技術學院后勤管理處文件資料管理辦法

為使后管處及各科室資料管理更規范化、制度化,確保歸檔材料完整、準確、系統,更好地為后勤管理工作服務,根據學院檔案管理部門的規定,結合我處實際情況,特制定本辦法。

后管處資料管理工作實行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。

一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:

“一級管理”的資料主要包括:

1、上級機關、學院、相關部門的發文以及后管處的行文,后管處的工作計劃、工作總結、招標文件、合同協議、會議紀要、申請報告等文件;

2、后管處組織的各項活動中形成的文件;

3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;

4、新校區建設資料;

5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節能工作、安全工作、廉政建設工作、固定資產管理工作等;

“二級管理”的資料主要包括:

1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛會的工作臺賬;③物管餐飲商務監管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料;⑥教職工購房補貼資料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項目的全套過程資料;③設備、管線維修監管考評臺賬等等。

3、衛生所主要包括:①衛生所的工作職責、工作制度、會議紀要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫保管理臺賬;⑤學生教職工體檢、預防接種資料;⑥計劃生育、獨生子女、婦幼保健、兒童統籌、健康教育等工作臺賬等等。

二、文件資料分類:(除處室行文外)

A類文件資料包括:向上級部門申報的相關資料,如申請報告、審批表;

B類文件資料包括:與學院相關部門之間的各類工作聯系;

C類文件資料包括:處室或科室內部使用管理文件,如工作職責、工作制度、各項臺賬記錄;

三、文件資料管理的具體工作:

主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各類文件,均應按統一格式起草。

2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。

3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛、基)-類別(A、B、C)-年份(06)-序號。

4、文件的審批:需相關部門、院領導審閱的文件(招標書、合同協議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。

5、文件的收集、分類:主要包括部門內和部門外的兩大文件的收集工作,其中內部文件主要包括七大類:①合同協議;②會議紀要;③工作聯系單(簽證單、驗收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標;⑥工作計劃、工作總結;⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關部門傳遞讀閱文件等。

6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統一保管,即二級管理轉交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當事人可協商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經常調用查閱,則部門應自行復印一份留用備查。資料移交驗收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。

7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續,比較重要的文件資料應經領導批準,且復印留底,防止丟失。

篇2:監理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定

3?職責

3.1?總監理工程師

3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。

3.2?專業監理工程師

負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監理信息流程

根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2?建立監理信息編碼規定

工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。

4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。

4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:

a)?監理合同;

b)?監理規劃、監理細則;

c)?監理指令;

d)?監理工作日志;

e)?監理周(月)報;

f)?會議紀要;

g)?審核簽認文件;

h)?工程質量認證文件;

i)?危險源、環境因素調查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗收記錄;

l)?質量事故調查及處理報告;

m)?各種監理內部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設計文件;

q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;

r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。

4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。

4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業指導書》等;

d.第四層次為《質量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業指導書》等由技術開發部或有關部門負責編制。

5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發布前由授權人員審批其適用性。

a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術類文件》、《作業指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質保部發布。

5.4文件的發放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發號。

5.4.2文件的發放

a.《質量手冊》按審批的范圍發放;

b.《程序文件》按審批的范圍發放;

c.其他文件的發放,按編制部門建議的范圍經批準發放。

d.文件的發放由文件管理人員填寫《文件發放領用登記表》,按批準發放范圍發放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發現由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續,文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續,但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發放領用登記表》的名單發放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》