化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質量制度之相關單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當的文件被誤用。

2.適用范圍

凡本公司與質量管理體系相關之內部(質量手冊、程序文件、作業指導書等)及外來文件(相關標準或其它與質量活動相關之文件均屬之)。

3.職責

3.1本程序由ISO辦公室制定,管理者代表審查,總經理批準,相關人員配合執行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負責人)制定或專人制定。

3.3文件的審查:質量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準:

3.4.1質量手冊、程序文件由本公司總經理批準。

3.4.2三級文件(作業指導書即操作規范、檢驗規范等),由管理者代表批準。

4.定義

4.1質量手冊:有關本公司經營組織與各機能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關事務之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。

4.3作業指導書:為執行質量要求,在技術上所規定之具體方法、手段與判定要領,如作業指導書等。

5.作業內容

5.1文件的分類與編號:

5.1.1本公司質量體系文件從內容上分為四級:即一級為質量手冊;二級為程序文件;三級為作業指導書等;四級為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號:

5.1.2.1質量手冊的編號為QM01,其各代號是指:"QM"為手冊文件;"01"代表文件序號。

5.1.2.2程序文件的編號為QP□□,其各代號是指:"QP"代表二級質量文件;其"□□"代表文件序號。

5.1.2.3三級文件的編號為WI□□,其各代號是指:"WI"代表三級質量文件;其"□□"代表文件序號。

5.1.2.4外來文件的編號為WL□□□□□□-□□□-□□,其各代號是指:"WL"代表外來文件,其前八個□代表外來文件接收的年月日,其后的四個□代表文件序號,最后的兩個□代表外來文件版本,該文件需登錄于"文件總覽表"并注明"外來文件"字樣(備注:該種序號可根據需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號原則:文件編號加序號加版次。

5.2文件的制定、審查、批準及分發層次:

文件名稱制定審查批準分發單位

質量手冊ISO辦公室管理者代表總經理各部門負責人

程序文件各負責人管理者代表總經理各相關負責人

三級文件單位負責人管理者代表管理者代表/總經理各相關場所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責:說明該文件的制定與執行相關單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質量手冊不需該項)。

5.作業內容:說明該文件之責任參與作業之人員,以及工作范圍步驟,其中內容詳細說明,有流程圖則依流程圖說明(質量手冊的該項為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質量手冊不需該項)。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關文件(質量手冊的該項為5.)。

5.3.2一、二級文件的封面格式、內頁格式見附件。

5.3.3三級文件的內容格式及封面內頁格式不做具體規定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質量體系作業需要制定草案,經相關權責人審查,相關權責人批準,由文控人員作打印和發行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進行作業。

5.5文件的修訂,各部門依質量管理體系作業需要,由原制定單位人員填寫"文件變更申請表"說明原因及變更內容后,由相關權責人審查、批準,將"文件變更申請表"交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關權責人直接在原文件上上注明"作廢"字樣,必要時以相應的"內部聯絡單"通知原件作廢及執行的新件的編號。

5.6文件的分發與銷毀:

5.6.1文件的分發統一由文控影印分發,文件的分發需加蓋"受控文件"章,受控文件的發放統一由文控負責,接收方在"文件分發控制表"上簽名確認。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋"文件作廢"章以做識別,保存期限視實際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上"文件作廢"章或寫上"作廢"字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關與否,確定文件的分發范圍和對象。

5.6.4文控負責文件的發放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關權責人審查、批準即可。

5.7.2如因作業改變或業務需要,需變更文件及編號。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內容,由提出人員用"文件變更申請表"的方式寫明需修訂內容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應的需修改頁的版次做升次即可(如"A0"變更為"A1";該變更只在內頁換頁,"A9"后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級為B0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內容的修改改變了原內容主題或小變更在一頁有五章節以上或小變更涉及有兩頁以上時,需作直接大變更處理;需更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如"A"版本大變更后變成"B"版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設版次。

5.7.3.3文件在變更時,由提出人員填寫"文件變更申請表"說明原因及變更內容后,由相關權責人審查、批準后,將"文件變更申請表"交至文控,文控在接到有批準之"文件變更申請表"后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發新的文件,并記錄在"文件分發控制表"中。

5.8文件的調閱與補發:

5.8.1如因業務需要領用文件,應填寫"文件分發控制表",并由相關人員批準。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫"文件分發控制表"說明申領原因,并由相

關人員批準后,攜帶破損文件到文控辦理申領手續,文控將損壞之文件作廢銷毀,并在"文件分發控制表"中注明。

5.8.3由于業務需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應商、客戶或認證機構時由文控辦理相關手續,并填寫"文件分發控制表"。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時應與原印章區別特征,并在涉及范圍內通報。

5.11文控須制訂"文件總覽表"控制管理文件,以說明現行版本。

5.12記錄與保存:文件分發控制表、文件變更申請表、文件申領表、文件借用登記表、有關內部聯絡單由文控保存一年。

6.附件

6.1附件一、文件分發控制表

6.2附件二、文件變更申請表

6.3附件三、印章格式

6.4附件四、文件總覽表

7.參考文件

7.1質量手冊

突發公共衛生事件應急預案

篇2:公司質量體系文件和資料控制工作程序

公司質量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質量體系文件和資料進行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質量體系運行中所有質量文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質量體系文件的內容進行必要的協調與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經理批準。

3.3各相關部門負責各部門的質量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負責質量體系文件資料的分發、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內發放的質量手冊為受控文件,由管理者代表批準發放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負責編寫《質量手冊》各個章節,手冊內容應相互協調,避免重復與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關部門人員根據《質量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。

4.3.2程序文件由主管相應要素的部門負責人審核,總經理批準。

4.3.3審批主要內容:

①內容是否符合QS-9000標準,職責是否明確、合理;

②各文件之間是否協調;

③與上級政策法規是否一致。

4.3.4部門業務范圍的作業文件和第四層次質量文件由各部門負責人會簽,管理者代表負責審批和控制。

4.4文件的發放

4.4.1質量手冊與程序文件由總經理批準后的五天內發放,使用人在文件領用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質量手冊和程序文件發放范圍:

①總經理、管理者代表、副總經理;

②各部門負責人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據文件內容發放至相關部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準后銷毀。

4.4.4其他質量文件由文件制訂部門根據文件內容發放給相關部門,領用人在文件領用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發生破損,由文件執行部門提出書面申請,由管理者代表批準后由資料員發放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復審與更改

4.5.1質量手冊與程序文件結合內部質量審核、管理評審,每年復審一次。對不合適的文件應重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認"印章。年份用公元紀年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經原審批人員或經授權人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發展的需要應重新修訂或更換,管理者代表在新文件發布后5天內通知有關部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發登記表統一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復印件封存備查,并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經審核批準后,原版文件由資料員統一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結果紀錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應及時修補。

4.7.3文件原件一律不準外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復制件,若需復制,應經總經理批準,并填寫文件收/發登記表。任何部門未經批準,不準擅自復制受控文件。

⒌相關文件:

無。

⒍相關表單:

見清單。