項目物業服務中心日檔案、資料管理辦法

檔案資料管理運作流程圖:(略)

l、檔案資料收、發管理程序

物業服務中心重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過物業服務中心經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能分卷立檔。

物業服務中心日常管理文件(如物業服務中心通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接收手續,并分卷立檔。

2、檔案資料管理要求

采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

電腦文件由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,定期清除過期失效文件。

原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以利查閱者及時找到有效的文件。

檔案的鑒定必須由物業服務中心經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

檔案組卷按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,并按不同業務部門分柜保存。

專人負責檔案保管,做到檔案標識清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

檔案室內保管環埯要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當的干燥劑用以防潮。檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

針對本項目物業檔案資料特點.制定嚴格的檔案保密制度,對檔案資料的安全保密管理向業主負責。

以上物業服務中心的檔案、資料管理方式。在確定合作關系后,將參照政府機關的有關規定予以改善,以期符合委托方的委托要求。

物業服務中心在項目物業管理期限后,如雙方不再續約,將毫無保留地將完整的全套檔案資料移交給委托方(**市機關事務管理局)。

篇2:特種設備檔案資料管理制度辦法

特種設備檔案資料管理制度

一、目的

為做好特種設備檔案資料管理工作,明確公司特種設備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司特種設備檔案資料管理工作。

三、規定內容

1、特種設備檔案資料主要包括以下內容:

1.1特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;

1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書;

1.3特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄;

1.4特種設備的日常運行狀況記錄;

1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;

1.6特種設備運行故障和事故記錄;

2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料,應指派專人負責特種設備檔案資料的保管工作。

3、特種設備安全管理機構應設立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應永久保存。

4、根據需要本單位可另外專門設立特種設備檔案資料管理機構。

篇3:某基建規劃處檔案資料管理辦法

基建規劃處檔案資料管理辦法

檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發揮檔案的作用,使之更好地服務于工作,特制訂本辦法。

一、文件材料歸檔范圍:

1、院外文件:按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。

3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。

4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。

5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。

二、檔案的使用與管理:

1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理,以維護檔案資料的完整和安全。

2、工作需要借閱檔案,根據相關規定辦理手續。檔案借出后,、借閱者應對檔案負責,不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案,負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。

4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。

三、文件傳閱和處理:

收到文件,要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

2、分發到有關科室的文件必須登記在案。

3、文件一般不外借,如確需借閱,應進行詳細登記,并限期歸還。

4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。

四、組織

1、處成立檔案管理領導小組,負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

2、各科室應明確專人負責檔案工作。

五、其他

1、未盡事宜由處負責解釋。

2、本辦法自公布之日起執行。

z醫學院基建規劃處