ZH物業(yè)公司公文處理辦法

為使公文處理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,提高公文處理的效率和質(zhì)量,現(xiàn)根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合本公司實(shí)際,制定本辦法。

一、公文的處理

1.公文的處理主要包括:公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀。

2.公文處理的基本原則是:及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、保密。

二、公文格式

1.發(fā)文單位名稱在公文正上方。

2.發(fā)文字號(hào):包括發(fā)文年度、發(fā)文單位代號(hào)和發(fā)文順序號(hào),按序標(biāo)識(shí)下方,文件為:"中航物管京字[年號(hào)]第**號(hào)";通知為"**BJT[年號(hào)]-(文號(hào))";規(guī)章制度為"**BJG[年號(hào)]-(文號(hào))";文函為"**BJH[年號(hào)]-(文號(hào))";日常管理工作手冊(cè)為"**-BJ-RC-文件號(hào)/(表格號(hào))";設(shè)施設(shè)備管理工作手冊(cè)為"**-BJ-SB-文件號(hào)/(表格號(hào))";環(huán)境管理工作手冊(cè)為"**-BJ-HJ-文件號(hào)/(表格號(hào))";消防管理工作手冊(cè)為"**-BJ-*F-文件號(hào)/(表格號(hào))";安全管理工作手冊(cè)為"**-BJ-AQ-文件號(hào)/(表格號(hào))"。

3.正文:主送單位、部門名稱及內(nèi)容。

4.公文用紙用公司統(tǒng)一印制的信簽紙(16K)。

5.文尾:發(fā)文單位、時(shí)間、主題詞、抄送(抄報(bào))部門、印發(fā)部門、簽發(fā)人、份數(shù)等。

三、公文的審批簽發(fā)程序

1.行文稿先由行文部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽名,再送行政部核稿,不屬急件,一般不得將文稿呈送分公司經(jīng)理。

2.需會(huì)簽的,送會(huì)簽部門審稿,然后由行政部將符合要求的文稿送分公司經(jīng)理簽發(fā)。

3.行政部編號(hào)簽字并交文員打印。

4.其它各部門均不得直接安排文員打印。

四、公文辦理

1.登記公文,應(yīng)將公文的標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、發(fā)往機(jī)關(guān)、份數(shù)、收發(fā)時(shí)間、附件及辦理情況等逐項(xiàng)記載清楚,以便今后核查收回和銷毀。

2.分發(fā)公文

(1)一切外來(lái)公函,統(tǒng)一由行政部文秘簽收、登記并及時(shí)分送。

(2)根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容,由行政部主任提出處理意見(jiàn),填寫《文件閱辦單》,送經(jīng)理閱示,或根據(jù)需要交有關(guān)部門辦理。

3.承辦公文是指接受辦理下級(jí)單位請(qǐng)示的公文和其它需要批復(fù)的公文,以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。承辦請(qǐng)示的公文,先交行政部,由行政部登記后呈報(bào)經(jīng)理閱示,經(jīng)經(jīng)理閱示后送相關(guān)部門執(zhí)行或協(xié)調(diào)處理,時(shí)限一般不得超過(guò)一周。重要事項(xiàng)和重要問(wèn)題的請(qǐng)示,可直接送經(jīng)理審閱后批復(fù),時(shí)限不得超過(guò)三天。承辦公文部門要提高效率,及時(shí)催辦和跟蹤,避免延誤。

五、公文檔案的管理

1.凡是記述和反映本公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),具有查考價(jià)值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價(jià)值的文件,均由行政部文秘統(tǒng)一管理,第二年上半年完成上一年度的文秘立卷歸檔工作。

2.各部門代表分公司參加各種會(huì)議帶回的文件,均不得自行保管和銷毀,須轉(zhuǎn)交行政部,實(shí)行統(tǒng)一管理;行政部文秘對(duì)歸檔文件按事理分類、編號(hào),確定保管期限。

3.對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件,要逐一填寫清單,經(jīng)行政部主任審批,并在收、發(fā)文本上注明,一年后予以銷毀。

4.借閱文件,應(yīng)經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)后方可。未經(jīng)同意,不得抄摘和復(fù)印。

5.各部門應(yīng)建立相關(guān)制度,管理好本部門收到的各類文件資料,及時(shí)做好立卷、歸檔和銷毀工作,有關(guān)分公司的工作情況通報(bào)和規(guī)章制度應(yīng)及時(shí)傳達(dá)到全體員工。

篇2:工程建設(shè)指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規(guī)則

第三條行文要注重實(shí)效,少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長(zhǎng)可短的公文要簡(jiǎn)短。

第四條向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,報(bào)送的公文應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題;因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)。報(bào)表、總結(jié)材料、情況說(shuō)明、特殊書信等各類文件須經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)人審定后,方可報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人。

第五條向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問(wèn)題,應(yīng)一文一事,不在非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他處室業(yè)務(wù)范圍時(shí),應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后上報(bào)。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人,::領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室人員通過(guò)會(huì)議等渠道接收的公文,返回單位后,應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時(shí),要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡(jiǎn)報(bào),避免該辦的文件漏辦。

(三)分發(fā)。對(duì)不需辦理的閱件和簡(jiǎn)報(bào)。按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)人按領(lǐng)導(dǎo)人分工或科室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對(duì)緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)科室辦理,并提出辦理時(shí)限,原件呈處領(lǐng)導(dǎo)閱示。對(duì)需要幾個(gè)科室承辦的公文,應(yīng)明確一個(gè)科室牽頭。對(duì)篇幅較大的文件,可擬請(qǐng)有關(guān)科室摘錄提要后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見(jiàn)及時(shí)將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。對(duì)需貫徹執(zhí)行的文件,要批示貫徹執(zhí)行的具體方案與意見(jiàn),對(duì)需辦理和答復(fù)的要注明承辦部門及承辦時(shí)限,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦過(guò)的公文,要在來(lái)文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時(shí)發(fā)送有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門辦理。

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按批示注明的時(shí)限辦結(jié)。未注明時(shí)限的一般公文應(yīng)在7日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在當(dāng)天退回辦公室并說(shuō)明理由。

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時(shí)反饋辦理情況。催辦過(guò)程要及時(shí)記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報(bào)一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對(duì)辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報(bào)。

第八條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負(fù)責(zé)撰擬文稿。重要文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或處領(lǐng)導(dǎo)親自起草,或列出提綱、論點(diǎn),由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭(zhēng)取時(shí)間。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

1、符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2、情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

6、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡(jiǎn)稱。

(二)審核。擬文科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文稿應(yīng)由撰稿人親自送審,并說(shuō)明擬文因由、依據(jù)、目的。在辦理過(guò)程中的發(fā)文文稿應(yīng)做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,有無(wú)行文依據(jù),批件是否返還辦公室,是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

文稿送審過(guò)

程中,擬稿人應(yīng)當(dāng)與核稿人保持聯(lián)系,以便及時(shí)說(shuō)明情況。對(duì)內(nèi)容比較簡(jiǎn)單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對(duì)重要件、急件或有重大問(wèn)題要修改的,應(yīng)同擬稿人共同研究修改。

對(duì)內(nèi)容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開(kāi)行文的,文秘人員提出處理意見(jiàn)后,可退回?cái)M稿科室。

經(jīng)過(guò)終審的文稿,如內(nèi)容改動(dòng)較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)

經(jīng)會(huì)簽、審核后的文稿,由處主要負(fù)責(zé)同志或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn),并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,::領(lǐng)導(dǎo)人一般不接收和簽收未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號(hào)、確定印制份數(shù)以及對(duì)不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應(yīng)按照緩急度排列,一般不超過(guò)2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對(duì)。由擬稿人校對(duì),重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改動(dòng)公文內(nèi)容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復(fù)印件后,辦公室裝訂。附件應(yīng)采用16開(kāi)型紙張,圖紙等A3型的附件應(yīng)在右下邊緣折疊對(duì)齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(九)分發(fā)傳遞。由辦公室負(fù)責(zé)封裝、郵寄,并分送公文交換站,機(jī)要文件不得通過(guò)公文交換站交換,傳遞公文必須及時(shí),準(zhǔn)確、安全、保密。

第九條立卷。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定對(duì)具有查考和保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。工程項(xiàng)目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對(duì)沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級(jí)的公文,應(yīng)登記造冊(cè),由2人監(jiān)銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水,嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水,不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批和修改。

第十二條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長(zhǎng)期保存,凡需存檔的,須用復(fù)印件送領(lǐng)導(dǎo)批示。

第十三條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁(yè)查閱;查閱密級(jí)公文案卷,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十五條本辦法自印發(fā)之日施行。

篇3:某工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

工程監(jiān)理公司機(jī)關(guān)公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成:

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;

(二)秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機(jī)密”,公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào),緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明份數(shù)序號(hào);還應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。年份須使用方括號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào);

(四)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí),在原文件標(biāo)題前加轉(zhuǎn)發(fā)字樣;連續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)可沿用原轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題,在正文中說(shuō)明行文機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)過(guò)程;

(五)主送單位應(yīng)用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱;

(六)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時(shí)間之前附件順序和名稱。報(bào)送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)件不作為附件處理;

(七)公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時(shí),聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)按順序加蓋印章;

(八)成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn):聯(lián)合下文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);

(九)上報(bào)的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的公文主題詞表標(biāo)注主題詞。上報(bào)其他部門和下發(fā)的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標(biāo)注。主題詞標(biāo)注在抄送欄上左側(cè),詞目之前要有適當(dāng)?shù)脑~目間隔;

第二條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂,右下緣對(duì)齊;

第二章行文規(guī)則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對(duì)省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對(duì)同級(jí)各單位;下行文指對(duì)直屬各部室及各項(xiàng)目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機(jī)關(guān)各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級(jí)機(jī)關(guān)行文;

第五條請(qǐng)示應(yīng)逐級(jí)上報(bào),無(wú)特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示。必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí),應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)越級(jí)請(qǐng)示的公文,除特殊情況外,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回;

第六條“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事,只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)用抄報(bào)或抄送形式,但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)一文數(shù)事的請(qǐng)示公文,收文機(jī)關(guān)有權(quán)退回重辦。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;

第七條“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)報(bào)告中夾帶請(qǐng)示的公文,收文機(jī)關(guān)只按報(bào)告處理,不予答復(fù);

第八條上行的公文必須按規(guī)定的份數(shù)報(bào)送。份數(shù)不足的,收文機(jī)關(guān)可要求發(fā)文機(jī)關(guān)補(bǔ)足或退回重報(bào)。上報(bào)省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報(bào)公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報(bào)總公司的公文,屬于營(yíng)運(yùn)管理處職責(zé)范圍的(包括收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政、稽查、中控等),直接報(bào)營(yíng)運(yùn)管理處,由營(yíng)運(yùn)管理處負(fù)責(zé)處理。需總公司領(lǐng)導(dǎo)批示的,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批閱。涉及財(cái)務(wù)方面的,要抄送總公司財(cái)務(wù)處。屬于總公司機(jī)關(guān)其他各處室職責(zé)范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀(jì)檢及行政事務(wù)等),主送有關(guān)處室的,直接送各有關(guān)處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室辦理;

第十條聯(lián)合上報(bào)的公文,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商一致,并交有關(guān)部門會(huì)簽;如有關(guān)方面意見(jiàn)不一致,應(yīng)當(dāng)在會(huì)簽欄如實(shí)反映;

第十一條減少重復(fù)行文。對(duì)需貫徹執(zhí)行的上級(jí)行政機(jī)關(guān)公文,凡上級(jí)文件已有明確規(guī)定,本級(jí)無(wú)需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復(fù)印件上加蓋復(fù)制單位或部門印章后下發(fā)。凡能面對(duì)面協(xié)商解決的問(wèn)題以及可以口頭、電話請(qǐng)示、報(bào)告的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發(fā)文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外,不得將公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員通過(guò)會(huì)議等渠道接收的公文。返回單位后,應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時(shí),要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡(jiǎn)報(bào),避免該辦的文件漏辦;

(三)分發(fā)。對(duì)不需辦理的閱件和簡(jiǎn)報(bào),按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)人分工或各部室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)應(yīng)力求準(zhǔn)確、可行。對(duì)緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)部室辦理,并提出辦理時(shí)限,原件呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。對(duì)需要多個(gè)部室承辦的公文,應(yīng)明確一個(gè)部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見(jiàn)及時(shí)將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)批辦過(guò)的公文,要在來(lái)文登記簿上批送給某一部門,并發(fā)送有關(guān)部門處理;

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按規(guī)定時(shí)限辦結(jié),一般公文在15日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回公司辦公室并說(shuō)明理由;

下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的公文,上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地研究,及時(shí)處理和答復(fù)。問(wèn)題重大或協(xié)調(diào)處理復(fù)雜,不能按時(shí)辦結(jié)的,應(yīng)主動(dòng)將辦理情況告知呈報(bào)機(jī)關(guān);

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)同志要求限期辦理的公文,應(yīng)重點(diǎn)催辦,并及時(shí)反饋辦理情況。催辦過(guò)程要及時(shí)記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報(bào)一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對(duì)辦文拖拉、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報(bào);

第十四條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭

指示,由辦公室或有關(guān)部室工作人員負(fù)責(zé)撰擬。

草擬公文應(yīng)做到:

1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;

2.情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅簡(jiǎn)短;

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日;

4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位;

6.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡(jiǎn)稱;

(二)審核。擬文部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審,辦公室分管文秘工作的負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),各部門不得越級(jí)直送。審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

經(jīng)過(guò)終審的文稿,如內(nèi)容改動(dòng)較大、層次勾劃較亂、辨認(rèn)困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)。文頭為“安徽省高等級(jí)公路工程監(jiān)理有限公司文件”的,由公司領(lǐng)導(dǎo)按工作分工簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn),并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號(hào)、確定印制份數(shù)以及對(duì)不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦?？樣?yīng)按照緩急程度排列,一般不超過(guò)2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對(duì)。由擬稿人校對(duì),重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改印公文內(nèi)容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)用印。

(八)分發(fā)?？樣『玫墓挠赊k公室統(tǒng)一裝訂、分發(fā)、封裝。

(九)傳遞。報(bào)送總公司機(jī)關(guān)的文件,應(yīng)送總公司公文交換站交換。對(duì)于急件、機(jī)要件不得通過(guò)公文交換站交換。傳遞公文必須及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

第十五條立卷。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定對(duì)具有查考和保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進(jìn)行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進(jìn)行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結(jié)束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項(xiàng)目結(jié)束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對(duì)沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的多余文件,經(jīng)鑒別清點(diǎn)后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標(biāo)密級(jí)的公文,應(yīng)登記造冊(cè),由2人監(jiān)銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。嚴(yán)禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍(lán)墨水或紅墨水。不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批或修改。

第十八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機(jī)關(guān)文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點(diǎn)、指定案卷及張頁(yè)查閱;查閱密級(jí)公文案卷,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并做好登記。公文案卷禁止外借。