合同管理軟件,是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想,為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺,來看下面內(nèi)容:

公司合同管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要,實現(xiàn)公司合同管理的制度化,預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生,維護(hù)公司合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關(guān)的法律、法規(guī),結(jié)合公司實際情況制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。

勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,借款合同、財產(chǎn)保險合同按公司財務(wù)部門要求執(zhí)行。

第三條本規(guī)定所稱合同,是指公司在經(jīng)營管理活動中,與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

第四條本辦法所稱合同管理,是指公司制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準(zhǔn)、履行、變更與解除、糾紛處理等進(jìn)行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動。

第五條合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的訂立和管理工作,實行“誰訂立,誰負(fù)責(zé)”和“誰主管,誰負(fù)責(zé)”。

主要職責(zé)為:

1、負(fù)責(zé)組織本部門職責(zé)分工范圍內(nèi)的合同談判,擬定合同條款;

2、全面準(zhǔn)確地填寫合同條款,必要時組織進(jìn)行合同評審。

辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù);

3、負(fù)責(zé)合同履行跟蹤,追蹤合同標(biāo)的的內(nèi)外質(zhì)量,收集使用單位意見;

4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜,并報管理規(guī)劃部和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn);

5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標(biāo)文件以及合同有關(guān)的各種紀(jì)要、變更澄清等資料,及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題;

6、參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟,負(fù)責(zé)提供有關(guān)的一切資料;

7、安排專人負(fù)責(zé)合同管理工作,及時做好本部門合同副本及有關(guān)文件的歸檔工作,建立本部門合同臺賬;

訂立合同,如涉及公司內(nèi)部其他單位的,應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商,統(tǒng)一意見,然后簽約。

對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的,由與該項業(yè)務(wù)最相近的部門負(fù)責(zé),或由與該項業(yè)務(wù)最相近的上級主管領(lǐng)導(dǎo)確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。

第二章合同管理部門

第六條管理規(guī)劃部為公司合同管理的主管部門,統(tǒng)一管理公司的合同工作。

其主要職責(zé)是:

1、負(fù)責(zé)擬定、修訂合同管理制度,并組織實施;

2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關(guān)法律法規(guī),組織對各業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)辦人的培訓(xùn);

3、參與公司對外訂立重大合同的談判;

4、參與標(biāo)書評審和合同評審;

5、對合同訂立、變更及解除進(jìn)行審查把關(guān);

6、負(fù)責(zé)公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查;

7、負(fù)責(zé)公司合同專用章的管理;

8、負(fù)責(zé)公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理;

9、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系,對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟;

10、合同管理中需要解決的其他問題。

第七條公司財務(wù)部是合同財務(wù)監(jiān)督部門,主要職責(zé):

1、負(fù)責(zé)從財務(wù)角度審查和監(jiān)督合同的訂立和履行情況,注重在價格、結(jié)算方式、票據(jù)等方面進(jìn)行審查把關(guān);

2、負(fù)責(zé)發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。

核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內(nèi)容與合同內(nèi)容是否一致;合同批準(zhǔn)程序是否符合規(guī)定,程序不完備的,拒絕付款;

3、負(fù)責(zé)按合同結(jié)算條款收、付款;

第八條其他相關(guān)單位的職責(zé):

1、申購單位負(fù)責(zé)向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、時間要求等;需要進(jìn)行工程建筑施工的單位,負(fù)責(zé)向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴(kuò)建工程建設(shè)的需求報告;

2、質(zhì)量驗收小組負(fù)責(zé)對購進(jìn)機(jī)器設(shè)備、材料、燃料等進(jìn)行驗收,并出具驗收報告;

3、驗收單位負(fù)責(zé)對驗收合格的機(jī)器設(shè)備、材料、燃料等辦理入庫手續(xù);

4、配合管理規(guī)劃部進(jìn)行重大合同審查或評審,并簽署審查或評審意見;

第三章合同的訂立

第九條訂立合同應(yīng)嚴(yán)格按《中華人民共和國合同法》的要求及本辦法的有關(guān)規(guī)定,必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。

第十條合同訂立的程序

1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序

資信審查—→接受要約邀請—→合同填寫—→審查—→批準(zhǔn)—→簽章。

2、我方提出要約邀請的合同訂立程序

對方資信情況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→批準(zhǔn)—→簽章。

3、通過招標(biāo)訂立合同的程序

市場調(diào)查—→標(biāo)書制作、發(fā)放—→接收投標(biāo)—→評審—→定標(biāo)—→訂立合同—→審查—→批準(zhǔn)—→簽章。

4、設(shè)備、材料、物資買賣合同的訂立程序

計劃準(zhǔn)備—→考察小組對標(biāo)的咨詢(質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等)—→資信審查—→技術(shù)或商務(wù)談判—→草擬合同文本—→審查—→批準(zhǔn)—→簽章。

第十一條合同簽訂內(nèi)容一般包括以下條款:

1、當(dāng)事人名稱(或姓名)、住所、法人代表人姓名及職務(wù)、開戶銀行及賬號;

2、標(biāo)的或標(biāo)的物(指貨物、勞務(wù)、工程項目等)名稱、型號、規(guī)格等;

3、數(shù)量和質(zhì)量,包括適用規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢測方式等;

4、價款或酬金;

5、履行的期限、地點和方式;

6、違約責(zé)任;

7、合同爭議的解決方法;

8、合同訂立的時間、地點;

9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款。

對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限限和方式等有特殊要求的,應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。

第十二條合同內(nèi)容應(yīng)符合下列要求:

1、主體合格、標(biāo)的明確、手續(xù)完備;

2、條款齊全、意思表示真實;

3、文字清晰、語言規(guī)范;

4、無矛盾條款、無空白條款。

5、數(shù)據(jù)電文合同信息可以調(diào)取以備日后查用,有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性,同時可以將信息展示。

6、訂立合同,如涉及公司內(nèi)部其他單位的,應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商,統(tǒng)一意見,然后簽約。

對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的,由與該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的部門或該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的上級主管領(lǐng)導(dǎo),確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。

第四章合同的審查

第十三條合同訂立前,合同承辦部門應(yīng)當(dāng)審查對方的資信狀況和履約能力,內(nèi)容包括:

1、社會信譽(yù)(近三年是否有重大違約,是否涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或經(jīng)濟(jì)犯罪案件等)和履約能力(如生產(chǎn)能力、支付能力、運(yùn)輸能力等);

2、審查營業(yè)執(zhí)照是否真實、有效;

3、核實對方的資產(chǎn)(資金)證明;

4、審查合同對方的資質(zhì)等級證書;

5、審查法人證書及法人委托證書;

6、根據(jù)合同性質(zhì)需要審查的其他內(nèi)容。

合同對方當(dāng)事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權(quán)的,不得與其簽訂合同。

第十四條經(jīng)辦部門組織對合同進(jìn)行業(yè)務(wù)性審查,審查的內(nèi)容為:

1、對方當(dāng)事人是否具有簽約主體資格;

2、是否各方談判、協(xié)商的一致意見,是否符合決策部門的決策意見;

3、是否違反公司的規(guī)章制度;

4、是否超越業(yè)務(wù)權(quán)限;

5、語言是否準(zhǔn)確、通順。

第十五條合同管理部門對合同進(jìn)行合法性審查,主要內(nèi)容包括:

1、合同簽訂主體是否符合法律規(guī)定;

2、條款是否違反法律、法規(guī)和司法解釋的規(guī)定;

3、條款是否有沖突;

4、條款是否有歧義;

5、條款是否有效維護(hù)我公司合法權(quán)益;

6、條款是否完備。

管理規(guī)劃部對合同嚴(yán)密性可進(jìn)行監(jiān)督審查。

第十六條提交管理規(guī)劃部審查的合同應(yīng)符合下列要求:

1、經(jīng)辦部門已經(jīng)對合同進(jìn)行了業(yè)務(wù)性審查,涉及財務(wù)事項的已經(jīng)經(jīng)過財務(wù)部門審查;

2、合同當(dāng)事人均未在合同合同上簽字蓋章;

3、合同約定的內(nèi)容尚未實際履行;

4、需要同時附送的材料完備;

第十七條合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內(nèi)完成,并視情況提出法律意見或解決問題的方案,業(yè)務(wù)緊急的,因盡可能滿足業(yè)務(wù)部門的時間要求,業(yè)務(wù)特別疑難的,應(yīng)合理延長審查時間。

第十八條合同管理部門審查后,出具書面法律意見書,對存在的問題進(jìn)行分析,對風(fēng)險做出判斷,并視情況提出防范或降低風(fēng)險的對策。

該意見不是最終的決策意見,而是業(yè)務(wù)部門做出決策的重要參考。

第十九條合同報送法人代表或授權(quán)代表批準(zhǔn)時,必須將法律意見書做為附件一并報送,根據(jù)批準(zhǔn)人的要求對采納部分和不采納部分進(jìn)行說明,經(jīng)辦部門合同存檔時也應(yīng)將法律意見書一并存檔。

第二十條同一內(nèi)容合同一般審查一次,由經(jīng)辦部門對采納部分進(jìn)行修改,特殊情況需要再次報送審查的,最多進(jìn)行兩次,審查人對合同文本和審查意見一并保存。

第二十一條審查人對合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負(fù)有保密義務(wù)。

第五章合同的批準(zhǔn)

第二十二條公司總經(jīng)理受董事會及董事長的委托,全權(quán)處理公司的各類業(yè)務(wù),代表公司對外簽訂合同。

公司其他人員對外訂立合同,應(yīng)得到公司總經(jīng)理的授權(quán)并在授權(quán)范圍內(nèi)對外訂立合同。

第二十三條以公司名義簽訂的合同,合同承辦部門應(yīng)做好履行合同批準(zhǔn)的程序:

1、工程承包合同:

公司本部土建工程、設(shè)備安裝工程的承包合同,由公司預(yù)算人員審核總造價后,經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后(金額較大的遞交班子會討論通過)由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理簽訂合同。

2、銷售合同:

公司銷售合同,必須注明單價、供貨數(shù)量、供貨時間、回款時間、回款方式等,由公司總經(jīng)理授權(quán)主管銷售副總經(jīng)理簽訂有關(guān)合同。

如遇索賠、善后處理等有關(guān)事宜,必須經(jīng)合同主管部門和其它合同監(jiān)督部門討論后報班子會通過。

3、采購合同:

公司本部大宗物資、設(shè)備及其配件的采購經(jīng)物資部負(fù)責(zé)招投標(biāo)后,再報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)(金額較大的遞交班子會討論通過),最后由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理簽訂合同。

4、其它各類合同批準(zhǔn)程序:

公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同,經(jīng)合同業(yè)務(wù)部門擬定后,報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,有必要時遞交班子會討論通過,由公司總經(jīng)理授權(quán)簽訂有關(guān)合同。

第二十四條公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同,應(yīng)嚴(yán)格按公司“外協(xié)工程管理規(guī)定”有關(guān)內(nèi)容訂立。

第二十五條以公司名義對外訂立合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章,以其他各種公章簽訂合同對本公司不發(fā)生效力,除非公司追認(rèn)。

違反規(guī)定簽訂合同的追究有關(guān)人員責(zé)任。

第六章合同的履行

第二十六條合同依法成立,即具有法律約束力。

一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則,嚴(yán)格執(zhí)行所規(guī)定的權(quán)利義務(wù),確保合同實際、全面地履行。

第二十七條公司合同實行合同履約責(zé)任制,部門及單位一把手是合同履約的第一責(zé)任人,第一責(zé)任人對合同的全面、正確履行負(fù)責(zé)。

第二十八條各簽約單位、簽約人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。

應(yīng)當(dāng)積極妥善地行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)、留置權(quán),否則致使合同不能履行或不能完全履行,給公司造成損失的,要追究有關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任。

第二十九條根據(jù)合同性質(zhì),合同執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定的標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗收,對不符合合同約定的,應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書面異議,并督促合同對方繼續(xù)履行。

第三十條對于公司為付款方的合同,支付合同價款時,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

未經(jīng)合同主管部門及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,財務(wù)部門應(yīng)不予付款。

第三十一條對于公司為付款方的合同,支付最后一筆合同款項時,合同執(zhí)行部門應(yīng)填寫合同履行終結(jié)報告,送管理規(guī)劃部終止合同。

第七章合同的變更與解除

第三十二條在合同履行過程中遇到困難,各單位應(yīng)盡一切努力克服,盡力保障合同的履行。

如實際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時,應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。

第三十三條對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的,應(yīng)從維護(hù)本企業(yè)合法權(quán)益出發(fā),從嚴(yán)控制。

第三十四條合同需要變更、解除,合同執(zhí)行部門應(yīng)向合同主管部門提交經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字的書面報告,經(jīng)管理規(guī)劃部門審查出具意見后,報法人代表或授權(quán)代表簽字同意后方可變更、解除。

經(jīng)辦部門應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施,盡量減少由此造成的損失。

第三十五條合同變更、解除必須采取書面形式。

第三十六條合同執(zhí)行部門應(yīng)將變更、解除合同的各種文件、紀(jì)要、信函等原件報送合同主管部門。

第七章合同糾紛的處理

第三十七條發(fā)生合同糾紛時簽約單位應(yīng)在24小時內(nèi)到合同主管部門提交書面報告,并根據(jù)實際情況,提出相應(yīng)的解決以及應(yīng)對辦法;

第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負(fù)責(zé)處理,簽約人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。

涉及公司內(nèi)多個單位的,或簽約單位處理不了的,報主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。

第三十九條對經(jīng)協(xié)商仍無法解決的合同糾紛,經(jīng)總經(jīng)理同意,可提交上級主管機(jī)關(guān)、仲裁部門或人民法院依法處理。

第四十條合同糾紛的提出,及與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間,應(yīng)注意不超過法律規(guī)定的時效,并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。

第四十一條合同管理部門處理經(jīng)濟(jì)糾紛前,有關(guān)簽約單位必須提供下列證據(jù)材料(原件或復(fù)印件);

1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表等;

2、送貨、提貨、托運(yùn)、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;

3、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、樣品或鑒定報告;

4、貨款的承付、托收憑證,有關(guān)財務(wù)帳目;

5、有關(guān)違約的證據(jù)材料;

6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。

第四十二條合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,應(yīng)訂立書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。

第四十三條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總,統(tǒng)一交合同主管部門歸檔,以備查考。

第八章合同的管理

第四十四條公司本部各職能部門訂立的合同,正本由合同主管部門保管,其副本由各職能部門保管。

第四十五條以公司名義鑒訂的一切合同,如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標(biāo)文件的正本由合同主管部門保管,其副本由財務(wù)部及相關(guān)部門保管。

第四十六條公司對對外訂立合同的人員,屬于職務(wù)代理的按本辦法第五章授權(quán)權(quán)限執(zhí)行,屬于總經(jīng)理特別授權(quán)的,按一事一委托的原則,由總經(jīng)理在辦公會上授權(quán)委托,記錄人需將內(nèi)容寫入記錄。

不經(jīng)授權(quán)的人員一律無權(quán)對外訂立合同。

第四十七條各授權(quán)委托人在被授權(quán)的范圍、期限內(nèi),代表公司對外訂立合同,不得將代理事項自行轉(zhuǎn)委托他人代理。

第四十八條發(fā)生特殊情況,須外帶合同專用章的,須經(jīng)法定代表人批準(zhǔn),并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。

第四十九條合同專用章的使用應(yīng)建立臺帳,合同專用章如遺失或被盜,除應(yīng)立即通知有關(guān)部門外,還應(yīng)登報掛失。

第五十條一般情況下,公司不為其他單位和個人提供擔(dān)保,特殊情況下,公司需為外單位提供擔(dān)保的,需經(jīng)總經(jīng)理辦公會議通過,總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),并加蓋公司印章。

第五十一條合同主管部門對公司所屬各單位的合同管理情況進(jìn)行不定期的檢查,對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督。

對合同管理較差,達(dá)不到本辦法要求但未造成嚴(yán)重后果的,由公司予以通報批評,并限期改正、改進(jìn);由于個人原因造成合同履行困難或造成損失的,由公司追究相應(yīng)責(zé)任,并視情況給予經(jīng)濟(jì)處罰;造成重大經(jīng)濟(jì)損失的,依法追究法律責(zé)任。

第七章附則

第五十二條本辦法由管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

本辦法沒有規(guī)定的,以合同法、相關(guān)法律法規(guī)及本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度為依據(jù)。

第五十三條本辦法自下發(fā)之日開始執(zhí)行,原《合同管理辦法》同時廢止。

公司下發(fā)的其他文件對合同管理與本辦法有抵觸的,以本辦法為準(zhǔn)。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護(hù)分公司的合法權(quán)益,推動企業(yè)建立健全機(jī)制,以誠信受約,公平交易的商業(yè)道德為前提,積極規(guī)范合同行為,加強(qiáng)合同監(jiān)管,深入開展“重合同守信用”活動,更進(jìn)一步增強(qiáng)法制觀念,增強(qiáng)合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領(lǐng)導(dǎo)張柯履行領(lǐng)導(dǎo)職責(zé),隨時監(jiān)督和指導(dǎo)合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經(jīng)理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當(dāng)事人要約承諾的程序,要約中確定具體內(nèi)容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調(diào)查核實對方簽約的資格,抵御風(fēng)險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執(zhí)筆。

(4)、雙方當(dāng)事人議定草簽。5萬元以下可由副經(jīng)理定稿,5萬元以上必須交經(jīng)理定稿。

(5)、交主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當(dāng)事人負(fù)責(zé)將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務(wù)或有關(guān)部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴(yán)禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經(jīng)辦人帶走。特殊情況如合作的當(dāng)事人較遠(yuǎn),簽約時間緊迫時,必須征得分公司領(lǐng)導(dǎo)同意,并進(jìn)行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據(jù)業(yè)務(wù)對象需要,給予數(shù)量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經(jīng)編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復(fù)請領(lǐng)。

5、貨代服務(wù)訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當(dāng)事人雙方協(xié)商一致意見,并請示分公司主管領(lǐng)導(dǎo)后,可以對合同進(jìn)行變更或補(bǔ)充,補(bǔ)充合同或協(xié)議,仍須主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。不允許雙方協(xié)商私自變更或補(bǔ)充。

2、所有合同的變更或補(bǔ)充,涉及價目和金額標(biāo)的時,必須經(jīng)分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當(dāng)事人雙方才能協(xié)商,協(xié)商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權(quán)利和義務(wù)的轉(zhuǎn)讓和修改,必須按法律規(guī)定,依據(jù)充分之后提交分公司審理批準(zhǔn)。

(四)、使用法人《授權(quán)委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權(quán)委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭直接簽訂,不委托當(dāng)事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結(jié)、分析、提高打下基礎(chǔ)。

2、嚴(yán)格遵守《統(tǒng)計法》規(guī)定,認(rèn)真做好上級部門、總公司等要求的統(tǒng)計報表,做到報表數(shù)據(jù)不失誤,報表按規(guī)定時間呈報不誤期,報表送達(dá)單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調(diào)檔案、查檔案必須經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子同意,禁止私人關(guān)系查檔。

4、貨物代理服務(wù)訂單比照本辦法進(jìn)行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員只保存合同復(fù)本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī),爭做懂法,依法的內(nèi)行,為分公司合同的順利履行把好關(guān)。

2、努力研究依法辦事的規(guī)定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn),為分公司減少或杜絕經(jīng)濟(jì)糾紛。

4、及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規(guī)使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經(jīng)營管理規(guī)章規(guī)定,不與分公司規(guī)定相違背,如有發(fā)現(xiàn),及時修改。

2、嚴(yán)格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規(guī)的規(guī)定和分公司規(guī)定的前提下,力求為車隊的經(jīng)營創(chuàng)造有利條件,讓車隊不失時機(jī)的抓好經(jīng)濟(jì)效益。

二、合同管理中的簽約標(biāo)準(zhǔn)要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當(dāng)時)就能取消的經(jīng)濟(jì)往來支付。

(二)、嚴(yán)格按國家法律、法規(guī)和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規(guī)范的示范合同文本簽訂合同,內(nèi)容具體、條款清楚、用語準(zhǔn)確、責(zé)任明確、手續(xù)完備。

(四)、政府規(guī)定應(yīng)該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續(xù)。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權(quán)委托書》在授權(quán)范圍和期限內(nèi)行使職權(quán)。

(六)、力爭簽訂標(biāo)準(zhǔn)完善的合同,能做到:

1、標(biāo)的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內(nèi)容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規(guī)專業(yè)用語不過時。

三、合同傳遞運(yùn)行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應(yīng)全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發(fā)傳遞執(zhí)行。

(三)、交由雙方當(dāng)事人的合同,系統(tǒng)作業(yè)之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,交由財務(wù)室合同,按價格結(jié)算款額之用,私定協(xié)議調(diào)整浮動價格而無補(bǔ)充協(xié)議的,財務(wù)可拒絕按新的辦法結(jié)費(fèi)。

(四)、合同交接程序各環(huán)節(jié)應(yīng)堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經(jīng)營部門應(yīng)有保證合同履行情況兌現(xiàn)的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應(yīng)達(dá)100%。

(二)、遵守交易習(xí)慣,履行保密義務(wù)。

(三)、及時對合同中質(zhì)量、價格或約定事項不很明確等內(nèi)容部分進(jìn)行協(xié)商補(bǔ)充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔(dān)保人或財產(chǎn)抵扣合同,努力使債權(quán)順利兌現(xiàn)。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產(chǎn)變化和產(chǎn)品銷路等經(jīng)濟(jì)實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發(fā)生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經(jīng)營管理的融合聯(lián)系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的有關(guān)環(huán)節(jié)中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經(jīng)營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產(chǎn)經(jīng)營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強(qiáng)化合同管理中,加強(qiáng)和改善公司生產(chǎn)經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴(yán)重問題的,酌情扣發(fā)年終考核獎。

篇3:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調(diào)運(yùn)分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務(wù):電話:

乙方:承辦人:職務(wù):電話:

標(biāo)的額:簽訂地點:

合同審批權(quán)限:□集團(tuán)公司□工貿(mào)公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經(jīng)營范圍:經(jīng)營期限:

年檢情況□合格□不合格專業(yè)資質(zhì):

合同擔(dān)保人(如有):擔(dān)保方式:擔(dān)保期限:

擔(dān)保資格□有□無擔(dān)保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機(jī)構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負(fù)責(zé)人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:年月日

有關(guān)專業(yè)部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經(jīng)理意見:年月日

注:1.合同草案應(yīng)與本表一同上報。

2.屬于集團(tuán)公司、工貿(mào)公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協(xié)議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯(lián)系方式:

送審部門負(fù)責(zé)人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀(jì)要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調(diào)查表

其他

合同經(jīng)招標(biāo)招標(biāo)文件

中標(biāo)通知書

合同初稿

其他

招標(biāo)合同應(yīng)招標(biāo)而未經(jīng)招標(biāo)辦同意不招標(biāo)的情況說明,并有承辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)公司分管招標(biāo)工作的領(lǐng)導(dǎo)批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調(diào)查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權(quán)拒絕接收合同,直至達(dá)到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協(xié)議審查審批表

合同/協(xié)議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標(biāo)的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負(fù)責(zé)人簽字:年月日

有關(guān)專業(yè)部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負(fù)責(zé)人意見

合同復(fù)審人員意見

總法律顧問意見

經(jīng)理意見

注:1.由合同主管部門認(rèn)定“有關(guān)專業(yè)管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應(yīng)依據(jù)審查審批表自上而下順序呈送各級領(lǐng)導(dǎo)、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人須在審查審批表中應(yīng)填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調(diào)查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經(jīng)營范圍

專業(yè)資質(zhì)

法定代表人/負(fù)責(zé)人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務(wù)

電話傳真

合同擔(dān)保人(如有)擔(dān)保期限

擔(dān)保方式有無擔(dān)保資格

擔(dān)保范圍及其它需要說明的擔(dān)保問題

附件名稱(包括合同相對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、自然人身份證、授權(quán)委托書、銀行保函、盡職調(diào)查報告等)

中介機(jī)構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質(zhì)的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負(fù)責(zé)人(簽字):承辦人(簽字):