步行街物業辦公用品管理規定

1目的

為了加強公司辦公設備及用品的管理,提高設備的使用效率和使用壽命,減少不必要的經費開支,確保辦公設備安全、可靠、穩定的運行,結合公司具體情況,制定本規定,各相關使用人員應嚴格遵守執行。

2適用范圍

公司所轄各部門。

3辦公物品分類

3.1辦公設備:A、復印機;B、傳真機;C、電話;D、辦公桌椅;E、保險柜;F、電腦及打印機;G、其他。

3.2辦公用品:A、各種信簽;B、材料紙;C、各種表格;D、筆;E、筆記本;F、計算器;G、其他。

4管理規定

4.1行政人事部是公司辦公設備及用品的歸口管理部門,公司所有辦公用品的采購、管理、維護、監管等工作統一由行政人事部安排專人負責。所有設備均設專人管理,發生丟失或損壞并且不能確定直接責任人的,由專管人員承擔責任。

4.1.1設備專管人員應明確所負責設備的具體用途,熟悉其操作規程。

4.1.2操作人員應嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

4.1.3辦公設備出現故障時,應立即知會專管人員。若為簡單故障,由專管人員及時處理,處理不了的,由行政人事部通知專業技術人員維修。因使用不當或強行維修而造成設備損壞的,應酌情予以賠償。

4.1.4辦公設備為工作而備,未經行政人事部允準,嚴禁用于與工作無關的事務。

4.2申購:

4.2.1申購原則:滿足工作要求,提高工作效率,節約人工費用,樹立企業公眾形象。

4.2.2部門因工作需要添置辦公設備的,由部門負責人提出書面申請,交行政人事部審核并組織進行相關市場調查,選三家以上作報價分析,報總經理批準并由行政人事部統一購買、分配。

4.2.3部門根據實際工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申購計劃,報行政人事部匯總核查庫存,制訂月度辦公用品采購計劃,經總經理批準后由專人負責購買。

4.3報廢:辦公設備達到一定條件可以按以下程序予以報廢;低值易耗的辦公文具無須報廢。

4.3.1報廢條件:

1)使用超過規定年限,已無使用價值。

2)損壞嚴重無法修復、或修理費昂貴、沒有修理價值。

3)功能降低危及安全。

4)技術落后、耗能高、效率很低、嚴重影響工作效率、屬于已被淘汰的。

4.3.2設備的報廢:由設備使用人填寫《報廢申請表》,詳細說明原因,經部門負責人及復查、審核后,由行政人事部請技術專業人員鑒定并出具書面意見,經質量管理部核實后,報總經理審批。

4.3.3報廢設備的處理:報廢的設備先交由工程部鑒定,由財務部進行登記、處置,行政人事部監督?？梢栽倮玫牧闩浼斎〕鰵w入公司辦公用品倉待用;報廢設備回收資金交財務入賬。

5辦公設備使用規定

5.1電腦:電腦的使用及分配以部門為單位,由行政人事部根據實際需求調配,并實行使用人負責制。使用者應按規范要求正確操作使用;服務器由行政人事部指定專人負責維護,發生故障,應及時報告,由行政人事部安排專業人員維修。

5.1.1原則上不能設置開機密碼,因特殊情況需要設置的,應將該密碼備存行政人事部。

5.1.2每星期至少一次查殺病毒、升級病毒庫、清理磁盤;每月至少一次磁盤整理,以保證電腦系統的最佳運作狀態。

5.1.3文件的保存首先以本地磁盤為主,并對有關文件歸類保存,以便能在最短的時間內查找所需資料。如確需在服務器上保存文件應經行政人事部書面同意,并在服務器上設立個人文件夾,所有文件均保存于個人文件夾內;否則,造成文件丟失自行負責。

5.1.4對保存的文件應定期整理,不需要的文件應及時刪除。對需要長期保存的文件由部門提出申請,經行政人事部審核后可以光盤方式保存,以保障電腦的使用空間。

5.1.5使用者不得擅自安裝軟件,如確需安裝部分輔助軟件,應向行政人事部書面申請,經批準后由行政人事部安排專業人員安裝。

5.1.6未經許可,任何人不得自行打開機箱或拆裝機器,不得擅自對電腦硬盤進行格式化或

重新安裝操作系統。如遇不懂或自己解決不了的技術問題,應通知行政人事部,由行政人事部安排專業人員予以解決。

5.1.7因公司工作的特別需要或部門工作需要借用或征用專用責任人負責的電腦時,借用人應保證電腦的使用安全,如因人為操作失誤或使用不善造成損環的,由借用人負責;

借用人需要將借用電腦搬離指定區域時,須經行政人事部書面批準同意。

5.2復印機:公司復印機由行政人事部指定專人進行管理和維護,并監督其他部門的使用。

5.2.1公司復印機作為辦公設備僅供公司文件的復印使用,使用前應按規定程序辦理申請登記,經批準后交專管員執行。

5.2.2復印資料、文件時,必須在前臺辦理登記、簽名手續,并注明復印紙張數、規格、申請人、文件名等交部門負責人批準;一次復印張數超過50頁的,須報行政人事部批準。

5.2.3特別情況需緊急復印的,可按上述程序先登記申請表,事后報批、審驗。

5.2.4復印機專管人員每月底填報當月復印機使用情況匯總表交行政人事部存查,匯總表中應反映維修情況、零配件更換、違規使用等情況。

5.2.5復印機出現簡單故障時,專管人員應及時處理;處理不了的,應立即通知專業技術人員給予幫助。如強行操作,造成設備損壞的,應酌情予以賠償。

5.2.6復印紙張的使用厲行節約,反對浪費;內部存檔的資料,應盡可能使用雙面復印或使用循環再用紙張復印。

5.3打印機:公司打印機設專人進行管理及維護。

5.3.1公司提倡無紙化辦公,對需要上級審查、修改的文檔,可先通過內部局域網將文檔發送到指定的電腦中,審查修改完畢并確認無誤后才能打印。

5.3.2對無需存檔、不涉及公司秘密、可以再使用的紙張,應提供給公眾打印、復印再利用。公司內部使用的文件應使用"循環再用紙"打印。

5.3.3使用公司函頭信紙打印正式文檔,或者使用彩色打印機打印帶圖片資料的彩色文檔,必須在前臺辦理申請登記,并經部門經理批準。打印數量超過20張的須報行政人事部批準;特殊情況可先打印,事后應補辦登記、審驗手續。

5.4傳真機:公司傳真機僅供傳真或撥

打長途電話,非特殊情況,不能用以復印資料。行政人事部指定專人對傳真機進行監督管理。

5.4.1長途傳真和利用傳真機撥打長途電話的,須向專管人員辦理登記手續,特殊緊急情況的可先行使用,事后辦理登記。

5.4.2傳真文件上如使用了涂改液,應當待涂改液完全干后方可傳真,以防止涂改液粘于傳

真機的掃瞄頭上,影響傳真機使用效果。

5.4.3禁止將未拆除訂書針的文件直接放在傳真機上傳真;否則造成損失由使用人負責。

5.4.4專管人員應保障傳真機24小時都有接收用傳真紙,以確保能隨時接收傳真。

6辦公文具及其他低值易耗品管理

6.1每月25日前由各部門負責人根據工作需要,制定下月辦公用品采購計劃匯總行政人事部。

6.2行政人事部查核庫存數量后擬出下月易耗品采購總計劃及供應商建議提交行政人事部審核,報總經理批準。

6.3總經理批準后由行政人事部安排專人統一采購。

6.4采購回來的物品應及時辦理入庫手續,經辦人和保管人員當面核對品名、規格、數量,辦理驗收入庫手續,并通知相關部門辦理領用手續。

6.5辦公用品的保管和發放由前臺負責。

6.6各部門接到領用通知后,部門負責人安排人員到前臺辦理領用手續并簽字確認,由部門統一安排、發放。

6.7辦公用品領用應堅持勤儉節約的原則,用多少領多少,避免造成浪費,嚴禁將辦公用品帶回家作私人用途。

6.8非一次性使用的物品,員工在辦理離職手續時應交回公司,并與前臺做好移交手續。

6.9辦公用品的帳務必做到帳物相符,前臺應隨時掌握合理庫存,保障日常工作的正常使用量。

7相關文件與記錄

7.1《辦公設備報廢申請表》

7.2《復印申請登記表》

7.3《打印登記表》

7.4《長途電話登記表》

篇2:置業公司辦公用品管理規定

置業公司辦公用品管理規定

一、管理范圍

(一)本規范所指"用品"是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:

1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調制解調器、功放機、音響設備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。

2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務用品、工程用品、設計用品、學習用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。

(二)本規范所指"管理"是指:對上述辦公用品的預算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、

領用、臺帳、統計、報表、借調、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。

二、管理原則

(一)歸口負責,統一管理:公司所有辦公用品由總經辦統一負責預算、購買、配置、發放和管理。

(二)預算統計,規范表單:各領導、部門應在每月20日前將次月所需辦公用品報總經辦,由總經辦統計品種、數量,編制預算并報批。月底需進行購、發、存盤點統計。管理中的臺帳和統計均使用公司統一制作的表單。

(三)一人一表,配額領用:辦公用品的配發、領用登記實行一人一表。由總經辦負責配發及領用手續的辦理,按實數填寫有關登記表,離職時清退。根據員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領用辦公用品的種類、數量和金額定額。

(四)節約使用,誰用誰責:公司員工應節約使用辦公用品,凡超過配領定額的領用,原則上應經總經辦主任同意。辦公用品一經配發領用,領用人即對所領辦公用品負有保管維護的責任,不得遺失和損壞。

三、管理程序

公司辦公用品按下述程序進行管理:預算申報-審核審批-領款采購-驗收入庫-編號登記-配發領用-使用管理-統計報表。

(一)預算申報:每月底由行政人事部行政助理根據上月盤點和本月申請預計,填制"辦公用品購置預算明細表"和上月預算執行情況統計表。

(二)審核審批:對上表由總經辦主任初審后報財務經理審核、再報總經理審批。

(三)領款采購:購置預算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統一負責采購。

(四)驗收入庫:購置的辦公用品,應有行政人事部驗收人員核查驗收后,方能入庫。購買經辦人不

能驗收。

(五)編號登記:對公司購置的消耗性辦公用品均須進行統一分類、編號,并同時對其隨配鑰匙進行統一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。

(六)配發領用:凡配發、領用的辦公用品,均需由總經辦填寫"辦公用品配發領用登記表",

并由使用、領用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領用,按《費用管理規定》中"配領定額"執行。

(七)使用管理:

1、屬個人使用的辦公用品(包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關鑰匙),由使用人負責管理。

2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經辦可要求領用人予以適當賠償;已經損壞嚴重、不能再使用的,必須交回總經辦,由集團綜合管理部匯同總經辦共同核實后作出報損處理意見,不允許使用人私自遺棄。

3、員工離職、離崗時,應將所配領辦公用品(包括鑰匙)交回總經辦并辦理交接手續。

4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負責人管理,如有遺失或損壞,應及時通知總經辦,以便清查、修理、備案。

(八)統計報表:每月末總經辦應對庫存辦公用品進行盤點,對當月辦公用品購置、配領、庫存情況進行統

計分析,并填制相關表單和統計表。

篇3:房地產公司辦公用品領用規定

一、辦公用品的領用應本著節約、合理、滿足工作需要之原則,反對鋪張浪費。

二、辦公用品是工作用品,嚴禁公物私用,妥善保管。

三、辦公用品分為易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大類,分別如下:

1、消耗品:鉛筆、刀片、膠帶、膠水、漿糊、大頭針、圖釘、回形針、橡皮筋、練習本、橡皮、鐵夾子、信封、信紙、標簽、卷宗、檔案袋、原珠筆、訂書針、印油、復寫紙等。

2、耐耗品:簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、燕尾夾、彈簧夾、活頁夾、透明拉鏈袋、文件夾、文件架等。

3、管制消耗品:傳真紙、復印紙、文件箱、剪刀、美工刀、訂書機、打洞機、算盤、鋼筆、打碼機、日期章、計算器、比例尺、筆筒、軟盤、米尺、印泥、印臺等。

4、管制品:電腦、打印機、復印機、(網絡服務器)、裝訂打洞機、碎紙機、傳真機、電話機等辦公設施用品均屬管制辦公用品。

四、辦公用品的領用分為個人領用和部門領用兩類,個人領用系由個人使用保管的用品,如鉛筆、橡皮、膠水等。[[部門領用為部門共同使用的用品,它們分別是打洞機、計算機、剪刀等。部門領用行為由部門經理進行監管、負責。

五、個人使用文具用品限工作時使用,公司前臺文員有責任將個人領用辦公用品發放至公司新人員,如須補充由使用者提出申請,前臺文員做好發放登帳工作。

六、耐耗品、管制消耗品應限定人員使用,領用此類文具用品應報各部主管簽字、核定,第二次領用時須以舊換新,此項規定由管理部予以監管。

七、管制品應由管理部統一登帳造冊,予以管理,并納入固定資產統計范圍,做好維護、保養工作,有權督促各部有效管理部內管制品(特殊辦公設施)。

八、各部領用管制用品行為屬于部內責任保管范圍,各部主管有權要求部內人員愛惜公司財物,嚴格按照不同配套設置操作要求操作,嚴禁違規行為,責任后果者自負。

九、管制辦公用品的發放和領用由管理部進行操作,各部領用須登記造冊,如有損壞和故障,應及時報告公司管理部,人為損失或遺失由責任人和部門主管負責,酌情賠償。救助站制度