1.1查驗(yàn)、收取業(yè)主/收樓受托人帶來的資料

1.1.1售樓部/財(cái)務(wù)部發(fā)出的收樓憑證:單元、業(yè)主姓名、兩個(gè)部門的簽章、付款方式等等。

1.1.2買賣契約或其補(bǔ)充協(xié)議。

1.1.3業(yè)主身份證。

1.1.4其它:

――若聯(lián)名業(yè)主購房,一個(gè)業(yè)主收樓的,需有其他業(yè)主的收樓委托書、身份證復(fù)印件。

――若私人業(yè)主委托收樓,需有業(yè)主收樓委托書、業(yè)主身份證復(fù)印件及受托人身份證。

――若公司業(yè)主委托收樓,需有公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司收樓委托書及受托人身份證。

1.2檔案需留檔的資料

1.2.1收樓憑證、收樓委托書、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件留檔。

1.2.2復(fù)印補(bǔ)充協(xié)議相關(guān)資料、業(yè)主身份證、受托人身份證留檔。

1.3收樓費(fèi)用的核收

按管理處辦理收樓手續(xù)公示的相關(guān)費(fèi)用(包括:首季管理費(fèi)、物業(yè)維修基金)文件,前臺(tái)收款員向業(yè)主/受托人說明并核收相關(guān)費(fèi)用。

1.4檢查業(yè)主/受托人帶來資料的同時(shí),請(qǐng)業(yè)主/收樓受托人協(xié)助填寫業(yè)主資料表。

1.5填寫業(yè)主資料表后,管理處工作人員出具擬定已簽好一式兩份的《業(yè)主公約》及一式兩份的《裝修管理規(guī)定》請(qǐng)業(yè)主簽署,管理處工作人員在上述四份文件上面寫上日期后,一份交業(yè)主,一份放業(yè)主檔案。簽署后,管理處工作人員向業(yè)主/收樓受托人發(fā)放管理區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理規(guī)定資料如《業(yè)主手冊(cè)》、《入住指南》、繳費(fèi)指南、通電申請(qǐng)表、驗(yàn)樓指引、《樓宇質(zhì)量反饋表》等(文件及資料根據(jù)各區(qū)實(shí)際情況配備)。著重講解管理費(fèi)的收取、裝修事項(xiàng)、居民證的辦理、驗(yàn)樓手續(xù)等,要求業(yè)主及時(shí)交還《樓宇質(zhì)量反饋表》。

1.6管理處人員在《收樓確認(rèn)書》上記錄鑰匙的數(shù)量,并按《收樓確認(rèn)書》上所列交付業(yè)主/受樓受托人的資料及文件(文件及資料根據(jù)各區(qū)實(shí)際情況配備)清單,再次清點(diǎn)交付,由業(yè)主/收樓受托人在《收樓確認(rèn)書》上簽章確認(rèn)交收情況。

1.7簽訂《收樓確認(rèn)書》后,管理處工作人員陪同業(yè)主對(duì)房屋進(jìn)行驗(yàn)收。

1.7.1業(yè)主將驗(yàn)樓中發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)需返修的,將各項(xiàng)返修要求填寫于《樓宇質(zhì)量反饋表》,于48小時(shí)內(nèi)交回各分區(qū)管理處,如有需要可留匙并在表格留匙欄記錄,業(yè)主/收樓受托人及管理處工作人員共同簽名確認(rèn)。由管理處將相關(guān)項(xiàng)目轉(zhuǎn)交發(fā)展商通知相關(guān)承建單位進(jìn)行返修。

1.7.2以上有關(guān)資料由管理處工作人員負(fù)責(zé)按單元號(hào)歸檔裝訂,建立業(yè)主檔案。并把業(yè)主資料輸入電腦。

1.8業(yè)主檔案

1.8.1業(yè)主檔案每季度至少整理一次,把散放的資料全部裝訂。

1.8.2以下資料裝訂在檔案的右側(cè),其中標(biāo)有*號(hào)的為必須的資料;其他未標(biāo)*號(hào)的資料則視乎當(dāng)時(shí)各管理處收樓情況而定。

業(yè)主更改資料

*業(yè)主資料

*業(yè)主身份證復(fù)印件

*簽匙單

樓宇質(zhì)量反饋表

*收樓憑證

合同復(fù)印件

*公共契約

1.8.3裝修資料、來往信函、搬出登記等裝訂在檔案的左側(cè)

1.9檔案使用:

注意為業(yè)主保密,未有非政府職能部門出示有關(guān)證明或未經(jīng)公司認(rèn)可,不能透露或提供區(qū)內(nèi)業(yè)主的情況及資料予他人。

篇2:客戶服務(wù)辦理業(yè)主收樓工作程序

客戶服務(wù)程序:辦理業(yè)主收樓的工作

客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)主辦理收樓手續(xù),以保證業(yè)主順利入住。辦理業(yè)主收樓的工作程序主要包括:辦理收樓手續(xù)、介紹日常服務(wù)、協(xié)助用戶驗(yàn)收、處理用戶資料等。

(一)確認(rèn)業(yè)主辦理收樓手續(xù)須帶備如下資料:

1、發(fā)展商發(fā)出《收樓通知書》、《收樓證明》;

2、《廣州市房地產(chǎn)買賣合同》原件;

3、本人身份證原件及復(fù)印件(如業(yè)主未成年請(qǐng)帶戶口本);

4、辦理入住需交的費(fèi)用(見附表);

5、如需委托他人代收樓,請(qǐng)被委托人攜帶身份證原件和復(fù)印件及收樓委托證明(收樓委托證明須經(jīng)公證才有效);

6、聯(lián)名購房的業(yè)主,請(qǐng)一起前來辦理收樓手續(xù)。.若其中一名業(yè)主不能前來,則須出示收樓委托證明(收樓委托證明須以經(jīng)公證才有效);

7、未成年業(yè)主由法定監(jiān)護(hù)人代辦有關(guān)收樓手續(xù);

8、如外籍人士,港澳同胞請(qǐng)攜帶本人護(hù)照原件;如委托他人需有中國(guó)司法部門委托辦理內(nèi)地公證文書的香港律師樓開出的《委托書》或廣州公證處開出的授權(quán)委托《公證書》;

9、公司業(yè)主的,需《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《商業(yè)登記證》《法人代表證明》、《法人代表授權(quán)委托書》、《董事會(huì)記錄(授權(quán)委托)》、公司印章;

10、凡業(yè)主/住戶每人需兩張免冠小一寸彩照交管理處,以便日后辦理業(yè)主/住戶證。

(二)發(fā)給業(yè)主相關(guān)資料

1、需業(yè)主簽收的《臨時(shí)管理公約》、《業(yè)主手冊(cè)》、《裝修指南》、《使用說明書》、《質(zhì)量保證書》;

2、需業(yè)主簽訂的《區(qū)域防火協(xié)議書》、《業(yè)主收樓確認(rèn)書》、《入住承諾書》;

3、需要業(yè)主填寫《業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料登記表》、《業(yè)主/住戶情況登記表》。

(三)向業(yè)主介紹相關(guān)文件

詳細(xì)解釋管理公司各項(xiàng)基本規(guī)章制度(包括:用戶室內(nèi)裝修規(guī)定、大件物品放行規(guī)定、管理費(fèi)收繳規(guī)定、業(yè)主證辦理規(guī)定等)及各種表格(如《物品放行條》、《動(dòng)用明火申表》等)的使用方法。

(四)業(yè)主須繳納的費(fèi)用

1、預(yù)繳三個(gè)月物業(yè)管理服務(wù)費(fèi);

2、水電周轉(zhuǎn)金;

3、專項(xiàng)物業(yè)維修資金;

5、約定的其它費(fèi)用。

(五)驗(yàn)收

(1)客戶服務(wù)部工作人員與業(yè)主到單元驗(yàn)收,將結(jié)果記錄于《收樓驗(yàn)收表》;

(2)業(yè)主確認(rèn)水表、電表、氣表讀數(shù),簽收鑰匙后,填寫《收樓確認(rèn)書》;

(3)如果單元須進(jìn)行返修工程或其它需要,業(yè)主須填寫《遺留工程申報(bào)表》、《鑰匙托管承諾書》。

(五)新業(yè)主/住戶資料的日常處理程序

客戶服務(wù)部前臺(tái)助理初審業(yè)主、住戶交回的資料和文件,并將資料存檔。具體文件處理方法如下:

發(fā)展商致業(yè)主的收樓通知書---原件存檔

購房合同書----復(fù)印件存檔

業(yè)主身份證復(fù)印件或代辦人身份證復(fù)印件----原件存檔

(六)操作流程圖

辦理業(yè)主收樓手續(xù)流程圖(圖1)

(七)相關(guān)記錄

《業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料登記表》(表1)

《業(yè)主/住戶情況登記表》(表2)

《收樓確認(rèn)書》(表3)

《鎖匙托管承諾書》(表4)

《區(qū)域防火協(xié)議書》(表5)

《入住承諾書》(表6)

《遺留工程申報(bào)表》(表7)

《車輛出入證登記表》(表8)

《收樓驗(yàn)收表》(表28)

(八)客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案管理規(guī)程

客戶服務(wù)中心業(yè)主/住戶檔案管理規(guī)程

1、業(yè)主/住戶檔案的管理工作由客戶服務(wù)部物業(yè)助理(前臺(tái))負(fù)責(zé)。

2、客戶服務(wù)部物業(yè)助理(前臺(tái))將當(dāng)日的業(yè)主/住戶資料、往來文件按房號(hào)歸檔。

3、小區(qū)業(yè)主/住戶資料按單元一戶一檔建立,統(tǒng)一存放在業(yè)主/住戶資料文件柜內(nèi)。

4、業(yè)主/住戶檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶資料,產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓原業(yè)主資料另造冊(cè)存檔。

5、每個(gè)業(yè)主/住戶檔案的排列順序?yàn)?按其發(fā)生時(shí)間排列,如下:

A、業(yè)主收樓通知書

B、業(yè)主/住戶聯(lián)絡(luò)資料登記表

C、業(yè)主/住戶身份檔案資料(業(yè)主/住戶身份證復(fù)印件)

D、業(yè)主/住戶情況登記表

E、單元驗(yàn)收表

F、收樓確認(rèn)書

G、鎖匙托管承諾書

H、區(qū)域防火協(xié)議書

I、入住承諾書

J、質(zhì)量反饋表

K、裝修申請(qǐng)表、裝修各類表、圖

L、裝修整改通知書

M、管理處發(fā)客戶函

N、其他資料

6.客戶服務(wù)部物業(yè)助理(前臺(tái))每月根據(jù)業(yè)主的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時(shí)更新檔案內(nèi)業(yè)主資料。