工程項目文件資料管理制度(二)

文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。

1、收發文件管理制度

1)對外發文應由部門負責人或項目負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。

2)文件包括公司外發文件、公司內發或傳閱文件兩部分。

3)外發文件的具體要求

公司外發文件在發放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發放文件編號。

4)公司內發或傳閱文件的具體要求

(1)公司內發或傳閱文件在收發、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。

(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。

(4)項目發放施工隊的文件規定:

發放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發放責任人保存原件和發放記錄。

2、竣工資料

1)項目經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。

3)竣工資料的整理應符合下列要求:

(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,采用表格方式分類組卷。

(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷

(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。

(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。

3、文件、資料保密規定

1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。

3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;

篇2:冶金安全生產文件資料管理制度

冶金公司安全生產文件資料管理制度

一、文件與資料識別

1、各單位、部門在制定安全生產文件時,必須按標準化要求制定符合標準的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)

2、對外來文件要進行識別與分析,在轉發或修訂下發時要進行標準性轉換,下傳的文件必須符合標準化文件要求。

3、各種資料的收集、整理要以標準資料格式進行裝訂收藏。

4、對資料的內容進行識別分析,不符合標準化要求的要修改完善。

二、文件與資料的管理規定

1、文件、資料都要按標準格式進行分類、保存、管理。

2、下發文件要建立“文件下發登記表”,登記表格式必須符合標準化要求,并將保存文件下發登記表存檔。

3、建立文件、資料檔案庫,專人負責管理和保存。

4、借閱、查詢各種資料、文件時,要建立借閱、查詢登記表。

5、文件、資料要整理規范,保存有序,管理到位,查找便捷。

6、若文件、資料需更新、補充、增加,必須經過保管員進行操作,非工作人員不得隨意進行修改。

7、妥善保護文件、資料,不得隨意外借;查詢文件時不得在文件上做任何標記,不得損壞。

8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作,制定相應的安全措施,保證文件、資料的安全。