基建檔案管理辦法

為了加強(qiáng)基本建設(shè)檔案(以下簡(jiǎn)稱基建檔案)工作的管理,統(tǒng)一基建檔案工作制度,不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》及衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律、法規(guī),結(jié)合基建檔案工作情況制定蘭大二院基建管理辦法。

一、總則

1、在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙材料、計(jì)算資料、圖表、聲像及有關(guān)磁記錄材料。

2、基建檔案是記錄和反映醫(yī)藥衛(wèi)生基建管理、基建工程項(xiàng)目工作業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的重要史料和歷史憑證,是檔案全宗的重要組成部分,應(yīng)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,加強(qiáng)對(duì)基建檔案的管理,建立健全基建檔案的立卷、歸檔、保管、利用等制度,確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

3、基建部門(mén)、檔案管理部門(mén)要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本單位基建檔案資料工作,檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收工作。

4、基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,遵循其自然形成規(guī)律,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開(kāi)發(fā)利用。

5、基建檔案工作應(yīng)納入基建管理制度、納入基建工作計(jì)劃、規(guī)劃,納入工作人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建工作的同時(shí),要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建檔案工作。

二、基建檔案材料的立卷歸檔

1、基建檔案歸檔的主要范圍是:基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建概算、預(yù)算、決算、器材管理等方面的文件。

2、在基建過(guò)程中上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性文件,正式施工前的草圖、未定型的圖紙、重份文件、重份圖紙及無(wú)查考的臨時(shí)性、事務(wù)性文件不應(yīng)歸檔。

三、基建檔案文件材料立卷分工與立卷原則

1、基建項(xiàng)目實(shí)行總承包給外單位的,由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分承包范圍內(nèi)的基建文件,交總承包單位匯總、整理,竣工時(shí)由總承包單位向基建部門(mén)提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

2、基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部門(mén)匯總、整理立卷歸檔。

3、基建部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。

4、立卷單位或立卷人在立卷中,要遵循基建檔案形成規(guī)律及特點(diǎn),保持其有機(jī)聯(lián)系,使立成的案卷便于保管和利用。

5、歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一,字跡工整,圖象清晰。歸檔的底圖、藍(lán)圖格式須按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制。

6、工程承包合同或施工協(xié)議中應(yīng)依據(jù)國(guó)家對(duì)編制竣工圖的要求,對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定,施工單位做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄等,編制好竣工圖。不移交竣工圖的,不算完成施工任務(wù)。

7、工程竣工驗(yàn)收前,由主管部門(mén)、建設(shè)單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量,基建主管部門(mén)、施工單位主管部門(mén)應(yīng)檢查施工單位編制的施工檔案質(zhì)量。

8、一般性的文件材料歸檔一份,重要的及經(jīng)常使用的檔案要有副本,使用副本、保留原件。

四、工程項(xiàng)目的驗(yàn)收

1、基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前,對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,檔案不完整者,工程項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

2、檔案部門(mén)應(yīng)是工程驗(yàn)收成員之一,會(huì)同基建部門(mén)負(fù)責(zé)基建文件材料的驗(yàn)收工作。

3、基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后45天內(nèi)應(yīng)將文件材料歸檔,檔案部門(mén)要認(rèn)真審查、驗(yàn)收歸檔的檔案材料,并在基建檔案材料歸檔說(shuō)明書(shū)上簽署意見(jiàn)。

五、基建材料立卷方法與要求

1、基建項(xiàng)目階段完成或最終完成后,基建部門(mén)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目形成的、應(yīng)歸檔的基建文件材料立卷歸檔。

2、基建檔案歸檔時(shí),應(yīng)按工程項(xiàng)目組卷,一般一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷,管理性文件材料排列在整個(gè)工程項(xiàng)目的首卷,其次按圖紙的類別序號(hào)排列,即:地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖等。

3、卷內(nèi)文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。

4、組卷時(shí)應(yīng)拆除卷內(nèi)文件上的金屬物,對(duì)破損的文件需進(jìn)行修補(bǔ)。

5、卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào),無(wú)論單面或雙面只要有文字,均作為一頁(yè)編寫(xiě)。每卷頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始,頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。

6、藍(lán)圖、底圖可憑一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件,以件為單元,在每件文件材料的右上角加蓋有關(guān)單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的印章,逐一填好。

7、每卷檔案應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表,起草案卷標(biāo)題,根據(jù)基建檔案的歷史價(jià)值、使用價(jià)值,確定保管期限,保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期三種。

8、填寫(xiě)歸檔說(shuō)明,放在卷內(nèi)目錄之后。

9、管理性文件以三孔一線的方法裝訂,其它卷用卷盒方式保管,藍(lán)圖大于卷皮的,要進(jìn)行折疊,折成一般標(biāo)準(zhǔn)文件大小,底圖可采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂。透明底圖須用縫紉機(jī)縫圖邊。

六、基建檔案的管理

1、基建檔案要進(jìn)行分類(信息分類)標(biāo)引,給出檢索分類號(hào)。

2、各立檔單位應(yīng)在統(tǒng)一、規(guī)范前提下,從實(shí)際出發(fā)選擇、制定適用、科學(xué)的分類(實(shí)體)排列方法。一般按建筑物的作用或?qū)I(yè)進(jìn)行分類。

3、基建檔案的檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)在每卷(盒)檔案背脊上,也可以另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)箋。

4、鑒定工作應(yīng)在分管檔案工作的(院、校、所)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案和基建部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。

5、經(jīng)鑒定對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的基建檔案,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案和基建部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀前應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后,雙方在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋印章,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

6、鑒定銷(xiāo)毀工作結(jié)束后,雙方應(yīng)寫(xiě)出鑒定總結(jié),內(nèi)容包括:鑒定銷(xiāo)毀小組成員名單、時(shí)間、工作簡(jiǎn)況(含鑒定銷(xiāo)毀年代、范圍、數(shù)量),銷(xiāo)毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整情況等。銷(xiāo)毀清冊(cè)一式三份,一份送上級(jí)部門(mén)備案,一份留基建部門(mén)存查。

7、使用基建文件材料過(guò)程中不允許隨便更改,如有更改,必須填寫(xiě)變更通知單,并履行批準(zhǔn)手續(xù)。

篇2:基建檔案管理制度

第一條?基建檔案資料管理部門(mén)在檔案部門(mén)的指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司基建檔案和單項(xiàng)工程檔案資料的收集和管理。

第二條?在辦理驗(yàn)收移交使用的同時(shí),應(yīng)建立基建技術(shù)檔案,檔案包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:

(一)工程竣工圖;

(二)圖紙會(huì)審記錄,設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單;

(三)材料、構(gòu)件和設(shè)備的質(zhì)量合格證明;

(四)隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄;

(五)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄;

(六)工程質(zhì)量事故發(fā)生和處理記錄;

(七)測(cè)量定位,放線檢查驗(yàn)收記錄;

(八)建構(gòu)筑物沉降和變型觀測(cè)記錄;

(九)設(shè)備、管道、電氣安裝試驗(yàn)、調(diào)整試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。對(duì)于重大精尖及大型動(dòng)力設(shè)備或?qū)Ｓ蒙a(chǎn)線,應(yīng)將安裝、調(diào)試情況專門(mén)記錄;

(十)由施工單位和設(shè)計(jì)單位提出的建構(gòu)筑物使用注意事項(xiàng);

(十一)上級(jí)部門(mén)對(duì)該工程的有關(guān)技術(shù)決定;

(十二)施工日記。

第三條?按照公司建檔規(guī)范進(jìn)行登記整理,注明密級(jí)和保管期限,同時(shí)做好歸檔立卷工作。

第四條?凡新開(kāi)工項(xiàng)目竣工后,均應(yīng)及時(shí)整理資料,并做好綜合驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作。

第五條?借閱基建檔案,必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。重要基建檔案必須經(jīng)檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

第六條?基建檔案須按檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管,每年進(jìn)行一次全面檢查,檢查圖紙檔案資料有無(wú)丟失、霉?fàn)€、蟲(chóng)咬,帳物是否相符,如存在問(wèn)題要及時(shí)采取措施。

第七條?檔案室內(nèi)做好防火、防盜、防汛工作,未經(jīng)許可閑雜人員不準(zhǔn)進(jìn)入。

第八條?本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行,原制度同時(shí)廢止。

篇3:（校）學(xué)院基建檔案管理員崗位工作職責(zé)

學(xué)院(校)基建檔案管理員崗位工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程檔案管理工作:

(1)負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;

(2)負(fù)責(zé)做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成E*CEL表格)、維護(hù),工程管理內(nèi)容應(yīng)包括:項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、工期、施工進(jìn)展、資料歸檔、進(jìn)度款撥付、竣工決算資料歸入、結(jié)算初審、審計(jì)處審核及竣工結(jié)算等情況;

(3)負(fù)責(zé)基建(修繕)工程各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫(xiě)、上報(bào)及歸檔;

2、負(fù)責(zé)基建(修繕)工程造價(jià)咨詢,及時(shí)收集造價(jià)信息,組織科室人員對(duì)造價(jià)文件進(jìn)行集體審查(由固定格式的審查表);

3、參加基建(修繕)工程圖紙會(huì)審,招標(biāo)文件、合同的初審及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收;

4、參加開(kāi)標(biāo)、負(fù)責(zé)做好評(píng)標(biāo)記錄;

5、負(fù)責(zé)組織科室人員學(xué)習(xí)造價(jià)信息、造價(jià)咨詢知識(shí);

6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。