物業公司質量體系文件管理程序

1.0目的

對質量管理體系文件予以控制,確保在使用時可獲得有關版本的適用體系文

件。

2.0適用范圍

適用于公司質量管理體系文件的控制。

3.0職責

3.1總經理負責對公司質量管理體系文件的評審和批準。

3.2管理者代表負責對公司質量管理體系文件的總體控制。

3.3辦公室負責組織質量管理體系文件的建立、整理、發放、使用、保管以及更改控制。

3.4各部門負責管理本部門持有的質量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。

4.0過程識別

5.0行為準則

a)文件應清晰,便于識別,發布前得到批準;

b)外來文件應識別并控制其發放;

c)使用文件場所都應得到相關文件的有效版本;

d)對作廢文件做出標識或隔離,防止非預期使用;

e)手冊(含程序)發布或換版時應先評審、批準后發布;

f)文件現行及更改狀態確保可識別.

6.0程序

6.1文件分類

6.1.1質量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術文件、質量記錄表式等由辦公室負責組織編寫、修改和管理;

6.1.2行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發.

6.2文件編目及標識

6.2.1為確保文件的唯一性,公司做出規定:

a)質量手冊:鄭州-Y*-20**表示:××市××公司質量手冊20**年版.每頁A-0表示A版第0次修改.

b)質量記錄:JL-8.3-01表示質量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.

6.3文件控制

-編制文件應收集企業背景資料并按ISO9000系列標準要求編審;

-所有支持體系過程的文件發布前得到批準,確保適應性;

-文件發放由主管部門登記編號并用分發/回收記錄控制發放;

-文件印制或復印應確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態;

-手冊管理執行質量手冊管理規定;

-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;

-文件發放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場所持有文件的唯一性和有效性;

-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.

6.4文件更改

6.4.1質量手冊程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經理批準,手冊修改量大可采取換頁、修改頁數超過三分之一應重新換版印發.換版應評審后由總經理批準.

6.4.2技術文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經理批準,如需改換文件修改部門,該部門應獲得文件編制的原背景資料.

6.5文件使用與保管

1)文件領用時,領用人應在分發記錄上簽字;

2)文件分發范圍由主管領導審批;

3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識別;

4)妥善保管文件,放在通風、干燥、安全的地方;

5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;

6)文件作廢銷毀應有管理者代表批準.

7.0相關文件

7.1記錄控制程序

7.2管理策劃控制程序

7.3產品實現策劃(施工組織設計)管理程序

8.0記錄

8.1文件發放回收記錄

8.2部門要控文件清單

8.3文件更修改申請單

篇2:公司質量體系文件和資料控制工作程序

公司質量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質量體系文件和資料進行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質量體系運行中所有質量文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質量體系文件的內容進行必要的協調與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經理批準。

3.3各相關部門負責各部門的質量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負責質量體系文件資料的分發、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內發放的質量手冊為受控文件,由管理者代表批準發放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負責編寫《質量手冊》各個章節,手冊內容應相互協調,避免重復與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關部門人員根據《質量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。

4.3.2程序文件由主管相應要素的部門負責人審核,總經理批準。

4.3.3審批主要內容:

①內容是否符合QS-9000標準,職責是否明確、合理;

②各文件之間是否協調;

③與上級政策法規是否一致。

4.3.4部門業務范圍的作業文件和第四層次質量文件由各部門負責人會簽,管理者代表負責審批和控制。

4.4文件的發放

4.4.1質量手冊與程序文件由總經理批準后的五天內發放,使用人在文件領用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質量手冊和程序文件發放范圍:

①總經理、管理者代表、副總經理;

②各部門負責人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據文件內容發放至相關部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準后銷毀。

4.4.4其他質量文件由文件制訂部門根據文件內容發放給相關部門,領用人在文件領用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發生破損,由文件執行部門提出書面申請,由管理者代表批準后由資料員發放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復審與更改

4.5.1質量手冊與程序文件結合內部質量審核、管理評審,每年復審一次。對不合適的文件應重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認"印章。年份用公元紀年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經原審批人員或經授權人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發展的需要應重新修訂或更換,管理者代表在新文件發布后5天內通知有關部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發登記表統一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復印件封存備查,并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經審核批準后,原版文件由資料員統一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結果紀錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應及時修補。

4.7.3文件原件一律不準外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復制件,若需復制,應經總經理批準,并填寫文件收/發登記表。任何部門未經批準,不準擅自復制受控文件。

⒌相關文件:

無。

⒍相關表單:

見清單。

篇3:質量體系技術文件資料控制程序

質量體系技術文件和資料控制程序

⒈目的:

對與質量體系有關的技術文件和資料進行控制,確保現場使用文件為現行有效。

⒉范圍:

適用于質量體系運行中所有技術文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1技術部負責技術文件和資料的編制、發放、更改和歸口管理。

3.2各有關部門負責本部門專用技術文件及資料的實施與管理。

⒋工作程序:

4.1技術文件及資料(以下簡稱文件和資料)的分類及編號

4.1.1文件和資料的分類

4.1.1.1文件分為內部文件和外部文件:

①內部文件包括企業標準、產品圖樣、工裝、工藝圖樣等;

②外部文件包括上級標準、客戶來圖、技術會議文件和資料等。

4.1.2文件和資料的編號:

文件和資料的編號由技術部統一規定,編號應層次分明,條理清楚,做到一物一號,既不重復又不漏編。外部文件編號可以按原文件。

4.1.3文件和資料分為受控和非受控兩種,產品標準(包括國家標準、企業標準)、產品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術文件更改通知單等為受控文件;其余文件和資料為非受控文件。受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"和"使用部門"印章。

4.2文件的編號及審批

4.2.1為提高產品質量,增加競爭能力,企業標準可高于國家標準。企業產品標準由總經理批準。

4.2.2產品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術文件更改通知單等技術文件由技術部有相應技術資格的人員進行編制、校對、審查,技術部經理審核、總經理批準。審查內容為產品結構、尺寸、編號方法等。

4.3文件的發放與接收

4.3.1資料員在文件批準后3天內,按技術文件發放范圍發放,不得多發或漏發,文件領用人在文件收/發登記表上簽名,受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"和"使用部門"印章。

4.3.2當文件嚴重破損影響使用時,應到技術部辦理更換手續,交回破損文件,并填寫文件收/發登記表,在備注欄注明"更換"字樣,由技術部經理審批后,換發新文件。當使用部門將文件丟失時,由使用部門向技術部提出書面申請,并填寫文件收/發登記表,在備注欄注明"重發"字樣,經技術部經理審批后補發丟失的文件,在文件上注明"重發"字樣,并在"重發"字樣上加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章和"使用部門"印章。若原文件重新找到,應將原文件送回技術部,統一銷毀,以防誤用。

4.3.3技術部列出技術文件清單,接收部門收到文件后,在技術文件清單上做好記錄。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改時,由技術部有關人員填寫文件更改通知單,經審批后,按文件收/發登記表到有關部門更改文件,更改完成后,由使用部門有關人員在更改通知單上簽名。

4.4.2若技術文件更改內容較多,不便在原文件上更改時,可按更改要求重新編制新的技術文件,由資料管理員按原文件收/發登記表發放,并填寫文件收/發登記表,原登記表備注欄中注明"更換收回"字樣,同時收回舊文件。原文件及一份復印件加蓋紅色"保留"印章后存檔備查,其余統一銷毀。

4.4.3技術文件更改時,涉及到在制品原有工裝時,應提出相應的處理意見。

4.4.4技術文件更改時,與此相關的其他技術文件也應同時更改,以保證文件正確、統一。

4.4.5由于技改、生產試驗驗證或新產品試制而引起的臨時性更改或一次性更改的項目,可先不更改技術文件,而以《工藝單》的形式作為臨時更改或一次性更改依據,《工藝單》經技術部經理審核、總經理批準后生效實施。

4.4.6技術文件更改方法

4.4.6.1將需要更改的內容用細實線劃掉,被劃掉部分應仍能清楚地看出未更改前的情況,在適宜部分填寫更改后的內容,在靠近更改部位寫上更改標記,其標記符號用加圓圈的小寫英文字母或阿拉伯數字表示,如abcd……或①②③……

4.4.6.2在文件更改欄中填寫本次更改的標記、更改處數、日期和更改人簽名。

4.4.7文件更改通知單應裝訂成冊,并保存五年,涉及安全性的更改文件應保留15年,以便備查。

4.5文件的管理

4.5.1文件和資料由資料員統一保管,收發文件填寫收/發登記表,歸檔文件填寫歸檔登記表。

4.5.2技術文件和資料應進行分類編號、建立總目錄(或臺帳)及分目錄清單,便于檢索查詢。

4.5.3文件原件一律不準外借,任何部門未經批準,不準擅自復制受控文件。若要查閱,經技術部經理同意后,查閱復制件。公司外需復制,經總經理批準后,填寫文件收/發登記表,文件加蓋紅色"更改不通知"印章。

4.5.4外協件技術文件由采購部發放并填寫文件收/發登記表,文件加蓋紅色"外協"印章。

4.5.5進行計算機輔助產品設計時,應把相應文件應在服務器上備份,備份文件名應較易辨認。

4.5.6外部文件應填寫收/發登記表,需歸檔的填寫歸檔登記表。

4.5.7文件應妥善保管,防霉、防蛀。如發現破損應及時修補。資料員每年對保管的文件檢查一次。

4.5.8技術部每三年對公司技術文件及企業標準復審一次,對不適用的文件進行修訂,對適用的在文件右上角加蓋紅色"****年確認"印章。

4.5.9技術部應及時收集上級的文件資料及相關標準,確保公司使用最新的有效版本。每年根據上級年度《標準目錄》,對公司所有標準進行復查,及時更換和作廢過期標準。若新版標準與舊版標準內容相同,只是標準號有所變動的,可把舊版本標準號改為新版本標準號,同時加蓋紅色"****年確認"印章。

⒌相關文件:

無

⒍相關表單:

見清單。