物業程序文件:信息傳遞管理程序

1.目的

建立zz物業統一的信息管理標準,進一步規范衡量物業公司業務體系。

2.適用范圍

本規定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

3.定義

無

4.職責

各部門經理負責貫徹執行,由辦公室負責監督執行。

5.方法及過程控制

5.1公司各部門人員應保持開放心態,及時、準確地將信息傳遞給公司相應部門。

5.2各部門/管理處經理(負責人)是本部門信息工作的第一責任人,全權負責本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設一名信息員(可以兼職)。

5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。

5.4公司員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。

5.5定時編制并傳遞文件時間

5.5.1工作計劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經項目、部門負責人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會地產公司相關部門或人員。

5.5.2物業管理信息周報:每周五由各管理處、各部門按照統一文本格式制作,并經項目、部門負責人審核后,傳遞行政事務辦公室匯總,品質管理部審核,公司總經理最終審核后發送地產公司和物業公司相關人員。

5.5.3物業管理月報:每月1次,每月3日報送;由各管理處、各部門按照統一文本格式制作,并經主管第一負責人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發送至地產公司總辦和集團物業管理部。

5.5.4經營月報表:每月8日前(遇法定節假日,順延);

5.5.5重大的質量事故、突發事件、顧客投訴須在一個工作日內通報。見《突發事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

5.6職能部門人員向其他部門發送郵件,需提前報送本部門經理(負責人)審批,否則將視為無效信息。

5.7關于公司內外文件的收發與網絡安全

5.7.1公司對內、對外發文都應有統一格式,公司對外發文需由總經理確認后方可發送。各部門在公司內部發文由部門經理確認后張貼、發送。

5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內部網,并對帳號嚴格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對于因泄露帳號給公司造成損失的,視情節給予相應處理,直至追究相關法律責任。

5.7.3各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網密碼應定時更換,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

5.7.4不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

5.7.5不得利用互聯網泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規定的行為,公司將做嚴肅處理。

5.7.6操作時,應遵守INTERNET國際慣例,不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

5.7.7不得利用INTERNET從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監控、檢查。

5.8單據、合同的傳遞與督促

5.8.1單據、文件、合同的傳遞

各類單據、文件、合同,經總經理批復后,將批復件轉交指定人員取回。

5.8.2審批時限

審批人自接收后不超過2個工作日(物業公司范圍內),完成審批。

5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補簽。

5.9關于公司內部網平臺

5.9.1公司內部網各部門信息由各部門/管理處信息管理員負責維護更新,整體維護由辦公室電腦管理員負責。

5.9.2內部網建立了正常的溝通渠道,即內部網論壇.不得利用公司網絡進行人身攻擊,否則后果自負。

5.9.3內部網各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經理確認后方可上傳發布。

5.10內部溝通辦法

5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達,一般情況每二周召開經營管理業務會,每年年初召開年度工作會議,以及召開一些臨時會議。

5.10.2每月第一個整周的周六為總經理接待日,所反映問題由總經理落實有關部門妥善處理。

5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內部溝通,傳達公司和部門政策,聽取各組意見。

5.10.4溝通時應耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。

5.10.5減少浪費、節約成本。開源與節流,是公司在經營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產節約的方法和節約費用開支的建議。

5.10.6通過公司內部網平臺實現信息共享與內部溝通,總經理ONLINE板塊實現了員工與領導層的直接對話.暢所欲言板塊體現了溝通無極限.

5.10.7溝通的信息及內容:

a)正常信息,如工作情況、方針、目標、檢驗、檢測結果、顧客對產品質量投訴、內部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄;

b)不符合信息;

c)其他內部信息,如員工對于產品質量工作的建議等。

6支持性文件

無

7質量記錄表格

TJzzWY5.5.3-Z02-F1《物業信息收集一覽表》

篇2:物業文件報批信息傳遞程序管理規定

物業文件報批和信息傳遞程序管理規定

1、目的:

為規范文件報批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。

2、適用范圍:

****(顧問項目)管理處

3、職責:

信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

4、方法和過程控制:

4.1文件報批流程

4.1.1關于報批部門

4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。

4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部;

4.1.1.3經營管理類文件的報批部門為管理處經理;

4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。

4.1.2報批程序

4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報批部門直接報相應審批部門審批;

4.1.2.2需由多個部門審批或業務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經理審批,由經理綜合協調負責轉發相關部門(人員)和跟蹤。

4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人(可抄送相關人員)。

4.1.2.4發件人以收件人為跟蹤對象,收件人負責文件的審批跟蹤。

4.1.2.5文件須有簽署人。

4.1.3各部門在執行過程中可將意見及時反饋給經理。

4.2信息傳遞管理制度

4.2.1各部門人員應保持開放心態,及時、準確地將信息在內部發布或傳遞給相應部門。

4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人,全權負責本部門的信息管理工作。

4.2.3各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。

4.2.4員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。

4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節假日向前順延)將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》,并于每日下班前提交經理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應及時將本部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規定要求發送給相關領導或總公司相關部門,其中重大、突發事件,在事發生后1小時內上報經理或有關領導,所采取措施應在三天之內上報。

4.2.6各部門人員向其他部門發送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規定處理。

4.2.7各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網密碼應每月更換一次,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

4.2.9不得利用互聯網泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規定的行為,公司將做嚴肅處理。

4.2.10操作時,應遵守INTERNET國際慣例,不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作,綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監控、檢查。

篇3:酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

現各部門為文件的傳遞而影響了工作,鑒于此情況,為了提高文件和單據的傳遞效率,特規定以下程序:

備忘錄的傳遞:

各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來,并有起草備忘錄的部門經理的簽字,交總經辦審核,如有修改,請各部門修改后再遞交總經辦,由總經辦遞交總經理批閱后,總經辦負責向各部門下發、專遞,如有修改,總經辦應及時通知其超備忘錄的部門,按照總經理的意見修改后,再次按照以上程序遞交。

采購單的傳遞:

各部門的采購單先遞交采購部庫管,如沒有庫存,此單由采購部負責向財務部傳遞,財務部審批后送總經理審批,審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

文件的傳遞:

各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件,應先送交辦公室,由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱,辦公室按照總經理批閱的內容進行落實,相關部門落實完畢后,在文件上注明完成的時間和內容交辦公室,由辦公室向總經理匯報并保存。

周會紀要的傳遞:

每周的周會紀要,由總經辦整理打印后,按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞,不得在部門滯留,部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序:人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

EOD檢查整改:

每天的EOD檢查記錄,由總經辦分類電話通知相關部門,各部門能夠整改的,整改后電話通知總經辦整改結果,總經辦要認真記錄部門的反饋;如果當時不能整改或需要其他部門協助的,必須書面反饋總經辦,并且在第二天的早回上匯報和協調;

緊急文件和單據的傳遞:

當有緊急的文件、備忘錄、采購單等,可以不按此程序,但必須電話通知總經理,按照總經理的意見處理。

自行傳遞的內容:

各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的,由各部門自行傳遞。