酒店收發文工作流程

項目工作規范

收文

登記仔細清點、按類登記。登記應注明收文日期、文號、來文單位、事由等。專遞文件(含機要件、掛號件)要注意把好“三關”:(1)外查關。對信函外包裝進行檢查,如發現破損應注明,同時查看與發文薄或回執單是否相符;(2)驗戶關。核對投遞清單上的件數與實收件數是否一致。(3)驗收關。對一些緊急件,注明收件時間,以分清責任。

分文和批辦

文件拆封登記后,文件進入分文和批辦,由工作人員擬就辦文單,交相關領導批辦。領導閱文后提出辦文意見,辦文意見簽署在文件處理單內,由工作人員分別送酒店領導和有關部門辦理。批辦意見必須明確具體。

承辦

酒店領導批文后,文件即進入承辦程序。對酒店領導批文意見,如發現不具體,授權不清楚或有疏漏之處,應及時提醒領導進一步明確和補充。凡屬上級下發的閱知文件,根據領導閱示意見,即行貫徹執行。凡需要草擬復文的應根據領導批示及時行文辦理。凡涉及兩個部門以上聯合承辦的事項,應主動做好協調工作。注意辦文時效,急事急辦。

傳閱

文件傳閱一般采用輪幅式方法,依次傳閱。填寫文件傳閱單,設置專用文件夾。規定傳閱時限,進行必要的催閱,以防文件滯留,并有專人簽收,以防遺失。發現漏閱、漏簽,及時補辦。

催辦

嚴格按辦文時限辦文,超過時限前應予催辦。催辦應以急件和重要文件為重點。催辦可視情況作電話催辦或派人催辦。

辦復

文件承辦結束后,應將辦文結果在收文處理單上注明,必要時,應將辦文結果報酒店領導。凡需要答復的來文、來函、來信,承辦完畢后,都應予以答復。要做到件件有著落,事事有回音。辦復的文件應及時歸檔保管。

文件封發

上報下發文件應嚴格清點校對,并根據主送、抄送單位分別封裝。正確填寫封套后,并嚴密封緘。視情況加蓋騎縫印章。認真填寫發文登記簿。派人直接送達件應取得回執或請對方簽收。發文件應留存適當份數,以供備用和立卷存檔。

篇2:收發文員工作崗位職責

企業會為每一個崗位的員工制定出相應的崗位職責,但企業不同,崗位職責內容也不同。以下是某收發文員崗位職責,資料僅供參考。

1、服從洗衣房領班的工作安排,準確及時收取和送回客衣。

2、認真收驗客衣,核對件數、房號及洗滌要求,檢查客衣中是否有遺留物品,并做好記錄及簽收。

3、負責客衣洗熨后的質量檢驗,并把符合質量要求的客衣按送衣程序送到房間,認真做好登記。

4、負責送洗衣賬單到前臺收銀處。

5、做好客衣洗滌記錄,客人洗衣賬目的入賬和生產記錄的整理和統計。

6、負責洗衣房財產設備管理,建立明細賬,定期清點檢查,協助洗衣房領班控制成本費用。

7、接聽電話,傳達信息,做好記錄,保持辦公室干凈和整潔。

8、總結每月生產匯報和員工出勤記錄,領取辦公用具。

9、保存各種記錄,安排零用現金的報銷。

10、認真做好其他交辦工作。

篇3:某設備公司收發文管理規定

設備公司收發文管理規定

第一條為規范公司公文的收發,提高工作效率,特制定本規定。

第二條公文的承辦和簽發

(一)以公司名義上報的文件、呈批件等由各部門擬稿、會簽,交辦公室統一登記送審;

(二)屬決策性問題或涉及方面較多的由總經理或董事長簽發;

(三)屬決策后分管職責范圍內的,由公司的主管副總簽發。

(四)以公司名義發出的下達文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權責主管簽發。

第三條辦文程序

(一)辦文程序為:擬稿、會簽、核稿、審批、簽發、打印、核對、封發。

(二)凡公文應由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負責人審閱簽字,送有關部室會簽。文件一律經辦公室核稿后呈領導簽發、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發,所發文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。

(三)公司與有關部門聯合行文,由經辦部門起草,辦公室核稿后呈領導簽發、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發,所發文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。

(四)以公司名義的行政發文程序參見《行政管理流程規定》中的《行政發文流程》。

第四條公文收發、傳閱

(一)辦公室指定專人負責文件的收、發、編號、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項工作具體要求是:

(1)分類:應按文件的內容分類(暫分為營銷類、技術質量類、行政人事類、生產管理類),送公司領導的文件分夾送閱。

(2)編號、登記:一般按文件的密級和已有的編號登記。

(3)傳遞:文件一般先遞送公司領導,公司領導對于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關部室。領導和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關部室或相關的公司領導,送閱文件者均不能壓拖文件,做到當日送急件,當日轉簽。轉簽要根據文件內容及時送相關部門辦理。

(4)歸檔、保管:按公司現行檔案管理規定執行。

(二)文件在各部室的傳閱時間不得超過兩天。

(三)在文件傳遞過程中必須進行分類登記核對手續。

(四)涉及部室業務的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請復印一份留底。

第五條文件的編號

公司發文,一定要由總經理辦公室統一編號:

(一)以公司名義對外發文,一律用永冠字(**年)***號;

(二)公司監事會發文,用永冠監字(**年)***號;

(三)董事會發文,用永冠董字(**年)***號;

(四)其他管理部門的發文,用永冠*字(**年)***號。

第六條辦文中注意事項

(一)起草公文應按照黨政分別行文的原則正確使用文種。

(二)起草公文要符合黨和國家的方針、政策和上級有關規定,力求內容確實、觀點明確、用詞簡練、標點正確。

(三)起草公文必須使用公司規定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。

(四)電腦打印文檔要統一格式:打印用A4紙,字體為宋體,標題字號為二號,正文字號為小四號,行距為20磅。具體格式要求可由總經理辦公室另行發文規定。

(五)紅頭文件,只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發。

(六)"報告"和"請示"要嚴格區分。凡向政府相關部門報送的文件,只主報一個上收機關,如需報送其他相關的上級機關,可用"并報"或"抄報"形式。請示的事項,應"一文一事",明確提出自己的建議和意見,對某些意見不一致的問題,應如實反映,便于上級機關審定。上級的文件或呈批件、上級機關批示或批文后的工作,由經辦部門負責聯系并送公司領導閱后存檔。

(七)公文辦理完畢后,承辦人員應根據文書立卷要求,把公文原稿和有關材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。

(八)精簡文件,提高辦文質量和效率,要嚴格控制發文范圍和發文數量,可發可不發的文件,堅決不發;能用電話或當面商談解決的問題,不要行文;該發的文件,應盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。

(九)以黨總支名義行文按《中國共產黨機關公文處理條例》執行。

第七條本規定由總經理辦公室負責制訂并解釋,報總經理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。

第八條本辦法施行后,既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定自行終止。