百貨采購的特點

◎貨源廣泛

百貨生產的工藝相對簡單,技術要求也不是特別高,因此其生產廠家眾多,貨源十分廣泛。就我國目前的百貨生產及集散地主要在珠江三角洲,蘇南經濟圈及以義烏為中心的浙江等地。

◎價格差異大

由于生產廠家,用料、工藝及技術的不同,百貨采購的價格差異很大。例如,同是一件西服,有幾十元的、幾百元的、進口的名牌西服則高達幾萬元。

◎品種繁多

百貨采購總的特點是雜。百貨的種類多,同一品牌的型號,花色也很多。

◎技術性較強

這是由于百貨的自然屬性所決定的。商品結構復雜,品種繁多,因為在經營上、保管運輸上等都要求有一定的技術性。例如,玻璃制品必須要有很好的防震措施,衣服必須要有較好的保管條件,對于衣服的采購,采購人員必須有豐富的經驗,對流行趨勢、色彩具有很高的把握能力。

百貨采購的方式

百貨采購的方式是根據商品的銷售情況,商品本身的特點和市場供求情況來確定的,百貨的采購方式主要有以下幾種:

◎訂購

訂購也稱訂貨,超市和供應商,通過簽訂合同方式預先進行訂購,也可以提供樣品進行訂購,供應商則按照合同規定的商品品種、規格、質量、數量、交貨時間等進行交貨。采取訂購方式所收進的商品也都是比較重要的商品,訂購一般要付給供應商一定的定金。

◎選購

選購是指超市根據需要向供應商選購商品,超市在進貨上有充分的自主權,供應商也比較自由,這種方式能按需訂購,避免商品的積壓或脫銷。訂購、選購應是超市向供應商采購商品的主要方式。

◎進口商品

超市還根據國家的政策,結合市場需要,向國外供應商訂購。訂購時要說明商品的名稱、數量、規格以及交貨時間、運輸方式等,集中送交外貿部門審批,并由有關進口公司據此向國外訂貨,然后根據國家規定的程序辦理進貨手續。我國加入WTO后超市進口商品的手續將會越來越簡單。

◎分配、調撥

由超市總部向各分店分配、調撥百貨,也是超市的主要采購進貨方式。

◎企業代銷

指商品銷售以后再辦理結算手續。這一形式是在市場商品日趨豐富,有些商品產大于銷的形勢下出現的。超市對于一些不收購、不訂購、不選購的商品,以及正在打開銷路的新產品等,由供應商委托代銷,付給一定的手續費或給予一定的價格折率,這可使超市不擔風險,放手銷售,既有利于開拓商品的銷路,促進工業生產的發展,又有利于擴大商業自身的采購業務,增加企業的收益。

◎聯營聯銷

這一形式使工商、商商雙方利益發生了內在聯系,根據工商、商商雙方各司其責,利益均沾、風險同擔的原則實行聯營聯銷。

百貨采購的作業程序

百貨采購的作業程序主要包括制定采購計劃、下達訂貨單及驗收處理。這里以實例形式介紹訂單處理的作業程序。

◎例行訂單的作業程序

本作業程序適用于如下商品:

較無季節性的商品

貨源穩定的商品

價格穩定的商品

由百貨部門的營業組長來執行續訂貨程序,其作業程序如下:

(1)組長查核訂單建議表,如有修改,則在旁邊注明。

(2)交由經理審核。

(3)行政組于17:00以前收集訂單建議表,將內容輸入電腦。

(4)第二天8:00以前,電腦部會自動打印出正式訂單,行政組負責核對。在中午12:00以前傳真給供應商。

(5)供應商收到訂單后回電告知行政組已收到訂單。

(6)驗收組收貨時,憑供應商的訂單復印件,輸入電腦即可打印訂單作為依據。

◎經常性訂單作業程序

本作業程序適用周轉率高的商品(期間30天,周轉6次以上)。大件商品:如衛生紙、家具,因體積大,沒有很多空間可以儲藏,因此只能訂8天左右的數量。由食品及百貨部門的各組組長來執行續訂貨程序。在下廣告促銷品訂單時,須與采購組協調有關事項。

其作業流程內容如下:

(1)組長填寫訂貨申請單。

(2)交給副經理、經理審批。

(3)行政組于15:00以前收集續訂貨申請單并輸入電腦完成正式訂單,并將正式訂單的號碼填入續訂貨申請單,于17:00以前將續訂貨申請單交給供應商,傳真后的續訂貨申請單作為追蹤的依據保存。

(4)供應商:供應商收到訂單后回電告知行政組。

(5)收貨組:收貨時,供應商告知收貨組訂單號碼,輸入訂單號碼即可找出訂單以作為依據。

◎百貨緊急訂單作業程序顧客大量購買或訂貨系統估計錯誤導致缺貨時。由食品及百貨部門的營業組長執行緊急訂貨程序。其作業程序如下:

(1)組長填寫緊急訂貨申請單。

(2)立即交由副經理、經理審核。

(3)行政組將資料輸入電腦完成正式訂單,將訂單號碼填入緊急訂貨申請單,立即傳真給供應商,并同時通過電腦聯絡確認。

(4)收貨組:供應商送貨時告知訂單號碼;收貨組輸入訂單號碼后,優先收貨并同時通知賣場,等收貨完成后立即送入賣場。

篇2:某水泥廠采購作業程序

水泥廠采購作業程序

1.目的

建立采購控制程序,確保采購的物資符合規定要求。

2.范圍

適用于原輔材料、檢測/試驗設備、備品備件或服務的采購。

3.定義(無)

4.職責

4.1生管采購組負責

4.1.1尋找能提供物資或服務的供應商,并對供應商進行調查審核。

4.1.2采購計劃的制訂;依需求采購,確定"采購合同(購銷合同/傳真/電話等)"內容,并明確產品要求。

4.1.3協調品管部在供應商處驗貨。

4.1.4與供應商溝通,落實供貨、退貨、改進及采購條款,需要時,要求供應商對產品質量的改進。

4.2總經理或其授權代表負責原材料采購合同的批準;生管采購組主管負責對五金配件采購的批準。

5.工作程序

5.1采購作業:

5.1.1生管采購組根據產品生產的工藝要求、客戶的訂貨情況以及倉庫的庫存情況,制訂原材料、輔助材料的采購計劃。

5.1.2采購計劃的批準:生管采購組所制訂的采購計劃經總經理或其授權代表批準后實施采購。

5.1.3供應商的選擇,按照"供應商評審程序(QP740200)"進行。

5.1.4采購合同的簽訂:采購人員在采購計劃經總經理或其授權代表批準后負責與供應商簽訂采購合同(采購合同可以是"合同、訂單、傳真、信函、電話"等),采購合同應說明采購產品的名稱、型號/規格、數量、交貨期、質量要求/技術要求,所有原材料、輔助材料的采購合同應經總經理或其授權代表批準。

5.1.5生管采購組采購原輔材料或服務時應遵循以下原則:

A.優先采用合格供應商。

B.采購人員已明確產品的需求(包括產品名稱、型號/規格、數量、交貨期、質量要求/技術要求或服務)。

C.若以電話形式通知供應商,則應說明"品名、型號/規格、數量、交貨期以及質量要求或服務",并記錄于電話記錄中。

5.1.6由于產品技術要求更改,計劃更改或供貨履行備用條款更改,導致已被采購產品要求或需求更改,生管采購組主管負責與供應商溝通及落實采購條款的更改。

5.1.7采購人員應將供應商到貨日期及質量檢驗結果填寫于"供應商供貨質量記錄表"。

5.2采購資料:

5.2.1品管部負責向生管采購組提供相關原料的技術標準或檢驗標準(如圖紙或樣品),并確認檢驗標準及技術標準的有效性;

5.2.2若提供與質量或質量體系有關的文件也應明確說明文件的有效版本;

5.2.3如果供應商需要,生管采購組負責提供給供應商的技術標準、檢驗標準等受控文件的分發,并控制其有效性,確保本公司提供給供應商的技術標準、檢驗標準在有效范圍。

5.3采購驗證:

5.3.1若有需要在供應商處對供貨進行驗證,生管采購組負責與供應商協調并在相應的訂貨合同上或以文件方式向供應商說明驗證要求及接收條件。

5.3.2合同要求時,生管采購組主管負責協調客戶在供應商處對供貨的驗證。

5.3.3客戶在對供應商物料的驗證,不能免除公司提供合格產品的責任,即不可免除來料接收檢驗,也不能排除以后客戶的拒收。

5.4對于服務性行業(如運輸、維修服務等)對本公司提供的有償服務,也應遵照相應的采購條款。

5.5設備所需的備品備件按照"備品備件管理辦法"執行。

5.6非生產性材料按照"辦公用品采購辦法"進行。

6.參考資料

6.1供應商評審程序(QP740200)

6.2搬運、貯存、防護及交付程序(QP750500)

6.3質量記錄控制程序(QP420200)

6.4檢驗和試驗控制程序(QP820300)

7.報告和記錄

7.1采購計劃(FM740101)

7.2采購合同(FM740102)

7.3電話記錄(FM720102)

7.4物料質量保證資料/證明

7.5供應商供貨質量記錄(FM740203)

篇3:公司采購作業指導書（13）

公司采購作業指導書(十三)

一、目的:

通過對采購過程進行有效控制,確保產品的原(物)料、零件、包裝材料的品質、價格、交期與數量能滿足本公司的要求,以最低的庫存保障生產的暢通。

二、采購的種類:

根據物料的用途,物料采購可分生產性物料采購(原/輔材料采購)與非生產性物料采購(辦公用品、勞防用品、機物料消耗品、設備、量/器具、模具與樣品等的采購)兩種類別。

三、物料采購審批流程

1.生產性物料訂購審批流程

采購員根據業務部門的《制造通知單》及《生產計劃》、《生產BOM表》、《技術BOM表》制定《物料需求表》;送交倉庫填寫庫存狀況后結合最低訂購量、安全庫存量確定訂購數量;由采購員依據《物料需求表》編制《物料訂購單》予資材部經理批準采購。

《物料需求表》應包括制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、單耗、需用量、庫存量、訂購量、需求時間、制造單位等資料。

2.非生產性物料請購審批流程

辦公用品、勞防用品由使用部門編制《__月辦公用品、勞防用品使用計劃》,經部門經理、總經理審批,審批后交倉庫匯總并清查庫存,結合安全庫存量填寫《請購單》;機物料消耗品等由使用部門填寫《請購單》經部門主管復核,總經理審批。審批后交資材部經理安排采購員編制《物料訂購單》,經資材部經理審批后由采購員安排采購。

3.設備、量/器具、模具的審批流程:由直接指導或從事該項工作的人員填寫《請購單》,經部門主管審核,總經理批準后交采購部制定采購計劃采購。

4.樣品試制物料的審批流程:如技術部生產樣品需用某種物料,公司未有此物料或為新增物料時,由技術部人員填寫《請購單》及圖紙資料,經部門主管審核,總經理批準后交資材部經理,由資材部依元件規格資料要求尋找供應商采購。

四、詢價、比價、議價、定價作業

1.本公司所有物料采購必須向經公司認可后的合格供應商購買,設備、器具以有信譽、有能力之生產廠商為詢價對象。

2.比價、議價:采購人員在合格供應商中選擇兩家以上廠商進行詢價,以利于比價作業進行,并從中挑選在品質、價格、交期與服務等方面符合公司要求的廠商;采購人員與廠商議后,將比價、議價結果報資材部經理。如客戶指定要求或特定技術時,不受此限。

3.議價過程必須明確交貨周期、日產能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、品質標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。

4.定價:資材部經理依據議價結果選擇合適的供應商,簽訂《采購合同》及《物料定價表》經資材部經理審核、總經理批準后實施。

5.涉及技術性的圖紙或公司提供的樣品,資材部必須同外協廠簽訂技術保密協議,以保障公司利益。

五、《物料訂購單》的開立、分發與變更

1.所有原(物)料的采購必須采用本公司的《物料訂購單》,《物料訂購單》一式四份,一份由采購存檔,一份由財務結算,一份由倉庫收貨及進度跟蹤,一份供應商存檔。

2.采購人員在確認供方能夠滿足本次采購要求下填寫《物料訂購單》,并明確供應商名稱、制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、需用量、庫存量、訂購量、交貨時間、品質要求等,若采購要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件,應在《物料訂購單》上注明所附文件的識別方式。

3.已下達的《物料訂購單》如遇客戶訂單變更需修改或取消,必須在供應商未正式生產前通知供應商,否則供應商有權不予接受修改內容。如供應商已投產需測算數量及金額,報業務部與客戶協商處理。訂單修改后須編制新的《物料需求表》及《物料訂購單》并注明“修改”字樣,或注明原單號作廢字樣,取消并收回已經分發的《物料需求表》、《物料采購單》(含部分修改或全部修改);訂單取消亦同。

六、采購物料的交期控制

1.采購人員在《物料訂購單》發出后要與供應商聯系確認交期與數量并回傳確認函,急單采購要將約定交期回復需求部門,并建立《采購臺帳》,在采購各個階段以電話、傳真形式聯絡供應商,跟催交期,如有異常不能按既定交期交貨時,應以書面形式,注明"異常原因"及"預定交貨日期",呈資材部經理核示后轉送需求部門,依需求部門意見擬訂對策處理。

2.倉管人員應根據《物料訂購單》提供原(物)料到位的數量與質量信息,提醒采購人員未按交期到貨的信息,以利及時處理物料采購時出現的一系列異常。

七、驗收及入庫

1.采購物資到廠后,供應商將《送貨單》交倉管員,由倉管員引導供方將物資存放在待檢區。供應商《送貨單》必須注明我公司《物料訂購單》單號及訂購數量、送貨數量等信息。

2.由采購員和倉庫管理員在一個工作日內依《物料訂購單》對檢驗物資進行驗證。驗證內容包括:物料名稱、型號/規格/顏色/材質、產品包裝、標識、數量等,數量按抽樣比例進行量測,遵照孰少孰準嚴則按比例進行扣除。驗證合格后開具《送檢入庫單》在二小時內通知檢驗人員進行檢驗。檢驗合格后由倉管員依照定置管理進行歸位擺放,并依《送檢入庫單》及時填寫《存貨吊卡》和登記《存貨計數帳》;檢驗不合格需退貨的填報《驗退單》辦理退貨手續。

3.入庫數量與訂購數量必須相吻合,嚴格執行入庫數量上浮比率標準,超出部分填寫《驗退單》通知采購人員予以退回供應商處理。如供應商確需寄存于我司倉庫等待訂單的,由倉管員在《廠商寄存物料登記簿》上登記。并將寄存物料按定置管理擺放,并做好標識;交貨數量未達訂購數量時,以補足為原則,但不影響訂單生產,有利降低庫存積壓的由倉庫主管復核,經資材部經理同意,可免補交,短交如需補足時,倉管員應通知采購部門聯絡供應商處理。

4.由于品質不符合規定標準,但不影響顧客要求,或經過返修和挑選能達到規定標準的特采或降級物資,采購人員應與供應商聯系退換或返修,如由我公司特采或降級處理,采購和倉管人員應跟蹤該批物資對我公司的費用影響,并通知供應商對該批物資進行折價或補償處理。

5.《送檢入庫單》須依據《物料訂購單》、《送貨單》或《發票》載明供應商名稱、訂購單號、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、訂購數量、送檢數量、入庫數量、單價、金額、備注,《送檢入庫單》經倉管員、檢驗員、倉庫主管簽字后將結算聯、財務聯連同送貨單、發票交采購人員。

6.采購人員對照《物料訂購單》、《送檢入庫單》、《發票》、合同、定價表進行核對,核對無誤后交采購經理復核并同時登記《采購臺帳》核銷采購訂單,復核后轉交財務辦理入帳手續。

八、采購費用的報銷

采購人員依據采購合同約定的付款周期到期辦理《付款申請書》,經財務核對無誤后交資

材部經理、總經理審批,審批后交財務出納付款,并在《采購臺帳》中記錄。確認出納付款后在《采購臺帳》中沖銷應付款項。

十一、報表的填報

采購人員依據采購臺帳每月底報送《采購月報表》及《應付帳款余額表》,報送相關部門人員(財務、總經辦、資材部經理)。

十二.存檔

采購人員應對《制造通知單》、《生產計劃表》、《生產BOM表》、《技術BOM表》《物料需求表》、《物料訂購單》、《請購單》、《送檢入庫單》、《驗退單》、《采購合同》、《報價單》進行分類整理,按時間序時順序裝訂成冊存檔一年。