建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應當前信息系統管理需要,充分節約紙張辦公,公司文件采用E四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

3.職責

3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批,管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理,負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性,負責E四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求,盡量在網絡中查找,并下載,由企業管理部上傳到E四建網站,資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理;

3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

3.10項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。

4.工作程序

編制→審核→審批→發放→接收→學習→執行→修訂→換版→作廢

4.1文件編制、審核和審批

4.1.1企業管理部編制《企業綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。

4.1.2公司職能部門編制本系統的管理手冊,企業管理部組織討論,總經理審批。

4.1.3公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業指導書等管理性文件,由部門領導審核,經相關部門會簽,公司分管領導審批。

4.1.4分公司編制的管理規定、制度等文件,由主管經理審核,分公司經理審批。

4.1.5項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。

4.1.6對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統管理手冊中要求進行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領導在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。

4.2文件的接收和發放

4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦,并與互聯網連接,設置一個固定的郵箱地址或QQ號碼,向公司企業管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業管理部定期發布各部門、分公司的郵箱地址或QQ號碼,文件發放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進行文件發放。

4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規章制度方面的文件按照企業管理部確定的郵箱地址進行發放,并向公司相關領導發放一份紙質文件。

4.2.5日常通知類文件可在E四建網頁上公布,對需要在網上發布的文件,經分管領導審批后,由編制部門通過企業管理部在公司網頁上發布,網管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。

4.2.7企業管理手冊、規章制度文件或需企業管理保密的電子文件,以郵件形式發放,或在E四建網頁上設置公司內部文件平臺,設置密碼,只有公司內部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領導審閱,如需傳閱或轉發,批注傳閱或發放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉發的文件填寫《文件發放記錄》。

4.2.9分公司主管領導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發放范圍,文件管理員以發放組群形式發放,做好《文件發放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進行回復確認,發放方在《文件發放記錄》中打鉤確認。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項目部發放。對沒有連接網絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發放。發放部門(科室)填寫《文件發放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網頁或郵件中下載,復制到本地電腦專項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業管理手冊分為受控和非受控,提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態進行管理,提供給建設單位或社會有關部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位,都應得到或學習適用文件。

4.2.14接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容,并做好會議紀要。

4.3文件的評審

4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。

4.3.2企業管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業管理手冊中進行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標明修改部位,經審批后,標明原文件作廢或修訂狀態,進行發放。

4.4.2對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經審批后按照原文件發放范圍發放。

4.4.3當文件修訂或更新時,及時進行發放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4文件作廢時,在紙張文件上注明"作廢",作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標識作廢。

4.5文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進行傳閱、學習并存檔。

4.6網頁的維護

4.6.1企業管理部負責對公司網站進行維護,確保網絡暢通。

4.6.2企業管理部積極宣傳公司網站,在各種雜志、文件中體現公司網址。

4.7文件的編號和排版

4.7.1公司文件分為企業管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統文件編碼由經理辦公室統一編號。(如晉四建×字[××××]××號)

4.7.3公司便函文件編碼由經理辦公室統一編號。(如晉四建函[××××]××號)

4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統的編號方法。

4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設置。

4.7.6分公司文件編號采用SJ/×F?××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門報刊、信件由專人領取分發。凡屬領導親啟的函件,要交領導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業內外文件、信件的收發和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發登記后再予分發。

4.8.3凡以企業名義發出的文件,要按文稿格式擬稿。經分管領導審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準無誤后方準發出。

4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學習及黨政聯席會會議等重要會議的紀要外,其它會議紀要以電子版文件形式下發,由文件起草部門按照公司企業管理部公布的各部門、各單位郵件地址發放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關領導的紙質文件。

4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行編目管理,并及時向相關部門傳遞信息。

4.8.8所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內容及會議安排事項。

4.8.9所有文件均應反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內容。

5.記錄

5.1文件接收記錄

5.2文件發放記錄

5.3文件傳閱處理單

5.4文件更改通知單

6.流程圖

6.1文件收發工作流程圖

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:安全生產文件檔案管理制度

為規范和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

1、安全生產檔案內容:

(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業人員資格證名單。

(4)特種設備清單及有關檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。

(8)安全生產整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業操作規程。

(14)安全措施經費及使用情況。

(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。

3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。