藥業(yè)公司有關(guān)記錄和憑證的管理制度

為保證質(zhì)量管理工作的規(guī)范性、可追溯性及完整性,根據(jù)GSP的相關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

一、各種記錄和憑證的編制與設(shè)計(jì)

1、為保證規(guī)范性,經(jīng)營全過程的質(zhì)量活動(dòng)記錄和與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的憑證,由公司質(zhì)量管理部統(tǒng)一編制與設(shè)計(jì)。

2、與質(zhì)量活動(dòng)無關(guān)的記錄或憑證,由使用部門提出,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后執(zhí)行。

二、記錄和憑證的印制

1、藥品經(jīng)營和質(zhì)量管理的有關(guān)記錄、憑證由行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系印制。

2、財(cái)務(wù)管理相關(guān)的憑證由財(cái)務(wù)部或行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系印制。

3、公司所有記錄、憑證,除行政人事部、財(cái)會(huì)部外,其他部門不得聯(lián)系印制。

4、記錄和憑證的印制應(yīng)按經(jīng)審核的樣表式樣印制,不得任意改變。

三、領(lǐng)取及發(fā)放

1、公司下發(fā)的質(zhì)量管理工作文件,由各部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取,由行政人事部發(fā)放。

2、經(jīng)營過程的質(zhì)量活動(dòng)記錄,由各部門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)取,由行政人事部發(fā)放。

3、與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的記錄、憑證,由各部門指定人員領(lǐng)取,由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放。

4、與行政人事管理相關(guān)的一些記錄,由部門指定人員領(lǐng)取,由行政人事部發(fā)放

5、領(lǐng)取及發(fā)放應(yīng)完善領(lǐng)用簽字手續(xù),并做好記錄。

四、記錄、憑證的書寫及使用

1、書寫

(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫,字跡應(yīng)清楚,內(nèi)容真實(shí)完整。

(2)不得任意涂改,確實(shí)需要更改時(shí),應(yīng)在更改處蓋章或簽名。

(3)簽名必須填寫全名,不得只寫姓氏,蓋章應(yīng)清晰易于辨認(rèn)。

(4)按表格內(nèi)容填寫齊全,不得空格、漏頁,如無內(nèi)容填寫一律用“─”表示。

(5)財(cái)務(wù)管理所需的記錄、憑證按財(cái)務(wù)管理要求書寫。

2、使用

(1)各種記錄、表格、憑證應(yīng)嚴(yán)格按要求使用,不亂用、不錯(cuò)用。

(2)記錄、憑證可以為手寫,也可以為電腦打印。

(3)電腦系統(tǒng)中的與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的記錄、憑證,其格式應(yīng)與公司設(shè)計(jì)的樣表相一致。

五、記錄、憑證的保管

1、各種記錄、表格不得任意撕毀,丟失或作它用。

2、各部門根據(jù)各記錄、表格、憑證的使用情況,可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證,應(yīng)在封面注明部門、日期等。

3、由公司行政人事部或質(zhì)量管理部統(tǒng)一管理的記錄或表格、憑證,應(yīng)全部交該兩部門存檔。

4、電子記錄必須完整,實(shí)行授權(quán)打開、操作、查閱、備份。

六、監(jiān)督檢查

行政人事部和質(zhì)量管理部應(yīng)負(fù)責(zé)對各部門質(zhì)量活動(dòng)記錄、憑證的使用情況進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)有問題或缺陷應(yīng)及時(shí)糾正整改。

篇2:附三醫(yī)院有關(guān)記錄票據(jù)憑證管理制度

第三醫(yī)院有關(guān)記錄、票據(jù)和憑證管理制度

1.為加強(qiáng)醫(yī)院藥品購進(jìn)記錄、票據(jù)和憑證管理,根據(jù)《藥品管理法》、《藥品管理法實(shí)施條例》、《山東省藥品使用質(zhì)量管理規(guī)范》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章,制定本制度。

2.記錄是指與藥品有關(guān)的各種記錄,如購進(jìn)藥品驗(yàn)收記錄;藥品拆零記錄;麻醉、精神藥品相關(guān)記錄;處方等。票據(jù)和憑證指證明所使用藥品購進(jìn)、銷售合法性的原始證明材料,包括發(fā)票、隨貨同行單據(jù)等。

3.各種記錄的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整。

4.票據(jù)和憑證的索取:在購進(jìn)藥品時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)索取相應(yīng)的藥品發(fā)票和隨貨同行單。發(fā)票應(yīng)為統(tǒng)一增值稅發(fā)票(微機(jī)打印)且與隨貨同行聯(lián)及結(jié)算聯(lián)相一致。

5.票據(jù)和憑證的內(nèi)容:應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、藥品名稱、規(guī)格、劑型、包裝數(shù)、包裝單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、藥品批號(hào)、有效期、批準(zhǔn)文號(hào)、生產(chǎn)廠家等。

6.票據(jù)和憑證的核對:藥庫保管人員每筆藥品入庫后要及時(shí)與發(fā)票認(rèn)真核對,核對無誤后方可上報(bào)。

7.記錄、票據(jù)和憑證的儲(chǔ)存:藥品驗(yàn)收記錄保存至超過藥品有效期1年,不得少于3年;麻醉、第一類精神藥品處方保存3年;毒藥、第二類精神藥品處方保存2年;普通藥品處方保存1年;麻醉、精神藥品消耗登記本保存3年;藥品拆零記錄保存1年。票據(jù)應(yīng)當(dāng)保存至超過藥品有效期1年,但不得少于3年。