國稅局機關檔案管理制度

　　第1條實現局機關檔案的科學管理，提高檔案工作的水平，維護檔案的完整與安全，可以更好地為機關工作服務，促進整體工作上水平。

第2條檔案的收集

　　(一)檔案是指局機關工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　(二)局機關在工作活動中形成的檔案，均應當集中到局機關的檔案室統一保管，不得分散保存。各單位要有專人兼管檔案工作。

　　1、以本局名義統一編號的“青國稅黨、青國稅任、青國稅發、青國稅函、青國稅辦發、青國稅辦函、辦便函”文件及收文，均由局機關文檔室收集、整理、歸檔。“青國稅任”文件，由人事處收集、整理、保存，并于次年1月份移交檔案室。各單位的便函，屬非正式公文，由各單位收集、整理、保存。

　　2、本機關制發的會議材料、信息、調研材料、報表、介紹信等各類非正式公文，由各責任部門負責收集、整理，并于次年1月份移交檔案室。

　　3、對于會計檔案、音像檔案、基建檔案、設備檔案、實物檔案等其它門類檔案，由各責任部門負責收集、整理，并于次年1月份移交檔案室。

　　4、市局直屬機構的正式公文，由各單位收集歸檔。

　　5、本局發的正式公文一式兩份保存。

第3條文件的歸檔。

　　(一)各單位把具有使用和保存價值的文件材料在辦理完畢后，由各單位進行整理，并移交局機關檔案室歸檔。

　　(二)局機關與外部門會辦的文件，屬本局主辦的，由本局歸檔;外部門辦的，本局協辦單位以副本歸檔。本局代上級機關草擬的文件，由上級機關歸檔，草稿和副本由本局歸檔。

　　(三)文書檔案循文件的自然形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體要求是：

　　1、應當歸檔的文件材料，必須齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應當將相應的正件與附件、請示與批復、批轉文件與原件、多種文字形成的同一文件合在一起整理歸檔，文電應當合一歸檔。

　　3、不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，跨年度的請示與批復放在復文年歸檔;沒有復文的放在請示年歸檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔。

　　4、歸檔文件材料應當按照其內部聯系、重要程度、時間順序科學排列，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;批復、批示在前，請示、報告在后;批轉文件在前，被批轉文件在后;法規性文件和其他重要文件的定稿在前，歷次修改稿在后;案件材料在前，依據性材料在后。

　　5、歸檔文件、材料以“件”為單位整理歸檔。一般以每份文件為一件，文件正本(包括附件)與定稿為一件，正文與附件為1份，原文與復制件為1件，轉發文與被轉發文為1件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文為一件。

　　6、應歸檔的電子文件(包括各版本)與紙質文件標引一致，并存入檔案數據庫。

　　7、有關歸檔文件材料的情況說明，應當填寫在備考表內;若無情況說明，也應當將整理人、檢查人的姓名填上，以示負責。備考表應置檔案盒底。8、歸檔文件應按件裝訂，永久保存的文件可采用縫紉機、棉線或不銹鋼裝訂針裝訂，其它歸檔文件及書籍、刊物等保持原裝訂狀態。

　　9、歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件、熱敏傳真紙文件應予以復制。

　　10、聲像材料應當單獨存放卷盒、像冊中，并用文字標出攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　11、歸檔文件要科學地劃分保管期限表。

第4條檔案的鑒定、利用和銷毀。

（一）檔案保管期限的劃分：

　　檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。其中，永久為50年以上，長期為16至50年，短期為15年以下。

　　1、凡是反映本局機關主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，對本機關、國家和歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。主要包括：本機關制定的屬于政策法規的文件，處理重要問題形成的文件材料，召開各種重要會議的文件材料，黨組和行政辦公會的記錄、紀要，重要的請示、報告、總結，綜合統計報表，機構演變的文件材料;上級機關頒發的屬于本機關主管業務并要貫徹執行的重要文件材料，以及對本機關領導人及對直屬單位領導人任免的文件材料。

　　2、凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考價值的文件材料，列為長期保管。主要包括：本機關一般工作問題文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，黨員、干部介紹信;直屬上級機關頒發的屬于本機關主管業務并需要貫徹執行的一般性材料，對本機關中層及一般干部的任免文件;下級機關報送的重要總結、報告、統計報表等文件材料。

　　3、凡是在較短時間內對機關有參考價值的文件材料，列為短期保管。主要包括：本機關一般事務性的文件材料;上級機關和同級機關頒發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料;下級機關報送的一般工作總結、報告等文件材料。

（二）檔案的借閱和復制。

　　1、本機關工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。但是，如果借閱非本人主管業務的涉密文件，必須經辦公室負責人批準;外單位來查閱機關檔案，必須持有單位介紹信，并經本機關辦公室負責人批準。

　　2、復制絕密文件必須經原發文機關批準，復制其它涉密或者非本人主管業務的文件必須經辦公室負責人批準。密碼電報一律不得復制。

　　3、檔案借閱者必須遵循有關規定，履行必要的手續，一般只限在檔案室查閱，若因特殊情況確需借出檔案室，須經辦公室負責人批準，并負有保護檔案安全完整的責任。借閱文件不得涂損，不得轉借他人，閱完及時歸還。借閱絕密、機密檔案，還負有保密的責任，違者按照有關規定處理。

　　4、檔案利用結束后，應辦理退還手續，并由借閱人員認真填寫利用效果登記。

（三）檔案的銷毀。

　　局機關檔案室銷毀確無保存價值的檔案時，應當寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由、原保管期限、數量和簡要內容，連同編寫的銷毀清冊，經有關業務單位領導和辦公室負責人審核，報分管局領導批準后，方可銷毀，并在原案卷目錄上注銷。在銷毀檔案時，要與局機關負責安全保衛的單位取得聯系，指定兩人以上監銷，并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。

篇2:機關單位的檔案管理制度

第一條為進一步加強本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，特制定本制度。

第一章檔案人員崗位職責

第二條檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

第三條嚴格執行檔案工作各項制度，加強檔案的日常管理和保護、利用工作。

第四條對本局各部門的檔案工作進行業務指導。

第五條維護本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報本機關領導批準后執行。

第六條機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后才能離開崗位。

第二章檔案歸檔制度

第七條凡是本局在各項活動中形成的，具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的文件材料，均屬歸檔范圍。

第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數均應齊全、完整。

第九條歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準確。

第十條會計檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點后簽字。

第三章檔案保管制度

第十一條檔案庫房實行專人負責管理，庫房鑰匙應妥善保管。

第十二條要定時做好庫房內溫濕度記錄，庫房溫度保持14―240c之間，濕度保持在50―65%之間。

第十三條庫房內有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，檔案庫房內不得堆放雜物。

第十四條綜合檔案室應建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。

第十五條定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復制和其它技術處理。

第四章檔案保密制度

第十六條嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴防丟失或泄密。

第十七條查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的，須經分管領導批準同意，并辦理借閱手續，按期收回。

第十八條檔案人員不得泄露檔案內容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉借和擅自復制。

第十九條外單位來本局查閱檔案時，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經有關領導批準后方可調閱。

第二十條機密文件只能查閱，一律不得外借和復制。

第五章檔案利用制度

第二十一條利用檔案必須愛護檔案材料，嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復制，須經檔案人員審核，確認無誤后加蓋證明章方能有效。

第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個星期，如果需要延期，應辦理續借手續。

第二十三條檔案歸還時，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發現有損壞案卷現象，按有關規定予以處理。

第二十四條任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權拒絕提供利用。

第二十六條利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果。

第六章檔案安全制度

第二十七條本局檔案工作實行統一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全。

第二十八條對本局規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據為已有，也不得擅自銷毀。

第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現行檔案，主要供本系統及有關單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴格按照本制度第四、五章執行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內設密集架，配備空調、消防器材等設備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

第三十二條工作人員離開檔案室時應切斷電源，關好門窗。

第七章檔案統計、鑒定、移交和銷毀制度

第三十三條凡按規定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊，以作統計入庫數據。

第三十四條建立檔案、資料、設備等實物統計臺帳，做到記錄正確，帳物相符。

第三十五條在各科室檔案進檔案室前，要對準備移交的檔案進行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。

第三十六條對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定，剔除無保存價值的材料，確保檔案的質量。

第三十七條銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間，確實沒有必要保存時，才予銷毀。

第三十八條凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報告，說明銷毀理由，經本局領導審查后才能銷毀，銷毀文件時由兩人監督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點，銷毀人要簽名、蓋章。

第八章會計檔案管理辦法

第三十九條會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和憑證。

第四十條會計檔案是本局的重要檔案之一，應由機關綜合檔案室集中統一管理。

第四十一條本局各部門應指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責范圍，明確專人負責。

第四十二條會計檔案當年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。

第四十三條檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個別需要拆封重新整理的，應當由原所屬部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

第四十四條檔案室對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴格執行安全和保密制度。

第四十五條檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。

第四十六條會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經本局領導批準后銷毀。

第四十七條在銷毀會計檔案時，應由檔案人員和所屬部門共同派人監督，監銷人在銷毀會計檔案時嚴格把關，并認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。