工貿油品調運分公司合同管理辦法

第一章總則

第一條為了加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)的合同管理工作,維護公司對外經濟、技術交往中的合法權益,保證生產經營的正常運行,規范簽約履約行為,避免經營風險,提高經濟效益,根據《中華人民共和國合同法》和工貿公司《合同管理暫行辦法》及相關規定,結合實際,制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司對外簽訂的有關設立、變更、終止民事權利義務關系的各類合同、協議。

第三條公司訂立、履行合同必須遵守《合同法》、工貿公司《合同管理暫行辦法》及本辦法的規定,符合國家政策,尊重社會公德,貫徹執行平等互利、協商一致、等價有償、誠實信用的原則,確保合同預期經濟目標的實現。任何單位和個人不得利用合同從事違法活動,擾亂社會經濟秩序和公司生產經營管理秩序,損害國家利益、社會公共利益、公司利益。

第四條公司建立“統一管理、分級授權、歸口審查、各負其責”的合同管理體制。

(一)統一管理,即公司制定統一的合同管理辦法,公司制定相應的合同管理辦法;合同審查審批和合同印章管理統一由合同主管部門負責。

(二)分級授權,即按合同的性質、種類和標的額大小劃分公司與上級單位之間的合同管理權限,對合同實行分級負責、授權管理。

(三)歸口審查,即對合同內容,由合同主管部門歸口綜合審查,相關專業部門聯合會審。合同主管部門負責法律審查,相關專業部門負責專業技術和經濟商務審查。

(四)各負其責,即合同承辦部門全面負責合同的訂立、履行,對合同商務風險負責;合同主管部門對合同法律風險負責;相關專業部門對合同相關專業、技術風險負責。

第五條公司建立合同審查標準流程,推行合同示范文本制度。對在生產經營活動中大量發生的常見合同,公司應組織編制有關業務通行的規范合同文本。

第二章組織機構及職責

第六條合同管理實行主管部門、專業部門和承辦部門管理相結合的原則。公司承擔法律事務工作的職能部門為合同主管部門,規劃、計劃、財務、技術、審計及其他專業部門是合同管理的專業部門,合同的具體執行部門是承辦部門。

第七條合同主管部門應當配備專(兼)職合同管理人員,并將管理人員名單及聯系方式報工貿公司法律事務部登記,管理人員發生變更的,應于變更之日起五日內報工貿公司法律事務部變更登記。主要承擔以下合同管理職責:

(一)負責起草及組織實施合同管理實施辦法;

(二)參加重要合同項目的調研立項,參與本企業重要合同項目的談判、法律論證、法律審查;

(三)負責管理權限范圍內合同的法律審查和合同爭議糾紛的處理等事項;

(四)負責辦理需呈報工貿公司審批或授權簽約的合同項目事宜;

(五)負責編寫常見合同規范文本,報工貿公司合同主管部門核準后推廣使用;

(六)對管理權限范圍內的合同履行情況進行定期檢查;

(七)負責建立合同管理臺帳和合同文本檔案,并負責本企業合同信息的匯總、編制、統計分析,并按規定向工貿公司合同主管部門報送材料;

(八)工貿公司合同主管部門和公司要求履行的其它職責。

第八條合同承辦部門職責:

(一)調查合同相對方主體資格、權限、資信情況、簽約能力、履約能力以及擔保人的相關資信情況,對合同相對方簽約資格和履約能力負責;

(二)具體負責所承辦合同的文本起草、談判、簽訂等相關事宜,保證起草的合同具有可行性、完整性、可操作性;

(三)辦理合同的申報及擔保、公(鑒)證、批準登記等有關手續;

(四)具體負責所簽合同的全面履行,協調履行過程中的相關事宜,及時督促合同相對方履行合同,保存合同履行過程中的有關文書,對履行中出現的問題,應及時向公司領導及合同主管部門反映,并協調解決,遇有合同需要變更、解除等重大事項時,按照規定送審;

(五)負責合同會簽過程中的協調工作;

(六)其他應由承辦部門承擔的職責。

第九條公司的合同專業部門按照業務分工,負責有關合同的商務審查和技術審查,協助合同主管部門作好相關工作。

第十條公司應配合工貿公司建立和完善合同管理信息系統,推進合同的草擬、審核、訂立、審批、履行、結算、統計、歸檔等全流程自動化管理,逐步實現合同網上信息處理,提高合同管理的效率和水平。

第十一條公司要加強合同管理的基礎工作,對合同臺帳、報表、談判記錄等統一歸檔,規范管理,明確專人負責。應建立合同動態統計分析制度,定期分析合同簽訂及履行情況,及時發現合同管理中存在的問題,提出改進的意見和建議。

第三章管理權限

第十二條公司經工貿公司授權可以對外獨立簽訂的合同有以下幾類,超出授權范圍的合同都須報工貿公司審批之后才能簽訂。

(一)運輸、裝卸類合同;

(二)采購類合同、銷售合同標的額在300萬元以內;

(三)建設工程施工合同,標的額在100萬以內;

(四)建設工程勘察、設計、監理合同,標的額在50萬以內;

(五)租賃類、運輸類、委托服務類、技術咨詢和技術服務類合同,標的額在50萬元以內。

注:“以內”含本數

第十三條公司不得簽訂對外擔保合同。

第十四條公司內部職能部門不得以部門名義對外簽訂合同。

第十五條公司管理的合同由公司行政主要負責人簽署。公司行政主要負責人可向各部門負責人頒發授權委托證書,明確授權范圍,在授權范圍內由被授權人代為簽署合同,不得轉授權。由公司企業發展部具體承辦授權事宜。

第四章合同的訂立

第十六條訂立合同必須有計劃列項,做好洽談的充分準備,并履行必要的審查審批程序。具備招標條件的合同項目,應當按照工貿公司及公司招標管理制度的要求進行招標。

第十七條公司對外發生經濟、技術往來,除即時清結者外,必須事先訂立書面合同。應當訂立書面合同而沒有訂立的,財務資產部不予結算。依法需要辦理登記、公(鑒)證、審批等手續的,按法律規定執行。合同主管部門認為需要辦理公(鑒)證的合同,由合同承辦部門依法辦理相關手續。

第十八條以談判方式訂立合同一般程序:立項、資信調查、組織談判、起草文本、審查審批、簽字蓋章及備案。

第十九條通過招標投標方式訂立的合同,在確定中標單位后,由承辦部門

根據招標文件起草合同文本,辦理審查審批手續后簽訂。

第二十條合同訂立前,合同承辦部門應對合同相對方的主體資格、資質、資信情況和履約能力等進行了解和調查。主要包括:

(一)具有經年檢的營業執照及其他權利能力證明文件,且真實有效;涉及專營許可或安全生產許可等要求的,具備相應的許可證明文件;涉及資質要求的,具備相應的資質(等級)證書;

(二)經營范圍、注冊資本等能夠滿足合同項目的需要;

(三)具有履約能力,必要時應索取其經審計的資產負債表、現金流量表,注冊會計師簽署的驗資報告和審計報告等相關文件;

(四)具有履約信用,過去三年重合同、守信用,無嚴重違約事實;在簽署本合同時,未涉及可能影響本合同履行的重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件;簽約相對方信用調查可采取要求對方出具《保證函》的方式進行;

(五)在簽署本合同時,不存在任何司法機關、仲裁機構或行政機關做出的任何對履行本合同產生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序;

(六)簽約相對方的涉訴情況,可采取由對方法律顧問或其委托的律師事務所出具《涉訴情況調查函》的方式進行;

(七)對合同相對方合同承辦人員、簽約人資格進行審查,對于需提供擔保的合同還應對擔保人擔保資格及擔保能力進行審查;

(八)其他與合同簽訂、履行相關的事項:

1.對不符合前款規定的當事人,如果必須與其簽訂合同時,應由其提供合法、真實、有效的擔保。

2.對于重大合同,承辦部門可以委托中介機構進行盡職調查;必要時,可要求合同相對方出具銀行保函。

3.合同承辦部門應按要求調查相對方資信情況,并在《合同報審表》中逐項據實填寫相關情況;按《合同報審表》要求,承辦人簽字確認,相關領導、部門負責人簽署意見并加蓋公司(部門)公章。

第二十一條合同承辦部門在授權范圍內與合同相對方進行談判;重大合同項目談判,應當由承辦部門牽頭,組成由商務、財務、技術、法律人員參加的談判小組,按專業和職責分工歸口把關,提出并優化談判方案。需要招標的,按招標程序進行。

第二十二條對專業性強、技術內容復雜的合同,應有相關技術專家參與談判,專家意見納入合同歸檔資料。

第二十三條合同承辦部門與合同相對方洽談后,根據雙方達成的初步共識在7個工作日內完成合同文本起草工作,訂立合同時應遵守以下規定:

(一)訂立合同,一般應由我方起草合同文本。

(二)訂立合同應使用集團公司、工貿公司或公司制定的規范合同文本,尚未制定規范合同文本的,可使用國家標準合同文本,若規范文本、標準文本均尚未制定時,所使用的合同文本應符合相關法律、法規的要求。

(三)合同文本應當用中文書寫,涉及境外業務合同的外方要求使用包括中文在內的兩種以上語言書寫時,一般應在合同中約定“不同語言文本不一致時,以中文文本為準”。

第二十四條合同項目需要招投標的,招投標文件應經合同主管部門和有關業務部門審核,方可發出。

第二十五條合同文本內容一般包括下列條款:

(一)當事人的名稱或者姓名和住所:應包括合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人(負責人)或代理人姓名、職務、聯系方式,并在合同中約定“雙方承諾該聯系方式為甲乙雙方文件往來的有效方式,聯系方式發生變化的需在變動之日起五個工作日內通知對方。”

(二)標的:動產應標明名稱、型號、規格、品種、等級、花色等;不易確定的無形財產、勞務、工作成果等描述要準確、完整;不動產應注明名稱和坐落地點;貨幣應注明幣種;

(三)數量:包括檢測標準和方式,數量要準確,計量單位、計量方法和計量工具符合國家規定,國家有強制性標準的,應寫明該標準的代號全稱。如有多種標準的,應約定與合同標的相適用的標準;

(四)質量:寫明質量標準、質量檢驗的方法、責任期限和條件、質量異議期限和條件等;

(五)價款或者報酬及支付方式:合同中應明確規定價款或報酬數額、計算標準、結算方式和程序。通常采用分期付款方式,我方首期預付款一般不超過合同總價款的30%;尾留的質保金一般不低于合同總價款的5%;

(六)履行期限、地點和方式:履約期限、地點和方式要具體明確,地點應冠以省、市、縣(區)名稱,交付標的物方式、勞務提供方式和結算方式應具體;

(七)雙方權利和義務:應明確、具體。對于涉及知識產權、商業秘密、質量健康安全環保(QHSE)的合同條款必須明確產權歸屬和雙方的責任;

(八)違約責任:合同中應明確規定違約責任或賠償金的計算方法;

(九)解決爭議的方法:約定通過訴訟解決的,應寫明約定的有管轄權法院的名稱,通常應約定由我方住所地法院管轄,約定由仲裁機構裁決的,應寫明具體的仲裁機構的名稱;

(十)合同簽訂地:一般應在我方住所地或主要辦事機構所在地,并在合同中寫明。對于需要在我方住所地或主要辦事機構所在地以外的地方簽訂合同的,應經合同主管部門書面同意。

(十一)雙方約定的其它條款。

第二十六條公司簽訂的合同一般應按以下程序審查審批:

(一)合同承辦部門草擬或填寫合同文本后,填寫《合同報審表》(附件一)隨同合同文本及立項批文、招標文件、中標通知書、項目預算、談判記錄、談判人員名單、價格依據等與訂立合同有關的資料送合同主管部門和相關專業部門審查(相關專業部門由合同主管部門確定;合同主管部門認為必要時,可以召集有關專業部門進行會審);

(二)合同主管部門和相關專業部門審查后,出具審查意見反饋合同承辦部門;

(三)合同承辦部門按照審查意見對合同文本進行修改后送合同主管部門進行編號;

(四)參與合同審查會簽的相關專業部門按本辦法規定的職責,在《合同報審表》上簽署意見;

(五)合同主管部門在《合同報審表》上簽署部門審查意見。然后,由合同承辦部門按管理權限逐級呈公司分管領導、行政負責人審批簽字。

(六)經審查通過的合同,合同承辦部門送交有權簽字人簽字后,由合同主管部門加蓋合同專用章。須經政府有關部門批準、登記方能生效的合同,由合同承辦部門負責辦理相關手續。

合同使用兩種以上語言書寫的,只對中文文本進行審查審批。

第二十七條各級領導、部門負責人應在審查或審批表中填寫明確意見并署名,禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,如只簽字,則視為無效意見。各會簽部門如有保留意見,應在《合同審查審批表》上(或附頁)注明。

第二十八條合同文本經會簽后不得

隨意更改,如需更改,應經會簽部門同意并由合同主管部門做相應記錄。

第二十九條簽訂合同應嚴格履行本辦法規定的程序,不得先履行合同后擬定、補簽合同文本。如遇特殊情況,須經公司主管領導批準,并告知合同主管部門進行登記,且應按照本辦法規定及時補辦相關手續。

第三十條合同相對方有下列情形之一的,不得與之簽訂合同:

(一)未依法登記、未經批準而成立的單位、組織;

(二)非獨立單位或者單位內設機構、部門,且未經法人授權,或超越授權權限的;

(三)超越經營范圍(包括超越經營方式)、超資質(未獲行政許可,或者未達到相當級別、層次)經營的;

(四)無履約能力,或者履約能力差又無可靠擔保的;

(五)信用、信譽不佳的;

(六)有巨額債務,存在潛在履約困難的;

(七)具體簽約人無法提供有效的授權委托書,或者無法證實其法定代表人(負責人)身份的;

(八)因其違反法律、法規或規章,不宜與之簽約的其他情形。

第三十一條公司之間或與集團公司所屬企業之間訂立關聯交易合同,應根據集團公司的生產經營和投資計劃及有關專項協議確定的定價原則、內容要求,按照“有序競爭、比質比價、同等優先”的原則,由雙方協商簽約。

第三十二條合同相對方由代理人(非法定代表人或行政主要負責人)承辦、代簽合同的,應索取其法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。

第三十三條公司對外簽訂合同必須使用合同專用章,不得使用行政印章或其它印章代替。關于合同印章的使用管理依照《zz石油(集團)工貿公司合同印章管理的規定》執行。嚴禁在空白文本上蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

合同文本需具備以下形式要件方可加蓋公章:

(一)有行政負責人或其授權的代理人(需有《授權證書》)簽字;

(二)經公司審核批準,并如實、完整填寫《合同報審表》中各項內容。

第三十四條留存的生效合同文本不得少于四份,分別由合同審核部門、承辦部門、財務資產部門、其它需要留存的部門保存。合同簽訂后,由合同主管部門負責在5日內將合同文本分發給相關單位或部門,并記載分發情況。

第三十五條合同主管部門應當于每年12月31日前將公司該年度簽訂的合同及相關資料送交公司檔案管理部門歸檔。

第五章合同履行

第三十六條合同正式生效前,不得實際履行合同。

合同生效后,合同承辦部門應當全面履行合同約定,落實質量、數量、進度、工程變更、工期(交貨期限)、驗收、工程交接、付款等內容,同時應接受合同主管部門對履約情況的監督檢查。

第三十七條合同承辦人發現合同相對方不履行或不全面、不適當履行合同,或收到合同相對方對我方履行合同提出的異議時,應立即書面報告部門負責人和合同審核部門,并在法定或約定期限內,以法定或約定方式向合同相對方提出有針對性的異議或予以答復。發出的異議文函或答復材料需經合同審核部門審核、備案。

第三十八條合同履行期間,合同承辦部門應妥善保管與合同相關的雙方函電、文書、傳真、往來憑證等相關證明資料。

第三十九條因合同履行情況發生變化需變更合同條款,承辦部門或承辦人在征得公司行政主要負責人的同意并經合同審核部門審核、備案后,以書面形式向合同相對方提出變更合同的要求,并說明變更的原因、要求合同相對方答復的期限。書面文件應以特快專遞的方式郵寄合同相對方或親自交合同相對方負責人或承辦人簽收,在未得到合同相對方書面答復前,除依法可以中止履行外,仍需按合同規定履行。

第四十條承辦部門或承辦人不得以合同相對方的口頭(包括電話)答復作為合同變更的依據。特快專遞詳情單應當注明文件名稱及文件簡要內容,回執作為重要資料予以保存。

第四十一條合同相對方提出變更合同要求的,必須以書面形式提出,口頭(包括電話)提出變更合同要求的,承辦部門或承辦人必須要求合同相對方提供書面文件,否則仍按原合同規定履行。

第四十二條因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,必須在不可抗力發生時,及時向合同審核部門書面報告,并以書面形式告知合同相對方,再以電話通知,同時收集不可抗力發生的證據。不可抗力消除之日起3日內,向合同審核部門提出處理意見。需要解除合同的,須立即向合同相對方提出書面解除要求,并提供有關證明文件。

第四十三條合同相對方因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,提出書面解除合同要求時,應立即中止合同的履行,并要求合同相對方提供有關證明文件。

第四十四條合同承辦部門在發現合同相對方經營狀況嚴重惡化、轉移財產、抽逃資金以逃避債務、喪失商業信譽以及有喪失或可能喪失履行能力的情形時,并掌握確切證據后,應及時向合同審核部門報告,由合同審核部門提出是否中止合同的意見和操作方案,報公司主要行政領導審批后執行。

第四十五條合同相對方未能在合同規定的期限內履行義務,承辦部門或承辦人在發出書面文函催促履約后仍未能履行合同,則可以解除該合同,并追究合同相對方違約責任。

第四十六條變更或解除合同的通知或復函須在法定或約定期限內經合同審核部門審核、備案后發出。

第四十七條合同變更或者解除的審核程序與合同簽訂審核程序相同。

第四十八條下列情況應當簽訂補充合同,補充合同的審查審批部門和程序與主合同相同。

(六)合同中雙方義務及責任沒有規定清楚的;

(七)甲乙雙方所處商業環境發生變化時;

(八)合同價款波動較大時。

第四十九條合同結算工作由財務資產部門負責,應嚴格按合同約定條款執行。我方收取價款或報酬的應及時收取;合同相對方在完成階段性工作或全部工作后,合同承辦部門應按業務規定及時進行驗收,驗收合格后填寫結算通知單,附驗收記錄或報告,隨合同提交財務資產部門支付合同價款或報酬。

第五十條合同履行過程中發生爭議和糾紛,承辦部門應及時向合同審核部門申報。對糾紛的處理在保證企業利益的前提下應本著自愿合法的原則協商解決。協商不成的,應依據合同約定的爭議解決方式妥善處理。

第六章考核與獎懲

第五十一條合同管理實行逐級考核的原則,考核一般包括下列內容:

(一)是否建立健全公司合同管理規章制度;

(二)有關合同法律法規、工貿公司及公司合同管理制度落實和執行情況;

(三)合同文本、臺帳、檔案、報表、專用印章管理使用等基礎工作情況

;

(四)合同簽訂、履行和違約情況;

(五)避免合同風險或挽回經濟損失情況;

(六)合同管理人員配備及業務培訓情況。

第五十二條公司對在合同談判、簽約、審查、履行過程中嚴格把關,節約資金或避免風險和損失以及在處理合同糾紛中依法挽回經濟損失的合同決策人員、承辦人員和管理人員,給予表彰獎勵。

第五十三條在合同訂立、履行中,凡具有下列情形之一,并經合同主管部門會同有關部門認定,提出處理意見報公司批準后,對相關責任人視情節輕重分別給予相應的黨紀、政紀處分;對公司造成損失的,視其程度分別給予通報批評、責令賠償損失、解除聘用合同的處罰;觸犯刑律的,移交司法部門處理:

(一)應當簽訂書面合同而未簽訂的;

(二)未經授權私自以公司名義對外簽訂合同或超越授權范圍對外簽訂合同,公司未予追認的;

(三)擅自以公司名義為他人訂立合同提供擔保的;

(四)簽訂有重大缺陷或無效合同,給公司造成損失的;

(五)以分拆合同或其他方式規避相關部門審查的;

(六)事后合同,即不及時簽訂合同或合同未生效而實際開始履行的,給公司造成經濟損失的,或雖未給公司造成經濟損失,但數量達到5份以上的;

(七)未經合同主管部門同意,擅自同意或默許合同相對方轉包、分包合同項目的;

(八)違反合同審查審批程序對外簽訂合同的;

(九)違反合同履行程序進行合同結算付款的;

(十)合同管理混亂、無章可循或有章不循、漏洞較多、隱患較大并已影響正常生產經營的;

(十一)不執行或消極執行合同主管部門、會簽部門根據實際情況和法律規定提出的糾正意見或處理方案,給公司造成損失的;

(十二)在合同履行中應當追究合同相對方違約責任而擅自放棄的;

(十三)合同承辦不力,造成貨款不能回收或未能按期回收的;

(十四)違反合同履行審查程序,擅自修改合同內容,或擅自變更、中止、解除、轉讓合同的;

(十五)違反合同印章管理規定的;

(十六)丟失、毀損合同資料或對合同文件資料未按期歸檔的;

(十七)對已建檔合同因管理不善,造成遺失、被竊或損壞的;

(十八)其他違反合同管理規定的。

第五十四條對不能勝任崗位職責的合同管理或業務人員,應當調離原崗或撤換。

第七章附則

第五十五條本辦法所述“以上”均包含本數,“以下”均不含本數額。

第五十六條本辦法由公司企業發展部負責解釋。

第五十七條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司相關規定執行。

第五十八條本辦法自印發之日起施行。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權益,推動企業建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業道德為前提,積極規范合同行為,加強合同監管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領導張柯履行領導職責,隨時監督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿,5萬元以上必須交經理定稿。

(5)、交主管領導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據業務對象需要,給予數量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協商一致意見,并請示分公司主管領導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協議,仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協商,協商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權利和義務的轉讓和修改,必須按法律規定,依據充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結、分析、提高打下基礎。

2、嚴格遵守《統計法》規定,認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表,做到報表數據不失誤,報表按規定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意,禁止私人關系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業務經辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規,爭做懂法,依法的內行,為分公司合同的順利履行把好關。

2、努力研究依法辦事的規定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經驗教訓,為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經營管理規章規定,不與分公司規定相違背,如有發現,及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下,力求為車隊的經營創造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同,內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

(四)、政府規定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規專業用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統作業之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作,交由財務室合同,按價格結算款額之用,私定協議調整浮動價格而無補充協議的,財務可拒絕按新的辦法結費。

(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產抵扣合同,努力使債權順利兌現。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產經營管理,提高經濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發年終考核獎。

篇3:工貿油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□集團公司□工貿公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經營范圍:經營期限:

年檢情況□合格□不合格專業資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領導意見:年月日

有關專業部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同經招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協議審查審批表

合同/協議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關專業部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經營范圍

專業資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業執照、經營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):