商業大廈物業管理制度與檔案建設

1完備的管理工具

管理工具并非我們日常所用的手工工具和器材,而是**在**開展物業管理服務工作所需的依據--各類支持性文件。

**物業管理支持性文件由《業主公約》、《物業管理委托合同》、《用戶手冊》和各類《管理規章制度》構成。

1.1《業主公約》是一份所有業主均需簽署的有法律依據的文件,訂明所有業主所應負的責任及所享有的權利,并制定了各業主應互相遵守的管理規章及條例。當出現違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費及違章改變物業用途等違反管理條例的事項),《業主公約》亦賦予物業管理者權力及方法去禁制此類現象。

1.2《物業管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應盡義務及享有的權利,簽約各方均需遵從,違者將承擔相應的法律責任。

1.3《用戶手冊》是根據**實際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質。

1.4**的《管理規章制度》。

1.5**積累多年物業管理工作的豐富經驗,建立有一整套富有操作性的規章制度系統,使各管理項目有章可循,有法可依。1996年,**引入ISO9000質量體系,作為規章制度的重要組成部分,通過不斷地補充和完善,為物業管理水平的提高發揮了重要作用。

1.6**項目屬于現代化高檔物業,要求具有完善可行的規章制度系統,滿足其各項使用要求。**以完善的規章制度和ISO9000體系為基礎,結合《全國城市物業管理條例》和《全國城市物業管理示范大廈考評標準》的總體要求,提煉、形成**物業管理規章制度體系:(見下頁圖)

圖1管理規章制度結構圖

**管理規章制度目錄表1

序號制度類型制度目錄

1公眾制度精神文明公約

治安管理規定

電梯管理規定

消防管理規定

清潔衛生公約

綠化管理規定

裝修管理規定

入伙管理制度

物業接管驗收管理制度

公用設施維護管理制度

臨明用電、用水管理規定

垃圾收集與處理管理制度

衛生消殺管理制度

2崗位職責主任崗位職責

副主任崗位職責

客戶服務中心職責

序號制度類型制度目錄

部長崗位職責

部長助理崗位職責

綜合部職責

部長崗位職責

人力資源主管崗位職責

后勤采購崗位職責

檔案文員崗位職責

會計崗位職責

出納崗位職責

倉管崗位職責

工程部職責

部長崗位職責

電氣工程師崗位職責

通迅工程師崗位職責

結構工程師崗位職責

維護班崗位職責

維修工崗位職責

運行班崗位職責

管理部職責

部長崗位職責

物業助理崗位職責

安管班長崗位職責

大廈接待崗位職責

安管員崗們職責

消防監控員崗位職責

巡邏崗崗位職責

門崗崗位職責

義務消防員崗位職責

停車場道口崗崗位職責

停車場收費員崗位職責

3員工考核員工量化考核辦法

員工量化考核標準

獎懲條例

序號制度類型制度目錄

員工守則

4行政管理員工行為規范

員工招聘及辭退(離職)規定

員工培訓制度

員工勞動管理規定

員工食堂管理規定

員工宿舍管理規定

員工服裝管理規定

辦公物品管理規定

公文處理辦法

檔案管理、保密、借閱制度

物資采購管理規定

倉儲管理規定

合同簽訂管理規定

5財務管理財務管理制度

財務公開監管制度

工資管理制度

收費管理辦法

有償服務收費制度

6客戶服務客戶服務中心工作流程

投訴處理和分析工作流程

意見調查和回訪工作流程

日檢工作流程

周檢工作流程

有償服務工作流程

業主請修工作流程

7工程管理機電設備管理工作制度

供電管理制度

配電房管理規定

供配電設備設施運行管理規程

供配電設備設施維修保養規程

給排水管理制度

給排水設備設施運行管理規程

2檔案資料的建立與管理

物業檔案資料的建立與管理是物業管理工作的重要組成部分?？茖W、規范的檔案管理可以為專業的物業管理提供有力的支持。針對**實際情況,我們擬采取系統化、電腦化的管理手段,對**物業檔案進行全面的收集和管理。

2.1檔案資料的建立及分類

2.1.1檔案資料的建立

a.采取系統化、科學化、電腦化的先進手段收集儲存資料。

b.將收集的資料進行細分,分類標準嚴格按照建設部《關于修訂全國物業管理示范大廈標準及有關考評驗收工作的通知》發布后的新標準執行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。

c.按照資料載體的類型采用恰當安全保存方式。

d.所有資料檔案實行"雙檔"(電腦檔案、文本檔案)管理。

2.1.2檔案資料的分類

檔案資料分類表

表2類別資料內容

基礎資料工程建筑產權資料A:規劃圖紙、項目批文、用地批文

B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

C:拆遷安置資料、丈量報告

工程技術資料A:紅線圖、總平面圖

B:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

C:工程合同、工程預決算

D:工程設計變更通知及技術核算單

E:竣工圖:1.單位建筑、結構、設備竣工圖2.附屬工程及地下管網竣工圖

F:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調、弱電、消防及智能化竣工驗收證明書

G:鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

H:新材料、構配件的鑒定合格證書

I:供水、供電、電梯、消防、空調及智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調及智能化等設備技術資料

J:砂漿、混凝土塊試壓報告

K:綠化工程竣工圖

L:其它技術資料

接管驗收資料A:接管驗收手續

B:接管驗收備確認憑證

C:接管驗收物業本體確認憑證

管理合同資料A:前期物業管理服務協議

B:物業管理委托合同

物業管理委員會資料A:籌備成立文件

B:成立后運行文件

基金資料維修基金的建立、管理、使用、續籌的規定

管理目標及方案A:爭創物業管理"示范小區"規劃

B:物業管理實施方案

類別資料內容

公眾制度資料A:業主手冊

B:裝飾裝修管理規定

C:**業主公約

D:公眾制度

基礎管理員工管理資料A:員工個人資料、聘用表

B:員工業績考核及獎罰記錄

C:員工培訓計劃和培訓考核記錄

D:員工勞動合同

E:員工外出考評及參加演練記錄

F:員工住房及內務管理記錄

計算機管理資料A:計算機管理軟件及使用說明

B:計算機網絡管理及記錄

行政文件資料A:管理處值班及督察記錄

B:政府部門及主管領導部門文件

C:**及業主單位相關文件

D:規章制度、通知、通報等文件

E:接待來訪參觀記錄表

業主、客戶資料A:業主、客戶管理資料、業主公約、裝修檔案、費手托收協議

B:業主、客戶檔案

C:業主、客戶維修檔案

客戶反饋資料A:服務質量回訪記錄表

B:客戶意見調查、統計記錄

C:客戶投訴及回訪處理記錄

維修資料A:維修申報表

B:維修服務派工單

C:維修回訪記錄表

房屋管理及維修養護標識導示資料A:大廈棟號、樓層、房號平面示意圖

B:引路方向平面圖

類別資料內容

大廈房屋安全管理類A:禁止違章搭建及裝修的規定及處理記錄

B:裝修驗收記錄

C:房屋安全檢查記錄

共用設備管理綜合類A:設備安全運行規程

B:各設備運行崗位責任制度

C:定期巡回檢查記錄

D:維護保養記錄

E:運行記錄

F:設備維修檔案

G:設備機房管理規定

H:相關崗位技術人員資質證書

供電系統A:送電、停電通知及記錄

B:臨時用電管理措施

C:停電應急處理措施

D:運行月報表

弱電系統A:智能化設施運行記錄

B:智能化設施定期保養記錄

消防系統A:消防24小時值班記錄

B:消防設施設備清單

C:消防設施設備使用方法

D:消防應急方案、消防疏散示意圖

E:相關消防宣傳資料及法規

F:火災隱患檢查記錄

電梯系統A:電梯準用證

B:年檢合格證

C:電梯操作及保養人員資質證書

D:電梯應急處理措施及記錄

類別資料內容

給排水系統A:大廈用水、供水管理制度

B:業主用水、節水計劃

C:給排水設施安全檢查記錄

D:水池清理記錄

E:二次供水衛生許可證

F:水質化驗單

G:操作人員衛生健康許可證

H:限水、停水通知及相關記錄

I:供水設備周圍環境檢查記錄

J:應急處理方案及相關記錄

K:運行月報表

空調采暖系統A:中央空調運行記錄

B:中央空調故障處理方案及記錄

C:中央空調保養記錄

D:采暖設備保養記錄

E:運行月報表

共用配套設施資料A:共用配套設施統計表

B:共用配套設施維修養護計劃及記錄

共用管線資料A:地下管網圖

B:違章架空管線處理記錄

照明設施A:道路、樓道、大堂公共照明統計表

B:安管人員訓練計劃和考核記錄

安管及車輛管理安管資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

B:安管人員訓練計劃和考核記錄

C:社區安全防范措施

D:查崗記錄、閉路電視監控系統錄相帶

E:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

車輛及停車場管理資料A:停車場出入登記記錄

B:交通疏導圖

C:停車場安全防范措施及設施記錄

D:車輛管理記錄、車輛詳細資料

類別資料內容

車輛及停車場管理資料A:停車場出入登記記錄

B:交通疏導圖

C:停車場安全防范措施及設施記錄

D:車輛管理記錄、車輛詳細資料

環衛設施資料A:環衛設備、工具統計表

B:環衛設備、工具更換記錄

清潔衛生管理資料A:清潔衛生檢查標準及記錄

B:國家環保標準:排煙、排污、噪音

C:處理污染事件記錄

D:消殺垃圾清運記錄

E:水池清洗記錄

F:外墻清洗記錄

綠化資料A:綠化規劃圖紙

B:綠化設施統計表

C:綠化保養計劃及記錄

D:綠化檢查標準及記錄

社區文化資料A:活動計劃實施方案、總結記錄

B:社區文化活動圖片及錄像記錄

C:傳媒報導

D:文化活動場所等設施使用情況

經濟效益A:物業管理費用收繳統計表

B:有償經營服務統計表

C:物業管理整體項目經營統計表

社會效益A:本物業管理項目所獲取榮譽稱號

B:輿論相關報導

3物業檔案資料的管理

3.1檔案資料管理運作流程

重要資料接收必須指定負責人驗收,完善交接手續后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報等)按照**制定的文件管理程序發放及接收手續、并立卷歸檔。

圖2檔案資料建立及管理運作流程示意圖

3.2檔案資料管理要求

a.綜合部設檔案管理員。

b.檔案資料由綜合部統一管理。

c.明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。

d.采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應的儲存、保管方法。

e.對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理,借閱、復印等必須經審批方可。

f.綜合部主任負責審批檔案保存數量、保存期限以及是否有效和作廢。

g.注重檔案管理信息開發,根據工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。

h.綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。

i.要求全體員工樹立檔案意識、保密意識、嚴格執行《檔案管理制度》。

篇2:中建集團項目建設檔案管理制度

zz集團公司項目建設檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統,根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定,結合公司實際情況,制定本管理制度。

第二條本規定適用于集團公司及所屬企業項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

第二章項目檔案管理職責

第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網絡。落實項目檔案工作所需經費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統情況,上報項目評優和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:

(一)建立健全項目檔案工作各項規章制度;

(二)收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統;

(三)對勘察、設計、施工、監理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監督指導;

(四)檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,參加檔案專業培訓,具有專業技術技能。

第六條項目勘察、設計、施工、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據相關要求,完成各自職責范圍與合同規定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章項目檔案的管理

第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應按照檔案管理有關規定與標準,明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業;分別向幾個單位發包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業或由集團企業委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團企業應采取拍照、錄像等方式,將項目開發建設前后的新舊面貌和開發建設過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。

第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建筑設計規范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。

第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關規范、標準和規章制度,確保其真實、完整和有效。

第四章項目檔案的登記和驗收

第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續建、收尾和竣工試生產的建設項目,應及時做好檔案登記工作。

第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:

(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產或使用的需要;

(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;

(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項目檔案驗收前,由集團企業組織項目勘察、設計、施工、工程監理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內容包括:

(一)項目建設及項目檔案管理概況;

(二)保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施;

(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質量狀況;

(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;

(五)存在的問題及解決措施。

第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負責復查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。

第五章項目檔案的移交

第十八條項目整體竣工驗收后三個月內,建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續,明確移交檔案的內容、數量等,并有完備的清點、簽字等交接手續;建設單位轉為生產單位的,按企業檔案管理要求辦理。

第六章附則

第十九條本制度由集團公司負責解釋。

第二十條本制度自下發之日起施行。

篇3:地產集團建設工程檔案管理制度

某地產集團建設工程檔案管理制度

為規范公司工程檔案管理工作,根據國家、地方工程檔案管理有關規定,結合我司的特點,制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求

(一)工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。

(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統一采用A4規格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、

索引、保管、統計

(一)工程檔案的收集

文件形成后,文件形成責任人(經手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄:“序號”以一份文件為單位,“責任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌?。未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后30日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后60日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

(八)工程檔案的索引

工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號如:第1卷1.1.1-1

專業號如:基建類1為1.1.1

工程代號如zz花園首期為1.1

樓盤代號如zz花園代號為1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計,及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級,監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執行。

本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發布之日起執行