物業項目文件收發管理規定

1.0目的

規范文件收發管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經辦責任能安全及時收到文件。

2.0適用范圍

**集團下屬各物業公司。

3.0職責

3.1公司總部負責確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。

3.2服務中心、管理處或項目物業部負責人負責意見征詢工作的組織與實施。

3.3品質部負責意見征詢結果的審核、統計、總結與通報,并報公司領導審閱。

3.4被征詢對象包括有項目負責人、負責人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機電部、綠化部、園建、機電、土建、財務等部門及因工作需要征詢的其他單位或個人。

4.0概念

4.1征詢意見設為五個等級,分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評價為"很滿意"、"滿意"視為滿意;評價為"一般"、"不滿意"及"很不滿意"視為不滿意。

4.2在《意見征詢表統計結果表》內,用數字作為評標注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價。

4.3單項滿意率=評價為"滿意"的單位數量/被征詢單位總數。

4.4項目物業負責人是指主管項目的物業公司副總監督/經理、服務中心經理/主任或項目物業部主管負責人。

4.5意見征詢表編號:項目拼音第一個字母縮寫+年號+兩位數月份+三位數流水號,如YW,表示**銀灣六月份序號為001的意見征詢表,序號不能重復。

4.6綜合滿意率=單項滿意率加權平均值。

5.0操作規程

5.1每月10號前發出《意見征詢表》,在《意見征詢表發放記錄》表上做好發放登記工作;發放前填寫好《意見征詢表發放記錄》表的"項目"、"征詢表編號"、"部門"、"被征詢人"和《意見征詢表》表的"編號"、"項目"、"被征詢部門"和"被征詢人"和預計"收回日期"項;發放時填寫好送達人姓名和送達日期,并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。

5.2公司主張發放《意見征詢表》時,及時請被征詢人對我司物業工作給予評價和提出具體意見,由征詢人填寫好后請被征詢人簽名確認。

5.3如因各種原因被征詢人不能及時提供意見或簽收時,被征詢人或部門在簽收表格時要提醒具體收回日期,一般不超過3個工作日后收回。

5.4收回《意見征詢表》時,收表人負責審核記錄是否有項缺,無誤后連同填寫好《意見征詢結果跟進記錄》表一并遞項目物業負責人審閱,一般情況下《意見征詢表》發放人、收回人和《意見征詢結果跟進記錄》的"被征詢人反饋意見"欄的填寫人為同一人,便于跟蹤和準確的填寫被征詢人所反饋意見。

5.5對于評價為"一般"或以下,但被征詢人又未提出具體意見的征詢表,回收人應主動聯系被征詢人,了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。

5.6項目物業負責人根據收回《意見征詢表》填寫結果,批示相關意見并組織跟進處理。

5.7項目物業行政人員負責收回《意見征詢表》的統計工作,填寫好《意見征詢表統計結果》后遞項目物業負責人審閱。

5.8項目物業負責人確定《意見征詢表》跟進責任人,由跟進責任人督促相關部門按項目物業負責人的批示和被征詢人所反饋的意見跟進處理,跟進處理結束后回復跟進責任人。跟進責任人根據各部門回復情況填寫《意見征詢結果跟進記錄》的"跟進處理情況"欄,并在回訪時回復被征詢人。

5.9回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結果跟進記錄》遞項目物業負責人批示。

5.10所有《意見征詢表》收回后都應填寫《意見征詢結果跟進記錄》跟進征詢結果。

5.11每月25日前,項目物業行政人員負責收集齊《意見征詢結果跟進記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統計結果》復印件遞總公司品質部。

5.12品質部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結果跟進記錄》和《意見征詢表統計結果》后,對收到記錄進行審核,對于未達公司要求的給出意見。

5.13品質部負責對被征詢項目進行電話回訪,了解對所提意見跟進處理情況是否滿意,回訪率不應低于25%。

5.14每月28日前,將《意見征詢結果跟進記錄》遞公司總經理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統計結果》。

5.15每月28日前,填寫好《項目意見征詢報告》遞物業公司總經理批示。經批示后遞集團總裁審閱,并附《意見征詢表統計結果》。

6.0記錄文件管理及存檔

6.1《意見征詢表發放記錄》由征詢單位存檔。

6.2《意見征詢表》經品質部審核和公司總經理審閱后返回征詢單位存檔。

6.3《意見征詢結果統計表》原件由意見征詢單位存檔,并復印送品質部備案。

6.4《意見征詢結果跟進記錄》經品質部審核和公司總經理審閱后返回征詢單位存檔。

6.5《項目意見征詢報告》經公司總經理批示,集團總裁審閱后由品質部存檔。

7.0相關支持文件

7.1《顧客滿意的監視和測量控制程序》

7.2《服務質量的監視和測量控制程序》

7.3《意見征詢工作流程圖》

8.0相關質量記錄

8.1意見征詢表發放記錄WY/QR-WY-011

8.2意見征詢表WY/QR-WY-012

8.3意見征詢結果統計表WY/QR-WY-013

8.4意見征詢結果跟進記錄WY/QR-WY-014

8.5項目意見征詢報告WY/QR-WY-015

篇2:關于項目建設管理文件資料收發和歸檔規定

關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定

1總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。

2項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。

3對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。

4對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。

6項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。

7工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程工地文件收發制度（五）

工程工地文件收發制度(五)

1、工地文件和檔案收文與登記

1)所有收文應在收文登記表上進行登記。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發放單位(部門)、文件編號以及收文日期,必要時應注明接收文件的具體時間,最后由項目監理部負責收文人員簽字;

2)資料管理人員應檢查文件檔案資料的各項內容填寫和記錄真實完整,簽字認可人員應為符合相關規定的責任人員;

2、工地文件檔案資料傳閱與登記

由建設工程項目監理部監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閱。每位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名并注明日期。傳閱完畢后,文件原件應交還信息管理人員歸檔。

3、工地文件資料發文與登記

1)發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名,并加蓋項目監理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。

2)所有發文按監理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發文登記表上登記。

3)重要文件的發文內容應在監理日記中予以記錄。

4)項目監理部的信息管理人員應及時將發文原件歸入相應的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。