物業區域資料管理作業規程(七)

1.0目的

規范檔案的管理工作,確保檔案的安全、完整及借閱等有序管理。

2.0適用范圍

適用于所轄物業區域內所有檔案的管理。

3.0職責

3.1客服中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

3.3各部門負責人負責相關內容信息的審核。

4.0程序要點

4.1資料管理員對發展商提供的相關資料(產權資料、竣工圖資料、技術資料)按工程號及物業號歸檔,按《資料及資料室管理規定》的相關要求進行資料整理、永久保存,編制資料三級目錄和文件清單,并在資料柜上進行標識,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內取閱。

4.2資料管理員根據《資料及資料室管理規定》的相關要求,按物業號對入住后文件(包客戶姓名、出生日、性別、身份證復印件、電話等基本資料)、裝修資料、房屋維修資料及日常管理工作等資料進行整理,由分管主管審核后及時歸檔;建立每戶業主檔案,永久保存;按類別建立檔案室目錄、檔案柜內目錄、卷內目錄,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內取閱。

4.3保證存儲于電腦中的公司內部及公司與外部單位間的來往審批文件、與業主相關的資料、行政管理制度等重要電腦文件有備份并設置相應的開機密碼和屏幕保護密碼。

4.4資料管理員按《資料及資料室管理規定》出借資料;資料查閱人員需經管理處負責人或客服主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續,在資料管理員指定地點查閱。

4.5維修人員、項目部人員如需借閱資料,資料管理員需在《資料出借登記表》上認真填寫借閱日期、借閱部門、借閱人、借閱資料名稱及資料數量,并讓借閱人員簽字認可。

4.6外單位查閱資料,需經管理處負責人審核單位介紹信和個人證件并同意后,資料管理員方可讓其查閱并辦理登記手續。4.7按《資料及資料室管理規定》向借閱人及時催還資料或辦理續借手續。資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》注明歸還日期及簽收人。

4.8客服主管每周對資料借閱情況進行審核。

4.9每月5日之前匯總上月管理處所有質量記錄,裝訂成冊,送管理處主任審核后保存。

4.10建立規范的檔案資料室,配備相應的滅火器材;每周對資料室進行打掃,及時更換干燥劑,如發現發霉的資料文件,用干布及時擦拭。

4.11資料管理員崗位出現變動時,應及時辦理交接手續,并由雙方簽字確認,由直接上司監督進行。

4.12檔案盒(夾)的制作

4.12.1根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

4.12.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×?×-S?W-業主檔案:表示物業管理有限公司××管理處的業主檔案。

4.12.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在柜中。

4.12.4將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

4.12.5按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

4.13業主檔案的跟蹤:

4.13.1當發生下列情況變化時,客服中心主管應將變化情況記錄在業主檔案中:通訊電話聯絡方式發生變化時;業主發生更替時。

4.13.2業主檔案跟蹤管理:由客服中心主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

4.13.3業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須上報,經管理處負責人同意后方可查閱。

4.13.4業主檔案應永久保存。

4.13.5具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

4.13.6本規程執行情況作為檔案管理員績效考評的依據之一。

5.0相關記錄

《資料借閱登記表》

篇2:物業資料管理員崗位職責與職位說明

2.33資料管理員

2.33.1崗位職責

a)認真學習國家保密法和有關檔案管理規定,嚴格執行公司檔案管理制度。

b)負責物業的有關圖紙資料的收集、裝訂、存檔。

c)負責管理處檔案的建立與管理,依據管理制度,科學分類,方便檢索。

d)嚴格執行檔案使用、查詢制度,規定不能外借的檔案資料,未經主任批準不得外借,借閱檔案必須詳細登記,對造成破損、缺少、不按時歸還者嚴格按規定處罰,并盡力彌補。

e)每周對檔案室清潔一次,保證室內潔凈,溫度、濕度恒定,通風、消殺良好,防盜設施安全可靠。

f)完成領導交辦的其他任務。

2.33.2職位說明

a)年齡50歲以下,身體健康;

b)大專以上學歷,檔案管理專業,從事相關職位工作三年以上;

c)工作認真、負責,原則性強、廉潔奉公。

d)工作負責范圍:負責管理處檔案資料的收集、保管工作。

篇3:物業公司質量體系文件和資料管理作業規程

物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

1.0目的

規范質量體系文件和資料的管理,確保質量體系文件和資料使用的有效性。

2.0適用范圍

適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。

3.0職責

品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。

4.0要點和實施

4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

4.2質量體系文件的使用。

4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。

4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。

4.3質量體系文件的保管。

4.3.1文件的保管環境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。

4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。

4.4質量體系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格,經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動,則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。

4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改,但程序文件和質量手冊換版時,則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

4.4.4問更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規定,并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行,但劃改時,應能辨認更改前的內容。

4.4.5文件更改的標識和記錄

文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。

4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應予以換版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;

(2)同一文件一次更改內容較多時。

4.5作廢/失效質量體系文件處置。

4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。

4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

4.5.3作廢/失效文件在適當的時間(如一年)集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應經管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

4.6外來文件的管理。

4.6.1外來文件包括:

(1)本行業強制執行的法律、法規、條例;

(2)本公司選定執行的國家或行業標準;

(3)業主或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態,既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的,還應編號并辦理發放簽收。

4.6.3對于外來文件,品質/拓展部資料管理員應建立收/發臺帳,以便追溯其來源和分布。

4.7文件的歸檔。

4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。

4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號(外來文件除外)。

4.7.3文件的發布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。

4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7.5品質/拓展部應按本規程文件更改條款規定,對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

4.8文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

4.9質量體系文件的借閱。

4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一:

(1)是公司的服務對象;

(2)是公司的主管上級;

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法規或合同規定提供借閱的需方。

4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業和技術機密,但上款第4項的除外。

4.10人員離開公司或工作崗位發生變化時,品質/拓展部負責回收所發文件,并在文件發放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

4.11公開文件的控制。

4.11.1凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業人員負責此項工作。

4.11.4凡公開的文件夾發生更改時,應以原公開的形式,在原發放或公布的范圍內今年性更改,以便更改的內容為業主或住戶所了解。

4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業指導書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負責保存持有的記錄,保存期為3年。

5.0記錄

5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:

6.0相關支持文件。