工程項目材料采購程序(五)

根據工程設備、材料屬甲供材料、甲定乙供還是甲方簽證材料具體分三種流程。

(一)甲供材料設備流程

1.項目采購人員根據審定的采購計劃擬定出詳細規(guī)范的招標文件,并組織項目工程管理部及財務部、集團工程管理部及財務部等部門對招標文件中涉及的有關工程技術參數(shù)、材料設備的特殊規(guī)范要求、供應商定位選擇、付款方式等進行審核,并根據會審結果修正;并于三個工作日內報送集團采購部備案。

2.采購部根據審定后的招標文件按前期市場調研的情況與現(xiàn)行市場動態(tài)變化再一次進行詳細分析,確定所需材料設備品牌供應商范圍(不少于三家),發(fā)出標書并要求對方在規(guī)定日期將標書及小樣送達各項目采購人員處,組織相關部門對廠方考察,寫出考察報告。

3.收集招標書并組織相關技術部門對相應的技術標進行分析、討論,制定出最佳方案,并列出詳細統(tǒng)一標準組合報價配置表,下發(fā)投標公司,要求嚴格按我方制定配置方案進行技術標的制作及組合報價。

4.按采購設備材料權限范圍組織召集各相關部門參與技術標、商務標等的詢標、議標工作,根據招詢標結果,結合實地考察情況,綜合各部門意見做出供方評價,初步議定最佳供應廠商并匯總上報;如果各部門對評標結果存在分歧時,可視具體情況進行下一輪招投標。

5.經領導審批,最終確定中標單位。

6.采購部根據審定供應商及招詢標意見起草采購合同,按權限設置要求組織相關部門以會議形式進行合同會審,最終定稿,雙方簽約。

7.項目工程管理部、采購部相互配合按工程要求根據工程進度和預期時間按合同分批或一次性購貨。

(二)甲定乙供流程

1.甲定乙供(定品牌、定價格)流程。

(1)項目采購部根據集團采購部審核后的采購清單,將準備按計劃實施的設備、材料清單交項目財務部審核。

(2)項目財務部在三個工作日內負責審核明確該批材料與總包方可能發(fā)生的采報費等費用。

(3)擬訂、修改招、投標文件,并組織相關部門評審,三個工作日內報送集團公司采購部備案。

(4)根據上報設備、材料要求收集發(fā)布信息資料,確定所需材料、設備品牌參標供應商范圍(三家以上)并組織各相關部門進行初評后,對入圍單位發(fā)出標書,并組織相關部門對廠方實行考察,并編寫出考察報告。

(5)收集招標書并組織相關技術部門對相應的技術標進行分析、討論,制定出最佳方案,并列出統(tǒng)一標準組合報價配置表,下發(fā)各投標公司,要求嚴格按我方制定配置方案進行技術標的制作及組合報價。

(6)按相關規(guī)定組織相關部門進行開標、詢標,結合考察情況分析各公司的優(yōu)缺點,做出全面的性價比分析,并綜合各部門意見初步確定中標單位。如各部門對標書有異議,可再進行一輪招投標。

(7)將招標結果、考察報告及第一中標單位詳細組合報價上報集團公司采購部審核,審核時間原則上不超過五天,特殊情況例外。

(8)根據審核意見對選定的品牌、價格進行簽復;財務部審核并簽復意見,經相關領導批復備案后下發(fā)執(zhí)行。

2.甲定乙供(定品牌、價格,按信息價計取)流程。

(1)項目工程管理部將所用材料說明規(guī)格、型號、數(shù)量要求上報項目采購部。

(2)項目采購部匯同財務部根據收集的資料信息進行分析選定品牌。

(3)項目采購人員對上報工程聯(lián)系單進行簽復后,提交項目財務部。

(4)財務部簽復項目采購人員提交的工程聯(lián)系單意見,并經相關領導批復后存檔下發(fā)執(zhí)行。

(三)甲方簽證流程

1.由項目工程管理部負責按總包合同條款審核上報簽證材料并督促施工單位將所上報簽證材料必須明確品牌、規(guī)格、型號、技術參數(shù)要求、數(shù)量、使用時間、單價等,詳細內容制工程聯(lián)系單后交采購部。

2.項目采購部根據所收集到的價格信息、資料分析對比后,簽復價格意見。

3.由項目財務部審核采購部簽復價格,并請項目公司的領導簽字確認后,交項目工程管理部、采購部及行政部存檔,同時報送集團采購部、工程管理部、財務部備案。

(四)其他需注意事項

1.如屬甲定乙供設備材料,在確定供應商的商品、規(guī)格、價格等后,采購部會同工程管理部、財務部負責總包方與乙方的聯(lián)系協(xié)調工作,以便保證工期。

2.各項目公司采購招投標權限、操作范圍規(guī)定如下。

(1)單項合同金額在伍拾萬元以下的材料設備采購,由項目采購部負責具體實施開標、詢標業(yè)務,并組織項目部相關部門對投標公司進行考察,最終將招標結果、考察結果及第一中標單位的設備材料詳細配置報價清單報集團采購部、財務部、工程管理部審核;審核確定后,進入合同起草、會審流程,上報集團公司總經理、集團總裁審批,最終確定供貨單位。

(2)合同金額在伍拾萬元(含)以上,項目采購部在負責招標書的制作審核后,由集團采購部與項目采購部共同推薦供應商,由項目采購部統(tǒng)一發(fā)標,并組織集團投資監(jiān)督部及集團采購部、財務部、項目部各相關部門共同參加開標、詢標,并對投標公司進行考察,將評審考察結果上報集團公司總經理、集團總裁審批,最終確定供貨單位。

篇2:公司生產原材料采購控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

生產原材料采購控制程序

1目的

為了理順采購環(huán)節(jié),明確職責關系,使采購過程處于有效的控制和管理狀態(tài),保證所采購的產品符合規(guī)定要求,保證生產的正常進行,公司制定并執(zhí)行《生產原材料采購控制程序》。

2范圍

2.1本程序規(guī)定了采購的職責劃分,供應商的評定方法,合格供應商的控制和管理及采購產品的驗證。

本程序適用于公司原材料、原輔料及包裝材料的采購。

3職責

3.1資材科負責組織對供應商的評價、選擇和控制管理,負責編寫《原材料月度采購計劃》,制定《訂貨通知單》或《購貨合同》,參與采購產品的驗證和原材料標準的確認;并負責對所有成品、原材料進行編號及管理,編寫《物料編號》。

3.2品保部負責采購產品的驗證,參與供應商的評價與控制和原材料標準的確認。

3.3生產管理科負責包裝料月度采購的初步預定;參與采購產品的驗證和原材料標準的確認。

3.4物流科參與采購產品的驗證。

4程序要求

4.1供應商的評定和管理

4.1.1按原材料的規(guī)格要求,由資材科向供應商取得樣品,同時將樣品交由品保部按要求檢驗。

4.1.2對樣品合格的供應商進行小批量的訂貨并由品保部按要求再次檢驗。

4.1.3對小批量貨物檢驗合格的供應商須進行企業(yè)概況、生產狀況、品質保證狀況等內容的調查,經過資材科主管進行最終評定,符合要求的供應商填寫《合格供應商檔案》。

4.1.4對供應商的管理

a、對供應商的合同履行情況及服務進行季度評比。

b、每年對供應商進行一次綜合質量、價格、合同履行情況、服務的年度評審,對年度評審不合格的供應商,予以淘汰。

4.1.5增加新的供應商,按4.1.1至4.1.4步驟完成評定及管理。

4.1.6對顧客要求的供應商,也要按4.1.1至4.1.4步驟完成評定及管理。

4.1.7對上一年度的合格供應商,每年進行企業(yè)概況、生產狀況、品質保證狀況等內容的復查,修改補充填寫《合格供應商檔案》。

4.2原材料采購資料

4.2.1原材料采購標準由品保部、資材科、生產部等協(xié)商后,由品保部最終確認制定。

4.2.2資材科根據《生產原料庫存月報》的庫存數(shù)量、生產部生產管理科制定的《資材預定》和已經簽訂合同的訂貨數(shù)量制定《原材料月度采購計劃》,交資材科主管確認審核后,交總經理助理或總經理批準,由資材科制定。

4.2.3《購貨合同》或《定貨通知單》

4.2.3資材科根據《原材料月度采購計劃》對曾有過合同的合格供應商,若采購主要原材料必須制定《購貨合同》或《訂貨通知單》,若采購次要原材料或包裝材料則簽訂《定貨通知單》或以電話聯(lián)系的方式訂貨。

4.2.4對原材料簽訂的《購貨合同》或《訂貨通知單》須經資材科主管或總經理助理和總經理批準,確認蓋章后,方可有效。

4.2.5在簽訂《購貨合同》或《定貨通知單》時,應就檢驗標準、方法、地點等與供應商達成協(xié)議,避免質量爭端。

4.4采購物資的驗證

4.4.1采購的原材料由資材科負責分別辦理入庫,并與物流科、工程部和生產部核實確認后簽字。

4.4.2采購的原材料具體檢驗規(guī)則按照《產品監(jiān)視和測量控制程序》要求進行,由品保部檢驗。

4.4.3對驗證不合格的原材料,經資材科部門主管審核確認,由生產部、品保部填寫處理意見,由資材科與供應商協(xié)商處理,并填寫《不合格品糾正和預防措施》。

4.4.4對有些顧客要求,需要對供應商進行驗證時,公司應按顧客要求提供方便并予以配合。

4.5特殊情況下,生產急需新的物料,供應商未按照4.1.1至4.1.4進行評定及管理,而直接從該供應商購買貨物,則以供應商提供的產品資料為依據,簽訂詳細的《購貨合同》或《定貨通知單》。通知品保部按照4.3要求檢驗,檢驗合格后,按照4.1.3至4.1.4要求進行供應商的評定及管理。

5相關文件

5.1《合同評審控制程序》

5.2《文件控制程序》

5.3《不合格品控制程序》

5.4《產品監(jiān)視和測量控制程序》

5.5《糾正和預防措施控制程序》

5.6《記錄控制程序》

5.7《物料編號》

5.8《包裝物料規(guī)格標準》

6記錄:

6.1《注文書》

6.2《原材料月度采購計劃》

6.3《合格供應商檔案》

6.4《定貨通知單》

6.5《供應商供貨一覽表》

6.6《生產采購質量記錄表》

6.7《緊急放行單》

6.8《不合格品糾正和預防措施》

6.9《原材料入庫單》

6.10《送檢單》