**工程有限公司檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了規范和嚴肅公司檔案管理,根據國家檔案法有關規定結合公司的具體情況,制定本規章制度。

第二條檔案工作的宗旨:收集齊全、及時歸檔、完好保存,方便利用。

第三條檔案管理的基本原則及要求:

一、歸檔原則

1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。

2.主動上交和積極催收相結合:各部門主動上交和辦公室主動催收相結合。

3.詳細登記:各部門將原文或其他各種介質的預歸材料整理完好,4.標5.著清楚,6.以便分類歸檔。

二、交接原則

員工離職或請假超過15個工作日,當事人必須主動將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,根據檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結果中對相關責任人進行責任處理;

檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件,沒有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關手續。(檔案交接單見附表六)

第四條檔案管理的組織機構及責任劃分

檔案管理實行集中管理。

辦公室集中統一管理,各部門負責部門檔案工作,維護檔案的完整與安全。

一、辦公室

辦公室全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括:

收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。

檔案材料的保管和銷毀;

檔案材料的借閱、催還;

指導部門檔案管理人員的工作;

領導交辦的其他檔案管理工作。

二、部門檔案管理人員

各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。

部門檔案管理人員在辦公室的業務指導下,負責本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。

第五條檔案管理分類

對檔案的管理,按照載體分為紙質檔案、聲像檔案。

第二章紙質檔案管理

第六條紙質檔案的內容

紙質檔案指一切以紙質形式存在的檔案資料,對應于聲像檔案資料。

第七條檔案的收集

檔案的收集按照以下兩種情況執行:

1、需要經辦公室流轉的文件資料收集,正式文件一經產生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(具體見“發文管理辦法”和“收文管理辦法”)。

2、公司各部門在工作中形成后,不需要行文,不經辦公室流轉文件、檔案(如工程圖紙、技術資料等)的收集,采到以下辦法收集:

事先登記

A.部門在每年制定工作計劃時均要同B.時注明各項任務要產生的檔案目錄清單,C.并不D.得出現明顯漏報,E.在制定完工作計劃3天內必須報送辦公室,F.辦公室秘書根據部門上報的情況,G.結合以往工程或工作情況和歷史經驗,H.編制當年各部門應該上交的檔案材料目錄并確定上交時間,I.下發各部門執行;

J.公司各項目部在項目竣工驗收結束后2個月之內上交檔案材料;

K.對于公司部門會議文件,L.各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記,M.辦公室按照登記向相關部門催收會議文件。辦公室秘書根據會議登記表向各部門催收文件;

事后查收

辦公室秘書根據各部門上報的檔案目錄清單和既定時間,及時向相關部門催收檔案;

各部門須嚴格按規定主動、及時向辦公室上交檔案材料;

對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時補齊外,根據資料重要性,在考核結果中對相關部門經理進行責任處理;

對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結果中對辦公室秘書進行責任處理。

第八條檔案的立卷、整理和歸檔,具體見附件二,“檔案資料立卷歸檔規則”。

第三章聲像檔案管理

第九條聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。

第十條聲像檔案資料的收集

一、收集范圍

反映公司主要職能活動,業務、工程等工作成果和存在問題的聲像資料;

各級領導人參加的與公司有關的重大活動的聲像資料;

公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料;

其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料;

其它具有保存價值的聲像資料。

二、收集方法及要求

事先確認

制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員,在借用聲像器材時,經辦人認真填寫《聲像器材借用申請表》,詳細說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內容,數量和質量要求,完成時間。(見附表八、聲像器材借用申請表)

嚴格審核

經辦人經部門經理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書,辦公室秘書登記后借出器材;

積極催收、嚴格檢查、驗收

對到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書積極催收。

辦公室原則上只接收原版、原件。

經辦人按規定上交的歸還器材時,必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態的檔案,凡涉及公司重大事件的,相關部門和人員應向辦公室報送目錄和必要的文字說明。

辦公室秘書嚴格按規定檢查經辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說明內容要真實;底片、原件與影像、復制品要相符。

如果因特殊原因未能按規定提交聲像資料,除非經部門經理、辦公室主任審核,總經理審批,否則視為私用公司財物,其形成費用不予報銷,在考核結果中對相關責任人進行處理。

第十一條聲像檔案的整理和保管(見附件三、聲像檔案整理、保管規則)

第四章檔案查借閱管理制度

第十二條公司員工可以根據公司確定的查閱權限,查閱有關文件。

第十三條由辦公室秘書按相應的查閱權限原則上執行,如需越權查閱,需上一級主管領導批準。

序號

職位

查閱權限

(A級―絕密,B級―機密,C級―秘密,D級―公開)

1

董事長、總經理

A、B、C、D級文件資料

2

公司高層管理人員

B級(含)以下文件資料

3

部門經理

C級(含)以下文件資料

4

一般員工

D級文件資料

A級文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料,包括:財務分析報告、工程決算材料;合同、協議文本;對高層管理者的考核報告、評議等;對工資分配方案及所屬文件;涉及項目成本、利潤的報告或論證材料;如投資計劃與分析、項目可研報告等;公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司項目技術的核心資料;公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料及聲像材料。

B級文件(機密):指重要的公司文件,一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關文件;技術資料、工程建設的重要圖紙;立項報告、業務進度分析報告;各種末正式批復或采取的計劃、方案;涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書,政府部門對公司的處罰決定等;公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料及聲像材料。如經濟糾紛、工程招投標文件等。

C級文件(秘密),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。

D級文件(普通):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:

平時各種工作條例、規章制度;一般業務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件);各類一般性的請示、通知、會議紀要,簡報、情況反映等;行政管理工作的計劃、總結、報告;一般性的月、季工作計劃與總結報告;有關干部任免、調配、定級等的文件;財產、物資、檔案等各類行政交接手續憑證,其它。

查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤)必須在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;

密級檔案在辦公室查閱,不能帶出,必須帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報總經理簽字才可。

第十四條檔案原件一般不外借,如必須借閱,一般檔案時間不超過十天,密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關手續(見附表二)。

第十五條借閱檔案的人必須愛護檔案,要保護檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉借或損壞。

第十六條借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件,須經辦公室主任批準并辦理相關手續。(見附表四)并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術處理,保證復印件與原件有明顯的區別,并且只復印文件上相關的部分,其他與其查閱無關的內容在復印時必須進行遮蔽處理;

第十七條借用的檔案,當事人必須在規定時間歸還辦公室;如確需延期,當事人必須提前一個工作日辦理續借手續(見附表三)。否則視為無故不及時歸還,在考核結果中對責任人進行責任處理。

第十八條借閱檔案交還時,必須當面點交清除,與發現遺失或損壞,應立即報告領導,并根據文件性質、損壞程度在考核結果中對責任人進行處理。

第十九條外部合作單位查閱檔案,應持有單位介紹信,并經總經理批準后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。

第二十條外部合作單位摘抄卷內檔案,應經總經理同意,對摘抄的資料要進行審查、簽章。

篇2:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。

篇3:石油銷售公司會計檔案管理辦法

石油銷售公司會計檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強石油銷售公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動。根據《會計法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油(集團)有限責任公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條本辦法適用于HB公司。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務部和綜合辦公室共同負責會計檔案的管理工作。

第三章會計檔案管理范圍

第五條會計檔案一般包括以下內容:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第四章會計檔案的整理立卷

第六條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第七條會計年度終了后,應采用"三統一"的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第八條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用"三針引線法"裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第九條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;

(二)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(三)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(四)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(五)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(六)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(七)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。會計報表編制要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十一條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第十二條同時滿足下列條件的,公司內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意

外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第十三條滿足本辦法第十二條規定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第五章會計檔案的歸檔

第十四條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務部保管一年,期滿后于次年1月10號前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財務部會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務部經理、綜合辦公室經理負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務部會計檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十五條紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

綜合辦公室接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十六條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。

第六章會計檔案的借閱使用

第十七條檔案在財務部保管期間,財務部應建立會計檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經財務總監或總會計師批準。

第十八條會計檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見《檔案管理辦法》。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第八章會計檔案的銷毀

第二十一條公司應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

會計檔案鑒定工作應當由公司綜合辦公室牽頭,組織會計、審計、紀檢監察人員共同進行。

第二十二條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)公司綜合辦公室會同財務部編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、總會計師或財務總監、綜合辦公室負責人、財務部負責人、綜合辦公室經辦人、財務部經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)公司綜合辦公室負責組織會計檔案銷毀工作,并與財務部共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

(四)電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關電子檔案的規定,并由辦公室、財務部和信息管理部共同派員監銷。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本辦法由公司財務部負責解釋和修訂。

第二十五條所屬各單位應制定本單位的會計檔案管理辦法,并報公司財務部備案。

第二十六條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司相關規定執行。

第二十七條本辦法自下發之日起施行。

附件:會計檔案保管期限表