出入庫系統管理員兼采購助理星貝達星貝達(上海)化工材料有限公司,星貝達,星貝達上海,星貝達職責描述:

1.執行銷售合同,安排發貨單據;

2.公司出庫、入庫系統的單據操作和系統維護;

3.月底盤庫對賬;

4.采購助理工作,包括制作合同、聯系發貨、跟蹤貨物進展等具體執行工作。

5.5.5天工作制

任職要求:

1.一年以上工作經驗;

2.高度的工作責任心,有吃苦耐勞精神;

3.工作認真仔細,工作效率高;

4.具備良好的溝通、協調能力,具備團隊合作精神;

5.熟練使用OFFICE軟件,包括PDF文件的修改技能;

6.具備一定的英文基礎。

篇2:物業企業采購管理工作程序

物業管理有限公司程序文件

--采購管理程序

1.目的

對各部門采購物資過程進行控制,確保采購物資符合質量要求及物資采購價格的合理。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

3.1品質管理部負責對A類物資采購供方/品牌的選擇和評估。

3.2財務管理部負責對采購物資的價格的審核及采購行為的監控。

3.3各部門負責對采購物資的驗收和使用過程的跟蹤。

4.物資的分類:

A類:是指對服務質量影響較大、采購批量較大或須在指定供方或品牌中采購的物資。

B類:除A類物資外單價在人民幣2000元以上,必須經過評估方能采購的物資。

C類:A、B類以外物資。

5.物資采購的審批權限

5.1業務部門經理:單宗(一次性,下同)采購金額2000元以下的物資。

5.2職能部門經理:單宗采購金額2000元以上(含2000元)5000元以下的物資。

5.3分管總經理助理:單宗采購金額5000元以上(含5000元)10000元以下的物資。

5.4總經理:所有固定資產及單宗采購金額10000元及以上的物資。

6.方法和控制過程

6.1供方或品牌的選擇和評估

6.1.1評估必備資料

6.1.1.1供方的營業執照復印件(需加蓋供方的公章)。

6.1.1.2特種產品的經營許可證(如:安防器材)。

6.1.1.3采購物資的報價(單)。

6.1.1.4采購物資的合同/協議樣本。

6.1.2評估內容主要包括

6.1.2.1采購供方的資信。

6.1.2.2采購物資的質量。

6.1.2.3采購物資的價格。

6.1.2.4采購供方服務的及時性。

6.1.2.5采購物資品質保證系統

6.1.2.6采購物資的合同樣本。

6.1.3評估的權限

6.1.3.1A類物資供方/品牌由品質管理部負責選擇和評估。A類物資中CI產品的物資供方由總經理辦公室負責選擇和評估,并發送品質管理部審核。

6.1.3.2B類和需評估的C類物資,由各部門負責選擇和評估,并發送相關職能部門和公司領導審核。對已經過某個部門評估合格的,在半年內,該部門或其他部門可不經過評估,直接按采購程序向該供方/品牌采購。

6.1.3.3所有物資的采購價格由財務管理部負責審核,必要時須經審算和公開招標。

6.2采購資料的準備

6.2.1部門經理有審批權限的物資,各部門根據月工作計劃,結合倉庫庫存情況,由倉管員填寫《物資申請單》,按程序報經批準后方可安排采購。

6.2.2統一結算的A類物資,由使用部門倉管員每月五日前單獨填寫《物資申請單》,經部門經理審批后,在指定供方或品牌中采購,并于每月25日前直接與供方索取正式發票,核對無誤后按財務制度進行報銷。

6.2.3CI產品采購資料的準備按《標識管理程序》進行。

6.2.4對B類物資的采購,須取得三家以上的相關資料,并將有關供方情況記錄在《物資申請報告》中,按權限進行審批。對于某種特殊物資(如兒童娛樂設施、健身器材等),無法取得三家同類型產品的資料時,須在表中評估結論中注明。

6.2.5本部門無審批權限的物資采購(CI產品除外)均須填寫《物資申請報告》進行報批。

6.2.6采購人員在采購前,應檢查采購物資的審批資料是否完善,當審批資料不完善時應向部門經理報告,并按公司規定的審批權限補齊相關的審批手續后,再行采購或簽訂采購合同。

6.3物資的采購

6.3.1A類物資的采購。

必須在指定的供方或指定的品牌中采購,無法在指定的供方或品牌中選購的情況,必須在《物資申請報告》"備注"注明,經品質管理部經理同意后方可采購。

6.3.2資產的采購。

6.3.2.1購買資產的審批權限按照"5.物資采購的審批權限"執行。

6.3.2.2檢測儀表的采購必須報品質管理部審核,其他資產采購超過審批權限的,必須先報以下相關部門審核:

A.家私、家電、服裝、車輛及配件報房產后勤管理部;

B.電腦及配件報總經理辦公室;

C.保安器材、工具報品質管理部;

6.3.3CI產品及宣傳品的采購

6.3.3.1CI產品的采購參見《標識管理程序》執行。

6.3.3.2各部門宣傳品如需委托外界設計、制作,必須由總經理辦公室統一安排制作,并在報銷的發票上簽字確認后,方可辦理報銷手續。

6.3.4代客購物

顧客需要代購物品時,部門須填寫《居家服務情況記錄表》,分別注明材料費及服務費,材料費超過400元時,應直接向顧客收取現金,采購后將材料費發票交顧客,管理處只收取服務費。

6.4物資的驗收

6.4.1物資采購完成后,采購員應及時通知各物資的專項檢驗員、倉管員檢驗、入庫,填寫《進倉單》。

6.4.2對2000元以上的資產,由房產后勤管理部或委派人員到現場檢驗核實,并在《資產情況審核單》上簽字確認后,方可到財務管理部辦理報銷手續。

6.4.3對于不屬于資產的電腦配件、零件、備件等直接安裝使用的物品,由使用部門管理人員在《電腦軟、硬件故障維護記錄表》上簽字確認,可不填《進倉單》,未使用的須填寫《進倉單》。

6.4.4專項檢驗員驗收時,發現無標識、有受潮、水跡、油污、破損等異樣,必須打開包裝進行驗收;倉管員按照《物資申請單》對物資的數量進行驗收入庫。

6.4.5檢驗出現不合格物資時,由檢驗者填寫《不合格物資處理單》,報部門經理,不合格物資的處理按公司相關規定執行。

6.4.6采購完成后,有關文件記錄由使用部門經理指定專人收集、保管、存檔。

6.4.7如顧客有要求時,應在采購合同中增加條款,以明確顧客或其代表可到供方現場對采購物資或服務進行驗證。

6.5物資供方/品牌的增加及變更

6.5.1因公司服務質量要求,需要增加A類物資供方/品牌時,由使用部門根據該物資對服

務質量的影響程度進行評價,填寫《A類物資供方或品牌變更申請表》,報品質管理部審批。

6.5.2對A類物資供方無法滿足公司服務質量要求,破產倒閉或搬遷、更名時,采購員負責填寫《A類物資供方或品牌變更申請表》,報品質管理部審批后,可以更改或取消該項物資供方資格。

6.5.3在指定品牌、供方處采購物資時,如購到偽劣商品,檢驗員需在一周內上報品質管理部,如一個月在某一供方處采購兩次以上偽劣商品或半年內出現四次偽劣商品,品質管理部將取消合格供方資格,在三天內通知到各部門,并會同有關部門選擇新的合格供方。

6.5.4各部門確定以定期結算方式的物資供方時,須由部門填寫《物資申請報告》進行評估,并簽定物資采購合同或協議,在結帳時需以市場平均價或合同協議價為標準,認真核對物資價格,無誤后方可結帳。合同期滿前需重新評估,填寫《物資申請報告》報相關職能部門審批,

6.5.5所有采購合同/協議必須包括以下條款:

"甲方嚴禁自己的任何員工接受乙方的禮品、娛樂性招待、金錢或其它形式的饋贈。乙方不得有任何饋贈或賄賂甲方人員行為,否則,甲方視為乙方違約,并將立即取消供方資格。"

6.5.6品質管理部應即時更新已評估的物資供方或品牌,以便各部門直接與供方進行聯系。

6.6物資供方/品牌的回訪

6.6.1財務管理部負責對各類物資指定供方進行抽查回訪,具體回訪方法按《采購行為回訪程序》進行,以了解采購人員的職務行為及各類物資價格的浮動情況,每季度公布一次常用物資參考價格。

6.6.2品質管理部負責每半年向各部門進行一次A類物資供方的調查。并將調查情況進行統計分析,提交管理評審。根據年底調查的統計分析情況來決定與

A類物資供方續簽合同,對調查情況普遍反映差的供方,不再續簽,由品質管理部負責進行市場了解選擇合格的A類物資供方。

6.7采購合同的簽訂

6.7.1簽訂所有物資采購合同均須按《合同管理程序》執行。

6.7.2以下幾種情況的物資采購必須簽訂合同:

A.采購的物資對服務質量影響較大,且該物資沒有獨立的保修單(卡),必須以合同/協議形式進行保修條款的約定。

B.采購金額在兩萬元以上的物資,無論其是否有獨立的保修單(卡),都必須簽訂合同/協議進行付款方式的約定。

7.支持性文件

**WY7.4-Z01-01《采購行為回訪辦法》

**WY7.5.3-Z01《標識管理程序》

**WY7.2.2-Z02《合同管理程序》

8.質量記錄表格

**WY7.4-Z01-F1《物資申請單》

**WY7.4-Z01-F2《物資申請報告》

**WY7.4-Z01-F3《不合格物資處理單》

**WY7.4-Z01-F4《A類物資指定供方或品牌一覽表》

**WY7.4-Z01-F5《A類物資供方或品牌變更申請表》

**WY7.4-Z01-01-F1《采購物資供方回訪表》

**WY7.5.3-Z01-F1《CI產品制作申請表》

**WY7.5.5-Z01-F1《進倉單》

**WY7.2.2-Z02-F1《合同登記表》

篇3:某物業公司采購管理制度

1.0總則

1.1目的

為了規范公司采購行為,兼顧效率及成本,在保證公司日常運營所需物資按時、按質、按量交付使用的前提下,降低風險,減少交易成本,保持并保證對供應商的談判能力,以獲得較優性價比的采購物資,特制定本制度。

1.2適用范圍

本制度適用于**物業管理有限公司經營活動所需的所有物資的采購管理。

2.0采購職能部門劃分

2.1物資使用部門:負責《申購單》的申報及物資質量的把關。

2.2采購部門:負責物資具體的采購以及采購資料的管理。

2.3倉庫管理部門:負責采購物資的數量、外觀質量的驗收。

2.4財務部門:負責采購貨款的支付結算。

2.5總經理:負責權限內的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核,以及采購的監督。

2.6集團采購部:對采購的監督和檢查。

3.0采購管理

3.1采購物資分類

3.1.1A類物資:辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設備、備件、網絡設備及備件、開發工具、軟件產品、::計算機外設與耗材及其維護服務;公司用車輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產品、禮品、財產保險、場地修飾、設施維護以及其它行政類物資及服務。

3.1.2B類物資:工程水電類物資。為滿足各小區物業維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

3.1.3C類物資:清潔綠化類。包括小區清潔所需常用設備、工具、消耗品;小區綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

3.1.4D類物資:勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

3.1.5E類物資:固定資產類物資。會同集團采購部統一采購。

凡本制度定義范疇內的采購物資類型,均按照本制度執行。未包括物資管理應參照本制度逐步統一集中管理。

3.2購方式

3.2.1計劃采購:各部門根據正常經營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃,并填寫《申購單》報主管經理、管理處經理審核后,報總經理審批,如超出審批權限,上報集團審批。

3.2.2緊急采購:采購人員得到總經理口頭允許,可以先行采購,而后補辦《申購單》手續。

3.3采購流程

申請人填寫《申購單》--主管審核--區域經理審核--總經理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務等相關手續并登記管理。

3.4采購審批權限

3.4.1為提高工作效率,采購在2000元以下的,由總經理審批權后,可進行采購;

3.4.2采購在2000以上的由總經理審批后,報集團總經理或總經理授權人審批,方可進行采購。

3.5采購價格管理

3.5.1采用貨比三家的方法:由采購人員與使用人員對市場價格進行調查,向幾家供應商發放詢價表,進行比價、議價到最后定價,并做好詢價、定價表的管理。

3.5.2由集團采購部提供價格參考表,再進行市場詢價、定價。

3.6采購實施

3.6.1采購人員根據審批的《申購單》,依據實際情況,進行詢價、定價后,確定供應商,進行采購。

3.6.2大宗用品或長期需用物資,與有關廠家、供應商簽訂長期供貨協議,以保證質量以及合理的價格供應。

3.6.3與集團采購部保持信息共享,做好物資采購保障工作。

3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商,進行各方面的比較后再確定最終供應商。

3.7采購貨款的支付與報銷

3.7.1采購人員報銷時,必須具備正式發票、手續齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

3.7.2由經辦人在發票上簽字確認、主管經理審核、財務經理審核、總經理審批后,由財務部負責支付結算工作。

3.8采購協議和合同以及各種采購資料的管理

3.8.1長期供應商。要求其提供營業執照復印件,都要與公司簽訂供貨協議(合同),以確保其供應物資的質量、規格以及價格的合理性。

3.8.2臨時供應商。要求與其達成口頭協議,保證物資質量、規格以及價格的合理性。

3.8.3表格管理。規范各種表格,做好各種表格的管理

4.0供應商管理

4.1建立供應商檔案。做好原始詢價表的管理,以及對供應商定期評價,包括產品質量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

4.2不達標的供應商。及時調整,減少對公司的損失。

5.0采購的監督和檢查

5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》,每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

5.2集團采購部、審計部對**物業采購情況進行檢查、監督、審計。

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6.0采購人員職業規范

6.1本規范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統稱為采購人員)。

6.2采購人員應以公司利益為己任,不允許向供應商索要禮品或接受禮品,以及私自收受其它個人利益,一經發現,公司::將根據有關規定處理直至予以辭退。

6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下,經主管經理認可后,方可接受供應商的宴請;在采購談判過程中,無論任何原因,都不允許接受供應商的邀請。

6.4采購人員只有在有利于商業合作及協調工作的前提下,方可接受供應商的邀請,前往參觀公司、觀摩產品展示公開商務活動。

6.5采購人員代表公司形象,對于供應商方面的工作人員,應當做到有禮有節,公平對待,不允許傲慢的舉止和不公平的態度。

6.6采購人員在與供應商的談判過程中,應嚴格遵守保密制度,杜絕任意或無意的泄密行為。

6.7對違反本制度的行為,公司有權進行處理,包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘,情節嚴重的移交司法機構處理。

7.0附則

7.1本制度由公司辦公室負責解釋;

7.2本制度報集團總經辦審批備案后生效。