公司文件發放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門設有專人負責文件的發放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經本部門主管審核簽字,報公司總經理審批簽字后,方可下發。

三、建立文件發放登記表,登記表將記錄文件名稱、發放時間及各部門、收件人等內容。

四、發文部門持所發文件及文件發放登記表,由各部門收件人簽字后領取文件。

五、文件登記表與所發文件一并存檔。

六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據文號編排順序放入文件夾。

七、每月對文件夾內的文件進行整理,如有遺漏,盡快與發文部門聯系補齊。

八、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊,存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊,存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經部門負責人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續。

十一、借閱文件要按時歸還,撤消借條。

十二、對于重復、過時和無保存價值的文件,經部門主管審核同意,報辦公室粉碎銷毀。

執行部門:責任人簽名:

篇2:工程安全生產文件控制計劃

工程項目安全生產文件控制計劃

(1目的

1、通過文件控制,確保文件所使用的文件是有效版本,防止使用作廢文件。

2、確保文件的收發紀錄、標識和修訂狀態清楚,易于查找。

3、確保與施工現場安全生產保證體系運行有關的重要崗位都能見到相關現行有效版本的文件。

(2職責

1、項目總工程師是本要素的主管領導、安質部是本要素的主管方。

2、安質部負責內外部行政文件、管理手冊、程序文件和記錄表格的控制并編制清單。

3、項目總工程師負責技術文件(專項施組等)、安全技術規范及相關法律、法規等要求的控制并編制清單。

(3文件的編制和審批

1、安保計劃及其換版有項目總工程師負責編寫,其他各部門參與進行編制,項目經理批準。

2、專項安全技術措施由工程部負責編制,項目總工程師審核,項目經理批準。

3、安全技術操作規程由安質部負責編制,項目總工程師審核,項目經理批準。

4、其他管理性和技術性文件由負責該項工作的職能部門負責編寫,由項目經理批準。

(4文件的收集和發放

1、文件的發放應確保與管理系統有關的各部門和相關作業場所都能及時得到相應的有效文件。

2、安保計劃、安全技術操作規程、專項安全技術措施由安質部負責發放。

3、國家、地方、行業發布的相關法律法規、安全技術規范、標準及相關要求由安全員負責收集。

4、文件收發均要做好收發記錄。

(5文件的更改

1、安保計劃經項目經理審批后不得隨意更改,如因工程變更或工藝變化等需進行更改,需將更改內容按原審批程序進行審批。

2、文件更改應由原文件編制部門理出更改意見、由原批準人批準。

3、文件更改方法可根據實際需要而定,如手改、換頁等。文件經多次修改或大幅度修改后應重新編印,并更改版本號。

4、文件更改批準后,由原文件歸口部門實施更改更改時應注明更改生效日期,對重要更改還應發放文件更改通知單告知文件使用人。

(6作廢文件的處理

1、作廢文件從各現場收回,由歸口部門統一銷毀。

2、作廢文件具有保存參考價值需要保存的文件,必須作好作廢文件的標識,防止誤用。

(7文件的保管

1、領用受控的安保體系文件的部門和個人,必須妥善保管,若有遺失,經項目經理同意后方可補發。

2、文件破損不能使用時,文件的持有人應到文件發放部門辦理補發手續。

3、文件的保管應直至工程竣工,并將所有文件交項目部存檔。

篇3:工程項目部安全保證體系文件控制工作程序

工程項目部安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄