1.目的

為使本公司采購作業有所依循,物料有所控制,并對提供產品和服務的供方及其供應的產品進行合格與否的判定、以確保公司采購的產品能符合要求條件,特制定本程序。

2.適用范圍

2.1適用于本公司生產管理科資材系、購買科采購所有的產品以及對其供方的評價。

第一類產品：原材料、生產輔料（如子部品）、捆包材等

第二類產品：儀器設備、模具及配件、消耗品、辦公勞保用品等

3．職責

3.1生產管理科、購買科負責采購計劃的制定、實施，并組織對供方進行評定。

3.2物流通關部負責原材料、海外設備、模具的進口報關工作。

3.3質量保證部對購入的原材料及物品進行檢驗和判定、并配合相關部署對供方進行評定，同時對供方

提供的產品質量進行跟蹤確認。

3.4營業部、技術部（或關聯部門）負責提供采購所需的相關文件和要求。

4.工作程序

4.1工作流程

4.1.1第一類產品的購買：

4.1.2第二類產品的購買：

4.2對供方施加影響

4.2.1生產管理科、購買科組織相關部門對供方的作業環境不定期檢查，以確認其環境行為的狀況，便

于對其施加影響。

4.2.2檢查的主要內容

A）供方的作業環境是否符合要求。

B）供方的廢水、廢氣、固廢、噪聲是否達標（條件允許的情況下，可查看有關監測數據）。

C）供方是否因環境污染事件受到上級主管部門或環保部門的處罰。

D）供方是否有其他環境方面的違法行為以及是否因環保問題而受到相關方的投訴。

4.2.3對于違反上述要求的確定為施加影響單位、對其提出整改意見。對于整改的供方、中止與其業務。

4.3質量跟蹤

4.3.1為確保供方能長期穩定的提供合格的產品和優質的服務，生產管理科、購買科以及質量保證部負責對供方進行質量跟蹤,質量問題發生時,質量保證部以《品質問題聯絡對策書》給生產管理科、購買科,并協同生產管理科、購買科進行處理。

4.3.2評定

4.3.2.1日常評定

生產管理科、購買科負責建立供方檔案,并將每月或每季度的供貨質量情況記入檔案中,以便質量跟蹤評定。

4.3.2.2年度評定

質量保證部負責針對第一類產品的供方按計劃每年進行統籌和主導實施管理系統定期評定。評定后要作成評定報告的形式向管理者代表報告。當評定為不合格時，要求在《合格供方一覽表》中取消，如需延用時，必須由社長（或代行人）進時審批方可向其進行采購。（注：評定級分為四級，A級為最好，產品建議免檢。B級為較好，但需改改善。C級為較差，需整改后方可使用。D級為不合格。）

4.3.3對于第一類產品方面有變更時，生產管理科資材系應及時發行《工程變更聯絡書》通知相關部

門。對于第二類產品中的模具及配件和消耗品有變更時，購買科應及時發行《工程變更聯絡書》通知相關部門。

4.3.4供方交貨連續一個月內有三次或以上不合格的，應發行《供方糾正通知書》，必要時生產管理科

資材系以及品質保證部組織對供方進行現場確認以及工場監察。

5.相關文件

無

6.相關記錄

6.1《生產計劃表》

6.2《購買計劃》

6.3《供方情況調查表》

6.4《樣品送檢表》

6.5《供方評定表》

6.6《合格供方一覽表》

6.7《計算表》

6.8《購買單》

6.9《月購買實績》

6.10《購買申請單》

6.11《品質問題聯絡對策書》

6.12《工程變更聯絡書》

6.13《供方糾正通知書》

[修訂履歷]

篇2:質量手冊采購控制程序

質量手冊:采購控制程序

1目的

對服務過程及供方進行控制,確保所采購的產品和供方提供的服務符合規定要求。

2范圍

適用于對服務所需的原輔材料采購、承擔服務項目分包合同的服務項目供方提供服務的控制,對供方進行選擇、評價和控制。

3職責

3.1管理部

a.負責按公司的要求組織對供應采購物資及承擔分承包合同的供方進行評價,編制合格從主名錄,對供方的供貨、服務業績定期進行評價,建立供方檔案。

b.負責制定采購計劃,執行采購作業。

c.負責審批日常服務分承包合同。

3.2管理者代表負責審核合格供方名錄,并上報總經理批準。

3.3采購物資、接受服務的相關部門質量檢查員負責對采購物資的質量進行檢測,對供方提供的服務質量進行監督。

4程序

4.1采購物資

4.1.1采購物資分類。管理部根椐對服務質量影響程度分為:

a、重要物資:維修建材、五金、機電及工作服、保安器材、清潔用品等;

b、一般物資:零星采購的工具、維修與檢測設備等。

4.1.2采購物資的申請

a、各部門根椐實際情況填寫《請購單》,金額在500元以下的報經理審批,500元以上的由經理確認,報總經理批準。

b、《請購單》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

4.1.3采購實施

a、管理部負責實施采購。對于重要物資,應由《合格物資供方名錄》中選擇供方。對于第一次采購的重要物資供方,應與其簽訂《采購合同》,明確品名、規格、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等;

b、采購前采購員應對《采購單》核實,在與供方溝通前,應確保規定的采購要求是充分的。

4.1.4采購物資的驗證

4.1.4.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式:

a.由各部門質量檢查員進行進貨驗證;

b.由業主或住戶在本公司現場實施驗證;

c.由本公司在供方現場實施驗證;

d.由業主或住戶在供方現場實施驗證。

對于后兩種情況,管理部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

4.1.4.2驗證活動可包括:檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗規程規定不同的驗證方式。

4.1.4.3業主或住戶的驗證不能免除本公司提供合格物品的責任,也不能排除其后業主或住戶拒收的可能。

4.1.5采購信息

4.1.5.2本公司的采購文件包括:采購計劃、采購單、采購物資分類明細表、采購合同及附件等,由管理部保管。在與供方溝通前,應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

4.2服務項目分承包

4.2.1公司物業管理日常服務有如下分包項目:

a.清潔、排污;

b.機電設備維修、保養;

c.綠化;

d.房屋本體維修、保養;

e.保安。

4.2.2由公司接受服務的相關部門確定相應分包服務方式報管理部審批,管理部代表公司與供方簽定《服務項目分包合同》,合同應包括服務項目、完成時間、質量標準、應負責任等。

4.2.3對供方服務的驗證。由管理部相關人員對供方服務質量進行監督管理,驗證方法可包括:

a.管理部會同接受服務部門對供方服務質量進行驗收;

b.征求業主和住戶對供方服務質量的意見。

驗證方式應在《服務項目分包合同》中給予明確規定。

4.2.4服務項目分承包的有關信息

a.供方法人資格證明文件;

b.服務業績證明材料;

c.相關部門提供的服務質量報告;

d.服務項目分承包合同。

在與供方溝通前,應確保規定的服務要求是充分的。上述資料由管理部保管。

4.3對采購物資供方的評價

4.3.1合格供應商的條件

a.具備持續穩定的合格產品供貨渠道;

b.具有良好的供應物資業績;

c.具有質量保證能力的證明(必要時);

d.價格合理

e.服務良好。

4.3.2管理部根椐采購物資要求和服務需要,通過對物資、服務的質量、價格、履約率等進行比較,選擇合格的供方,填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資和服務,應同時選擇幾家合格的供方以供比較。管理部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根椐供應物資有服務的類別及其質量保證能力,明確對供方的控制方式和程度。

4.3.3對有多年業務往來的重要物資供方和日常服務供方,應提供其質量證明文件和定期檢查記錄,以證實其質量保證能力,適當時包括以下內容:

a.質量管理體系認證證書;

b.本公司對供方質量管理體系進行審核的結果;

c.本公司及供方其他顧客的滿意程度調查;

d.供方產品或財務的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄;

e.供方的財務狀況及服務和支持能力等。

4.3.4對第一次供應重要物資的供方,除提供充分的書面證明材料外,對物資應經樣品檢驗及小批量試用,證明合格才能供貨。具體步驟如下:

a.新供方根椐提供的技術要求提供少量樣品;

b.使用部門的質量檢查員對樣品進行驗證,出具相應的驗證報告,并填寫《物資供方評定記錄表》中相應欄目,反饋給管理部;

c.樣品如不合格可再送樣,但最多不能超過兩次;

d.樣品驗證合格后,管理部通知供方小批量供貨,經質量檢查員進貨驗證合格后,交使用部門試用,并由使用部門出具相應試用后的驗證報告,并填寫《物資供方評定記錄表》中相應欄目,反饋給管理部;

e.小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經管理者代表審核、總經理批準后,可列入《合格物資供方名錄》;

f.零星采購物資供方,質量檢查員對其進貨驗證記錄即為對此供

方的評價。

4.3.5對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方,應取消其供方資格。

4.4服務供方的評價

4.4.1合格服務供方應具備的條件:

a、應在工商部門注冊、具有法人資格;

b、有從事過類似服務項目的優良業績;

c、良好的質量保證能力;

d、有承擔相應服務項目的工作條件和實力;

e、服務供方在提供服務之前,應向相關部門提交對分承包項目的服務報告,報告內容必須有分包責任人、服務標準、分包服務方案、完成時間、質量保證等。

4.4.2對多年己承擔服務項目的供方的評價;

a、根椐4.4.1條款規定的條件,供方應提供充分的證明材料;

b、公司接受服務的部門負責對其相應服務項目供方進行評價,填寫《服務供方評定記錄表》,對其服務質量、工作能力等予以評價。

4.4.3對第一次提供服務的供方的評價;

a、管理部根椐服務供方的營業執照、人員素質技能證明材料、市場調查業績及所提供服務的初次試用,進行供方的初步選擇;

b、試用期為一個月,管理部及接受服務的部門對其服務質量進行檢查,管理部填寫《服務供方評定記錄表》。

4.4.4對所有合格的服務供方應列入《合格服務供方名錄》,報管理者代審核,總經理批準。

4.4.5對合格的服務供方在服務過程中出現的嚴重不合格,管理部應填寫《不合格服務通知單》,通知服務供方限期改正。管理部應按要求跟蹤驗證糾正效果,如連續兩次仍不符合要求,管理部應報公司相關部門審核,經主管領導批準后,可取消服務供方的資格。

4.5對合格供方的定期復評

4.5.1管理部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評,填寫《物資供方業績評定表》,評價時按百分制,質量評分占60%,交貨期評分占20%,其他(如價格、售后服務等)占20%。評定總分低于60(如質量評分低于42),應取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應報管理者代表批準,但應加強對其供應物資的進貨驗證,并執行4.3.4條款。連續第二次評分仍不及格,應取消其供貨資格。

4.5.2接受供方服務的部門,每年對長期服務供方進行一次跟蹤復評,填寫《服務供方業績評定表》,評價時按百分制,服務質量評分占60%,按期完成服務評分占20%,其他(如價格、服務態度等)占20%。評定總分低于60(如質量評分低于42),應取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應報管理者代表批準,但應加強對其提供服務的驗證,并執行4.4.5條款。連續第二次評分仍不及格,應取消其供貨資格。

5相關文件

無

6質量記錄

6.1物資供方評定記錄表

6.2服務供方評定記錄表

6.3合格物資供方名錄

6.4合格服務供方名錄

6.5物資供方業績評定表

6.6服務供方業績評定表

6.7請購單

6.8采購/服務合同

6.9不合格服務通知單

篇3:物業質量手冊之采購控制程序

物業《質量手冊》之采購控制程序

1.0目的

對采購過程及供方進行控制,確保所采購的產品和供方提供的服務符合規定要求,對外包維修、施工、安裝工作審批進行控制。

2.0范圍

適用于對服務所需的材料采購、承擔服務項目外委合同的供方提供服務的控制,對供方進行選擇、評價、控制。

3.0職責

3.1行政人事部負責物資采購,按物業管理公司的要求組織對供應采購物資的供方進行評價,編制合格供應商名單,對供方的供貨、服務業績定期進行評價,建立供方檔案。

3.2管理者代表負責審核合格供方名錄,并上報物業總經理批準。

3.3庫房人員或接受服務的相關部門人員負責對采購物資的質量進行驗證,對供方提供的服務質量進行監督。

4.0工作程序

4.1采購物資:各部門對采購物品要制訂相應的《采購申請表》,由行政人事部予以確認。

4.1.1采購物資分類。采購物品主要包括維修材料、工具、秩序維護器材等。

4.1.2采購物資的審批。

4.1.2.1各部門每月8日編制下月《采購申請表》經部門經理審核后,報物業總經理批準。

4.1.2.2《采購申請表》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格等。

4.1.3采購的實施

4.1.3.1行政人事部負責匯總各部門的《采購申請表》,經物業總經理批準后實施采購。對于重要物資應在合格供應商名單中選擇供方。

4.1.3.2采購前采購員應對《采購申請表》核實,在與供方溝通前應確保規定的采購要求是充分的。

4.1.3.3采購員應根據采購的內容確定比價的程序,不同的金額比較的標準不同,具體的比較標準如下

A.有指定供應商的物品采購

由部門主管匯總本部門購買之建議,詳細填寫《物品采購呈批件》(包括各物品金額),經部門經理審核無誤后簽字,交行政人事部;行政人事部將對物品數量、金額進行核實,在得到指定供貨商的正式報價后核算總額,經復查無誤后簽字,并交物業總經理批準簽字后方可購買。

B.沒有指定供應商的物品采購

由部門庫存管理員匯總本部門購買之建議,對所需購買之物品進行詢價,并詳細填寫《商品/物料采購對比表》:

對于超過8000元的商品,采取貨比兩家。

對于超過12000元的商品,采取貨比三家。

對于超過30000元的商品,采取貨比五家。

上述表格需準確注明各家商品單價,廠家名稱、聯系方式等,并寫清購買意向及理由,連同廠家的正式報價單交部門經理審批簽字,交行政部復查,確認無誤后,由物業總經理批準簽字后方可進行購買。

以上的比價不包括政府壟斷的項目,比價的目的不只是價格的比較還要比較相應的售后服務,產品質量情況等。

對比表的填寫項目與采購的金額相關,同時在表上寫明申請人、申請部門經理,物業總經理的意見,填寫選擇供應商的原因。

4.1.4采購物資的驗證

對采購的物資可以有如下驗證方式:

4.1.4.1特殊物資由各使用部門的相關人員進行驗貨驗證。

4.1.4.2一般由庫房管理人員進行進貨驗證,并辦理入庫手續。

4.2服務項目供方

4.2.1物業管理公司物業管理日常服務有如下外委項目:

4.2.1.1清潔服務;

4.2.1.2電梯維護保養;

4.2.1.3外保;

4.2.1.4化糞池清掏;

4.2.1.5綠植租擺、綠地養護;

4.2.1.6消防設備、設施的維護和保養

4.2.2由物業管理公司接受服務的部門確定相應外委服務項目報部門經理及物業總經理審批與供方簽定外委合同,合同包括服務項目、完成時間、質量標準、應付責任等。

4.3采購物資供方的評價

4.3.1合格供應商的條件

4.3.1.1具備持續穩定的合格產品供貨渠道。

4.3.1.2具有良好的供應物資業績。

4.3.1.3具有質量保證能力的證明(必要時)。

4.3.1.4價格合理。

4.3.1.5服務良好。

4.3.2行政人事部根據采購物資要求和服務需要,通過對物資、服務、價格、履約率等進行比較,貨比三家選擇合格的供方,填寫《供應商評價表》,評價后擇優選擇一家并進行評估打分,填寫《供應商評價表》。對同類的供貨物資和服務,應同時選擇三家以上供方以供比較。行政人事部負責建立并保存合格供方的記錄。

4.4服務供方的評價

4.4.1合格供方應具備的條件

4.4.1.1應在工商部門注冊、具有法人資格。

4.4.1.2有從事過類似服務項目的優良業績。

4.4.1.3有承擔相應服務項目的工作條件和實力。

4.4.1.4良好的質量保證能力。

4.4.1.5服務供方在提供服務之前,應向相關部門提交外委項目的服務報告,報告內容必須有外委項目責任人、服務標準、服務方案、完成時間、質量保證等。

4.4.2對承擔服務項目的供方的評價:

4.4.2.1根據4.4.1條款規定的條件。供方應提供充分的證明材料;

4.4.2.2物業管理公司接受服務的部門負責對其服務項目供方進行評價,填寫《供應商評價表》,對其服務質量、工作能力等予以評價。

4.4.3對所有合格的服務供方應列入《合格供應商名單》

5.0相關文件

5.1《采購驗證標準》

6.0質量記錄

6.1《采購申請表》

6.2《物品采購呈批件》

6.3《合格供應商名單》

6.4《供應商評價表》

6.5《商品/物料采購對比表》