物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定

1目的

對(duì)與管理中心質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于中心與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3職責(zé)

3.1管理中心綜合管理部負(fù)責(zé)中心工作手冊(cè)的編制、修訂工作;中心綜合管理部負(fù)責(zé)中心業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的歸集、保管工作。

3.2管理處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的編制、使用和保管。

3.3中心文員和管理處客服負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的歸集、整理和歸檔。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1公司下發(fā)的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理中心文員和管理處客服負(fù)責(zé)保存。

4.1.2作業(yè)指導(dǎo)類文件分為兩類

a.管理中心(處)工作手冊(cè),管理處運(yùn)行體系的常用實(shí)施細(xì)則:包括管理標(biāo)準(zhǔn)(員工守則、員工行為規(guī)范、崗位職責(zé)、管理制度等),工作標(biāo)準(zhǔn)(崗位任職要求、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)等),技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)規(guī)范、作業(yè)規(guī)程、質(zhì)量控制規(guī)范等),質(zhì)量記錄表單等,由管理中心(處)自行使用、保存。

b.其他質(zhì)量管理體系文件:可以是針對(duì)特殊服務(wù)、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存,重大質(zhì)量計(jì)劃(涉及多部門或公司的計(jì)劃)報(bào)公司行政與人力資源部備案。

4.2文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放。

4.2.1中心作業(yè)指導(dǎo)書類文件的編寫由綜合管理部負(fù)責(zé),中心經(jīng)理負(fù)責(zé)審核,管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。

4.2.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書類文件由管理處負(fù)責(zé)編寫,中心綜合管理部負(fù)責(zé)審閱,中心經(jīng)理負(fù)責(zé)審核,管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。

4.2.3經(jīng)審核批準(zhǔn)的文件,均需報(bào)公司行政與人事部備案,中心和管理處作業(yè)指導(dǎo)書由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)放,文件的發(fā)放、回收填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.2.4文件編寫或修改需征求相關(guān)部門、管理處意見時(shí),文件編寫人填寫《文件會(huì)簽單》附于文件首頁(yè)由相關(guān)部門、管理處負(fù)責(zé)人簽閱確認(rèn)。

4.2.5管理中心和管理處根據(jù)需要發(fā)放作業(yè)指導(dǎo)書分冊(cè)時(shí),須進(jìn)行登記,中心由中心綜合管理部負(fù)責(zé)中心作業(yè)指導(dǎo)書分冊(cè)的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,管理處由客服人員負(fù)責(zé)管理處作業(yè)指導(dǎo)書分冊(cè)的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.3文件受控標(biāo)識(shí)

文件分為:"受控"和"非受控"兩類,凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行相關(guān)的文件均為受控文件。所有受控文件必須在該文件上加蓋"受控"章、分發(fā)號(hào)章(整套文件在封面上加蓋,無(wú)封面的單份文件在文件首頁(yè)右上角加蓋)。質(zhì)量記錄、業(yè)主手冊(cè)及上墻文件不加蓋"受控"章但屬受控文件。非受控文件不進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

4.4文件的領(lǐng)用

4.4.1質(zhì)量管理體系文件發(fā)放時(shí),文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收記錄》中簽收。

4.4.2因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號(hào)不變,并收回相應(yīng)舊文件;丟失補(bǔ)發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效,發(fā)放部門做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

4.5文件的保存、作廢與銷毀

4.5.1文件的保存

a.文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后,文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》;

b.中心綜合管理部文員(管理處客服)負(fù)責(zé)中心(管理處)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件保存,并編制《受控文件清單》。

c.與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、安全的地方;

d.管理中心(處)公用文件由管理中心文員(管理處客服員)保管。

e.管理中心文員(管理處客服員)應(yīng)及時(shí)填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》;

f.任何人不得在受控文件上亂涂改或?qū)⑹芸匚募阶酝饨?以確保文件的清晰、易于識(shí)別、檢索和保密。

4.5.2文件的作廢與銷毀

a.所有失效或作廢文件,由管理中心文員(管理處客服員)及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出,交由中心綜合管理部,統(tǒng)一上交公司行政與人力資源處理,防止作廢文件的非預(yù)期使用;

b.為某種原因需保留的作廢文件,由行政與人力資源加蓋"作廢"印章保存;

c.對(duì)要銷毀的作廢文件,由行政與人力資源部填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

4.5.3文件的借閱、復(fù)制

借閱、復(fù)制質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》,由管理中心(管理處)負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向中心文員或管理處客服員借閱、復(fù)制(復(fù)制文件必須由客服員標(biāo)識(shí)登記后發(fā)放)。

4.6對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

相關(guān)質(zhì)量記錄

1.《文件發(fā)放、回收記錄表》ZC-01/B01

2.《受控文件清單》ZC-01/B02

3.《文件更改申請(qǐng)單》ZC-01/B03

4.《文件會(huì)簽單》ZC-01/B04

5.《文件借閱、復(fù)制記錄表》ZC-01/B05

6.《文件銷毀申請(qǐng)單》ZC-01/B06

7.《文件修改控制頁(yè)》ZC-01/B07

篇2:嘉燃集團(tuán)技術(shù)文件管理規(guī)定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無(wú)效技術(shù)文件使用,確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)活動(dòng)符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,制定本規(guī)定。2.范圍:安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。3.職責(zé):由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件的采購(gòu)、整理編目和發(fā)放,以及過(guò)期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)發(fā)放到本部門的技術(shù)文件的日常使用和保管。4.過(guò)程:4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃?xì)庑袠I(yè)類、特種設(shè)備類。4.2技術(shù)文件的采購(gòu):由各生產(chǎn)部門根據(jù)各自需要提出采購(gòu)需求,報(bào)安全質(zhì)監(jiān)部初審后報(bào)分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過(guò)后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購(gòu)。4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個(gè)鐵皮書架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實(shí)1人負(fù)責(zé)管理;4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進(jìn)行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)F、技術(shù)規(guī)范J)第二部分代表專業(yè)(燃?xì)庑袠I(yè)R、安全生產(chǎn)A、特種設(shè)備T、工程建設(shè)類G)第三部分代表頒布時(shí)間或更新時(shí)間第四部分代表該文件的順序號(hào)。第五部分代表該文件共采購(gòu)3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說(shuō)明:2009年頒布的燃?xì)庑袠I(yè)法律法規(guī)。并建立編號(hào)與文件名稱對(duì)照表,便于檢索,對(duì)照表如下:編號(hào)名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)消防法》4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質(zhì)監(jiān)部在確認(rèn)有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門填寫《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。編號(hào)文件名稱領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)消防法》管線所張山2009.10.2技術(shù)文件部門領(lǐng)用后由部門負(fù)責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價(jià)賠償。4.3.3技術(shù)文件的借閱技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時(shí),借閱人員填寫《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時(shí)間二個(gè)月,超過(guò)二個(gè)月歸還再辦理借閱手續(xù)。編號(hào)文件名稱借閱人借閱時(shí)間歸還時(shí)間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收安全質(zhì)監(jiān)部每三個(gè)月對(duì)技術(shù)文件的有效性進(jìn)行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫《技術(shù)文件作廢登記表》編號(hào)名稱作廢或更新時(shí)間數(shù)量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。

篇3:工程部資料文件管理規(guī)定

工程部資料與文件管理規(guī)定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴(yán)格按照ISO9001規(guī)定的管理程序進(jìn)行。

2、工程部工程資料和文件必須體現(xiàn)工作責(zé)任的可追溯性,如出現(xiàn)追溯性不強(qiáng)或資料上分不清責(zé)任的情況,資料管理人員與相應(yīng)工作環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員對(duì)資料工作和資料反映的相關(guān)工作環(huán)節(jié)負(fù)全責(zé)。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性,如出現(xiàn)資料失真或不準(zhǔn)確、不及時(shí)的情況,資料管理人員與資料反映的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人和相關(guān)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人對(duì)該工作負(fù)全責(zé)。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項(xiàng)目為單位對(duì)工程資料進(jìn)行檢查,并將檢查結(jié)果納入績(jī)效考核。