物業(yè)公司辦公管理制度(十二)

[1工作例會(huì)制度

為加強(qiáng)公司管理,提高各部門(mén)工作效率,促進(jìn)各部門(mén)管理人員的責(zé)任心,特建立公司工作例會(huì)制度。

1、每周五下午4點(diǎn)召開(kāi)工作例會(huì),各部門(mén)經(jīng)理參加。

2、工作例會(huì)內(nèi)容為:

*各部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)本周工作情況及下周工作計(jì)劃;

*部門(mén)間工作協(xié)調(diào)、配合;

*各部門(mén)經(jīng)理工作建議;

*公司工作安排;

3、工作例會(huì)原則上為60分鐘。有話則長(zhǎng),無(wú)話則短。

4、本制度一經(jīng)確立,不再另行通知。非緊急事務(wù)處置,不得請(qǐng)假。

5、如遇公司特殊工作安排,不能按時(shí)開(kāi)會(huì),開(kāi)會(huì)時(shí)間另行通知。

6、會(huì)議地點(diǎn):**物業(yè)公司本部。

[2會(huì)議紀(jì)律

為了加強(qiáng)本公司會(huì)議期間紀(jì)律的管理,同時(shí)使會(huì)議制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高會(huì)議效率,促進(jìn)各部工作的協(xié)調(diào),結(jié)合公司的實(shí)際情況特制定此紀(jì)律、本制度。

1、參加會(huì)議人員必須提前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng),不得遲到、早退,不得中途退出會(huì)議。

2、與會(huì)人員須帶好筆記本,做好記錄,積極發(fā)言,踴躍提出各種合理化的意見(jiàn)和建議,同時(shí)注意保持會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生,維持會(huì)場(chǎng)秩序。

3、參會(huì)人員原則上不予請(qǐng)假,因特殊情況不能參加會(huì)議的,須向總經(jīng)理請(qǐng)假。

4、參會(huì)人員在會(huì)場(chǎng)內(nèi)應(yīng)關(guān)閉手機(jī)等通訊工具(特殊需要除外),集中精力開(kāi)好會(huì)。

5、不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)交頭接耳、閑談,不準(zhǔn)吸煙、吃零食。

6、會(huì)議期間不會(huì)客,不處理與會(huì)議無(wú)關(guān)事務(wù),不得帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

7、注意做好會(huì)議保密工作,沒(méi)有要求傳達(dá)的有關(guān)問(wèn)題,不得自行傳達(dá)、擴(kuò)散。

[3禮儀接待管理規(guī)定

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司精神文明建設(shè),提高員工素質(zhì),樹(shù)立良好的企業(yè)形象,特制定本規(guī)定。

1、注意禮節(jié)、講究原則。物業(yè)管理禮儀接待要講究禮貌,要克服服務(wù)工作低人一等的思想,要認(rèn)識(shí)到尊重客戶就是尊重自己,所以要在接待中既要堅(jiān)持原則,又要注意禮貌。

2、一視同仁、舉止得當(dāng)。物業(yè)管理禮儀接待的對(duì)象都必須熱情的對(duì)待,不能看客施禮,更不能以貌取人,必須以優(yōu)質(zhì)接待服務(wù)來(lái)取得每一位業(yè)主或用戶對(duì)你工作的信任,使他們乘興而來(lái),滿意而歸。

3、嚴(yán)于律己、寬于待人。在物業(yè)管理接待服務(wù)工作中,業(yè)主或用戶可能會(huì)提出一些無(wú)理甚至是失禮要求,應(yīng)耐心地加以解釋,寬容待人。

4、熱情接待來(lái)訪或來(lái)辦事的人員,應(yīng)先請(qǐng)來(lái)人坐下,詢問(wèn)來(lái)意,進(jìn)行相應(yīng)答復(fù),臨走時(shí),送至辦公室門(mén)外。

5、接待群眾來(lái)訪來(lái)電,講究文明禮貌,耐心傾聽(tīng),態(tài)度和藹,用語(yǔ)準(zhǔn)確,不得語(yǔ)言粗魯。

[4員工著裝管理制度

1、為樹(shù)立和保持公司良好的社會(huì)形象,進(jìn)一步規(guī)范化管理,本公司員工應(yīng)按本規(guī)定的要求著裝。

2、員工在上班時(shí)間內(nèi),要求儀容儀表嚴(yán)整,總體要求是:得體、大方、整潔。

3、公司各級(jí)員工的著裝應(yīng)按公司要求著公司配發(fā)的工作服:

(1)夏裝,短袖只能開(kāi)解第一顆衣扣,長(zhǎng)袖襯衫需佩戴領(lǐng)帶并不得挽起袖子或不系袖扣;男員工不準(zhǔn)穿深色皮鞋以外的其他鞋類(lèi)(包括皮涼鞋),女員工可著有扣涼鞋。

(2)冬裝,著西裝時(shí)應(yīng)配深色襪和深色皮鞋。

(3)無(wú)論冬、夏裝均要佩戴公司徽標(biāo),公司徽標(biāo)應(yīng)佩戴在左胸前適當(dāng)位置上。

4、員工不得裸露紋身,上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過(guò)耳,并一般不準(zhǔn)留胡須;女職員上班提倡化淡妝,金銀或其他飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。

5、員工工作期間外出,屬工作需要可著其他服裝,但要得體、大方、整潔?；毓拘璋垂疽笾b。

6、服裝換季時(shí)間,由公司統(tǒng)一規(guī)定。

7、員工違反本規(guī)定的,除通報(bào)批評(píng)外,每次扣款10元;一個(gè)月連續(xù)違反三次以上的,扣發(fā)當(dāng)月工資或績(jī)效工資100元。

8、各部門(mén)、各線負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合、督促屬下員工遵守本規(guī)定。一月累計(jì)員工違反本規(guī)定人次超過(guò)三人次,并連續(xù)兩月,扣發(fā)該部門(mén)負(fù)責(zé)人工資100元。

[5電話管理制度

1、為使公司電話發(fā)揮最大效用且盡可能節(jié)省話費(fèi),特制定本制度。

2、市話由各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理、監(jiān)督與控制使用。

3、每次通話前應(yīng)對(duì)通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱,通話時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以免耗時(shí)占線、增加話費(fèi)。

4、通話時(shí)應(yīng)注意禮儀禮貌,體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風(fēng)貌。

5、凡開(kāi)通長(zhǎng)途電話的部門(mén),長(zhǎng)途電話由各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理、監(jiān)督與控制使用。各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)建立《長(zhǎng)途電話登記簿》,詳細(xì)記錄通話人、受話人、主要內(nèi)容、通話時(shí)間等。禁止因私使用公司長(zhǎng)途電話(特殊情況需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后方可使用)。

6、公司傳真收(發(fā))應(yīng)登記備案后交收(發(fā))人簽字確認(rèn)。

[6公司節(jié)假日值班制度

1、公司節(jié)假日期間設(shè)立公司各部門(mén)經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)值班制度,排定值班表,印發(fā)各有關(guān)部門(mén)和人員。

2、目的:以公司業(yè)務(wù)工作為主。

3、一般以下班后時(shí)間或節(jié)假日為值班時(shí)間。

4、值班要點(diǎn):

(1).處理未完成工作;

(2).處置下班后及節(jié)假日的突發(fā)、緊急事件。

(3).值班人員接打值班電話,應(yīng)記錄來(lái)電時(shí)間、單位、授話人、主要內(nèi)容。

(4).值班接待來(lái)賓要記錄來(lái)訪時(shí)間、單位、來(lái)訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見(jiàn)。

(5).值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫(xiě)值班日志。

[7公司保密制度

1、為保守公司秘密,維護(hù)公司權(quán)益,特制定本制度。

2、公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益,依照特定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只

限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。公司各部門(mén)以及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。3、公司秘密包括下列秘密事項(xiàng):

(1)公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。

(2)公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。

(3)公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見(jiàn)書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。

(4)公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

(5)公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息。

(6)公司職員人事檔案,工資性、勞務(wù)性收入及資料。

(7)其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。

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(8)一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。

(9)業(yè)主檔案、園區(qū)聲像監(jiān)控檔案。

4、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,由總經(jīng)理委托專(zhuān)人執(zhí)行;采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用者負(fù)責(zé)保密。

篇2:項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)辦公管理制度

1、項(xiàng)目總監(jiān)制定詳細(xì)的機(jī)構(gòu)人員分工,報(bào)總工辦備案;

2、批準(zhǔn)后的《監(jiān)理機(jī)構(gòu)備案表》兩天內(nèi)報(bào)送業(yè)主、承包商;

3、監(jiān)理機(jī)構(gòu)成員崗位調(diào)整須報(bào)總工辦備案;

4、監(jiān)理機(jī)構(gòu)組建后七天內(nèi),根據(jù)工程規(guī)模、特點(diǎn)按規(guī)定配置辦公設(shè)備;

5、監(jiān)理駐地辦協(xié)助項(xiàng)目總監(jiān)(或其代表)配齊項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施過(guò)程中所需規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及工程管理標(biāo)準(zhǔn)用表;

6、監(jiān)理部提供監(jiān)理機(jī)構(gòu)設(shè)備、辦公易耗品;

7、監(jiān)理工作以預(yù)控為主,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,須說(shuō)到做到,做到記錄到;

8、不得接受所監(jiān)理工程承包商和材料、設(shè)備供應(yīng)商的任何津貼及不適當(dāng)?shù)难缯?qǐng);

9、監(jiān)理機(jī)構(gòu)須愛(ài)護(hù)使用辦公物品,現(xiàn)場(chǎng)辦公物品不得外借;

10、項(xiàng)目總監(jiān)(或其代表)每周制定一周工作計(jì)劃。

篇3:建筑設(shè)計(jì)公司辦公管理制度

建筑工程設(shè)計(jì)公司辦公管理制度

第一節(jié)考勤制度

一、總體規(guī)定

1、考勤是公司規(guī)范管理的基礎(chǔ),是計(jì)發(fā)工資獎(jiǎng)金、享受福利待遇的主要依據(jù);

2、公司的考勤管理由行政部指定考勤員負(fù)責(zé);

3、公司董事、監(jiān)事、工作室負(fù)責(zé)人、獨(dú)立建筑師可以不參加考勤。

二、打卡

1、公司實(shí)行五天工作制,周一至周五,工作時(shí)間為:

上午9:00-12:30下午14:00-17:30

2、公司實(shí)行上、下班打卡制,周一至周五早上、下午所有參加考勤的人員必須按上、下班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)打卡兩次:

3、卡上不得出現(xiàn)任何未辦理手續(xù)的空白格子,對(duì)未辦理請(qǐng)假手續(xù)而出現(xiàn)空白格子者按曠工半天或一天處理;

4、任何人不得代人或托人打卡,違者雙方當(dāng)次打卡無(wú)效,各以曠工半天論處;

5、有急事外出或工作而忘記打卡者,須由直屬部門(mén)負(fù)責(zé)人補(bǔ)簽。若補(bǔ)簽失實(shí),對(duì)補(bǔ)簽和被簽者各以曠工半天論處。

6、每月允許三次忘打卡補(bǔ)簽,從第四次起忘打卡一次按曠工半天處理,以此類(lèi)推。

7、因考勤系統(tǒng)或停電等特殊原因而不能打卡的,由行政部和各部門(mén)核實(shí)后統(tǒng)一簽字。

三、違反考勤制度的處理

1、遲到、早退

嚴(yán)格按公司規(guī)定的上、下班時(shí)間工作,以電腦打卡機(jī)記錄時(shí)間為準(zhǔn),否則以遲到、早退論處(事先請(qǐng)假、因公外出、出差除外),每遲到或早退1分鐘扣2元,依此類(lèi)推。連續(xù)遲到或早退五次或全月累計(jì)十次的,予以解聘;

2、曠工

①上班時(shí)間半小時(shí)后或下班時(shí)間半小時(shí)前打卡者以曠工半天論處;

②上班時(shí)間1小時(shí)后或下班時(shí)間1小時(shí)前打卡者以曠工1天論處;

③未經(jīng)準(zhǔn)假或假期已滿未續(xù)而不到職者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計(jì);

④偽造休假證明者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計(jì);

⑤無(wú)正當(dāng)理由,拒絕直屬主管或公司領(lǐng)導(dǎo)安排工作者以曠工一天論處;

⑥不服從工作調(diào)動(dòng),經(jīng)教育仍不到崗者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計(jì);

⑦曠工一天扣3倍等時(shí)工資總額,以次類(lèi)推(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);

⑧連續(xù)曠工3天,當(dāng)月累計(jì)曠工5天,全年累計(jì)曠工15天者按自動(dòng)離職辦理;

第二節(jié)請(qǐng)、休假制度

一、請(qǐng)、休假天數(shù)審批權(quán)限

請(qǐng)假人員天數(shù)審批者

室主任/主任工程師及以下人員1天(含)以上部門(mén)負(fù)責(zé)人

副總及以上人員假期無(wú)論時(shí)間長(zhǎng)短總經(jīng)理

假期最小計(jì)算單位為1小時(shí),不足1小時(shí)的按1小時(shí)計(jì)。所有請(qǐng)假書(shū)面手續(xù)必須交于行政部統(tǒng)一管理,作為當(dāng)月考勤的依據(jù)。

二、假期分類(lèi)

1、法定節(jié)假日10天:

元旦節(jié)1天(1月1日);

春節(jié)3天(農(nóng)歷正月初一、初二、初三);

勞動(dòng)節(jié)3天(5月1日、2日、3日);

國(guó)慶節(jié)3天(10月1日、2日、3日);

國(guó)際婦女節(jié)0.5天(3月8日下午半天,限女員工)。

2、事假

員工凡請(qǐng)與工作無(wú)關(guān)的事假扣發(fā)事假期間內(nèi)工資(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);假滿上班時(shí)應(yīng)到考勤員處辦理核銷(xiāo),否則按曠工處理;

3、病假

員工請(qǐng)病假單由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交考勤員,假滿上班時(shí)憑醫(yī)院開(kāi)具的診斷證明或其它醫(yī)院證明到考勤員處核銷(xiāo),拒不提供醫(yī)院證明的,按曠工處理;病假期間內(nèi)的工資按月標(biāo)準(zhǔn)工資的60%發(fā)放(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);其他事宜按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4、試用期員工在試用期間事假累計(jì)10天以上,正式員工事假月累計(jì)15天或年累計(jì)50天以上的,均按自動(dòng)離職處理。遇特殊情況,報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)可不受此限制。

5、婚假

正式員工可申請(qǐng)婚假,婚假7天,員工申請(qǐng)婚假,在請(qǐng)假或銷(xiāo)假時(shí)必須提供結(jié)婚證書(shū),否則按曠工處理?；榧俦仨氃诮Y(jié)婚當(dāng)年使用。

6、產(chǎn)假、

合同期內(nèi)的女員工符合計(jì)劃生育政策生產(chǎn)時(shí),可申請(qǐng)產(chǎn)假。產(chǎn)假90天。

7、看護(hù)假

合同期內(nèi)的男員工,配偶生產(chǎn)時(shí),可申請(qǐng)看護(hù)假?？醋o(hù)假5天。

8、喪假

員工的父母、配偶或子女死亡,可申請(qǐng)喪假。喪假5天

9、帶薪年假

員工在公司連續(xù)工作期滿一年,第二年可享受七天的有薪年假,以后每增加一年則有薪年假增加一天,但最長(zhǎng)不超過(guò)十五天,帶薪年假當(dāng)年有效,不可累計(jì)使用。請(qǐng)帶薪年假者,須提前一周填寫(xiě)申請(qǐng)表辦理相關(guān)審批手續(xù),辦完工作交接后方能休假,且假滿上班時(shí)應(yīng)到考勤員處辦理核銷(xiāo),否則按曠工處理;

10、員工按以上5、6、7、8、9項(xiàng)休假時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)工資帶薪,一種假期最多分兩次以內(nèi)休完,假滿上班時(shí)須到考勤員處核銷(xiāo),否則按曠工處理;

11、所有假期時(shí)間連續(xù)計(jì)算,含公休日,不含法定節(jié)假日。

三、假期獎(jiǎng)金和福利待遇發(fā)放標(biāo)準(zhǔn):

月累計(jì)休假7天及以上(國(guó)家法定節(jié)假日除外)取消當(dāng)月獎(jiǎng)金及津貼;

四、請(qǐng)、休假辦理流程:

填寫(xiě)申請(qǐng)表-→按假期長(zhǎng)短辦理審批手續(xù)-→辦理工作交接-→考勤員備案、歸檔-→假滿核銷(xiāo)

第三節(jié)出差制度

一、辦理出差手續(xù):

1、員工出差,應(yīng)由派遣出差部門(mén)的負(fù)責(zé)人填寫(xiě)出差派遣表一式兩份,一份交行政部以便考勤,一份由出差人憑以預(yù)借或報(bào)支旅費(fèi)交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo):

2、員工出差結(jié)束后應(yīng)及時(shí)到考勤員處辦理核銷(xiāo),否則按曠工處理;

3、員工出差銷(xiāo)差后三日內(nèi)應(yīng)填具"出差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單",送請(qǐng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,總經(jīng)理審定后,交財(cái)務(wù)部憑票報(bào)銷(xiāo)。

二、交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo):

1、公司員工乘坐火車(chē)、輪船、飛機(jī)等交通工具按實(shí)際購(gòu)票證明單報(bào)銷(xiāo)交通費(fèi);

2、搭乘公司的交通工具者,不得再報(bào)支交通費(fèi)。

3、市內(nèi)及短程(一日內(nèi))辦公事人員,按公司要求乘坐交通工具,并憑實(shí)際產(chǎn)生的交通票報(bào)銷(xiāo)。

三、出差福利:

職務(wù)級(jí)別住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)借支備用金標(biāo)準(zhǔn)

公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人*次

副總以上400.00/天/人60.0

0/天2000.00-5000.00/人*次

副經(jīng)理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、150.00/天/人

專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人和初級(jí)主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、120.00/天/人

員工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人*次

2、80.00/天/人

說(shuō)明:副總以上出差可住單間,副總以下人員出差按兩種住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:一人出差時(shí)按1項(xiàng)住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,兩人及以上人員同時(shí)出差時(shí)按2項(xiàng)住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

四、工地補(bǔ)助(長(zhǎng)期出差):連續(xù)七天及以上天數(shù)派駐同地區(qū)工地工作者為長(zhǎng)期出差,享受工地補(bǔ)助,每天160元(包括:市內(nèi)交通費(fèi)、伙食費(fèi)在內(nèi)),住宿標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)公司批準(zhǔn),憑工地派出單報(bào)銷(xiāo)。

第四節(jié)辦公環(huán)境管理制度

一、環(huán)境綠化

1.行政部根據(jù)辦公實(shí)際需要經(jīng)審批后對(duì)外簽定花草租/購(gòu)協(xié)議;

2.除花草公司定期維護(hù)和保養(yǎng)外,行政部指定專(zhuān)人進(jìn)行護(hù)理;

3.每位員工不得有意傷害花草,違者照價(jià)賠償;

二、環(huán)境衛(wèi)生

1.辦公環(huán)境的日常管理工作由行政部負(fù)責(zé);

2.公司環(huán)境衛(wèi)生由行政部清潔員負(fù)責(zé)。

3、每位員工要保持個(gè)人辦公區(qū)域的整潔,辦公用品擺放整齊,設(shè)計(jì)圖紙等無(wú)須帶走的重要文本下班后一定要妥善處理,如因個(gè)人處理不當(dāng)造成重要圖文丟失,則個(gè)人負(fù)全責(zé),公司視具體損失情況另行處罰;

4、任何員工不許在辦公家具和公共設(shè)施上亂涂亂畫(huà),違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

5、公共辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和就餐,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

6、辦公時(shí)間內(nèi)不許隨意喧嘩和嬉戲,以免防礙他人的正常工作,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

7、辦公區(qū)兩翼為休息區(qū)和吸煙區(qū),員工不能亂扔報(bào)紙或煙頭,保持環(huán)境衛(wèi)生;

8、廁所衛(wèi)生規(guī)范:嚴(yán)禁在廁所內(nèi)吸煙、亂扔煙頭;嚴(yán)禁亂倒茶葉等物堵塞下水道;節(jié)約用水、紙;便后沖水;

三、辦公設(shè)備

1、辦公設(shè)備的添置與更換由各部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,統(tǒng)一由行政部辦理;

2、行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)工作。

3、每位員工的辦公設(shè)備都需登記存檔,未經(jīng)許可不得私自調(diào)換;

4、不得損壞辦公場(chǎng)所的設(shè)備設(shè)施,若有遺失或損壞,將予以賠償;

5、各部門(mén)要保證辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施的完成,做到下班時(shí)關(guān)停所的設(shè)備電源;

四、員工儀表

1、員工進(jìn)入辦公區(qū)需佩帶員工證,由行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督;對(duì)于拒不佩帶者,行政部予以口頭警告,當(dāng)天口頭警告達(dá)3次者,按曠工1天處理;

2、員工儀容儀表整潔、大方,不許披頭散發(fā)、穿拖鞋上班;在工作區(qū)域內(nèi),不大聲喧嘩、不高聲談笑、聊天、工作時(shí)間不談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事宜;不得在工作時(shí)間躺臥、打瞌睡;工作時(shí)間不得瀏覽與工作業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙;不準(zhǔn)在辦公區(qū)域上網(wǎng)聊天或打游戲;工作時(shí)間不得吃早點(diǎn)、零食。

3、修飾儀容應(yīng)在衛(wèi)生間或其它相對(duì)隱閉的地方進(jìn)行;

第五節(jié)固定資產(chǎn)管理制度

一、固定資產(chǎn)的購(gòu)置和變更:

固定資產(chǎn)的購(gòu)置和變更統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)辦理,不允許各部門(mén)或員工私自購(gòu)置與擺放,以保持辦公環(huán)境的統(tǒng)一與協(xié)調(diào),特殊需購(gòu)置的需先由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批再由行政部上報(bào)總經(jīng)理審定,最后在行政部備案;

二、登記:

所有固定資產(chǎn)均需登記造冊(cè),要清楚記載使用人和使用地點(diǎn);

三、領(lǐng)用:

固定資產(chǎn)的領(lǐng)用需先由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,再由行政部領(lǐng)用,并登記備案;

四、維護(hù):

行政部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常維護(hù),每位員工應(yīng)小心和愛(ài)惜地使用自己支配的固定資產(chǎn)資源,對(duì)于由于員工明顯的過(guò)錯(cuò)而造成的固定資產(chǎn)損壞,應(yīng)視情況予以賠償;

五、管理:

行政部每月應(yīng)對(duì)公司的所有固定資產(chǎn)進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn),及時(shí)掌握固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)情況,對(duì)帳物不符的,要徹查;行政部每月底制作固定資產(chǎn)月報(bào)表由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,總經(jīng)理審定。

六、報(bào)廢固定資產(chǎn)的處理:

對(duì)于不能使用的固定資產(chǎn),經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批由行政部上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以變賣(mài)或報(bào)廢,并及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)室;

第六節(jié)低值易耗品管理制度

一、申購(gòu):

1、每周各部門(mén)擬定所需的低值易耗品的計(jì)劃,交行政部商務(wù)人員統(tǒng)一對(duì)外采購(gòu)。

2、行政部商務(wù)人員根據(jù)各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃,進(jìn)行貨比三家,在指定的供應(yīng)商處進(jìn)行采購(gòu)。

二、領(lǐng)用:

1、低值易耗品的領(lǐng)用采取登記制,各部門(mén)指派專(zhuān)人根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃在商務(wù)文員處領(lǐng)取。

2、新入職人員的低值易耗品,商務(wù)文員負(fù)責(zé)為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;

三、管理:

1、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)低值易耗品的商務(wù)人員要做到貨品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好;

2、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)低值易耗品的商務(wù)人員要建立帳本,辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字。

3、每月5日由商務(wù)文員制作低值易耗品月報(bào)表,以此作為月底結(jié)算的依據(jù)。

4、員工個(gè)人購(gòu)買(mǎi)的由個(gè)人妥善保管與擺放。

5、員工應(yīng)本著節(jié)約的原則妥善使用與保管。

第七節(jié)證照年審與變更管理制度

一、證照類(lèi)別:

1、公司經(jīng)營(yíng)運(yùn)作所需的各類(lèi)證、照,包括工商、稅務(wù)、勞動(dòng)、人事等政府部門(mén)頒發(fā)的證、照、下發(fā)的批文和行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)團(tuán)體、銀行等頒發(fā)的證、照。

2、公司獲得的各種榮譽(yù)、文件、證書(shū)、牌匾等。

一、證照保管部門(mén):

稅務(wù)證由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理和保存;

其他證照如:企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、付本)、企業(yè)代碼卡、職稱(chēng)證、注冊(cè)師證、勞動(dòng)、人事證照等由行政部負(fù)責(zé)管理和保存;

二、管理方法:

1、管理部門(mén)必須建立登記臺(tái)賬,記錄證照的出入情況,保證其使用及安全;

2、因業(yè)務(wù)需使用復(fù)印件、影印件的,必須在管理部門(mén)登記備案;

3、證照原本原則上不予借用,特殊情況因工作需要借用的,必須辦理書(shū)面借用審批手續(xù),需公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意借用。

三、年審日期:

稅務(wù)證:長(zhǎng)期有效,不必年審;

營(yíng)業(yè)執(zhí)照:每年1月1日至4月30日;

企業(yè)代碼卡:每年5月份;

職稱(chēng)證:按規(guī)定時(shí)間辦理;

注冊(cè)師證:按規(guī)定時(shí)間辦理;

暫住證:按規(guī)定時(shí)間辦理;

其他證照:按規(guī)定時(shí)間辦理;

四、公司及員工的各種證照由行政部負(fù)責(zé)辦理年審;

五、變更:根據(jù)相關(guān)部門(mén)具體要求或公司實(shí)際需要另行辦理;

六、公司副總以上級(jí)的車(chē)輛年審(按車(chē)牌尾數(shù)所對(duì)應(yīng)的月份)及養(yǎng)路費(fèi)(每年12月份)、車(chē)船使用費(fèi)(按車(chē)牌尾數(shù)所對(duì)應(yīng)的月份)等的交納由行政部負(fù)責(zé)辦理;

第八節(jié)印章管理

一、印章的種類(lèi)及保管部門(mén):

印章種類(lèi)數(shù)量(枚)保管部門(mén)/人

分公司公章1行政部

銀行印鑒私章(分公司)1總經(jīng)理

合同章(總公司、分公司)各1營(yíng)銷(xiāo)部

行政章1行政部

財(cái)務(wù)章1財(cái)務(wù)部

技術(shù)專(zhuān)用章1技術(shù)委員會(huì)

出圖章1技術(shù)委員會(huì)

注冊(cè)師章(建筑、結(jié)構(gòu))各1技術(shù)委員會(huì)

二、印章使用流程:印章專(zhuān)管人首先應(yīng)有授權(quán)人的書(shū)面授權(quán)方可保管

公章、印鑒私章:申請(qǐng)人填表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請(qǐng)表交總經(jīng)理留存

合同章:申請(qǐng)人填表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請(qǐng)表交營(yíng)銷(xiāo)部留存

行政章:申請(qǐng)人填表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請(qǐng)表交行政部留存

財(cái)務(wù)章:申請(qǐng)人填表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請(qǐng)表交財(cái)務(wù)部留存

技術(shù)專(zhuān)用章:申請(qǐng)人填表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→總工程師或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請(qǐng)表交總工程師留存

出圖章、注冊(cè)師章:申請(qǐng)人填表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請(qǐng)表交技術(shù)委員會(huì)留存

第九節(jié)文件管理制度

一、文件分類(lèi):

1、規(guī)定:發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用"規(guī)定"。

2、決定、決議:對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用"決定"。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用"決議"。

3、通知:轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用"通知"。

4、通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用"通報(bào)"。

5、申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告:向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用"申請(qǐng)、請(qǐng)示"。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用"報(bào)告"。

6、批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用"批復(fù)"。

7、函:商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用"函"。

8、會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用"會(huì)議紀(jì)要"

二、發(fā)文格式與編號(hào):

1、根據(jù)公司目前的管理架構(gòu),文件分為:

紅頭文件:公司制定的各種規(guī)章制度、重大決定、對(duì)外公函等;

藍(lán)頭文件:公司有關(guān)部門(mén)簽發(fā)的一般性、臨時(shí)性文件;

2、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部分組成。

2、所有文件按行政、人事、財(cái)務(wù)、技術(shù)、董事、營(yíng)銷(xiāo)字樣加以區(qū)分,文件保管人須按"行政"、"人事"、"財(cái)務(wù)"、"技術(shù)"、"董事"、"營(yíng)銷(xiāo)"分類(lèi)造冊(cè)以便查找;

3、文件編號(hào):采用"BFHSY04001*Z"方式,其中"BFHSY"為"北方漢沙楊"的拼音縮寫(xiě),"04"表示年份,"001"表示文件序號(hào),"*Z"是"行政"的拼音縮寫(xiě),類(lèi)似地,"RS"表示人事、"CW"表示財(cái)務(wù)、"JS"表示技術(shù)、"DS"表示董事、"Y*"表示營(yíng)銷(xiāo);

二、文件簽發(fā):

部門(mén)起草提交行政部編號(hào)、打印部門(mén)負(fù)責(zé)人審批

總工程師簽發(fā)(技術(shù)類(lèi))

行政部留檔各部門(mén)歸檔

三、文件密級(jí)管理:

1、公司秘密的密級(jí)分為"機(jī)密"、"秘密"二級(jí)。

①機(jī)密是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密文件僅發(fā)給公司董事一級(jí),包括:合伙協(xié)議、合作協(xié)議、臨時(shí)聘用及合作協(xié)議、不公開(kāi)的董事會(huì)決議或會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、公司經(jīng)營(yíng)情況、公司尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息、重要會(huì)議記錄、公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入;

②秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。秘密文件可發(fā)給普通員工,包括公司的各種規(guī)章制度;

③公開(kāi)文件指讓所有員工知曉的并可貼于公告欄的臨時(shí)性、緊急性通知、通告屬于公司秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí),并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密;

④所有文件都應(yīng)有對(duì)應(yīng)的電子文檔2份,每季度還應(yīng)有2份光盤(pán)備份;

2、保密措施

對(duì)于密級(jí)文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:

①非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

②收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施;

③在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。

④在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、責(zé)任與處罰

①出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資10元以上500元以下:

a泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;

b已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。

②出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失:

a故意或過(guò)失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;

b違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違章提供公司秘密的;

c利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。

第十節(jié)檔案管理制度

檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。

一、檔案分類(lèi):共分六大類(lèi),所有檔案均需有紙質(zhì)文檔和電子文檔備份

1、行政類(lèi):裝修合同、辦公家私合同、租賃合同、電話及網(wǎng)絡(luò)、公司各類(lèi)證照原件及復(fù)印件,其它行政文件;

2、人事類(lèi):面試人員檔案(分部門(mén)、分職能):個(gè)人簡(jiǎn)歷及其它證明;

員工檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷及其它證明、聘用人員人事檔案表、勞動(dòng)合同、畢業(yè)生接收協(xié)議(或有)、考勤記錄、獎(jiǎng)懲記錄、工作變更、晉級(jí)記錄、合同解除手續(xù)等;

3、財(cái)務(wù)類(lèi):收入合同;滿一年須移交行政部;

4、技術(shù)類(lèi):設(shè)計(jì)前期成果(A3/A4紙檔1,電子檔2)、概念方案成果(A3紙檔1,電子檔2)、報(bào)建方案成果(A3紙檔1,電子檔2)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)成果(底圖1,電子檔2)、施工圖成果(底圖1,電子檔2)、各階段甲方往來(lái)函件及施工變更文件(紙檔1,電子檔2)

5、董事類(lèi):董事會(huì)決議或會(huì)議紀(jì)要等文件;

6、營(yíng)銷(xiāo)類(lèi):營(yíng)銷(xiāo)部文件、協(xié)議、合同等。

二、檔案編號(hào)及歸檔:

按時(shí)間先后進(jìn)行編號(hào);按行政、人事、技術(shù)、財(cái)務(wù)、董事、營(yíng)銷(xiāo)六大類(lèi)進(jìn)行歸檔保存,其中財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,行政、人事、技術(shù)、董事檔案由行政部專(zhuān)人專(zhuān)夾、專(zhuān)柜保管,同時(shí)應(yīng)做到第三人按標(biāo)識(shí)隨時(shí)可查,營(yíng)銷(xiāo)檔案由營(yíng)銷(xiāo)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

三、調(diào)檔、歸檔流程:

調(diào)檔人填寫(xiě)調(diào)檔申請(qǐng)表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→行政部經(jīng)理審批→總經(jīng)理或總工程師批準(zhǔn)→檔案專(zhuān)管員提檔并簽名→檔案專(zhuān)管員及時(shí)歸檔并簽名;

調(diào)檔人必須對(duì)所調(diào)檔案的完整性、安全性付全責(zé)。檔案若出現(xiàn)破損,則應(yīng)及時(shí)修補(bǔ),檔案遺失,則行政降級(jí),并視損失嚴(yán)重性另行處罰;

四、檔案的銷(xiāo)毀:檔案保管員填寫(xiě)"檔案銷(xiāo)毀審批表及清單"→行政部經(jīng)理審批→總經(jīng)理或總工程師批準(zhǔn)→行政部經(jīng)理監(jiān)督銷(xiāo)毀→作銷(xiāo)毀登記

第十一節(jié)安全管理制度

一、安全管理:

公司實(shí)施節(jié)假日值班制度,由行政部負(fù)責(zé)每月的值班安排和監(jiān)督工作,值班人員必須按時(shí)到崗,并認(rèn)真履行值班職責(zé),并填寫(xiě)值班記錄。

二、消防安全:

1.行政部每天指派專(zhuān)人巡查辦公區(qū)域的消防控制點(diǎn),及時(shí)發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、排除消防隱患;

2.及時(shí)制止違規(guī)吸煙者,員工連續(xù)三次被發(fā)現(xiàn)在公共辦公區(qū)內(nèi)吸煙的予以解聘;二、鑰匙管理:

1、每套鑰匙需有編號(hào),并登記使用、不得私自配制;丟失鑰匙必須追究責(zé)任;

2、余匙存放在檔案室墻上明列。

場(chǎng)所總數(shù)量使用人/數(shù)量余匙保管人/數(shù)量

各辦公室門(mén)匙3董事、合伙人/1行政主管/2

行政部門(mén)匙3行政主管、檔案員、營(yíng)銷(xiāo)主管各1行政主管/0

檔案室門(mén)匙3檔案員、周老/1行政主管/1

財(cái)務(wù)部門(mén)匙3會(huì)計(jì)、出納共3行政主管/0

會(huì)計(jì)檔案柜2會(huì)計(jì)/1總經(jīng)理/1

出納檔案柜2出納/1總經(jīng)理/1

會(huì)議室門(mén)匙3商務(wù)文員/1行政主管/2

會(huì)議室柜匙3商務(wù)文員/1行政主管/2

兩翼及中間消防門(mén)3值班人員/1行政主管/2

電梯鐵閘門(mén)(2個(gè))2*2商務(wù)文員/1*1行政主管/1*1

員工柜匙2員工/1行政主管/1

三、網(wǎng)絡(luò)信息安全:

1、行政部應(yīng)指定專(zhuān)人定期對(duì)公司的電腦進(jìn)行必要的殺毒處理,確保資料不受電腦病毒的侵害;

2、行政部只保留各辦公室、行政部、各部門(mén)負(fù)責(zé)人的USB接口和網(wǎng)卡,以防病毒入侵和資料外泄;

第十二節(jié)溝通與交流

公司鼓勵(lì)員工與員工、上級(jí)與下級(jí)之間保持平等的對(duì)話。這種良好、融洽、坦誠(chéng)的人際關(guān)系與交流溝通,保持了我們和諧、相互信任、共同進(jìn)步的工作氛圍,是我們高效協(xié)作的基礎(chǔ),而且使我們及時(shí)了解自己工作的得失,不斷得到改進(jìn)。

一、內(nèi)部投訴和合理化建議

當(dāng)你認(rèn)為你個(gè)人的利益受到不應(yīng)有的侵犯,或?qū)镜慕?jīng)營(yíng)管理措施有不同的意見(jiàn),或發(fā)現(xiàn)有違反公司各項(xiàng)規(guī)定的行為時(shí),可以向相關(guān)當(dāng)事人或部門(mén)提出投訴。如果被投訴人或被投訴部門(mén)無(wú)法提供給你滿意的解決意見(jiàn),你的投訴會(huì)被逐級(jí)提交,保證有明確的反饋。

公司鼓勵(lì)員工對(duì)公司提出合理化建議,如果你對(duì)公司的發(fā)展,管理等問(wèn)題有自己的看法和觀點(diǎn),無(wú)論是大的問(wèn)題、小的細(xì)節(jié)公司都希望得到你的建議。行政部負(fù)責(zé)收集員工的合理化建議,并負(fù)責(zé)它們得到準(zhǔn)確的傳遞。

二、公司內(nèi)部網(wǎng)站

公司的內(nèi)部網(wǎng)站是我們信息傳遞與交流的最為豐富和頻繁的地方,在這里你可以了解公司的最新動(dòng)態(tài)、項(xiàng)目展示、內(nèi)部信息,并可在論壇上發(fā)表高見(jiàn),我們可以實(shí)現(xiàn)充分的信息資源共享。