1.2外來文件:包括行業、地區、國家、國際標準;客戶提供的技術文件、圖紙;國家頒布的有關政策、法規。

4.2非受控文件:質量文件的參考資料或與產品品質無直接關系的文件。分發及回收時辦理登記手續,修訂時可不作版本控制,廢止后按規定回收銷毀。

a.部門管理文件;

b.公司級管理文件:內容涉及多個部門,需由多個部門協調配合才能完成某項業務并以公司名義發出的文件。

5.工作程序(附流程圖)

5.1文件與資料的編制、批準

5.1.1質量手冊和程序文件由總經理指派專人編制,其它文件與資料由各相關職能部門編制。

5.1.2文件與資料審批:

文件類型文件名稱初審核準

受控文件質量手冊、程序文件管理者代表總經理

作業文件、質量記錄部門主管管理者代表

非受控文件部門管理文件部門主管總經辦

公司級管理文件總經辦總經理

5.2文件與資料的編號、版本號、修改狀態號規則

5.2.1文件版本號用大寫英文字母A、B、C……依次排序。

5.2.2文件修改狀態號用阿拉伯數字0、1、2、3……表示。

5.2.3文件與資料編號規則:

質量手冊:

S-QM-**

流水號

質量手冊代號

公司代號

程序文件:

S-QP-**

流水號

程序文件代號

公司代號

作業文件:

SQW**

流水號

作業文件代號

質量記錄:

AA--BB--**

流水號

崗位編號

部門編號

其它文件與資料:

S-AA-BB-**-CC

流水號

年度末二位數

崗位編號

部門編號

公司代號

部門編號:

總經辦01業務部02設計部03財務部04人事行政部05

企管部06公宣部07電腦部08設備部09發展計劃部10

質管部11工廠部12綢莊部30

5.3文件與資料的發布

5.3.1經批準的質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄表統一由文控員編目,并負責填制"受控文件清單",報管理者代表審批發放。

5.3.2部門內部管理文件發放前,必須報總經理備案。

5.3.3所有經批準的文件與資料均由文控員負責發放,并必須在"文件收發登記表"上簽字。

5.3.4發放的受控文件在封面蓋"受控"章。

5.4文件與資料的修改和作廢

5.4.1每年年底對質量手冊、程序文件、作業文件的有效性進行評審,必要時可以作出修改。

5.4.2文件的修改,由申請修改的部門填寫"文件修訂申請表",報總經辦核準批,轉相關職能部門草擬修訂內容,遞交原審批部門負責人審批。

5.4.3形成文件的基本條件發生重大變化,因而需進行大幅度修改時,由原編制部門進行換版,原文件收回作廢。

5.4.4經審批后的"文件修訂申請表"由總經辦保存,并執行5.3。

5.5文件與資料的存檔、銷毀。

5.5.1已發行的文件與資料的原稿(正本),均由文控員列冊存檔,保存的原版文件加蓋"原版文件"章。

5.5.2各類表單、記錄由相關部門或指定人員按規定保存期限存檔,保存期終止時交文控員按規定程序銷毀。

5.5.3現場使用的文件可置于現場,非現場使用的文件由使用部門集中保管。

5.5.4已作廢的文件和資料由總經辦文控員負責收回,收回的失效文件需加蓋"作廢"章。

5.5.5收回的失效文件資料和過期表單、記錄積存時間已達到銷毀時限的規定時,由文控員填寫"文件記錄銷毀申請單",經管理者代表批準后按規定程序銷毀。

5.6文件與資料的使用和更新

5.6.1頒發有效版本文件時,必須同時回收失效文件,回收數量是原頒發數量,并登記"文件收發登記表"。

5.6.2確有保留需要的文件,由使用人員填寫"文件留用申請單"經部門主管同意,總經辦批準、備案后,在保留的失效版本上加蓋"參考使用"章,作為特殊情況留用。

5.6.3文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁等,可以用書面方式向總經辦申請,由文控員核實并對責任人按制度處罰后,予以補發。

5.6.4文件補發程序同5.3.3-5.3.4。

5.6.5總經辦資料室需準備一套文件與資料的副本,并加蓋"副本"章。由文控員負責版本或修改版的及時更新。

5.6.6總經辦每年6月、12月底或文件專管人離職時,依據"文件收發登記表"、"受控文件清單"核查現場使用的文件與資料是否完整、有效。

5.7外來文件的控制

5.7.1總經辦應將外來文件登錄于"外來文件管制表",并視類別填寫送閱單,在文件上加蓋"受

控"章,分送給需要部門傳閱,按規定時間及時回收。

5.7.2國家法律、法規、行業標準以及可能影響公司整體作業的外來文件,總經辦需列冊存檔。

5.7.3外來文件由責任部門(使用部門)受控使用后,交總經辦文控員存檔。

5.7.4總經辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來文件的版本變化情況,如有版本升級、變更等情況,需填寫"外來文件變更報告表",報請管理者代表批準后獲取,并按照5.7.1-5.7.3管理。

5.8文件的對外控制

5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)須嚴格遵守《**公司保密規定》,未經總經理批準不得外發、外傳、外借,不得查閱、復制、抄錄。

5.8.2經批準可外發的文件,按照5.3.3執行。

6.相關文件

6.1《質量記錄控制程序》

6.2《**公司保密規定》

7.記錄

7.1文件修訂申請單

7.2文件收發登記表

7.3受控文件清單

7.4文件記錄銷毀申請單

7.5文件留用申請單

7.6外來文件管制表

7.7外來文件變更報告表

篇2:文件與資料控制管理制度

根據《金屬非金屬礦山安全標準化規范》要求,為了保證標準化文件系統效力與效率、標準化系統文件控制系統效力、記錄控制效力以及標準化系統文件質量,制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度

1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業安全規章制度產生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。

2、企業應定期代號不定期對安全規章制度進行了評審,必要時予以修訂或廢除。

3、標準化系統文件制定、評審與修訂過程應有員工參與。

4、標準化系統文件應分發到相應的員工。

5、標準化文件要求:

①標準化文件系統應做到文件需求響應及時,文件產生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發充分,確保文件系統效力與效率;

②標準化系統文件控制系統包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權、準批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規與其他要求、可獲取性,確保系統文件控制效力;

③記錄控制系統包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統效力;

④保證標準化系統文件質量。

二、根據安全生產管理需求制定標準化系統文

主要安全生產規章制度包括:

1、安全生產檢查制度

2、安全教育培訓制度

3、重大危險源監控制度

4、重大隱患整改制度

5、危險物品和物料管理制度

6、職業危害預防制度

7、特種作業管理與審批制度

8、特殊工種管理制度

9、事故與事件管理制度

10、設備和設施安全管理制度

11、安全生產檔案管理制度

12、安全生產獎懲制度

三、有效保留安全生產記錄

安全生產記錄包括:

1、管理評審報告

2、事故、事件記錄

3、風險評價信息

4、培訓記錄

5、標準化系統評價報告

6、事故調查報告

7、檢查記錄

8、職業衛生檢查與健康監護記錄

9、安全生產會議記錄

10、安全活動記錄

11、法定檢測記錄

12、任務觀察記錄

13、許可文件

14、應急演習信息

15、糾正與預防行動記錄

16、承包商和供應商信息

17、維護和校驗記錄

18、技術資料、圖紙

篇3:A工廠技術文件和資料控制程序

工廠技術文件和資料控制程序

1.目的:

本程序規定了技術文件和資料的標識、編制、審批、發放、回收、處置、更改、歸檔和保存等控制要求,確保各個場所使用有效版本的技術文件和資料,并能及時從所有現場撤回失效和作廢的文件,以防止誤用。

2.適用范圍:

適用工廠技術文件和資料的控制活動。

3.定義:

3.1標識:是對工廠和顧客特定的主要資料的清楚分類。

3.2保管:包括更改服務和存檔,而且要確保能查到所需的文件。

3.3審批:包括工廠的和顧客規范之間的比較和轉換,以及對文件形式和內容的檢查,且經授權部門/人員的認可。

4.職責:

4.1技術開發部負責技術文件和資料的分類標識、編制、審核、批準、分發、回收、處置、更改、歸檔、保管及外來文件、圖樣的評審、轉換等管理工作。

4.2其它各部門負責各自使用的技術文件的編制、審批及保管,有些主要資料(如設備使用說明書)可直接交廠部檔案室進行歸檔。

5.工作程序:

5.1技術文件和資料的分類與受控范圍。

5.1.1技術文件按其內容分為產品圖樣和產品質量控制文件兩大類。

a.產品圖樣包括:產品設計圖、工藝規程、工裝圖等。

b.產品質量控制文件包括:控制計劃、PFMEA、檢驗規程、作業指導書。

5.1.2資料按其內容分為:標準資料、材料標準、外來設計圖樣和使用CAD時的數據資料。

5.1.3本廠的技術性文件和資料均應列入《技術資料登記帳》予以受控。

5.1.4納入技術性文件和資料登記帳的下發文件和資料均應蓋有受控印章的控制狀態標識。

5.2技術文件的編制:

5.2.1技術開發部根據工廠實際需要,由其部長下達編制技術文件的任務。

5.2.2技術文件編制人員應按有關標準或顧客要求編制相應的工藝技術文件。

5.2.3形成的工藝技術文件應與有關標準或圖樣保持協調統一,正確完整。

5.2.4當顧客提供的圖樣、規范中標出的特殊特性符號時,編制人員在轉換過程中,應按顧客指定的特殊特性符號標注在相應的技術文件上。

5.3技術文件的審批、歸檔:

5.3.1技術開發部編制的技術文件由部長審批,其它部門的技術文件由所在部門部長審批。

5.3.2經批準的技術文件交資料室立卷歸檔,并納入技術文件資料登記帳受控。

5.4技術文件的發放、回收、處置。

5.4.1技術開發部資料員按發放批準范圍,復制相應份數,蓋上受控印章,下發相關部門。

5.4.2技術文件發放要做好登記,并由領用人簽字。

5.4.3外發技術文件和資料,需經技術開發部部長批準方可發放,并需蓋外協章。

5.4.4技術文件破損需換發時,需將破損技術文件交回資料室、以舊換新。

5.4.5當技術文件丟失后,應打丟失報告說明原因、并經所在部門領導簽字、技術開發部部長批準、方可重新領用技術文件。

5.4.6在發放新技術文件的同時,資料員應及時收回同類失效或作廢文件并做好回收登記。

5.4.7對回收的失效或作廢技術文件應加蓋作廢印章,對作廢留用技術文件應隔離保管、嚴控下傳,對需要銷毀的技術文件由資料員定期申請并由授權人批準方可實施銷毀。

5.5技術文件的更改

5.5.1技術文件的更改必須由更改提出人填寫更改申請單,并經技術開發部部長審批、方能生效。

5.5.2其他部門的技術文件更改由所在部門部長審批。

5.5.3技術文件的更改采用局部更改或換頁兩種形式:

a)局部更改可采用在原處更改并簽署更改人姓名及日期,適合于更改文字較少的情況。

b)當更改處或更改文字較多,不換頁可能影響使用的應予換頁。

5.5.4經更改申請生效的技術文件,更改員應及時實施更改,并作好更改記錄。

5.6外來文件的控制

5.6.1對顧客提供的所有工程標準、規范、資料及其變更通知,計劃供應部須在接到之日的二個工作日內交付技術開發部。

5.6.2技術開發部對收到的外來文件或資料均需登記編號納入受控清單,必須在三個工作日內組織評審。必須對其適用性進行驗證后,方可投入使用或轉換。對系統中受到變更影響的文件應進行更新,及時傳遞到作業現場,以備使用。

5.6.3經評審驗證后的外來技術文件由資料員立卷歸檔。

5.7保存期限和保存要求

5.7.1對所有受控的技術文件在失效后需蓋作廢章,并隔離存放一年后再定期銷毀。

5.7.2涉及到產品安全性文件保存15年。

5.7.3以上期限如與法規、顧客要求不同時,按法規、顧客要求實施。

5.7.4各類受控文件在資料室存放時,需有防火、防水的措施,為保證方便可以將資料輸入軟盤或光盤保存,特別重要的文件須復制雙份并分開存放,以防止意外導致文件遺失或損壞。

5.7.5試制產品的技術文件應注有特定的標識,限期使用。

5.7.6對經批準發布的下發技術文件,技術開發部部長應適時組織相關人員對其可行性進行必要的驗證,以確保技術文件使用的有效性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.02-01《技術資料登記帳》

QR/SH05.02-02《外來文件登記表》

QR/SH05.02-03《工藝規程更改單》

QR/SH05.02-04《資料登記帳》