如何完善企業合同管理

每個企業都會有很多合同，大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等，小的有日常業務合同、勞動合同、租房合同、辦公用品購買合同、租賃合同等。合同管理制度的完善能夠促進企業的經濟效益、防止訴訟發生，發揮著不可替代的作用。

然而，很多企業對合同的管理往往不夠重視。我們經常會看到企業領導者們往往只關注合同管理的其中一部分，比如有些只重視簽合同的過程，履行時卻忘記依據合同條款進行就扔在一邊;有些重視合同簽署前的談判，至于合同文本上是否表達了談好的要點卻被忽略;還有一些企業認為合同履行完了就沒有用了，不進行歸檔管理;甚至有的企業不簽署合同，認為都是熟人，有口頭約定就好了。正是因為這些企業沒有對合同管理加以足夠的重視，或者雖然重視了但沒有細致到每一個環節，導致合同不但沒有給企業創造利潤，反而增加了企業的糾紛，甚至產生訴訟。

所以，筆者建議企業要全方面的對合同進行管理，發揮合同給企業帶來利潤、促進企業合規、反映企業動向的各種作用。今天本文就分四步談一下企業合同管理。

一合同簽署前

1確定簽署合同的目的

簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業各個部門的力量來對這份合同做準備工作。

2審查合同對方主體資信

現代社會是陌生人的社會，企業往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進行調查。

(1)請對方自行提供自身基本情況，如企業營業執照、稅務登記證等企業證照。

(2)必要的話，要求對方到工商局、稅務局、銀行等開具其企業的最新檔案信息。

(3)核查對方是否具有將要合作業務的資質或許可。例如要委托對方進行建設施工，則要核查是否具有相關施工資質;要加盟對方的連鎖項目，則要核查是否具有特許經營資質。

(4)調查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。

(5)在簽署重大合同時，企業應聘請獨立財務、法律服務團隊進行專業的盡職調查，如果調查結果不理想則應取消合同的簽署計劃。企業切勿不可因前期資信調查費時費力或聘請專業服務團隊費用高而不進行該項工作。如果調查結果發現交易對象確有資信瑕疵，做了資質調查對企業而言只是耗費了相應成本，沒做調查簽署了合同損失可就遠遠不止如此了。

二合同簽署時

1相關負責人分工

(1)確定談判負責人。進入合同簽署的階段就需要確認與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業的業務人員，但涉及較大合同，則需由企業業務人員、法務人員、相關技術人員等會同參加談判。

(2)確定文本內容審核負責人。文本內容的全面審核工作一般會交給法務部門，筆者認為這是一個不太合適的方式。法務故名思議是側重審核法律條款的，而且法務人員往往沒有參與合同簽署的全過程，審查內容時難免會有遺漏或者偏頗。合同是整個項目談判的呈現載體，也是日后履行中的依據，所以應由全程跟進項目的業務人員與法務人員共同負責合同內容的全面審查。

(3)須指定一人跟進合同簽署、執行的全部流程。本文將合同的簽署分為四步，這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的，如果中間被隔斷將造成合同文本內容與談判內容不符，或合同履行與合同文本約定內容不符的情況。故，應指定一人全程負責合同的整個簽署、執行過程。

2合同文本的審查

每一類型的合同有著不同的審核要點，例如買賣合同重點審查對標的物的質量約定、價款約定、數量約定等;運輸合同重點審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風險的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點進行簡單的梳理：

(1)雙方主體信息。合同首部應列明簽署合同主體的準確名稱、地址、負責人等。

(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前，一般會有“鑒于”部分，該部分主要描述了合同簽署的背景及目的，在日后發生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根本目的，或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關能力。

(3)審核合同雙方的權利義務。權利義務條款是合同的核心條款，對權利義務的描述應詳細、準確、體現合同談判結果并具有可執行性。企業的合同絕大多數是雙務合同，有權利必有義務，權利與義務應為對等或基本對等。在設定權利義務條款時不可太過傾向于自己一方，這樣的文本發給對方審核會讓對方認為我們在談判結果之上做文字游戲，沒有合作誠意，因而影響合同簽署的進度。

(4)合同通知條款的約定。因被通知方經常會以沒有收到通知為理由不認可通知內容，故我們須在合同中約定多種通知方式，并要求雙方保證通知渠道暢通，如因一方單方變更收取通知的地址，則自行承擔未收取通知的責任。現在移動互聯網應用發達，人們習慣以各種方式進行工作聯系，所以除了傳統的郵寄通知、郵件通知等方式外，還應增加微信、qq等通知指定賬號的約定。注意應對各種通知方式劃分界限，如解約通知必須書面送達、變更發貨時間必須郵件通知、即時消息僅可作日常聯絡等，以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產生糾紛。

(5)違約條款。違約條款應具有可執行性，我們不鼓勵做過度嚴苛的違約約定，這樣往往在簽署過程中影響簽約進度，在出現糾紛后也很難得到法院的支持。違約責任應與合同的權利義務條款相對應，避免出現高度概括性的違約責任條款，因為這在實踐中很難實際操作。

(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下，盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以約定在自身所在地點管轄，則退而求其次與對方協商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁，則切記保證仲裁條款有效，不可出現“仲裁或訴訟”或對仲裁機構約定不明的情況。

(7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件，例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。

3合同簽署的形式完善

(1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。

(2)騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上，要確保除落款頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的內容一致，并且由雙方在修改處進行簽署確認。

(3)自然人主體的注意內容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證件復印件留作合同附件。

(4)當面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方，而對方卻不簽署回寄也不說明情況，這時已經簽署的一方將會比較被動。另外，由于自然人簽字無法辨別真偽，故建議當面簽署或安排見證人，以能夠當面核實自然人身份防止發生代簽的情況。

三合同履行時

合同簽署完成后應交由專人保管，并嚴格按照合同約定開始履行。合同的

履行需要注意以下問題：

1、簽署合同后，應及時將原件交給存檔部門存檔，并由合同執行的負責人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合同約定內容履行合同。

2、合同執行負責人督促企業各部門推進合同履行進度，例如作為建設施工合同的發包方，既要及時提供設計圖紙、控制施工節點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下，也要按照合同約定的節點確認對方是否及時履約，如對方沒有按照合同約定履行義務，則要及時行使合同履行的三種抗辯權(同時履行抗辯權、先履行抗辯權及不安履行抗辯權)，以保證自身不會因單方繼續履行而產生更多的損失。

3、合同履行過程中若出現履行障礙應及時通知對方，并協商處理方式。很多時候合同履行出現障礙及時通知了對方可避免造成嚴重損失甚至不產生損失，而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方，因自身貨源不足無法供貨，及時通知對方后，對方可尋找其他賣家，但若臨近交貨期，則對方沒有時間再更換賣家，最終影響買家使用造成嚴重違約后果。

4、合同履行過程中注意使用約定的聯系方式，對于對方的通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發出。

5、合同履行過程中若出現對方違約，應及時采取救濟手段，進行催促或提起法律救濟程序，以免超過時效。

四合同履行后

合同履行后，應對合同進行妥善的歸檔、保管并對合同進行登記、分析。

1.合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩妥，建議企業每個合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。

2.合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。

3.合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。

4.建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應包括客戶主體信息、聯系方式、業務成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。

5.建立客戶評價系統。每簽署一份并執行完畢的合同，請客戶對本企業進行評價，以收集自身企業在合作過程中的不足，并進行對應的完善改進工作。

6.定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經紀公司中，可以按照藝人進行分類，這樣可以匯總每位藝人的業務收支情況、經紀事務發展情況，給每一個藝人團隊的發展提供數據支持;可以按照業務類型分類，這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經紀業務來源分類，這樣可以看出業務的來源是哪里，能夠促進銷售體系的完善。根據每個企業情況的不同，可以靈活的、多維度的進行匯總、分析，通過合同來反映企業的經營狀況進而調整公司經營策略。

合同簽署、履行分為四步驟，這四個步驟既有前后順序也有交叉，在實際管理中應對具體問題制定對應的管理方式。合同類型紛繁復雜，每個企業的情況也各有特點,企業要提高對合同管理的重視，結合自身情況來制定全過程、全崗位的的詳細管理模式，使合同發揮風險防控、盈利、反映企業發展等各種職能。

篇2:汽車隊合同管理辦法

　　汽車隊合同管理辦法

　　為了更好地遵循合同管理原則，依法簽訂合同，保證合同的合法性，切實履行合同，提高合同的履行率，及時處理合同糾紛，維護分公司的合法權益，推動企業建立健全機制，以誠信受約，公平交易的商業道德為前提，積極規范合同行為，加強合同監管，深入開展“重合同守信用”活動，更進一步增強法制觀念，增強合同意識，特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

　　一、合同管理組織

　　1、由分公司主管部門，分公司的主管領導張柯履行領導職責，隨時監督和指導合同的管理工作。

　　2、合同管理小組：

　　組長：副經理**

　　副組長：車隊隊長**、車隊副隊長**

　　組員：**、**、**、**

　　(一)、合同簽訂程序和審批制度

　　1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省：

　　(1)、雙方當事人要約承諾的程序，要約中確定具體內容，承諾了就要受意思約束。

　　(2)、調查核實對方簽約的資格，抵御風險能力。

　　(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

　　(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿，5萬元以上必須交經理定稿。

　　(5)、交主管領導審批。

　　(6)、交合同管理員編號蓋章。

　　(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

　　(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

　　2、合同簽訂程序完畢后，必須堅持由公司分管領導審簽的制度，否則，合同管理員不能編號蓋章。

　　(二)、合同專用章和合同文本，使用保管制度。

　　1、合同專用章和合同文本，必須妥善保管，嚴禁隨意擱放，合同專用章還必須在存檔柜中入盒，采取雙鎖保管。

　　2、合同文本原則上不能蓋空白，由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠，簽約時間緊迫時，必須征得分公司領導同意，并進行登記，方可蓋章于空白合同文本。

　　3、合同文本根據業務對象需要，給予數量，為防止丟失，原則上每一個合同不能超過5頁。

　　4、合同一經編號后，如有作廢必須交回備查，夠則不能重復請領。

　　5、貨代服務訂單，除照本制度的1、2、4條管理外，使用過的訂單存根頁，必須在用完一本時，及時交回，及時交回分公司辦公室存檔。

　　(三)、合同的變更解除處理制度

　　1、在當事人雙方協商一致意見，并請示分公司主管領導后，可以對合同進行變更或補充，補充合同或協議，仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

　　2、所有合同的變更或補充，涉及價目和金額標的時，必須經分公司班子研究決定，按分公司班子研究的意見性意見，當事人雙方才能協商，協商一致后形成文字材料審批履行。

　　3、合同中權利和義務的轉讓和修改，必須按法律規定，依據充分之后提交分公司審理批準。

　　(四)、使用法人《授權委托書》制度

　　1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

　　2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂，不委托當事人辦理。

　　(五)合同的臺帳登記和報表制度

　　1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記，健全和完善登記制度，為總結、分析、提高打下基礎。

　　2、嚴格遵守《統計法》規定，認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表，做到報表數據不失誤，報表按規定時間呈報不誤期，報表送達單位不出錯。

　　3、妥善保存合同登記臺帳和報表，使上下相連不缺欠。

　　(六)、合同擋案管理制度

　　1、合同檔案分類編號、分類保管。

　　2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

　　3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意，禁止私人關系查檔。

　　4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

　　5、合同正本分公司管理人員保管，因工作需要，業務經辦人員只保存合同復本。

　　(七)、合同管理人員工作制度

　　1、認真學習法律法規，爭做懂法，依法的內行，為分公司合同的順利履行把好關。

　　2、努力研究依法辦事的規定和材料，宣傳群眾，宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

　　3、理解合同中的違約案例，從中吸取經驗教訓，為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

　　4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題，找出隱患苗頭。

　　5、不違章違規使用合同公章和合同文本，妥善保管，杜絕事故。

　　6、保守合同秘密。

　　(八)、其他合同專項制度

　　1、銜接分公司經營管理規章規定，不與分公司規定相違背，如有發現，及時修改。

　　2、嚴格合同管理效益兼顧的制度，在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下，力求為車隊的經營創造有利條件，讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

　　二、合同管理中的簽約標準要求

　　(一)、原則上一律簽訂書面合同，用口頭形式的合同，僅限于分公司班子同意的，即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

　　(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同，不簽訂違法合同、不簽訂無效合同，不簽訂無履約能力的合同。

　　(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同，內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

　　(四)、政府規定應該簽證或備案的合同，必須及時辦理簽證或備案手續。

　　(五)、代理簽訂的合同，必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

　　(六)、力爭簽訂標準完善的合同，能做到：

　　1、標的正確、不大不小。

　　2、字跡工整、不潦草。

　　3、無涂改。

　　4、無串格。

　　5、無內容含糊混淆。

　　6、用詞提法不錯亂，法規專業用語不過時。

　　三、合同傳遞運行的程序：

　　(一)、合同簽訂蓋章完畢后，應全部先行返回分公司辦公室存檔。

　　(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

　　(三)、交由雙方當事人的合同，系統作業之用，雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作，交由財務室合同，按價格結算款額之用，私定協議調整浮動價格而無補充協議的，財務可拒絕按新的辦法結費。

　　(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

　　四、全面履行合同的管理辦法

　　(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施，除不可抗力的原因外，年度合同履約率應達100%。

　　(二)、遵守交易習慣，履行保密義務。

　　(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

　　(四)、為防止回收貨款或酬金的困難，力求找到保證措施，商簽擔保人或財產抵扣合同，努力使債權順利兌現。

　　(五)、隨時掌握合同履行狀況，清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況，及時處理和提出吃力履約困難的問題。

　　(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

　　五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

　　(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

　　(二)、考核各部門的工作時，同時合同管理和履行情況。

　　(三)、在公司的經營活動中，注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

　　(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

　　(五)、從強化合同管理中，加強和改善公司生產經營管理，提高經濟效益和社會效益。

　　(六)、與各部門的年終考核掛鉤，凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的，酌情扣發年終考核獎。

篇3:合同評審管理崗位職責任職要求

合同評審管理崗位職責

崗位職責:

1.組織合同評審

2.負責合同文檔的修改

3.負責與銷售、產品、客服及其他職能部門的溝通協調

4.與銷售人員的溝通及培訓

5.合規風控宣講

6.合同相關數據的整理及查詢等

職位要求:

1.本科以上,行政或經濟類專業,專業英語6級以上

2.工作3-5年以上,有IT企業合同評審、合同管理、商務管理經驗

3.有IT企業工作經驗,有合同評審或商務管理經驗,具有較強文字分析處理能力,清楚了解法律相關知識,性格外向,處事謹慎,溝通能力強。

4.熟練操作office,有較好的親和力,反應能力快,工作仔細認真,責任性強,具有良好的表達能力。:

合同評審管理崗位