工程管理部資料管理制度

目的

對工程管理部所有的文件資料及書籍進行有效控制和管理。

工程文件資料

1.下發(fā)的公司文件;

2.工程技術書籍;

3.與工程有關的政府批文(包括復印件);

4.勘察、設計、施工等有關合同(包括復印件);

5.工程管理部來往文件;

6.工程管理部管理制度;

7.工作記錄;

8.工程地質勘察報告;

9.設計圖紙、文件及圖形磁盤;

10.施工承包商提交的文件;

11.現場簽證單及現場簽證跟蹤單(經濟和工期)、設計變更及設計變更跟蹤單(經濟和工期);

12.竣工圖和竣工資料;

13.工程管理部內部各項計劃、文件、報告等;

14.其它資料。

必須歸檔的工程資料

對于必須歸檔的工程資料,資料員應及時了解情況,向有關部門索要資料。

其中包括:

1.與工程有關的政府批文;

2.勘察、設計、施工等有關合同;

3.設計圖紙、文件及圖形磁盤;

4.竣工圖和竣工資料;

5.依照深圳市城市檔案管理處規(guī)定必須歸檔的文件。

資料室文件資料管理

一、文件

1.政府來文

(1)政府來文是指:政府部門所批的各種批文及通知等;

(2)資料員在收到來文后,填好《政府文件登記表》(表4-17-1),填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經理審閱;

(3)工程管理部經理審閱后,認為需要下發(fā)的做出批示,由資料員進行復印、下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2),原件不得下發(fā);

(4)不能下發(fā)的文件,在工程管理部經理批示后可到資料室閱覽。

2.內部文件

(1)內部文件是指:公司文件及合同等;

(2)工程管理部經理在收到內部文件后交資料員;

(3)資料員收到文件后對其進行統(tǒng)一編號,分類填好《文件登記表》(表4-17-7)和《合同登記表》(表4-17-6);

(4)內部文件一般不得借閱,工程管理部內部員工可到資料室進行閱覽;

(5)若確有需要借閱,應有工程管理部經理的批準簽字。

(6)內部文件重新改版后資料員應將舊版文件交工程管理部經理審核,工程管理部經理批示是否消毀。

3.其它文件的收發(fā)

(1)這里主要是指:外部文件及資料等;

(2)資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7);

(3)資料員登記后填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經理審閱;

(4)由工程管理部經理批示來文是否需下發(fā)、轉發(fā)以及轉發(fā)部門;

(5)資料員根據工程管理部經理批示進行文件的下發(fā)、轉發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2)。

二、專業(yè)書籍管理

(6)專業(yè)書籍的購買是由各專業(yè)工程師提出,經領導批準,資料室統(tǒng)一購買;

(7)資料員應對專業(yè)書籍進行詳細登記,填好《專業(yè)書籍登記表》(表4-17-4);

(8)借閱的書籍資料員應填好《專業(yè)書籍借閱表》(表4-17-5);

(9)已過時的舊版書籍,資料員應及時整理,建議重新申請購買;

(10)對于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應及時索要。

三、資料錯漏管理

a)凡是資料室下發(fā)的資料,接收人若發(fā)現有錯漏之處,為避免出現混亂,必須將錯漏之處列項發(fā)文到資料室;

b)資料室收到文交工程管理部經理審閱后再將文傳到相關部門。相關部門出變更文件,由資料室跟蹤、發(fā)文。

項目部資料管理

i.文件收發(fā)

(1)項目部在收到資料室的發(fā)文后,由項目主管視文件內容下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2);

(2)項目主管收到其它單位來文后,項目主管審閱后送交資料室處理。

ii.資料錯漏管理

參閱資料室文件資料的接收與發(fā)放。

資料分類與編號

1.文件資料編號

I.政府來文編號規(guī)則:

"(政)-分類代號-序號"

其中:

分類代號:

JS:建設局;

GT:國土局;

*F:消防局;

ZJ:質檢站;

QT:其它。

II.公司內部文件編號:

"(內)-分類代號-序號"

其中:

分類代號:

ZZ:職責;

ZD:制度;

QT:其它。

III.其它文件編號:

"(文)-分類代號-專業(yè)代號-序號"

其中:

分類代號:

HT:合同;

TZ:圖紙;

BG:設計變更;

QZ:簽證單;

SG:施工單位提交的文件;

DZ:電子文檔;

QT:其它。

專業(yè)代號:

J:建筑;

G:結構;

S:給排水;

N:采暖、通風;

D:電氣;

R:弱電;

Q:其它。

2.工程技術書籍編號規(guī)則:

"(書)-分類代號-專業(yè)代號-序號"

其中:

分類代號:

GF:規(guī)范、標準和規(guī)定;

SC:技術手冊;

BZ:各專業(yè)標準圖;

C*:計算機程序盤;

QT:其它工程技術書籍。

專業(yè)代號:

J:建筑;

G:結構;

S:給排水;

N:采

暖、通風;

D:電氣;

R:弱電;

Q:其它。

相關記錄和表格

4-13-1政府文件登記表

4-13-2文件發(fā)放登記表

4-13-3來文處理單

4-13-4專業(yè)書籍登記表

4-13-5專業(yè)書籍借閱表

4-13-6合同登記表

4-13-7文件登記表

篇2:燃氣工程監(jiān)理資料管理制度

燃氣工程監(jiān)理資料的管理制度包括內容如下。

①監(jiān)理資料管理應由總監(jiān)理工程師總負責,各專業(yè)監(jiān)理工程師分工負責,設一名專職資料管理員,建立監(jiān)理信息及監(jiān)理資料管理體系。

②監(jiān)理資料必須具有真實性、準確性和完整性,且應及時整理、分類有序。

③監(jiān)理工作過程中形成的各種原始記錄,是監(jiān)理工作中各項控制與管理工作的依據與憑證,應及時收集歸檔。

④監(jiān)理工作過程中提供的報告,文件和數據必須準確、及時地反映燃氣工程實際情況。

⑤監(jiān)理資料的管理應當科學化、程序化、規(guī)范化,以計算機作為工具,建立計算機信息管理系統(tǒng),實現管理計算機化。為此項目監(jiān)理機構應當建立資料編碼系統(tǒng)。

⑥項目監(jiān)理機構內各監(jiān)理人員應隨著燃氣工程項目的施工進展不斷收集積累監(jiān)理資料,并認真地、及時地進行編審,交資料管理員歸檔。

⑦為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序,在燃氣工程開工前,總監(jiān)理工程師應與建設單位、承包單位針對工程項目有關資料的分類、格式、份數達成一致意見,并在工程實施中遵照執(zhí)行。

⑧燃氣工程項目開工前,項目監(jiān)理機構應主動與工程項目所在地的城建檔案部門或建設行政主管部門進行聯(lián)系,明確對項目監(jiān)理資料的組卷及歸檔要求,以便按要求和規(guī)定執(zhí)行。

⑨燃氣工程竣工驗收后,在合同約定時間內由總監(jiān)理工程師組織對監(jiān)理資料進行整理,編審、裝訂,形成一套完整的監(jiān)理檔案,移交所屬監(jiān)理單位檔案資料管理部門保管備查,并辦理移交手續(xù),歸檔前必須由總監(jiān)理工程師簽字。

篇3:加氣站資料管理制度(CNG)

一、站上資料包括:站上所有的充裝原始記錄、設備檔案、各種資質證件等所有生產經營工作記錄和資料以及與特種設備有關資料。

二、由分管站副經理負責保管站上資料的保管工作。資料和數據必須真實填寫及時上報。各

三、凡上級和政府有關部門下發(fā)的特種設備有關文件和資料都要進行存檔保管。

一、資料和數據必須真實填寫齊全并及時報

資料必須存放在能防炎、防盜、安全可靠的室內,室內柜架,柜內檔案擺放整齊有序。

二、檔案豐放時,應編制檔案存放索引,每年全面核查一次檔案庫存放情況,做到無差錯,無丟失。定期打掃室內衛(wèi)生,保持清潔。

三、嚴禁私自攜帶檔案外出,不得隨意泄漏檔案中的重要信息,因工作需要攜帶檔案外出,應采取安全措施,兩人護送。

四、借閱資料,嚴格按公司《檔案借閱制度》規(guī)定執(zhí)行,復制檔案,摘抄檔案必須經有站領導審批并做好登記。

五、必須保持檔案的真實、完整,不得擅自自拆取、涂改、偽造、銷毀、批注檔案。

七、定期對室藏資料進行清理和核對,對超期檔案和無保留價值的檔案,由工作人員提出書面申請銷毀意見報主管領導批準后,實行兩人以上銷毀,對損壞但又確需繼續(xù)保存的檔案要及時采取搶救借