高校人事檔案管理

一、高校人事檔案信息化建設的基本內容

　　1.建立花名冊。以各個二級學院為基礎來建設人事檔案管理信息化基礎數據庫，每個學院設有統一的編號，而學院下的人員以姓氏字母來排序。統一集中在校檔案室里時，檔案分箱及排列也要按照這一順序，這樣便于快速地查找紙質檔案。

　　2.錄入人員信息。在二級學院下的花名冊錄入全體檔案人員的基本信息，包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學歷情況等等。

　　3.檔案目錄的錄入、修改、刪除。根據紙質檔案分類把他們按照順序分別錄入材料名稱、制成時間、份數及頁數，這有利于大概了解此人的檔案內容，了解其全貌。

　　4.職務和工資變動的登記。紙質檔案的最前兩頁就是職務與工資的變動，此類信息的登記完善，可使人一打開查閱對象的紙質檔案就可以馬上對他的情況有個初步的了解。

　　高校各職能部門要從更好地服務于學校的總體戰略發展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發，建立統一的數據交換平臺，整合在一個高效的信息化系統之內，并且具有標準、規范、安全、豐富的數據資源，可實現各部門應用之間的無縫集成，促使人事檔案管理信息化建設與本單位各職能部門之間的兼容。

二、人事檔案信息化建設存在的問題和制約因素

　　1、人事檔案信息化管理意識滯后。長期以來，人們普遍認為人事檔案工作的內容主要就是檔案的保管和在一定程序下提供利用，主要認為人事檔案只是領導和人事部門提干、調資、晉升等方面的憑證，而很少去思考它們所具有的潛在價值。甚至部分高校人事檔案工作人員也沒有意識到高校中這群高學歷、高知識水平的人才的檔案所具有的不可估量的價值，缺乏信息意識和創新精神。

　　2、人事檔案內容信息量少，缺乏個性。千人一面是高校人事檔案的通病，往往檔案里都是陳舊、空洞的政治術語，缺少對個人“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。即使有記載，也是反映“德”的材料多，反映“能”、“勤”、“績”的材料少，真正反映個人思想品德、品質的內容更少，不足以反映一個人的全面實際情況。在鑒定考核材料中存在虛假情況，“成績”不真實，“缺點”不填寫，不能客觀、全面、真實地反映一個人的面貌。這些既不利于個性化信息的采集和開發，也不利于高校人事檔案信息資源的深層次開發。

　　3、信息化程度不高，資源共享程度不夠。多數高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當前檔案管理人員的計算機知識和互聯網知識較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計算機知識，但大多只會一些簡單的操作，對于信息化的復雜技術顯得力不從心，更談不上研究與開發，而先進的管理設備只是檔案管理達標和升級考核的擺設而已，沒有發揮其科學管理功能。目前，人事部門相關的管理職能科室均是以業務劃分為依據，而且都在按一定的權限管理著教職工信息，各自為政、各司其職的現象比較普遍，造成人事部門內部各職能科室人事信息分散，資源共享程度不夠。而且，由于沒有設置明確的標準來實現人事檔案信息管理的系統化，使得各個科室數據通用性能低下，資源分散，重復勞動的現象明顯。

　　4、開發成果不多，社會影響力低。由于學校水平、實力等方面的客觀因素，以及觀念或者是理念等主觀因素的制約，加上宣傳意識淡薄，大部分的高校人事檔案信息資源的開發工作還處于一個較低的水平，開發成果少。

三、高校人事檔案信息化建設的措施

　　1、加大宣傳力度，提高信息化意識。

　　高校的人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，須不斷更新觀念，樹立人事檔案管理的信息化意識，努力學習業務知識，熟悉業務流程，關注gg開放的新形勢、新問題，把高校人事檔案工作與社會活動結合起來，加快檔案由手工管理向計算機信息化管理的轉變，使檔案工作由封閉型向開放型轉變，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上，實現干部人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務的轉變。同時，要加大宣傳力度，營造社會化氛圍，實現雙向溝通。由于干部人事檔案工作對象的社會化，客觀上要求在干部人事檔案網絡化管理的過程中，要不斷提高-干部人事檔案網絡化管理的透明度。一是讓高校各部門及人員了解、支持干部人事檔案工作，實現干部人事檔案資源共享;二是通過宣傳，向高校組織人事部門提供干部人事檔案信息，為其決策提供參考資料，提高-干部人事檔案工作的透明度，體現自身價值;三是通過窗口宣傳，建立干部人事檔案信息服務窗口，加入人事代理機構的人才信息網，通過資源共享，擴大干部人事檔案信息網在人才流動中的影響。

　　2、有步驟、分重點地推進高校人事檔案信息化建設。

　　高校人事檔案信息化建設任務繁重，是一個長期而復雜的系統工程，一方面需要依存國家和學校信息化戰略的實施，并作為其重要的組成部分;另一方面它的總體規劃要立足現實，著眼未來，而決不是一蹴而就的事業。一要根據高校人事檔案信息化總體規劃擬訂具體的分期實施方案，在此基礎上，按年度擬訂出具體的工作計劃、項目組織和控制措施。二是搭建系統運行平臺，充分考慮人事檔案信息的特殊性和安全性的需要，做到與內部自動化辦公網絡相鏈接并采取授權管理，同時與公眾網絡實施最有效的網絡安全隔離設計方案。三是積累檔案數據資源。高校人事檔案數據庫信息的建立和更新是一個無止境的過程，更是檔案信息化建設核心的內容。這就需要高校集中全校的人力、物力和財力同心協力地建設好這個信息數據庫,確保信息數據的完整、全面、系統和準確。因此,各高校要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協調機制,加強人事檔案管理部門與紀檢、監察、財務、審計等形成人事檔案材料部門的協調配合。高校尤其要加強組織和人事等部門在人事檔案材料形成、收集上的溝通協調，保證人事檔案材料形成規范、收集齊全和歸檔及時。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況,以現實需要為前提,對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化,例如學歷、學位證書,近期的干部履歷表,干部職務任免,職稱審批表,各種資格證書等。四是開放檔案共享信息。只有可以向社會公開的檔案信息才能提取并通過與公眾網絡的鏈接實現社會化信息共享。無論是系統運行平臺的搭建、檔案資源數據的積累和檔案信息的共享，都無法一次完成，也不可能全面展開，而只能根據現實需要和條件確定重點，進行分階段的重點建設。目前各高校人事檔案信息化管理總體處于系統運行平臺搭建和檔案資源數據積累階段。只有分步驟、有重點地推進實施，才能遵循科學的發展觀，真正實現高校人事檔案信息化管理的可持續發展。

　　3、注重高校人事檔案的信息安全。

　　信息技術為高校人事檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給高校人事檔案管理帶來了安全隱患。對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀問題的忽視，往往會造成檔案信息資源的丟失。因此，要從以下三方面做好信息的安全工作：一要對相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的保密級別進行嚴格界定的基礎上，正確運用計算機的加密功能，處理好人事檔案資料的保密與利用的關系。設立嚴謹的用戶權限管理機制，通過采取信息安全驗證加密措施，建立嚴格的分層次用戶權限管理模式(包括對應用系統功能授權及對數據庫訪問權限的嚴密控制)，從而保證人事檔案在查閱利用中安全不泄密。二要確保系統安全運行。首先要數據安全，不能丟失數據;其次要建立高校人事檔案信息網站的安全機制，防止人事檔案信息遭受外部黑客的攻擊，電子郵件炸彈的轟炸、計算機病毒的感染、內部網絡上合法用戶的越權操作等等不安全因素。安全保密設計是高校人事檔案信息化管理系統中最重要的環節，高校必須從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。要建立權限控制機制，實現系統的分級操作和安全管理，認真做好電子檔案的及時備份與維護工作。第三，電子檔案對保存環境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要加強防潮濕、防高溫、防輻射、防病毒等工作，切實加強檔案資料的安全性研究，認真做好電子檔案的及時備份與維護工作。

　　4、展示學校的人才資源，增強學校的影響力。

　　檔案的根本價值就在于提供利用，人事檔案也同樣如此，而且某些特殊人物的人事檔案所能起到的作用更是不可估量。某些珍存的人事檔案可作為對外交流的禮物和紐帶。因此，高校人事檔案管理部門應充分利用所保存的杰出人物或知名教授等名人檔案，開發其中的信息資源，提高學校的影響力。例如可以編研出版學校人才庫、教授風采等讀本或手冊，通過這些成果來向社會展示學校的人才實力，以吸引生源、師資，甚至吸引外來投資、交流項目，促進學校的發展和繁榮。

　　5、加強高素質和復合型檔案管理人才的培養。

　　高校在提高師資隊伍素質時，強調碩士生、博士生的引進和培養，有時是不惜重薪加大投入。但是對檔案管理人員素質只是強調中共-黨員才能上崗，對學歷層次、所學專業未作任何要求，導致檔案管理人員知識結構、專業結構和年齡結構不合理現象。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業務素質上都提出了更高的要求。因此，可以通過以下幾個途徑加強檔案管理人才的培養。一是對現有檔案管理人員進行培訓，選拔中青年、有潛力的管理人員進行培訓，切實提高其現代管理、信息技術和信息服務方面的素質和能力;二是引進急需的信息技術和信息化應用的專業人才，包括有工作經驗的社會人才和相關專業高層次人才;三是整合IT行業的信息化人力資源，聘請專家、顧問幫助提供技術支持和人才培養。

篇2:人事檔案材料收集歸檔范圍規定

人事檔案材料收集歸檔范圍

1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。

2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。

3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。

8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15.高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

16.學生學籍變動記錄材料。

17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18.畢業學生體檢表。

19.其他可供組織參考有保存價值的材料。

篇3:油品調運分公司人事檔案管理辦法

工貿油品調運分公司人事檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了提高zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業改革發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和工貿公司有關規定,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司機關各部門及各駐站。

第三條本辦法中的人事檔案指企業人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發、反映個人成長歷史的憑證和依據。

第四條人事檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全,便于企業各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有。

第二章組織機構及職責

第五條人事檔案是由公司綜合辦公室統一管理,業務工作接受上級有關業務部門的監督。

第六條綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:

(一)貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策;

(二)建立健全公司人事檔案工作規章制度;

(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案;

第三章歸檔

第七條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應收集公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第八條歸檔要求:

(一)收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

(二)人事檔案歸檔材料必須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經人力資源部負責人和主管領導審查批準,由專人負責監銷。

(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。

(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格應按照統一的標準進行制作與裝訂,以便于查找。

第九條公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干事負責收集各部門的歸檔材料。

第四章管理和利用

第十條人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按規定收取管理費。

第十一條建立人事檔案登記和統計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到檔案號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。

第十二條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管;人事檔案管理人員應嚴格執行保密制度,不得泄露檔案內容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十三條凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領導,經審批后方可進行;應妥善保存重要、珍貴的檔案,用復制品代替原件提供利用。

第五章檔案的傳遞

第十四條員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交。

第十五條對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續,做好登記與審批工作,留存雙方交接單備查。

第十六條人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。

第十七條收到接收單位調檔函后,必須經綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案轉出后,應聯系確認檔案是否轉到,并收取對方回執以防丟失。

第六章附則

第十八條本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。

第十九條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司、工貿公司相關規定執行。

第二十條本辦法自頒布之日起施行。

附件:

人事檔案材料收集歸檔范圍

1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。

2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。

3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。

8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15.高等教育

、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

16.學生學籍變動記錄材料。

17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18.畢業學生體檢表。

19.其他可供組織參考有保存價值的材料。