公文是公務(wù)機構(gòu)依法履行職能的一種重要工具，公文處理本身就是一種有特定法律后果的法律行為。為此，以公文處理活動為對象，充分建立和實施相關(guān)的法律規(guī)范、制度規(guī)范就成為一種客觀的必需。新中國建立以來，我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對公文處理法規(guī)建設(shè)給予了必要的重視，并作出了不懈的努力。早在建國之初的1951年9月，中央人民政府政務(wù)院就頒布了新中國第一個公文處理方面的行政法規(guī)《公文處理暫行辦法》，1955年和1956年*中央先后制定了黨內(nèi)規(guī)章《中國共產(chǎn)黨中央和省(市)級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》、《中國共產(chǎn)黨縣級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行辦法》。其后，經(jīng)過多次反復(fù)的修訂或全面更新，黨政兩大系統(tǒng)分別頒行了各自的公文處理法規(guī)[1]：《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》(經(jīng)*中央批準(zhǔn)，*中央辦公廳1996年5月發(fā)布);《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國務(wù)院辦公廳1987年2月發(fā)布，1993年11月修訂)。

　　幾十年來，我國黨政機關(guān)公文處理法規(guī)建設(shè)工作，無論對維護公文的法定效力功用，還是在更高層面上對規(guī)范和改善管理、保障國家和公民權(quán)益、提高工作質(zhì)量和工作效能，都發(fā)揮了非常有益、有效的作用。但同時，我們也不能不認(rèn)識到，與其他領(lǐng)域相比，與時代的需要和要求相比，公文處理法規(guī)建設(shè)也還存在一些不足，存在一些不夠完善之處。我們有必要充分認(rèn)識、努力彌補這些不足，使公文處理法規(guī)不斷趨于完善。本文作者不揣冒昧，僅就《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》《國家行政機關(guān)公文處理辦法》兩個法規(guī)中所反映的情況，大膽就進一步完善我國黨政機關(guān)公文處理法規(guī)建設(shè)的若干問題提出一些不夠成熟的意見，歡迎批評指正。

（一）應(yīng)進一步充分體現(xiàn)與“立法”宗旨相一致的“立法”精神。

　　在《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中都有對自身“立法”宗旨的明確表述，盡管具體文字有所不同，但實質(zhì)內(nèi)容是一致的，都可以概括為：規(guī)范管理(規(guī)范化)、改善管理(科學(xué)化)、提高工作效能、確保公文質(zhì)量。對屬于機關(guān)內(nèi)部程序性規(guī)范的公文處理法規(guī)而言，以此為“立法”宗旨，無疑是正確的，而且它們也在具體規(guī)范中得到了較好的體現(xiàn)。但如果用更高的要求來衡量，筆者認(rèn)為，在法規(guī)中還應(yīng)當(dāng)更充分地體現(xiàn)和貫穿與這一宗旨相一致的“立法”精神。如“制度面前人人平等”精神;“權(quán)利與義務(wù)、利益與責(zé)任對等并完整”精神;“服務(wù)基層”精神;“簡化便利”精神等。

　　公文處理所以要以統(tǒng)一法規(guī)制度的形式實現(xiàn)規(guī)范化，在一定意義上，就是要利用“法規(guī)制度面前人人平等，人人正當(dāng)權(quán)益被維護，人人受相關(guān)規(guī)范約束”的特點，為上上下下各個部門、各級各類工作人員共同參與、分散進行的公文處理活動定規(guī)矩，以建立秩序，確保質(zhì)量和效能。但在目前的法規(guī)中，多數(shù)具體規(guī)范是針對“下級機關(guān)”“下級工作人員”的，而且主要是規(guī)定他們的責(zé)任和義務(wù)的：“上報的公文，必須……”“下級機關(guān)要……。相對的，對“領(lǐng)導(dǎo)者”，對“上級機關(guān)”的規(guī)范中責(zé)任義務(wù)方面的規(guī)定不多，而多數(shù)是“上級機關(guān)有權(quán)……”。我們姑且不從法理精神上去談問題，就從實施效果方面看，這種對上約束少、責(zé)任少而權(quán)利多，對下約束多、責(zé)任重而權(quán)利少的不對稱現(xiàn)象，對保證公文處理效能和質(zhì)量都是不利的。因為對公文處理過程來說，其中對公文產(chǎn)生效力影響最大的是作為機關(guān)和部門法定代表的各級領(lǐng)導(dǎo)者和他們的活動;效力最大、強制力最強，一旦出錯，負(fù)面影響最大的也是上級機關(guān)制發(fā)和處理的文件，如果領(lǐng)導(dǎo)者、上級機關(guān)不能平等地受到規(guī)范的約束，全面提高工作效能和質(zhì)量當(dāng)然就難成現(xiàn)實。

　　同任何一種管理工具一樣，簡化、便利的公文及其處理活動才是最有效的，最有質(zhì)量保證的。“簡單就是可靠”“便利更有生命力”已經(jīng)被越來越多的管理者所認(rèn)同。在公文處理過程中，超過實際需要的多樣性從來都是公文質(zhì)量與公文處理效能的大敵，我們有極大的必要以科學(xué)的簡化手段進行斗爭。實踐告訴我們，在公文處理這樣一個在黨政機關(guān)內(nèi)部幾乎人人參與的工作活動中，不能期望所有的參加者都能成為公文處理的專家，因此，有關(guān)的制度、方法、程序應(yīng)盡可能在功能不變的前提下化繁為簡。因為只有簡單方便，才易于被人們有效掌握，才便于推行，才可以對所有的人嚴(yán)格要求;也只有簡單方便，才可以降低操作難度，減少中間轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，使公文處理過程少出現(xiàn)差錯，進而提高公文的質(zhì)量。這種簡化便利的精神在現(xiàn)有的公文處理法規(guī)中已經(jīng)得到一定程度的體現(xiàn)，如在最近幾次修訂過程中就都對公文文種進行了簡化。但筆者認(rèn)為，這種簡化的范圍和力度還都有進一步擴大和增強的必要和可能條件。

　　就以公文文種為例，現(xiàn)有黨政機關(guān)公文處理法規(guī)規(guī)定的文種都有十幾種之多。我們知道，一般情況下，對事物種類劃分得越細，事物之間的區(qū)別就越微小，也就越不易于界定事物。有一點實踐經(jīng)驗的人都清楚，當(dāng)一個并非公文專家的機關(guān)工作人員要動筆寫一份公文，而他所面臨選擇的公文文種有十幾種時，要精確把握文種間精細的差別，完全正確地選好文種決非易事。這可能正是現(xiàn)實工作中文種用錯的公文滿天飛的原因之一。公文處理管理部門對文種不正確的公文當(dāng)然想管，無奈不能準(zhǔn)確選擇文種的人太多了，“法不責(zé)眾”(這樣做當(dāng)然不對，但控制能力畢竟有限，違者太眾，責(zé)不勝責(zé))只好聽之任之，或者糾一下大錯，放一批小錯。這樣的結(jié)果是非常有害的，規(guī)范使用文種的目的(使人們只看文種這一兩個字，就能清楚對方與自己是什么關(guān)系，文件內(nèi)容對自己的行為有什么影響)達不到不說，還會使法規(guī)的嚴(yán)肅性遭到破壞，使法規(guī)的效力大打折扣。所以，與其如此，還不如對文種作進一步的簡化，種類再少一些，相互間的界限更清楚一些，多數(shù)人經(jīng)過簡單培訓(xùn)就能正確掌握。在這樣的基礎(chǔ)上，對少數(shù)人的錯誤就可以堅決糾正，只要有錯，大錯小錯都不放過。

(二)應(yīng)增強黨政機關(guān)公文處理法規(guī)中規(guī)范內(nèi)容統(tǒng)一一致的程度。

　　公文處理規(guī)范的一個重要特點是強調(diào)規(guī)范內(nèi)容的統(tǒng)一一致，這其中的道理非常簡單。公文處理是一種信息溝通活動，而一切有效信息溝通的前提條件都是要保持“符號體系”的統(tǒng)一一致性，“符號體系”的統(tǒng)一程度越高，信息的溝通過程就越短捷，轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)就越少，出現(xiàn)錯誤的幾率也就越低。這當(dāng)然就意味著信息溝通有了更好的效能和質(zhì)量保證。但目前在我國黨政兩大系統(tǒng)適用的公文處理法規(guī)中，還存在一些本應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一一致，也可以統(tǒng)一一致，但實際上卻作了各不相同，甚至完全相反的規(guī)定的情況。這種人為造成的多樣性，已經(jīng)給黨政機關(guān)的公文處理工作帶來了一些本不該有的困難和損失。

　　我們必須承認(rèn)，黨的機關(guān)與行政機關(guān)地位不同、職能不同，具體活動方式也有所區(qū)別，而且這些不同和區(qū)別，必然給服務(wù)于機關(guān)職能的公文處理活動帶來一些各具特點的影響。但是，在我國，中國共產(chǎn)黨的執(zhí)政黨地位，以及黨組織與行政機關(guān)的關(guān)系模式，決定了黨的機關(guān)與行政機關(guān)在公文處理方面的客觀共同點要遠遠大于它們之間的差別。它們之間的公文往來最密切，幾乎沒有一個黨的機關(guān)不處理來自行政機關(guān)的公文，也沒有一個行政機關(guān)不同黨的機關(guān)公文打交道，而且現(xiàn)行的管理體制還需要同級黨政機關(guān)經(jīng)常性地聯(lián)合制發(fā)同一公文。在這種情況下，黨政機關(guān)在公文處理規(guī)范方面的不一致，特別是在“接口”方面的差異，就不可避免地成為妨礙有效溝通的障礙。

　　筆者認(rèn)為，目前黨政機關(guān)各自的公文處理法規(guī)中需要就如下幾個方面取得盡可能大的統(tǒng)一一致：有關(guān)的概念的統(tǒng)一，特別應(yīng)就反映工作活動及其流程的工作術(shù)語等作出統(tǒng)一的規(guī)定，保證其從詞形到釋義的完全一致，以建立起共同的工作語言;有關(guān)公文文種的統(tǒng)一，主要是針對黨政機關(guān)通用的公文文種統(tǒng)一規(guī)定其名稱、性質(zhì)和適用范圍，要保證對同一文種的所有表述完全一致;有關(guān)公文格式的統(tǒng)一，主要是針對公文的基本式樣，有關(guān)尺寸規(guī)格，各部分內(nèi)容的位置及排列規(guī)則作出一致規(guī)定，盡量減少黨政公文在格式方面不具備實質(zhì)意義的差別;行文規(guī)則基本精神的統(tǒng)一，也就是針對既適用于黨的機關(guān)，又適用于行政機關(guān)的規(guī)則作出一致性的規(guī)定。

（三）應(yīng)在公文處理法規(guī)內(nèi)容體系中補充完善一部分具有基本性的內(nèi)容。

　　在黨政機關(guān)公文處理活動不斷面臨新的客觀環(huán)境條件，不斷面臨新的客觀要求的情況下，公文處理法規(guī)需要補充一些新的內(nèi)容，以對新要求作出回答，滿足客觀環(huán)境條件的需要。

　　筆者認(rèn)為，在舉國強調(diào)依法治國，強調(diào)黨在憲法法律范圍內(nèi)開展工作，強調(diào)依法行政的情況下，公文處理法規(guī)中應(yīng)適時地就公文處理所涉及的一些法律問題積極作出規(guī)定。如公文生效要件問題(制發(fā)者要件、內(nèi)容要件、程序要件、外部形態(tài)要件等);公文效力范圍問題(公文時間效力范圍、空間效力范圍、機構(gòu)效力范圍、人員效力范圍等);公文效力等級問題(效力等級的劃分及各等級公文間的關(guān)系);公文失效的條件及其確認(rèn)，失效公文的處置(撤銷、終止、中止等);公文不同文稿、文本的效力問題;公文附件效力問題;一些特殊公文，如電子文件的效力認(rèn)定問題，公文復(fù)制品的實際效力認(rèn)定問題，公開發(fā)布公文的效力認(rèn)定問題等。

　　筆者還認(rèn)為，公文處理法規(guī)中還應(yīng)有針對性地就客觀實際工作中迫切需要確立的一些帶基本性的規(guī)則作出規(guī)定。如公文文種的選用規(guī)則，行文規(guī)則中的越級行文條件、多級行文條件、聯(lián)合行文條件、抄送公文條件，以及機關(guān)內(nèi)部外部會商(很多機關(guān)又稱其為會簽)程序、公文審批簽發(fā)程序等。

（四）應(yīng)更加講究“立法”技術(shù)，使公文處理法規(guī)本身就成為典范公文。

　　公文處理法規(guī)是“管”公文的特殊公文，為了提高自身的質(zhì)量，同時也為其他公文樹立樣板，它自身就應(yīng)當(dāng)是一個精品公文、典范公文。要做到這一點，需要現(xiàn)有的公文處理法規(guī)繼續(xù)在具體技術(shù)層面上精益求精。

　　在“立法”技術(shù)方面，現(xiàn)有公文處理法規(guī)應(yīng)當(dāng)更講究：

　　●用語的規(guī)范和精確。特別要注意使同一法規(guī)中表達同一概念的詞語從詞形到詞義前后一致，必要時還應(yīng)保持對相同類型事物和概念表達時所使用的句式大致相同。一定要禁絕同一概念用多種詞語表達，不同概念用同一詞語表述。要避免或者盡可能減少使用“一般”“原則上”等表意不確切的詞語去界定是與非，確認(rèn)程度和范圍。

　　●歸類的合理和準(zhǔn)確。要科學(xué)設(shè)置類項，使同類事項集中，不同類的事項分開。一定不要割裂事項間最密切的邏輯聯(lián)系與時間聯(lián)系，避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。

　　●排列的有序和科學(xué)。項目的排列應(yīng)有合理的次序，既要注意遵從習(xí)慣和慣例，更要注意根據(jù)工作規(guī)律，根據(jù)具體情況確定排序的依據(jù)。究竟是按事物發(fā)展的時序，按工作程序，按提出問題――分析問題――解決問題的事理邏輯層次，按事件構(gòu)成要素的邏輯次序，還是按構(gòu)成事物總體的各“部分”的性質(zhì)及相互關(guān)系排列，應(yīng)認(rèn)真加以分析和研究。

　　●結(jié)構(gòu)安排的規(guī)矩和有效。要尊重規(guī)范性文件在結(jié)構(gòu)安排方面的規(guī)范性，如以條為基本表達的單位，分章表述時，每一章至少包括兩條內(nèi)容等。還要講究閱讀和執(zhí)行效果，如盡可能用主題句概括出每一條規(guī)則之后，再詳細說明具體要求;……。

（五）應(yīng)認(rèn)真做好規(guī)劃工作，在既有法規(guī)的基礎(chǔ)上形成公文處理規(guī)范體系。

　　同許多人的看法相同，筆者也認(rèn)為，現(xiàn)有公文處理法規(guī)，不管是黨的機關(guān)的，還是行政機關(guān)的，都給人一個很明顯的感覺，這些法規(guī)規(guī)范的各項內(nèi)容之間涉及對象面的大小、規(guī)范自身的規(guī)格，規(guī)范內(nèi)容的精細程度都有非常大的差別。同一法規(guī)，有的規(guī)范寥寥數(shù)句，概括出的是非常重大的原則，有的則用幾句甚至一個不短的段落定義公文中一個符號的含義和使用方法;有的規(guī)范是堅定不移地講“必須如何如何”，有的則為保持對所有情況的適應(yīng)，不得不犯規(guī)范性文件的禁忌講“一般應(yīng)如何如何”。筆者覺得，之所以會出現(xiàn)這樣一些問題，主要是由于我們讓一個法規(guī)負(fù)載了一個規(guī)范體系的重負(fù)。也就是說，現(xiàn)在的一個法規(guī)所承載的應(yīng)當(dāng)是一個公文處理規(guī)范體系所應(yīng)當(dāng)負(fù)擔(dān)和能夠負(fù)擔(dān)的。對于這樣一個涉及面寬，技術(shù)性比較強的公文處理活動來說，如果要進行規(guī)范，單靠一兩個法規(guī)是遠遠不夠的，必須建立一個包含有若干個法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他規(guī)范的的規(guī)范體系。為此，要完善公文處理法規(guī)的建設(shè)，必須盡快改變目前靠一個法規(guī)頂天下的局面。這需要我們認(rèn)真進行規(guī)劃，合理地進行分工，按照客觀的規(guī)律性去建設(shè)規(guī)范體系。

　　按照筆者的初步設(shè)想，公文處理規(guī)范體系應(yīng)當(dāng)由這樣兩部分規(guī)范構(gòu)成，一類是可以自主創(chuàng)設(shè)規(guī)則、主要涉及基本性問題的;另一類是對前一類起補充說明作用和具體執(zhí)行作用、涉及各種操作性方法程序的。前一類是強制性規(guī)范，是典型的和真正意義上的法規(guī)。后一類則可以既有強制性規(guī)范;又可以實事求是地包含一部分供執(zhí)行單位自主選擇，一經(jīng)選定就要不折不扣執(zhí)行的選擇性規(guī)范;還可以包括一部分旨在進行方法指導(dǎo)，并不要求不折不扣實施的推薦性規(guī)范。這樣硬的就是硬的，軟的就是軟的，原則的就是原則的，具體的就是具體的，粗的就是粗的細的就是細的，宏觀的不涉及微觀問題，微觀的也不“侵入”宏觀的領(lǐng)域，各種規(guī)范各司其職、各負(fù)其責(zé)、各有側(cè)重，各講各自的話，各實現(xiàn)各自的功能。

篇2:黨政機關(guān)公文處理工作條例（全文）

第一章總則

第一條為了適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機關(guān)和國家行政機關(guān)(以下簡稱黨政機關(guān))工作需要，推進黨政機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

第二條本條例適用于各級黨政機關(guān)公文處理工作。

第三條黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化隊伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

第七條各級黨政機關(guān)辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。

第二章公文種類

第八條公文種類主要有：

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

(十一)請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

(十四)函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

(十五)紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。

(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

(七)標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。

(八)主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

(十三)印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十一條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

第十二條公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。

第十五條向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

(一)原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。

(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán);屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。

(三)下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。

(四)請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(五)除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。

(六)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。

第十六條向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

(一)主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

(三)黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。

(四)涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。

(五)上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。

第十七條同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

(二)一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

(三)內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。

(四)文種正確，格式規(guī)范。

(五)深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

(六)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

(七)機關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第二十條公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：

(一)行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

(二)內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī);是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。

(三)涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

(四)文種是否正確，格式是否規(guī)范;人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。

(五)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行初核。

第二十一條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十二條公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

第六章公文辦理

第二十三條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條收文辦理主要程序是：

(一)簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細記載。

(三)初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

(四)承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

(五)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

(七)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第二十五條發(fā)文辦理主要程序是：

(一)復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核;需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。

(二)登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

(三)印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

(四)核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。

第二十六條涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十七條需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。

第七章公文管理

第二十八條各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委(黨組)的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

第三十條公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。

第三十一條公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行;需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。

涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。

經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十二條復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。

復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。

第三十三條公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效;公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。

第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第三十七條新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關(guān)合并或者撤銷時，相應(yīng)進行調(diào)整。

第八章附則

第三十八條黨政機關(guān)公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關(guān)規(guī)定處理。

第四十條其他機關(guān)和單位的公文處理工作，可以參照本條例執(zhí)行。

第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第四十二條本條例自20**年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和20**年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行。

篇3:機關(guān)公文處理制度

××機關(guān)公文處理制度

第一章總則

第一條為使廳機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合廳機關(guān)實際，制定本制度。

第二條廳機關(guān)的公文處理工作應(yīng)堅持實事求是的原則，嚴(yán)格按國家和本制度的規(guī)定進行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

第三條廳辦公室主管廳機關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級單位的公文處理工作，主要任務(wù)是：

（一）依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，制定廳機關(guān)公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度，并負(fù)責(zé)組織實施；

（二）負(fù)責(zé)廳機關(guān)的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；

（三）起草、校核以廳和廳辦公室名義制發(fā)的公文；

（四）負(fù)責(zé)公文處理中的督促檢查工作；

（五）負(fù)責(zé)公文處理中的安全保密工作；

（六）對下級單位公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

（七）負(fù)責(zé)與公文處理有關(guān)的其他工作。

第四條廳辦公室負(fù)責(zé)公文處理工作的人員應(yīng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵守紀(jì)律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。

第五條廳機關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內(nèi)各種事務(wù)。

第二章公文種類

第六條公文必須按國家規(guī)定的文種行文，公文的種類主要是：

（一）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

（三）指示

適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的原則。

（四）公告、通告

“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)秒相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（凡請上級機關(guān)指示或者批復(fù)的公文，不得用“報告”）

（八）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)有關(guān)事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）

（九）批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

（十）函

適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批復(fù)。（即使是向有關(guān)主管部門“請求”批復(fù)，也不得用“請示”）

（十一）會議記要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等部份組成。

（一）發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文可以用主辦機關(guān)也可以用幾家機關(guān)的名稱，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。（文號應(yīng)編主辦機關(guān)的文號）

（二）秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標(biāo)注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標(biāo)注在首頁的密級欄內(nèi)。“絕密”、“機密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

（三）緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“緊急”，標(biāo)注在首頁右角上，有秘級時，收標(biāo)注在其下方位置。緊急電報應(yīng)當(dāng)標(biāo)首頁的等級欄內(nèi)，標(biāo)明“特急”、“加級”、“平級”。

（四）發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年份、序號，不般位于發(fā)文機關(guān)之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內(nèi)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（五）上報公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人姓名，一般標(biāo)注在發(fā)文字號右側(cè)。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名上下排列，排列順序與發(fā)文機關(guān)一致。

（六）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡明扼要地概括公文主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號，批轉(zhuǎn)公文，標(biāo)題應(yīng)當(dāng)避免使用重復(fù)用語。

（七）主送機關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，位于標(biāo)題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關(guān)的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關(guān)可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應(yīng)當(dāng)注明附件序號。附件應(yīng)當(dāng)在首頁左上角注明附件序號。附件一般應(yīng)當(dāng)與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應(yīng)當(dāng)在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。

（九）公文會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發(fā)文機關(guān)一致。蓋印章的公文一般一再標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱。落款需署領(lǐng)導(dǎo)人姓名的，應(yīng)當(dāng)冠其職務(wù)。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標(biāo)明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標(biāo)明“（此頁無正文）”。

（十）成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

（十一）文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上報的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞，主題詞標(biāo)注在文件末頁抄送機關(guān)之上。

（十二）公文件的抄送機關(guān)標(biāo)注在主題詞之下、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間之上。

第八條公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標(biāo)題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。

公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型（297×210）。左側(cè)裝釘。

第四章行文規(guī)則

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sp;第九條湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權(quán)范圍內(nèi)可以獨立對外行文，

上行文：向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關(guān)部委匯報、請示工作。

平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務(wù)，答復(fù)請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權(quán)范圍內(nèi)向不相隸屬單位行文。

第十條各行業(yè)管理局和二級單位在職權(quán)范圍內(nèi)可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權(quán)對外行文。

第十一條本單位可以和同級黨委、軍隊機關(guān)、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

第十二條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，除領(lǐng)導(dǎo)交辦事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人。

第十三條報告中不得夾帶請示事項。

第五章收文辦理

第十四條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十五條收文應(yīng)當(dāng)有專人負(fù)責(zé)登記。標(biāo)明秘密等級的公文、上級機關(guān)的公文、報送本機關(guān)的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應(yīng)編號登記。

第十六條文件分發(fā)應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發(fā)，機密件和絕密件的封口應(yīng)當(dāng)加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。

第十七條需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或交有關(guān)部門辦理。緊急公文應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。

第十八條承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者說不宜本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。

第十九條擬草公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點符號準(zhǔn)確，編幅力求簡短。

（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體年月日。

（四）轉(zhuǎn)發(fā)公文應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)發(fā)文件的責(zé)任者和公文標(biāo)題。

（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結(jié)構(gòu)層次不宜過多。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。

（八）二級單位代廳擬稿，應(yīng)當(dāng)按公文格式打印或者用方格紙謄正，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽署上報。（并附報文稿磁盤）

第二十條公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十一條公文本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。

第二十二條審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。圈閱要注明時間。

第二十三條草擬、修改和簽批公文，應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。不得在裝訂線外書寫。

第二十四條公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否和有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和有關(guān)規(guī)定。

第二十五條上級行政機關(guān)的秘密公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印外，經(jīng)廳領(lǐng)導(dǎo)人或辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印、復(fù)印，翻印、復(fù)印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復(fù)印。不得密電明復(fù)，明電密電混用。

第二十六條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

第二十七條凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發(fā)室應(yīng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發(fā)送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發(fā)室應(yīng)提供復(fù)制件。如轉(zhuǎn)發(fā)公文，應(yīng)將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。

第二十八條廳辦公室應(yīng)當(dāng)根據(jù)來文內(nèi)容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領(lǐng)導(dǎo)批示，或者發(fā)送有關(guān)處室、部門辦理。緊急公文應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。

除特殊情況外，廳領(lǐng)導(dǎo)不受理未經(jīng)辦公室登記、注批的公文。

第二十九條對需送幾位廳領(lǐng)導(dǎo)傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應(yīng)隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領(lǐng)導(dǎo)另有指示外，不應(yīng)將公文在廳領(lǐng)導(dǎo)之間自行傳遞。

第三十條經(jīng)廳領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發(fā)室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。

第三十一條各承辦處室、部門應(yīng)當(dāng)抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權(quán)范圍或者不適宜本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回廳辦公室并說明理由。

第三十二條送廳領(lǐng)導(dǎo)批示或者有關(guān)處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。

第三十三條公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關(guān)會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結(jié)束后一個月內(nèi)交檔案室歸檔。

第六章發(fā)文處理

第三十四條凡以本廳名義和廳

辦公室名義制發(fā)的公文筆調(diào)，首頁均應(yīng)用《湖南省交通廳發(fā)文稿紙》。文稿制作后，由主辦單位負(fù)責(zé)人簽字后經(jīng)有關(guān)處室會簽，再送辦公室核稿。未經(jīng)辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

第三十五條行文應(yīng)確有必要，注重實效，控制數(shù)量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當(dāng)面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀(jì)要和廳領(lǐng)導(dǎo)在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。

第三十六條送核文稿應(yīng)做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文風(fēng)端正，同時要力求文字精煉，用語規(guī)范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。

第三十七條廳辦公室應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)文稿校核工作。文稿校核的基本任務(wù)是協(xié)助廳領(lǐng)導(dǎo)保證公文質(zhì)量。文稿校核的內(nèi)容是：

（一）報批程序是否符合規(guī)定；

（二）是否確需行文；

（三）內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)行文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

（四）涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見，履行了會簽手續(xù)；

（五）所提措施和辦法是否切實可行；

（六）人名、地名、時間、數(shù)字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種、公文格式是否符合有關(guān)規(guī)定。

核稿人員應(yīng)樹立高度的政治責(zé)任感和工作責(zé)任感，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業(yè)務(wù)，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴(yán)格把關(guān)，防止失誤和疏漏。

第三十八條對確無必要行文的公文文稿，應(yīng)提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領(lǐng)導(dǎo)審定。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不予行文的，應(yīng)終止核稿。

第三十九條文稿如需作較大修改，應(yīng)與起草單位協(xié)商或請其修改。

第四十條文稿由辦公室核稿后，應(yīng)送分管廳領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽發(fā)，最后送機要室編寫文號。

轉(zhuǎn)發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā)，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統(tǒng)對口業(yè)務(wù)部門發(fā)函，一般由處室、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要的經(jīng)主管廳領(lǐng)導(dǎo)同意后簽發(fā)。

第四十一條凡與外單位聯(lián)合行文的，應(yīng)由其他單位簽發(fā)后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關(guān)處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領(lǐng)導(dǎo)審定。文件內(nèi)容以我廳業(yè)務(wù)為主的，編我廳文號；業(yè)務(wù)以其他單位為主的，由其他單位編文號。

第四十二條文稿印發(fā)后，應(yīng)將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。

第四十三條凡本廳產(chǎn)生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回并負(fù)責(zé)分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室（送）寄。廳機關(guān)及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。

文印事務(wù)

第四十四條廳辦公室打字室、復(fù)印室負(fù)責(zé)廳機關(guān)文印事務(wù)，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關(guān)各處室、部門的業(yè)務(wù)性材料、簡報等，應(yīng)由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復(fù)印室印制文件、材料，須經(jīng)廳辦公室負(fù)責(zé)人同意。

第四十五條打字室、復(fù)印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務(wù)，需印件應(yīng)先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數(shù)量，統(tǒng)籌安排后，交打字室、復(fù)印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質(zhì)量上的問題，各處室、部門亦應(yīng)告知辦公室處理，一般不直接同打字室、復(fù)印室聯(lián)系。

第四十六條打字室、復(fù)印室應(yīng)熱情為機關(guān)服務(wù)，準(zhǔn)確熟練地掌握和使用公文排印標(biāo)準(zhǔn)，努力提高文印效率和質(zhì)量。在保證質(zhì)量的前提下，對緊急或重要公文應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)打印完畢。送印件集中時，應(yīng)按照輕重緩急，抓緊處理。

第四十七條復(fù)印室應(yīng)堅持定時開機復(fù)印。非急件，每天上午11：00―12：00，下午4：30―5：30，急件經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，隨到隨印。

第四十八條厲行節(jié)約。廳機關(guān)各處室、部門應(yīng)盡量減少文件、材料，打字室、復(fù)印室應(yīng)杜絕浪費，熟練掌握速印、復(fù)印技巧，嚴(yán)格按核定數(shù)量印制公文。

第四十九條廳機關(guān)機要工作制度、檔案工作制度另行制定。