營(yíng)運(yùn)管理類標(biāo)準(zhǔn)指引

制定部門:營(yíng)運(yùn)部

購(gòu)物中心部門文件資料管理規(guī)程

1.目的

為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。

2.范圍

適用于各項(xiàng)目及各部門文件資料建立與管理。

3.職責(zé)

3.1部門員工負(fù)責(zé)自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級(jí)資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。

3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導(dǎo)下進(jìn)行資料整理工作,其主要職責(zé)是對(duì)板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時(shí)進(jìn)行整理。定期對(duì)所有已歸檔的資料進(jìn)行檢查。接受部門經(jīng)理對(duì)資料管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo),并提出合理化建議。

3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對(duì)其所保管的資料信息(包括電子版)負(fù)有全部責(zé)任。

4.作業(yè)內(nèi)容

4.1整理方法

裝訂:歸檔資料應(yīng)按件裝訂,每份資料作為一件。

分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進(jìn)行分類。

排列:歸檔資料應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

4.2保管期限:分為永久、長(zhǎng)期、短期。

4.3公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人借閱非密級(jí)資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。

4.4部門負(fù)責(zé)人以下員工借閱資料時(shí),需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫《資料使用申請(qǐng)表》,并辦理借閱手續(xù)。

4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴(kuò)大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復(fù)制。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批方可摘錄和復(fù)制。查閱“一般”級(jí)資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。查閱“密件”級(jí)資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱“絕密”級(jí)資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還。

4.6借閱、使用資料必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進(jìn)行處罰。

4.7任何個(gè)人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。

4.8針對(duì)保管期限已滿的資料,通過鑒定對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對(duì)照《資料銷毀清單》檢查資料,確認(rèn)無誤后在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。

4.9資料管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長(zhǎng)期保存。如有個(gè)別資料和文件未被批準(zhǔn)銷毀,尚需保存,則應(yīng)在銷毀清單上做出適當(dāng)說明。為了防止錯(cuò)銷,對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的資料除特殊情況外,一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認(rèn)已無利用價(jià)值時(shí)再行銷毀。

4.10若按規(guī)定需要銷毀時(shí),凡屬密級(jí)資料須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.11因個(gè)人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級(jí)進(jìn)行相應(yīng)處罰

4.11.1普通級(jí)資料:

記過失一次,且按公司相關(guān)獎(jiǎng)懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。

4.11.2重要級(jí)資料:

記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎(jiǎng)懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,在績(jī)效考核中建議HR扣除相應(yīng)績(jī)效分值并上報(bào)公司,公司內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。

4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。

5.支持性文件

6.相關(guān)記錄

篇2:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術(shù)語(yǔ)

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責(zé)

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2?專業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來文件要建立記錄臺(tái)帳,臺(tái)帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報(bào);

f)?會(huì)議紀(jì)要;

g)?審核簽認(rèn)文件;

h)?工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i)?危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗(yàn)收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設(shè)計(jì)文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類存放,并建立目錄。同時(shí)建立定期盤點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。

4.7對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場(chǎng)合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動(dòng)。

3.定義

文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次:

a.第一層次為《質(zhì)量手冊(cè)》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;

d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質(zhì)量手冊(cè)》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。

5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。

5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

5.2.6《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識(shí)按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。

5.3文件的審批權(quán)限

5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。

a.《質(zhì)量手冊(cè)》由管理者代表審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn);

b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);

c.《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定;

d.其它管理文件,屬部門級(jí)工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級(jí)文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。

5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

5.4文件的發(fā)放和使用

5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí),文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發(fā)號(hào)。

5.4.2文件的發(fā)放

a.《質(zhì)量手冊(cè)》按審批的范圍發(fā)放;

b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。

d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號(hào)和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí),文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中

做出說明(必要時(shí)作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),注明丟失文件作廢,必要時(shí)文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。

5.4.7對(duì)使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁(yè)另外保存,如對(duì)文件理解不清時(shí),由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請(qǐng)單》,說明更改原因,對(duì)重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。

5.5.3文件更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請(qǐng)單》意見實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時(shí)收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁(yè)形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號(hào);文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請(qǐng)人填寫《文件留用申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺(tái)帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識(shí)。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時(shí)借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對(duì)于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。

6.相關(guān)文件和記錄

QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請(qǐng)單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺(tái)帳》

QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請(qǐng)單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請(qǐng)單》

QR/SH05.01-07《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》