物業項目業主檔案資料管理規定

1.職責范圍

1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

1.3業主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業主檔案的內容包括:業主入住登記表、房屋裝修聯系表、裝潢施工安全保證責任書、室內設施驗收表、住戶裝潢協議書、物業管理合同、住宅移交手續。

1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印。

1.6未經領導同意不得擅自將業主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《檔案資料調出登記》,并督促借調人及時歸還。

1.7檔案的管理環境必須做到"三防"即:防火、防潮、防變質。

1.8日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即修復。

2.質量記錄:

2.1《檔案資料調出登記》C7.5.1-5.20-A

篇2:業主委員會檔案資料管理辦法范本

業主委員會檔案資料管理辦法

為保存小區物業管理中的資料、檔案,根據相關法規,制定本管理辦法。

第一條業主委員會需要保存的資料、檔案包括,“各種小區物業規章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關部門下發的文件”“業主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業主委員會接訪登記表”和其他業主(代表)大會同意的各種文本資料和電子文檔。

第二條文本資料、檔案要在文件柜內分類、編號存檔,電子文檔要進行備份。

第三條常務秘書負責接收、催要經辦人所持的資料,并進行整理、存檔。

第四條文本資料必須按照保密等級進行保存,業主資料為最高等級,禁止對外查閱。

第五條因為資料保管人個體原因造成業主資料出現丟失、外泄事件的,業委會必須追究其承擔相應責任;責任人是業委會委員的立刻終止其委員資格,并扣除其所有補助;責任人是秘書的立刻將其開除,扣發當月薪水。