質量管理程序文件

--物業管理公司合同評審程序

1.0目的

通過對標書、合同(草案)或訂單進行評審,確保其內容明確,并能準確理解用戶或發展商的要求,使合同得以順利履行。

2.0適用范圍

適用于本公司各類租賃和提供物業管理服務的標書、合同的草案及正常服務范圍以外的維修或安裝訂單及口頭訂單等的評審。

3.0定義

訂單:指對要求進行說明的文件或記錄。

4.0職責

4.1總經理主持并組織有關部門或人員對物業委托管理合同或標書等重大項目合同的評審。

4.2房屋、電話租賃合同及其他一般性服務合同由合同涉及的部門負責人組織評審,公司主管負責人負責審批。

4.3正常服務范圍以外的維修或安裝訂單由機電班長或訂單接收人進行評審。

4.4合同評審記錄由辦公室負責保存。

5.0工作程序

5.1重大項目合同(如物業管理項目標書、物業委托管理合同等)的評審。

5.1.1總經理負責組織有關部門或人員通過與顧客了解接觸、溝通聯絡以及對市場的調查和分析來了解顧客的真實需要。

5.1.2在投標或合同簽訂之前,總經理主持召集專題會議,有關部門或人員對標書或合同草案內容以及服務質量標準等進行評審,確認本公司有能力達到用戶或發展商要求。

5.1.3對合同的評審確保

a)在簽訂合同之前,各項條款內容明確、合理;

b)公司具有滿足合同能力,與投標不一致的地方已得到解決;

c)當合同變更時,應重新評審,評審后更改的內容及時準確傳達到有關部門o

5.1.4各相關部門負責對合同涉及到本部門的內容進行評審,并在《合同評審記錄》上填寫評審記錄,經總經理簽字確認。

5.1.5《合同評審記錄》由公司辦公室負責保存o

5.2一般性服務合同(如業主公約或物業管理契約,房屋、攤位租賃及電話出租合同等)的評審。

5.2.1在合同簽定之前,由合同簽訂部門負責人組織有關人員對合同的草案內容進行評審。如合同有標準合同文本(通用范本),只需對標準合同文本進行評審,報公司主管負責人審批。

5.2.2《合同評審記錄》由合同簽訂部門負責保存。

5.3維修或安裝訂單的評審

5.3.1以口頭或書面等方式出現的屬于正常服務范圍之外的維修或安裝訂單電主管或訂單接收人評審,或記錄后預約現場評審。

5.3.2如用戶的要求內容不明確時,由專業人員在現場進行評審并做出答復,將結果記錄在《維修通知單》上。

5.3.3上述評審記錄由管理處負責保存。

5.4合同的修改

5.4.1合同的雙方發現合同中存在需修改問題時,均有義務就待修改條款通知對方,并取得一致意見。修改后的合同要進行重新評審并做好評審記錄。

6.0相關文件

6.1《質量/環境/職業安全管理手冊》"文件資料控制程序"4.3章

6.2《質量/環境/職業安全管理手冊》"職責描述"3.2章

6.3《合同評審記錄》***-QP-08-1/B

6.4《維修通知單》***-QP-06-4/B

6.5《經濟效益分析意見》或《可行性分析》(不定格)

6.6《物業管理投標書》或《物業管理方案》(不定格)

6.7《物業委托管理合同》(不定格)

篇2:物業管理方案編制評審作業指導書

物業項目管理方案編制及評審作業指導書

1.0目的

通過有計劃的統一編制及經過評審,使方案專業,能體現公司的精髓并適

應顧客的需求

2.0范圍

適用于公司《物業管理方案》的編制和評審工作。

3.0職責

3.1拓展部負責《物業管理方案》的組織編寫工作。

3.2公司相關領導負責審閱或由分管領導組織評審會議對《物業管理方案》實施評審。

3.3拓展部根據審閱或評審結論、意見或建議對《物業管理方案》進行修改、補充和完善。

4.0內容

4.1拓展部負責對經授權的物業項目組織編制《物業管理方案》。

4.2《物業管理方案》的內容主要包括:物業項目概況、對項目的理解和工作定位、工作思路或構想、工作計劃與實施、經費收支預算、相關附件等。

4.3《物業管理方案》一經批準則視為公司在本項目上向招標方傳達管理思想、工作計劃的唯一合法文件,不得隨意變更,公司另行授權修改、補充的除外。

4.4報批《物業管理方案》按照文件急緩程度分為5個等級。第一級文件要求公司在一個工作日內做出批復意見;第二級文件要求公司在兩個工作日內做出批復意見;第三級文件要求公司在三個工作日內做出批復;第四級文件要求公司在四個工作日內做出批復;第五級文件要求公司在五個工作日內做出批復,以保證項目順利進行。

5.5《物業管理方案》批辦的緩急級別由拓展部根據項目跟進的實際情況確定。項目經理在上報《物業管理方案》審批時需注明文件報批的等級。

5.6《物業管理方案》一經批準,拓展部負責在1個工作日內送達對方,外地客戶可根據緩急程度在4個工作日內郵遞送達。

5.7《物業管理方案》編制過程中需其他部門配合完成的工作由拓展部提出計劃內容和要求,經公司領導批準后傳達至相關部門實施;拓展部有權就各部門的配合工作及其成果進行調配、審查和評估上報。

5.8經批準的《物業管理方案》應在公司檔案管理部門備案(書面及電子文檔各一份);未經公司同意,任何人不得擅自將最終方案向第三方傳播。

5.9標書編制流程圖

成立編標小組--研讀招標書--標書編制意見匯總--標書大綱編寫--審定標書大綱--編標小組分頭編寫--標書主編合成初稿--標書審議修改--標書修改--標書評審--標書定稿

6.0相關記錄

6.1《物業管理方案》

6.2《合同評審記錄》

6.3《相關部門配合工作記錄》

6.4《方案備案與傳播記錄》

篇3:麗江物業管理評審控制程序

1.0目的

按計劃的時間間隔評審質量管理體系,包括對質量方針、目標的評審,確保質量管理體系持續的適應性、充分性和有效性。

2.0范圍

適用于對麗江花園物業管理公司質量管理體系的評審。

3.0職責

3.1總經理主持管理評審會議并負責對《管理評審報告》的審批。

3.2管理者代表負責向總經理報告質量管理體系運行情況,組織管理評審會議的召開,組織編寫《管理評審報告》。

3.3行政部負責評審計劃的制定,收集并提供管理評審所需資料,建立并保存管理評審會議記錄,協助管理者代表編制《管理評審報告》,負責組織對評審后的糾正、預防措施的跟蹤和驗證。

3.4各部門負責準備、提供與本部門工作有關的對質量管理體系評審所需的資料、參加管理評審會議,實施會議提出的糾正與預防措施。

4.0定義(無)

5.0工作程序

5.1管理評審頻次

5.1.1管理評審每年至少進行一次,發生下列情況可增加評審次數,具體評審時機由總經理確定。

5.1.2內部審核之后,外部(第二或第三方)審核之前。

5.1.3出現重大質量事故或有重大的客戶投訴。

5.1.4認證證書即將到期。

5.1.5社會環境、市場需求、公司機構發生重大變化。

5.1.6總經理認為必要時。

5.2評審前的準備工作

5.2.1行政部必須于管理評審前編制《管理評審計劃》,報管理者代表審核,總經理批準。計劃主要內容包括:

a)評審時間;

b)評審目的;

c)評審范圍及評審重點;

d)參加評審部門(人員);

e)評審依據;

f)評審內容。

5.2.2行政部在管理評審前做好會議籌備工作,并通知參加評審的人員以及準備本次評審的計劃和有關資料。

5.2.3各有關部門應整理好本部門質量管理體系運行的相關資料送行政部匯總整理后報管理者代表。

5.2.4參加管理評審會議人員:總經理及受邀請的部門負責人和有關人員。

5.3評審輸入

管理評審輸入包括以下方面的內容:

5.3.1質量方針、目標和指標的貫徹實施情況及其適宜性。

5.3.2審核結果(包括內部、外部質量管理體系審核的結果)。

5.3.3質量管理體系運行的有效性及其組織結構的配置和調整。

5.3.4顧客反饋情況,包括滿意程度測量結果及與顧客溝通的結果等。

5.3.5過程業績和產品的符合性,包括過程、產品測量和監控的結果。

5.3.6改進、預防和糾正措施的狀況,包括對糾正和預防措施的實施及其有效性的監控結果。

5.3.7以往管理評審的跟蹤措施的實施及有效性。

5.3.8可能影響質量管理體系的變更。

5.3.9相關方所關心的問題。

5.3.10改進的建議及其它。

5.4實施評審

5.4.1總經理主持召開管理評審會議,管理者代表報告質量管理體系的總體運行情況,有關部門匯報質量管理體系運行的相關情況,參加會議的各部門負責人以及有關人員對評審輸入進行評價,對存在或潛在的不合格提出糾正和預防措施,確定責任人員和整改要求。

5.4.2總經理對所涉及管理評審內容作出結論性的評價意見,行政部負責形成會議記錄。

5.5評審輸出

管理評審的輸出包括以下方面的任何決定和措施:

5.5.1質量管理體系及其過程有效性的改進,包括對質量方針、目標、組織結構、過程控制和產品質量方面的評價。

5.5.2與顧客要求有關的產品的改進,對現有產品符合要求的評價,包括是否需要進行產品、過程審核等與評審內容相關要求。

5.5.3資源需求等。

5.6管理評審報告

5.6.1管理評審結束后,由行政部協助管理者代表起草《管理評審報告》。

《管理評審報告》內容如下:

a)本次評審的目的、范圍、依據和信息;

b)參加本次評審的人員、日期、地點;

c)對質量管理體系評審的綜述和結論;

d)相關部門需采取的糾正或預防措施。

5.6.2《管理評審報告》經總經理批準后,形成正式文件,發至每個參加評審活動的部門及相關人員。

5.6.3根據《管理評審報告》的要求,各相關部門實施糾正或預防措施。

5.6.4行政部跟蹤《管理評審報告》有關要求落實的情況,各部門協助,并向管理者代表報告,管理者代表組織對相關部門改進的有效性進行驗證。

5.6.5糾正或預防措施如涉及質量管理體系文件的修改,按《文件控制程序》進行。

5.6.6《管理評審報告》及評審會議中形成的其它質量記錄由行政部歸檔保存。

6.0相關文件

6.1《文件控制程序》RGPM