物業公司文件收發管理程序(五)

1.目的

為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實,規范公司內部的文件收發、存檔管理。

2.適用范圍

本程序適用于公司內部文件的收發,上級或外來文件的收文及公司對外文件的發送工作。

3.職責

3.1公司行政部是本程序的扎口管理部門。

3.2公司其他職能部門或所屬各管理項目負責配合本程序的實施。

4.程序

4.1公司內部文件的收發

4.1.1由公司總經理室下發各部門(項目)的文件(通知),由公司行政部負責依據總經理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經總經理室審閱定稿后下發各部門(項目)執行。

4.1.2由公司各職能部門下發各項目的文件(通知),由發文部門負責起草,交行政部打印,打印稿由發文部門負責校對定稿,下發有關項目執行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。

4.1.3所有公司總經理室或職能部門下發的文件(通知),必須實行簽收制度,公司職能部門(項目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認,以便有效地落實文件(通知)精神。

4.1.4公司總經理室的文件(通知)精神落實情況,由行政部負責督辦,公司職能部門的文件督辦由發文部門負責。

4.2上級文件的簽收和閱辦

4.2.1所有政府機關和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發放(由參會人員帶回公司)的上級文件資料,均由公司行政部負責簽收或參會人員直接送達公司行政部。

4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應根據文件資料內容的輕重緩急,認真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經理室閱示。由總經理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。

4.2.3公司行政部根據總經理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優先傳閱。文件所有的傳閱人員應于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。

4.2.4所有傳閱文件在傳閱結束后,行政部應負責將文件及時地收回,并協助總經理室做好文件精神落實的督辦工作。

4.3公司對外發送的文件

4.3.1所有以公司名義對外發送的報告、請示、信函等文件均應加蓋公司公章,所有以公司部門(項目)名義對外發送的文件應加蓋部門(項目)印章。

4.3.2以公司名義對外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內容的主要職能部門)負責起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部(或相應的職能部門)呈公司總經理室審閱定稿,并加蓋公章。

4.3.3以部門名義對外發送的文件,打印校對后,應交總經理室修改認可后方可加蓋部門印章。

4.3.4以受托管理項目名義對外發送的文件,打印校對后,應交公司管業部修改認可后方可加蓋項目印章(如有)。

4.3.5所有對外文件均應視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數公司留檔,來確定文件的原件份數,以免發生少送或浪費。

4.4項目甲方(或住宅小區業主)的來信

4.4.1公司各部門(項目)收到項目甲方(或住宅小區業主)的信函,收件部門(項目)應負責及時地予以登記。

4.4.2根據信函內容,收件部門(項目)應該或可以解決(答復)的,部門(項目)負責人應負責協調解決或回復。回復操作參照本程序4.3條要求執行。

4.4.3如收到投訴函件,則應參照公司《麗景花園投訴處理程序》執行。

4.4.4項目甲方(或住宅小區業主)的信函處理完畢后,負責處理的部門(項目)應將信函原件及處理意見、結果及相應的資料原件(或復印件)裝訂后存入項目甲方(或住宅小區業主)的檔案中備查。

4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負責按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。

4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項目)負責人必須按照文件的內容及公司的要求做好文件資料的保密工作。

4.7公司行政部應按照公司檔案管理要求,做好收發文件的登記和備查。

5.記錄

5.1《公司文件傳閱單》;

5.2《發文記錄》;

5.3《收文記錄》;

5.4《文件簽收記錄》。

篇2:關于項目建設管理文件資料收發和歸檔規定

關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定

1總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。

2項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。

3對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。

4對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。

6項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。

7工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程工地文件收發制度（五）

工程工地文件收發制度(五)

1、工地文件和檔案收文與登記

1)所有收文應在收文登記表上進行登記。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發放單位(部門)、文件編號以及收文日期,必要時應注明接收文件的具體時間,最后由項目監理部負責收文人員簽字;

2)資料管理人員應檢查文件檔案資料的各項內容填寫和記錄真實完整,簽字認可人員應為符合相關規定的責任人員;

2、工地文件檔案資料傳閱與登記

由建設工程項目監理部監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閱。每位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名并注明日期。傳閱完畢后,文件原件應交還信息管理人員歸檔。

3、工地文件資料發文與登記

1)發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名,并加蓋項目監理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。

2)所有發文按監理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發文登記表上登記。

3)重要文件的發文內容應在監理日記中予以記錄。

4)項目監理部的信息管理人員應及時將發文原件歸入相應的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。