水泥廠文件記錄控制程序

1.目的

規定公司內部文件及外來文件的編寫、審核、批準、標識、發放、回收作廢及更新所需的控制,以及質量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。

2.范圍

適用于所有部門及個人。

3.定義

3.1質量體系所產生的受控文件共3類:

3.1.1《質量手冊》;

3.1.2程序文件;

3.1.3工作文件,包括如下:

A.崗位職責;

B.相關部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標準、操作規程和管理規定等。

3.2外來文件:非本公司制訂的但用于本公司質量體系的文件,如法律、法規、標準、國際公約、慣例和顧客提供的文件等。

4.職責

4.1《質量手冊》:

4.1.1ISO推行小組負責編寫《質量手冊》及其更新版本;

4.1.2管理者代表負責審核《質量手冊》的內容。

4.1.3總經理批準《質量手冊》。

4.1.4管理部負責:《質量手冊》的分發、原稿的存檔及作廢版本處理。

注:質量手冊的分發參照質量手冊控制分發名單。

4.2程序文件:

4.2.1各部門主管負責編寫與本部門相關的程序文件及其更新版本;

4.2.3管理者代表負責審核程序文件。

4.2.4總經理負責批準程序文件。

4.2.5管理部負責:分發程序文件;原稿的存檔及處理作廢版本。

注:程序文件的分發參照附錄"文件分發名單控制表",程序文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。

4.3工作文件:

4.3.1相關部門主管負責組織編寫本部門的"工作文件"及更新版本;

4.3.2公司管理者代表負責審核"工作文件"內容。

4.3.3總經理負責批準工作文件;

4.3.4管理部負責工作文件及更新版本的分發和原稿的存檔及處理作廢版本。

注:工作文件的分發參照附錄"文件分發名單控制表",工作文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。

4.4外來文件:

4.4.1管理部負責:控制、分發外來文件及更新版本和處理作廢版本;存檔外來文件。

4.4.2各部門主管負責存檔本部門使用的外來文件。

4.5品管部在各部門協助下負責質量記錄的歸檔控制工作,使質量記錄得以切實提供追溯、檢查、分析與改善之用。

4.6各部門負責相關的質量記錄的填寫工作。

4.7各部門負責將本程序讓其下屬人員了解并執行。

5.文件控制要求

5.1總則

受控文件的編寫、審核、批準、更改、發行、存檔、作廢等,按本程序職責說明執行。

5.2受控文件分發前準備:

5.2.1文件的編號和批準:文件在經相關部門或個人在編寫完成后進行如下處理:

A.編號:按照"5.12"的要求進行編號。

B.批準:按照本程序"4.職責"的要求由相應的批準人在文件上簽章使文件生效;

5.2.2受控文件的登記和標識:

A.文件批準后并登錄于"文件目錄"中;

B.交分發者的文件可以是原稿、復印件或傳真方式。

C.若以原稿或復印件交分發者,則在作為原稿/復印件的文件首頁背面蓋"受控"章以便識別。

D.若以傳真方式送分發者,分發者收到傳真后在首頁背面蓋"受控"章以便識別。

E.對于分發給使用部門的原稿或復印件,應由文件的分發部門在相應的文件的首頁正面加蓋紅色的"受控"章,以表明文件處于"受控"狀態。

F.對于非受控文件,如:用于教育培訓的文件等,應于首頁加蓋"參考文件"章,以便識別。

5.3受控文件分發:

5.3.1分發前,文件人確定文件分發范圍,填寫"文件分發名單",文件分發名單確定的原則是:凡是與文件執行內容有關的部門均應得到相應文件的有效版本。

5.3.2文件分發者按批準人確定的"文件分發名單"復印文件,并將文件分發給相應的部門或個人。

5.3.3接受文件人在"文件分發記錄表"上簽章,作為文件接收的證據。

5.3.4如果分發的文件是更新版本,分發者應按照原分發范圍(即原有的"文件分發名單")要求文件的接收人出示失效文件,并蓋[作廢]章做作廢處理或當場銷毀,分發者在"文件分發記錄表"上簽章作已處理失效文件記錄,作廢文件的原稿需保留。

5.4受控文件的更改:

5.4.1《質量手冊》、程序文件及工作文件需更改時,如涉及文件內容的更改,由申請者填寫"文件更改申請"表,經管理者代表審核后經總經理批準,由管理部按照5.3節的規定分發至相關部門和個人。如果只是錯字或字數的刪減等的更改,則可由管理者代表認可后直接在文件上更改(含原件),并在更改處簽章。

5.4.2除非有特別指定,受控文件的更改應由管理者代表審核后經總經理批準。

5.4.3文件內容做小的改動時,須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁),其余頁次內容不作變更。

5.4.4更改版本號整數位或更改頁碼時,整份文件換為新版。

5.4.5文件版本更改準則

A.文件的首版,其起始版本號應為1.0。

B.凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改,每更改一次應順次提升版本號小數點后面的一位數,如由1.0改為1.1由1.2改為1.3…等。

C.凡是文件更改中涉及系統的主要內容或需要增、減頁次等,應更改版本號整數位,每更改一次順次提升整數位1.2改為2.0;2.4改為3.0等,每次更改后的新版本號的小數位應從*.0開始。

D.表格的版本、版次的更改與文件相同。

5.5受控文件存檔

依執行。

5.6受控文件控制:

5.6.1受控文件統一由管理部分發,其他部門未經授權不得分發。

5.6.2如確因實際需要增發文件,可以向文件批準者申請:

A.由批準人直接填寫在"文件分發名單"中,正式擁有受控

文件。

B.要求一份復制版本,復制版本蓋[參考文件]章,以不列入更新控制范圍。

5.7《質量手冊》和程序文件的制作內容應包含如下幾個方面,工作文件可根據實際需要對以下內容做適當的選擇:

5.7.1目的:為了順利執行程序,先必須清晰地闡述編寫文件的出發點。

5.7.2范圍:對文件有影響的組織、功能、條款、范圍進行描述。

5.7.3定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號。

5.7.4職責:控制、權力和確保任務執行的責任。

5.7.5工作程序:通過特定的工作順序來完成特定的工作內容。

5.7.6參考資料:確定與程序有聯系的特定的文件、資料。

5.7.7報告和記錄:列出與程序有關的所有表單或報告。

5.8文件制作章節編號及規定:

5.8.1章節編號規定如下:

1.目的2.范圍3.定義4.職責4.14.25.工作程序5.15.25.2.2A.B.C.a.b.5.2.3A.5.36.參考資料7.報告和記錄

5.8.2.章節編號以不超過四位數為原則,超過時以A,B,C...表示,再次以a,b,c,...表示。

5.8.3.程序文件參考依"5.8.1."節的項目及順序編寫,若沒有參考資料或流程圖時,則在該項目填入"略"即可。

5.9.要求:以本規范字體(宋體標小四號字)為標準參考字體。

5.10文件編寫準則

5.10.1《質量手冊》

采用8位編碼,其規定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

A.①②為《質量手冊》的別碼;⑥⑦為《質量手冊》的流水號代碼。

如:QM010000

┬┬┬

││└─《質量手冊》此四碼為0000

│└─流水號

└─《質量手冊》

5.10.2程序文件

采用8位編碼,其規定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

A.①②為文件別代號,QP表示程序文件;

B.③對應ISO9001:2000項目(4~8)以4~8表示。

a.4質量管理體系

b.5管理職責

c.6資源管理

d.7產品和/或服務實現的過程

e.8測量、分析與改進

C.④為每大項的分項代號,以1~9表示,如:

a.4質量管理體系

41總要求

42文件要求

b.5管理職責

51管理層承諾

52以顧客為中心

53質量方針

54策劃

55職責、權限和溝通

56管理評審

c.6資源管理

61資源準備

62人力資源

63設施

64工作環境

d.7產品實現

71產品實現策劃

72與客戶相關的過程

73設計和開發

74采購

75生產和服務的運作

76測量和監控設備的控制

e.8測量、分析與改進

81策劃

82測量和監控

83不合格的控制

84資料分析

85改進

E.⑤⑥兩位為流水號,自01~99號由各部門依據需要以流水號方式編號,如:

QP420100

┬┬┬┬

│││└─QP文件此二碼為00

││└─流水號

│└─程序文件分項代號

└─程序文件

5.11表格編號準則

采用8位編號方法,其規定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

5.11.1①②為文件表單代號,FM表示表格/表單;

5.11.2③④⑤⑥為對應程序文件的編號(詳見5.10.2.D和5.10.2.E的規定)

5.11.3⑦⑧為為表格的流水號,自01~99號由各部門依據需要以流水號方式編號,如:

廈門華南龍水泥制品有限公司文件目錄表(FM420101)

FM420101

┬&n

bsp;┬┬┬

││││

│││└─文件目錄表(流水號)

││└─對應程序文件編號

│└─對應程序文件編號

└─代表表格

5.11.6、外來表單(如國家、行業、質檢站等統一制訂的表單)采用原編號。

5.12工作文件的編號準則,同程序文件編號準則,只是"QP"改為"WI",其他不變.

如:WI630100

┬┬┬

││└─工作文件流水號

│└─對應程序文件編號

└─工作文件代號

5.12.7外來文件延用原編號(如國家標準GB×××××、行業標準JC×××××等);若需要,可用本公司文件編號準則進行。

6.質量記錄控制要求

6.1收集

6.1.1各作業活動人員,依據程序和工作規范所敘述的方法,收集、書寫質量記錄。

6.1.2各作業活動的主管人員,應審核質量記錄的正確性與完整性;

6.1.3質量記錄應分類收集并存放于責任部門。

6.2標識

6.2.1質量記錄的標識:一般質量記錄的標識為:(a)記錄名稱;(b)記錄編號。

6.2.2質量記錄應能體現工作內容,并能體現發生的時間、填寫者、核準者等。

6.2.3所有質量記錄應字跡清晰、易于閱讀、不易擦拭。不能使用鉛筆書寫。如須修改時,應在修改處簽章。

6.3編制索引

6.3.1為便于產品質量的追溯,應將質量記錄分類建檔,并予以編制索引。

6.3.2相關部門應編制"檔案索引",以便登錄新增、作廢的質量記錄檔案。

6.3.3每一檔案應有目錄頁,列有內容記錄索引,以便迅速找出資料文件。

6.3.4每一檔案夾應標明項目標題。

6.4調檔

6.4.1調用存檔的質量記錄,依下述規定實施:

A.應向檔案管理人員預先提出申請。

B.調用的文件應保持其整潔和完整性,不得在其內劃記。未經允許,不得拆卸、復印。使用后應盡速歸檔。

C.檔案管理人員應仔細檢查歸還文件的完整性后入檔。

6.5保管與處理

6.5.1質量記錄檔案的存放應置于適當場所,以避免損壞。

6.5.2質量記錄的保管分為兩大類:第一類為現用檔,系指質量記錄仍在使用狀態,大部份以活動案卷的方式留置于使用或搜集者工作場所。第二類為備用檔,系指記錄已過現用期或產品/合同的生產已告結束,為將來可能使用而保存,一般經匯整后以固定案卷的方式,置放于櫥柜或庫房內,且注明保留年限。

6.5.3質量記錄或檔案在備用期限終了后,可以銷毀或繼續保存。如有處理規定時,應依規定辦理并作成記錄。

6.6供應商質量記錄

供應商的質量記錄,如評審報告等應由相關部門建檔保管。

6.7質量保證

各部門主管應不定期抽查檔案以查核其符合本程序作業要求的程度。

7.參考資料

7.附件及表單

7.1文件目錄(FM420101)

7.2文件分發記錄(FM420102)

7.3文件更改申請單(FM420103)

7.4文件分發名單(FM420104)

附錄:文件分發名單控制表

持有者/部門對應分發編碼

總經理

HNL-01管理者代表HNL-02管理部

HNL-03品管部

HNL-04生產部

HNL-05認證機構

HNL-06

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄