住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

1、建立檔案管理制度

根據(jù)檔案資料初建的情況,擬首先制定如下制度:

2、確定檔案的內(nèi)容

物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案,管理工作檔案的管理具體的說明。

①建筑物檔案

A、建筑物原始檔案

包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖,具體清單如下:

產(chǎn)權(quán)資料。包括:項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

(1)產(chǎn)權(quán)資料。包括:項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

(2)技術(shù)資料。包括:竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。

(3)竣工驗(yàn)收證明書。包括:基建工程竣工驗(yàn)收書、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、供水、供暖管道的試壓報(bào)告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

(4)房屋使用資料。包括:業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計(jì)算書。

(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的,竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書。包括:供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書、變壓器報(bào)停申請表、用水申請審批表、月供水計(jì)劃報(bào)告單。

B、建筑物維護(hù)、改造檔案

建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料:

(1)維護(hù)改造申請表及批準(zhǔn)文件

(2)維護(hù)改造工程施工許可證

(3)維護(hù)改造方案

(4)維護(hù)改造工程合同

(5)維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

(6)維護(hù)改造工程驗(yàn)收說明書

(7)維護(hù)改造工程結(jié)算(核算)表

(8)各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]

(9)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

(10)維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖

C、用戶裝修、改造工程檔案

用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料,一般內(nèi)容如下:

(1)裝修、改造申請表及審查意見

(2)裝修設(shè)計(jì)圖

(3)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

(4)完工后的驗(yàn)收意見

②管理工作檔案

管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料,主要為:

(1)政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等;

(2)制訂的各種管理規(guī)定、公約;

(3)公司ISO體系文件

(4)財(cái)務(wù)資料

(5)工作計(jì)劃、方針、目標(biāo)記錄

(6)各項(xiàng)管理工作日志

(7)糾正和預(yù)防措施方案

(8)質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

(9)設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程,巡查、維修、養(yǎng)護(hù)記錄

(10)滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

(11)投訴及投訴處理記錄

(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

3、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

4、管理?xiàng)l件:

(1)庫內(nèi)溫度不超過20攝氏度,濕度不超過5%,密閉防光、防鼠防蟲,嚴(yán)禁煙火,配氣體或干粉滅火設(shè)備。

(2)辦公條件,適量的存儲(chǔ)和查閱空間,符合規(guī)定的整理裝訂設(shè)備、工具和裝具。

(3)管理人員要求:經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。

篇2:別墅管理處檔案管理措施

別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施

1、檔案的建立

(1)建立檔案管理制度

(2)確定檔案的內(nèi)容

檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護(hù)、改造檔案;3)業(yè)主裝修、改造工程檔案

b.業(yè)主檔案:業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。

1)收集業(yè)主/用戶單位資料

2)業(yè)主/用戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3)業(yè)主/用戶裝修工程文件

4)業(yè)主/用戶遷入時(shí)填具之資料

5)業(yè)主/用戶資料補(bǔ)充

業(yè)主/用戶聯(lián)絡(luò)資料

緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主/用戶人事變遷資料

6)業(yè)主/用戶與管理處往來文件

7)業(yè)主/用戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

8)業(yè)主/用戶請修記錄

9)業(yè)主/用戶投訴記錄

10)業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

c.社區(qū)志史活動(dòng)檔案:社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì),在舉行或參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成并需要?dú)w檔保存的,反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進(jìn)步的各類文件材料。

d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

(3)檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交

1)工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖等項(xiàng)目建筑物的原始資料;

2)各組團(tuán)協(xié)調(diào)管理處負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

3)客服部負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案;

4)其他檔案資料和維修、巡視、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能部門負(fù)責(zé)收集。

2、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

3、檔案管理的要求

(1)收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復(fù)印件供使用。

(2)對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價(jià)值,保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。

a、對資料進(jìn)行整理,即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。

b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。

c、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。

篇3:某小區(qū)管理處檔案管理措施

小區(qū)管理處檔案管理措施

一、檔案資料管理作業(yè)流程

1、檔案資料的收集

(1)設(shè)立檔案資料,采取系統(tǒng)化、電腦化的手段,設(shè)兼職檔案管理員,建立相應(yīng)的管理制度,對所有的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

(2)資料的收集,堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料的內(nèi)容,以實(shí)際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道:規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工驗(yàn)收的全部工程技術(shù),維修資料;物業(yè)構(gòu)成的方面,到房屋主體,公共設(shè)施,小到一樹一木全有詳細(xì)的資料。

2、資料的分類整理:收集的所有住處資料,統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類,整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)資料信息的來源,內(nèi)容,表現(xiàn)形式的特點(diǎn),做到條理清晰,分類合理。

3、資料的歸檔管理

(1)資料歸檔管理采用原始檔案和電腦檔案的雙軌管理制,采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始資料信息的保存,如:膠卷、照片、圖景等檔案組卷按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì),編號,造冊,編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)管理手段,盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化成為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

(2)檔案管理環(huán)境做好三防工作,即防火、防潮、防變質(zhì)。

二、檔案資料的分類

1、外來文件

■規(guī)劃檔案

■驗(yàn)收竣工檔案

■其他檔案

2、內(nèi)部檔案

■房屋維修檔案

■裝修管理檔案

■機(jī)電設(shè)備檔案

■配套設(shè)施設(shè)備維修工程檔案

■消防管理檔案

■車輛管理記錄檔案

■保安服務(wù)管理檔案

■日常服務(wù)管理檔案

■日常維修檔案

■衛(wèi)生保潔管理檔案

■綠化管理檔案

■VIP檔案

■其它檔案