公司電話管理規定

1.目的

規范公司電話管理與使用,提高電話使用率,降低辦公費用。

2.范圍

本規定適用于集團各公司辦公室電話管理。

3.職責

3.1人力資源及行政部負責對公司所有電話的管理監督。

3.2財務部對電話費用行使稽查權。

3.3各部門經理負責對部門所屬的電話使用進行監督。

3.4信息部負責公司辦公電話整體規劃、配布及日常維護。

4.公司電話配布

4.1總經理或以上高層管理人員開通國際直拔電話功能。

4.2副經理、經理、高級經理、副總經理、總經理秘書等開通國內直拔電話功能。

4.3其他各分機開通本市市話功能,如需拔打長途可通過前臺轉接。

4.4其他人員因工作需要開通國內或國際長途直拔專線的,須由總經理(副總裁)批準。

5.使用規定

5.1所有直線電話分別設立責任人,責任人職責包括呼出控制、密碼控制及電話機/傳真機的維護保養。

5.2通話內容應言簡意賅、長話短說,如遇事情復雜、內容較多,可事先擬好相應提綱。

5.3傳真機不能作電話使用,傳真內容較多時應考慮電腦掃描后用郵件形式發送。

5.4當電話機或傳真機發生故障時應通知信息部派人維修,嚴禁擅自拆卸。

5.5直拔長途電話前應加拔IP號(17909或96688)。

5.6各分機拔打長途電話均由總機轉撥,通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉接國際長途需說明事由,否則總機有權不予授話。

5.6接聽電話一般最遲不得超三聲鈴響。

5.7傳真機不能作電話使用,傳真內容較多時應考慮電腦掃描后用郵件形式發送。

5.8當電話機或傳真機發生故障時應通知信息部派人維修,嚴禁擅自拆卸。

5.9各分機拔打長途電話均由總機轉撥,通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉接國際長途需說明事由,否則總機有權不予授話。

6.前臺電話管理

6.1樹立良好的企業形象,對外來電話應及時接聽,最遲不得超三聲鈴響,規范用語:“您好!****,請問您找哪位請問哪里找好的,請稍等”;如遇當事人不在,應問明對方需要轉告與否。

6.2無特殊情況,不準他人在前臺撥打及接聽電話。

6.3所撥出的長途電話一律造冊登記,必須照實填寫。

6.4對需撥打的外線電話,按登記先后順序撥出,同時盡量保持一條線空置,以便外線打入。

6.5嚴禁利用前臺電話拔打私人電話;

6.6前臺工作人員下班時應將前臺電話用密碼控制呼出功能,調至自動轉接功能。

6.7前臺文員定于每月5日前匯總上月各長途電話登記表交人力資源及行政經理審核。

7.對擅自拔打與公司無關的電話或聲訊臺(聊天)電話的,將相關追究責任人,由責任人承擔該部分話費。

篇2:裝修公司行政后勤電話管理規定

裝飾公司行政后勤管理制度:電話管理規定

一、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通,開展業務之用。公司所屬電話一律不得撥打任何信息收費電話及私掛長途電話。

二、公司所屬電話除企劃部網頁制作、更新及總經理特批的部門外,一律不得上網。

三、員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。

四、撥打外線接通聲響四次對方無人接聽時,應掛機重新撥叫。

五、公司員工接聽外線電話必須使用公司標準用語:"您好,設計大師樓"。

六、前臺文秘接聽外線電話應說,"您好,設計大師樓",當對方告知分機電話時,應說:"請稍等!"如分機占線,應說:"電話占線,請稍后再打"或說:"分機占線,請您記一下分機號稍后再打!"其他內容視情況回答,總的要求語音甜美,用語禮貌、規范、簡潔。

七、公司員工不得利用公司電話撥打私人電話。如有急事應向部門經理或主管說明經同意后方可撥打。

八、公司總部電話及分公司、分部,公司帳戶電話話費由行政部在每月10~20日交納。部分市場扣除的話機話費由各分公司、分部負責交納。

九、分公司、分部負責交納的話費清單于每月20日前上報行政部。

十、各部門直撥電話出現信息費,本部門領導負責追查責任人。責任不清的由部門集體承擔此項費用。

十一、違反本規定視情節給予一般或嚴重過失單一張。

十二、違反規定第一條撥打任何收費信息電話及私掛長途電話的,給予嚴重過失單一張,并承擔全部費用。屢教不改的給予開除公職處理。

篇3:學院（學校）電話管理規定

學院(校)電話管理暫行規定

為了配合學院二級管理體制的改革,加強學院電話管理,提高各系部自我管理意識,節約辦公經費開支,進一步加大“節約型校園”的建設力度,特制定本暫行辦法。

1、電話管理

后勤基建處負責管理電話總機業務,總機業務設有號簿存儲、號碼查詢、呼叫轉接、號簿管理、短信群發等功能。

2、電話安裝

因工作需要安裝新電話及辦理其它電話業務,需由各部門填寫申請,報主管院長批準同意后,送后勤基建處,交由電信公司實施。

3、電話權限

①各部門可根據實際需要開通長途電話,原則上每部門開通一部,如需增加,報主管院長審批;

②市內電話限額自行到后勤基建處申報;

③“來電顯示”只有部門負責人的電話可以開通,其他因特殊需要安裝的需報主管院長審批。

4、電話費用

①根據學院財務處電話費用總預算,由后勤基建處下達各黨政管理部門的電話預算,預算金額于每年年初根據各部門實際情況核定,(各教學系部的話費開支預算,納入各部門的包干經費中,不在預算中下達),各部門所屬電話的安裝費、功能費等均在部門電話經費中支出;

②各出租房、技術開發用房的電話費在接到后勤基建處繳費通知后,在規定時間內繳至學院財務處,逾期將按2%/天加收滯納金,逾期30天不繳納者,后勤基建處將中止其正常通訊。

5、電話維修

電話機由各部門自行購買及維護,如遇電話線路問題,報后勤基建處維修;

6、短信群發

學院總機有短信群發的功能。申請部門填寫申請表(見附件),院辦公室負責人審核批準學院的短信內容,各相關職能部門負責人負責審核系部的短信內容。經審核批準的短信交后勤基建處處按群發要求實施。凡未經審核批準的短信一律不得群發。

7、本規定自公布之日起執行。

附件:

電話總機短信群發申請表

申請部門(蓋章):申請時間:

發布時間

年月日至年月日

群發對象

群發內容

備注

申請人:

部門意見:

辦公室意見: