外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等

本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件

第三條收文

1.本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。

2.內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條發文

1.以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。

2.以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

第五條分文

1.外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。

2.內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。

第六條會簽

1.需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。

2.各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

3.文件收文后，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。

第三章重要文件的審核、執行

第七條審核、批示

涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。

第八條執行

經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。

第四章撰寫文書格式

第九條公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。

第十條對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作

篇2:交工技術文件管理辦法

1范圍

本標準規定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。

2總則

為明確交工技術文件形成的過程及各相關環節之間的關系,特制定本標準。

3規范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術資料標準》

煉油化工建設項目(工程)交工技術文件

《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》

《工業安裝工程質量檢驗評定標準》

4術語和定義

本標準采用了下列術語:

4.1交工技術文件

交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。

4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯系的單項工程所組成的建設項目。

4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建成后能夠發揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。

4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設計文件所規定的范圍完成,并經管道系統和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規定內容所做的交接。

5管理內容與要求

5.1交工技術文件的管理流程(見附圖)

5.2交工技術文件的策劃

5.2.1明確交工技術文件的執行標準。由公司市場開發部在與建設單位簽定的工程承包合同中規定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規定“交工技術文件按工程總承包單位的規定執行”。

5.2.2劃分工程項目的單位工程,規定施工單位,統一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。

5.2.3下達立卷分冊的要求。根據單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發。

5.2.4確定交工技術文件模式。根據合同規定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發。

5.3工程技術文件的形成和同步積累

5.3.1施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。

5.3.2項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。

5.3.3項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。

5.3.4施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。

5.3.5設計變更和技術簽證(技術聯系單)由資料員領回建帳,發放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執行,同時收集作為交工技術文件。

5.3.6材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現場的同時,向技術人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經手人印章和抄件專用章。

5.3.7設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。

5.3.8交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯合簽證的及時性。

5.3.9分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。

5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確。竣工圖要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。

5.4交工技術文件的整理

5.4.1項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。

5.4.2為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。

5.4.3交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規定。

5.5質量經理

5.5.1項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。

5.5.2交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經理統一組織終審。

5.6交工技術文件的送審和交接簽證

5.6.1交工技術文件經終審后,由項目部邀請建設單位和質量監督站進行予審。

5.6.2予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。

5.6.3交工技術文件審查通過后,按規定進行正式裝訂。

5.6.4裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。

5.7對于外包工程,根據“誰分包,誰負責”的原則,由發包的單位全權負責交工技術文件工作。

5.8交工技術文件的歸檔

項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。

6本標準產生的質量記錄

a.交工技術文件;

b.存查資料;

c.交工技術文件立卷分冊目錄;

c.竣工圖編制記錄;

d.交工技術文件最終審查簽證表;

e.科技檔案移交清冊。

7附錄

a.交工技術文件立卷分冊目錄;

b.竣工圖編制記錄;

c.交工技術文件最終審查簽證表;

篇3:監理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定

3?職責

3.1?總監理工程師

3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。

3.2?專業監理工程師

負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監理信息流程

根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2?建立監理信息編碼規定

工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。

4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。

4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:

a)?監理合同;

b)?監理規劃、監理細則;

c)?監理指令;

d)?監理工作日志;

e)?監理周(月)報;

f)?會議紀要;

g)?審核簽認文件;

h)?工程質量認證文件;

i)?危險源、環境因素調查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗收記錄;

l)?質量事故調查及處理報告;

m)?各種監理內部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設計文件;

q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;

r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。

4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。

4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。