物業(yè)公司程序文件:采購控制程序

1.0目的

公司應(yīng)確保采購的物品和接受的服務(wù)符合合同、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求,保證公司服務(wù)質(zhì)量。

2.0范圍

適用于直接影響服務(wù)質(zhì)量的采購的物品和接受的服務(wù),如設(shè)備的零配件、提供給顧客使用的物品等。

3.0職責(zé)

3.1工程部負責(zé)公司大宗和批量物品的采購及物品供應(yīng)商的選擇和評定。

3.2部門和管理處采購主管負責(zé)200元以下零星物品的采購及經(jīng)工程部授權(quán)可以自行采購的物品購買。

3.3部門和管理處采購主管負責(zé)采購計劃的制定和采購物品驗證記錄單的填寫。

3.4公司主管領(lǐng)導(dǎo)和管理處主任負責(zé)采購計劃的審批。

4.0程序

4.1合格供方的選擇

4.1.1合格供方根據(jù)以下三條進行選擇:

1)品牌優(yōu)良、價格合理;

2)具有營業(yè)執(zhí)照或相應(yīng)政府批文的企業(yè);

3)提供的物品/服務(wù)質(zhì)量良好和信譽較好的商家或廠家。

4.1.2工程部和管理處應(yīng)建立《合格供方名單》,作為公司供方的選擇,主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)審批《合格供方名單》,執(zhí)行部門應(yīng)隨時根據(jù)實際供貨關(guān)系來評定供方,合格供方的增刪應(yīng)由審批人審批。合格供方可分為物品類供方和服務(wù)供方。

4.2采購計劃控制

4.2.1采購按實際情況可分為計劃采購、臨時采購和緊急采購。

4.2.2管理處、部門采購主管負責(zé)在每月5日前編制該月采購計劃并報主任或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,采購計劃應(yīng)說明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期、單價、質(zhì)量要求(必要時)等。

4.2.3對臨時采購的物品,采購主管應(yīng)在當(dāng)天填寫或補填《采購計劃審批表》,并報審批人審批,采購日期按實際發(fā)生日期填寫,要求用明顯標(biāo)識(*)注明。

4.2.4對緊急采購的物品,采購物品應(yīng)在實際采購發(fā)生的2日內(nèi)補填《采購計劃審批表》,并報審批人審批,采購人按實際發(fā)生日期補填相關(guān)記錄,要求用標(biāo)識(J)標(biāo)明。

4.2.5采購文件包括(每次根據(jù)采購情況的需要,選擇以下一種或幾種):

1)采購合同

2)采購計劃審批表

3)采購管理規(guī)程

4)合格供方名單

4.2.6在上述采購文件中,由申請單位表述出擬采購物品的有關(guān)信息,包括:

1)對供方物品/服務(wù)的質(zhì)量要求、安全要求、驗收規(guī)范,采購物品的參數(shù)、規(guī)格、數(shù)量等。

2)對供方的加工、服務(wù)過程,供貨的交付程序的要求。

3)對供方設(shè)備及人員資格的要求。

4)對供方質(zhì)量管理體系的要求(優(yōu)先選擇通過ISO質(zhì)量管理體系認證的供方)。

4.2.7大宗物品采購應(yīng)在工程部確定的采購網(wǎng)絡(luò)中采購。

4.2.8價值在2千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產(chǎn)配置審批表》,并報公司逐級審批。

4.3采購物品驗證

4.3.1采購物品須經(jīng)過物品使用人或相關(guān)資質(zhì)人員驗證合格后方可使用或入庫,驗證人員和采購主管分別在《采購物品驗證記錄》上按規(guī)定記錄和確認。

4.3.2對于臨時和緊急采購物品,采購主管和驗證人員必須做到先驗證后使用,加強現(xiàn)場驗證,以保證購進物品是需要的合格品。事后相關(guān)人員應(yīng)及時填寫(采購發(fā)生日期2日之內(nèi))相關(guān)記錄,填寫的采購日期為實際發(fā)生日期,并按上面要求的標(biāo)識標(biāo)明。

4.3.3對驗證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應(yīng)的措施。

4.3.4合同規(guī)定時間,顧客可以對采購物品進行驗證。

4.3.5驗證方式包括目測、試用、檢驗、測量、工藝驗證等。

4.3.6在供方的現(xiàn)場實施驗證

1)若合同規(guī)定需在供方現(xiàn)場驗證采購物品時,由工程部組織相關(guān)單位在供方處對所購物料現(xiàn)場實施驗證。

2)采購人員應(yīng)事先與供方做好驗證安排及驗證方式,以便驗收活動順利實施。

4.3.7物品使用人在供方的現(xiàn)場實施驗證

1)若使用人要求在供方現(xiàn)場驗證物品時,由采購人員和使用人在供方現(xiàn)場共同實施驗證。

2)采購人員應(yīng)事先與供方和使用人聯(lián)系安排妥當(dāng),以便驗收活動順利實施。

5.0相關(guān)文件與記錄

COP8.3.0《不合格品控制程序》

COP7.4.2《供方評價和選擇控制程序》

QR-7.4.1-01《采購計劃審批表》

QR-7.4.1-02《采購物品驗證記錄》

QR-7.4.1-03《合格供方名單》

篇2:QMS質(zhì)量手冊采購控制程序

QMS質(zhì)量手冊:采購控制程序

1.目的

對采購過程及供方進行控制,確保所采購與外包加工的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于對安裝所需的關(guān)鍵元器件及原材料采購、生產(chǎn)安裝外包加工及供方提供服務(wù)的控制;對供方進行選擇、評價和控制。

3.職責(zé)

3.1技術(shù)生產(chǎn)部

A.負責(zé)按公司的要求組織對供方進行評價,選擇與管理,編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價,填寫《供方評定記錄表》,建立供方檔案;

B.負責(zé)制定采購計劃,執(zhí)行采購作業(yè);

3.2技術(shù)生產(chǎn)部負責(zé)編制采購物資技術(shù)要求及《采購物資分類明細表》。

3.3副經(jīng)理批準(zhǔn)《供方評定記錄表》;

3.4技術(shù)生產(chǎn)部負責(zé)按要求對外包協(xié)作方進行評估和考核;

3.5副經(jīng)理批準(zhǔn)《采購計劃》及《合格供方名錄》。

4.程序

4.1物資分類

技術(shù)生產(chǎn)部負責(zé)制定采購物資技術(shù)要求,根據(jù)其對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)及最終產(chǎn)品的影響,決定對供方及采購產(chǎn)品控制的類型和程序。

4.2對供方的評價

4.2.1技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)采購物資技術(shù)要求和安裝需要,通過對物資技術(shù)要求和安裝需要及物資的質(zhì)量、價格、供貨期等進行比較,選擇合格的供方,填寫《供方評定記錄表》。對同類物資,應(yīng)同時選擇幾家合格的供方。技術(shù)生產(chǎn)部負責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。

4.2.2對合作供方,應(yīng)要求提供充分的質(zhì)量證明文件,適當(dāng)時包括以下內(nèi)容,以證實其質(zhì)量保證能力:

A.供方產(chǎn)品質(zhì)量狀況或來自有關(guān)方面的信息(如供方其他用戶對其產(chǎn)品質(zhì)量的反饋);

B.供方質(zhì)量管理體系對按要求如期提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力,供方顧客滿意程序;

4.2.3對新合作供方如有必要,可以經(jīng)過樣品驗證和小批量試用合格,各相關(guān)部門提供評價意見,副經(jīng)理批準(zhǔn),列入《合格供方名錄》。

4.2.4對于批量供應(yīng)輔助物資的供方,也應(yīng)提供質(zhì)量證明文件,技術(shù)生產(chǎn)部在進貨時對其進行驗證,并保存驗證記錄,合格者由副經(jīng)理批準(zhǔn)后,即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資,其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

4.2.5供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題,技術(shù)生產(chǎn)部應(yīng)向供方發(fā)出《糾正和預(yù)防措施處理單》,如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進的,應(yīng)取消其供貨資格。

4.2.6技術(shù)生產(chǎn)部每年對合格供方進行一次跟蹤復(fù)評,填寫《供方業(yè)績評定表》,評定不合格的,應(yīng)取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應(yīng)報總經(jīng)理批準(zhǔn),但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證。連續(xù)第二次評分仍不及格,應(yīng)取消其供貨資格。

4.2.8對外包加工的供方控制,也應(yīng)執(zhí)行上述條款規(guī)定。本公司生產(chǎn)安裝由外包方加工的,技術(shù)生產(chǎn)部應(yīng)有書面的評定記錄與結(jié)果,必要時到供方現(xiàn)場對其產(chǎn)品實現(xiàn)過程及相關(guān)的監(jiān)視和測量進行檢查。

4.2.9對服務(wù)供方的控制

為公司提供服務(wù)的供方,如運輸公司、檢測、培訓(xùn)機構(gòu)等,也應(yīng)經(jīng)評價合格后方可向公司提供服務(wù)。對國家授權(quán)的計量試驗室,可不再做服務(wù)質(zhì)量評價。

4.3采購

4.3.1采購計劃

技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)市場部提供的顧客要求、技術(shù)資料及庫存情況編制《采購計劃》,報副經(jīng)理批準(zhǔn),交技術(shù)生產(chǎn)部實施。

4.3.2采購的實施

A.技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)批準(zhǔn)的《采購計劃》,按照采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購;

B.第一次向合格供方采購重要和一般物資時,應(yīng)簽定《采購合同》,以后每次采購可以發(fā)《采購單》明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等;

C.技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方;

D.采購前由采購人員核實提供給供方技術(shù)要求是否有效。

4.4采購信息

4.4.1采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品:

A.對產(chǎn)品型號、規(guī)格及質(zhì)量要求(可直接引用各類標(biāo)準(zhǔn)或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件);

B.對產(chǎn)品的驗收要求;

C.其他要求,如價格、數(shù)量、交付等。

4.4.2若有必要,適當(dāng)時還應(yīng)要求供方提供以下資料:

A.產(chǎn)品的批準(zhǔn)要求:采購產(chǎn)品的驗收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn);

B.程序的批準(zhǔn)要求:涉及采購雙方應(yīng)遵守的程序或協(xié)議;

C.過程的批準(zhǔn)要求:采購的產(chǎn)品的實現(xiàn)過程確認的有關(guān)要求;

D.設(shè)備的批準(zhǔn)要求:用于制造所采購產(chǎn)品的特定設(shè)備能力的要求,如維護保養(yǎng)規(guī)定等;

E.供方人員的資格要求:如對安裝、檢測人員的要求;

F.供方與采購產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量管理體系要求:如要求供方通過質(zhì)量管理體系認證或第二方審核。

4.4.3在將上述要求向供方進行溝通或說明前,應(yīng)由技術(shù)生產(chǎn)部門負責(zé)人對其要求是否適當(dāng)進行審批,以確保有關(guān)的采購要求是適宜的(即適合組織的產(chǎn)品需要)和充分的(即所提出的采購要求是全面的)。

4.4.4本公司表述采購信息的文件包括:《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購計劃》、《采購單》、《采購合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》由技術(shù)生產(chǎn)部保管。

4.5采購產(chǎn)品的驗證

組織應(yīng)確定并實施檢驗或其它必要的活動,以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。

4.5.1對采購的產(chǎn)品可以采用如下幾種驗證方式:

A.由技術(shù)生產(chǎn)部進行進貨驗證;

B.由顧客在本公司現(xiàn)場實施驗證;

C.由本公司在安裝現(xiàn)場實施驗證;

D.由顧客在現(xiàn)場實施驗證。

4.5.2驗證活動可包括:檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。

4.5.3對本公司通過3C認證產(chǎn)品的關(guān)鍵元器件,在每批進行驗證的基礎(chǔ)之上,每季度還需進行確認檢驗,確認檢驗的項目應(yīng)包括關(guān)鍵元器件相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的全部內(nèi)容。

4.5.4顧客的驗證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任,也不能排除其后顧客拒收的可能。

4.6、各部門內(nèi)部采購及對外協(xié)方選擇遵循本程序執(zhí)行。

5.相關(guān)文件

5.1《改進控制程序》8.5

5.2《監(jiān)視與測量控制程序》8.2.3

6.記錄

6.1《供

方評定記錄表》

6.2《合格供方名錄》

6.3《供方業(yè)績評定表》

6.4《糾正和預(yù)防措施處理單》

6.5《采購計劃》

6.6《采購單》

6.7《采購合同》

篇3:某公司采購控制程序

公司采購控制程序(6)

1.目的

為使所采購的物資、零件的品質(zhì)均能符合規(guī)定要求,并且按時保質(zhì)保量的提供生產(chǎn)使用。

2.適用范圍

適用于本公司采購的原材料、外購件、外協(xié)件質(zhì)量控制。

3.定義

外購件、外協(xié)件:本公司不具備生產(chǎn)技術(shù)能力需向外采購加工的零部件。

4.職責(zé)

4.1供應(yīng)科是采購控制程序的歸口管理部門,負責(zé)物資采購計劃的編制,采購合同的簽定和實施采購。

4.2技術(shù)科負責(zé)提供采購物資的技術(shù)文件和資料。

4.3檢查科負責(zé)采購物資檢驗規(guī)程的編制和質(zhì)量驗收工作。

4.4供應(yīng)部負責(zé)外購物資的收發(fā)、保管、貯存、標(biāo)識和維護。

4.5總經(jīng)理負責(zé)采購計劃的審批。

5.工作程序

5.1采購計劃的編制

5.1.1供應(yīng)部根據(jù)生產(chǎn)計劃表、倉庫儲存量情況及各部門的物資采購申請單編制《月采購計劃》,經(jīng)部長審核后,交總經(jīng)理批準(zhǔn),方可執(zhí)行采購。外協(xié)件由生產(chǎn)安全部也按上述原則辦理。

5.1.2采購必須從合格分承包方中采購;對未列入采購計劃的臨時采購、緊急采購又不在合格分承包方處采購,由供應(yīng)科計劃員提出書面申請,主管確認后,總經(jīng)理批準(zhǔn),再進行采購。

5.1.3采購資料可包括圖紙、技術(shù)協(xié)議適用的產(chǎn)品規(guī)范和材料規(guī)范,可能涉及的關(guān)于產(chǎn)品安全性能的責(zé)任和要求;質(zhì)量協(xié)議包括質(zhì)保書/自檢報告要求、檢驗指導(dǎo)書、質(zhì)量保證要求和責(zé)任等;采購合同包括采購、包裝和交付要求等及其它可能需要的文件,采購資料需明確易被分承包方理解并為有效文件,還須包含顧客的全部要求,必要時可超出顧客要求。

5.1.4如果顧客提供經(jīng)批準(zhǔn)的分承包方名單,則須按《分承包方選擇和

評價控制程序》進行評價,如合格則列入合格分承包方名單中,同時采購時須到顧客提供名單中合格分承包方處采購,如需從其它分承包方處采購時,須經(jīng)顧客產(chǎn)品工程部門批準(zhǔn)并列入名單經(jīng)評價合格后方可選用。采用顧客選定的分承包方不能免除本公司確保分承包方質(zhì)量責(zé)任。

5.1.5供應(yīng)科在采購材料時,對有毒、危險物品或國家限用的物品必須向分承包方索取該物料的準(zhǔn)生產(chǎn)相關(guān)許可證書。

5.1.6關(guān)于質(zhì)量協(xié)議方面,技術(shù)質(zhì)監(jiān)部須與分承包方就檢驗方法、檢驗設(shè)備、檢驗流程以及對分承包方處的最終檢驗方式和范圍和在本公司處進貨檢驗方式和范圍等規(guī)定與分承包方進行協(xié)商簽訂質(zhì)量協(xié)議。

5.1.7在采購合同中供應(yīng)科應(yīng)明確要求分承包方必須100%準(zhǔn)時按質(zhì)交貨,如分承包方未按期交貨,供應(yīng)科須要求該分承包方立即制定糾正和預(yù)防措施并作記錄,如長期未改善則取消配套資格,為保證分承包方能按時交貨,各相關(guān)

部門須及時提供采購資料,并由供應(yīng)科監(jiān)督分承包方生產(chǎn)進度,由于分承包方生產(chǎn)進度延期,為趕交貨期,分承包方或公司交付的附加運費和超額運費須在《分承包方供貨情況統(tǒng)計表》中記錄。

5.2采購文件的審批

5.2.1采購計劃批準(zhǔn)后,由供應(yīng)科與合格分承包方簽訂《采購合同》,交貨時間表或合同的內(nèi)容符合采購計劃要求。

5.2.2采購訂單或合同的簽訂由供應(yīng)科主管按已批準(zhǔn)的采購計劃簽發(fā)。

5.2.3對于與采購相關(guān)需提供的技術(shù)文件,在確定分承包方后,由技術(shù)科按《技術(shù)文件和資料控制程序》相關(guān)規(guī)定發(fā)放。

5.2.4對《采購計劃》和采購文件在實施前未經(jīng)授權(quán)人審批,不得進行采購。

5.3采購物資的驗證

5.3.1要求合格分承包方按訂單或合同規(guī)定的具體時間、數(shù)量送至指定地點,并附有產(chǎn)品的自檢報告或質(zhì)量證明書、送貨單、發(fā)票,不符則拒收。

5.3.2倉庫保管員檢驗分承包方提交的文件,齊全后,將貨物放待檢區(qū),或掛上"待檢"標(biāo)識在分承包方的送貨單上蓋暫收章送計劃員處填寫《入庫驗收單》連同產(chǎn)品自檢報告書交與檢查科。

5.3.3檢驗員接到《入庫驗收單》后,按《進貨檢驗和試驗規(guī)程》進行檢驗,并驗證分承包方提供的自檢報告。

5.3.4檢驗合格后檢驗員在《入庫驗收單》的檢驗員處蓋章,然后交供應(yīng)科保管員。

5.3.5若進貨物資合格,倉管員負責(zé)入庫登帳,若不合格,按《不合格品控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

5.3.6公司需在分承包方處對采購物資進行檢驗,須在采購合同中規(guī)定,并在質(zhì)量協(xié)議中注明驗證的安排以及予以放行的方式。

5.3.7合同規(guī)定時,顧客或其代表有權(quán)要求在分承包方或本公司處對分承包方產(chǎn)品進行驗證,由供應(yīng)科作好具體安排。本公司不可把該驗證用作分承包方對質(zhì)量進行有效控制的依據(jù),顧客的驗證不能免除本公司應(yīng)提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任,也不能排除其后顧客的拒收。

5.4對分承包方的業(yè)績每季度由檢查科進行一次統(tǒng)計,其內(nèi)容包括進貨檢驗結(jié)果及生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的廢品,交付的數(shù)量和日期,有無索賠處罰記錄等并填寫《分承包方供貨情況統(tǒng)計表》,每年由技術(shù)質(zhì)監(jiān)部根據(jù)對分承包方一年來的質(zhì)量情況(實物質(zhì)量/質(zhì)量能力)、價格、服務(wù)(供貨情況、售后服務(wù))交付時間等方面按《分承包方選擇和評價控制程序》規(guī)定組織相關(guān)人員進行評價,以確保分承包方索賠率下降和最終產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。

6.相關(guān)文件

QR/HD06.02-01《月采購計劃》

QR/HD06.02-02《采購合同》