成本管理體系記錄控制程序

1、目的

記錄是證實成本管理、成本水平和成本發生過程符合要求及成本管理體系有效運行的證據性文件,對記錄進行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預防措施以及為保持和改進成本管理體系有效性提供信息。

2、范圍

本程序適用于本公司與成本管理體系的運行和成本水平、成本發生過程的控制有關的所有記錄。

3、職責

3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負責全公司成本記錄的策劃、建立以及對各部門和單位記錄的檢查、監督和指導的管理與控制。

3.2各部門和單位負責本部門和本單位記錄的管理與控制。

3.3實施記錄的有關人員應按規定填寫記錄,并對記錄的真實性、準確性、及時性、充分性負責。

4、工作程序

4.1記錄一般分為:

a)與成本管理體系運行有關的記錄;

b)與成本水平和成本發生過程控制有關的記錄。

4.2記錄表格的設計

4.2.1成本部應組織有關部門和單位對本公司成本管理體系運行和成本水平以及成本發生過程的控制都需要建立哪些記錄進行識別和策劃,并提出《記錄表格清單》。

4.2.2成本部負責制定《記錄表格設計規范》以確保全公司所有記錄表格的統一性和規范性。

4.2.3各部門和單位應依據《記錄表格清單》,結合本部門或本單位、本專業和成本管理活動實際的情況,按照《記錄表格設計規范》,自行設計記錄表格。表格設計完成后,其表格的形式及內容應報成本部進行審查,經審查通過后,成本部應形成全公司的《記錄表格樣冊》,各部門和單位應按樣冊規定的表式制備記錄表格。

4.2.4記錄表格的修改應執行4.2.3條規定,并調整《記錄表格樣冊》,作廢的記錄表格應全部收回。

4.3記錄的標識

4.3.1記錄應有唯一性的準確標識,以保持可追溯性。各部門和單位應按以下編號規則正確實施記錄的編號:

例:《文件發放登記表》的編號為:××3.4.2-01其中:××――××機械制造有限公司;3.4.2――CCA2102:2005成本管理體系標準條款號;01――第1號記錄表。

4.3.2記錄的名稱應準確概括其活動內容,不得重名,各部門和單位在策劃和設計表格時應予以注意。

4.4記錄的填寫

4.4.1各部門和單位實施記錄的人員應認真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內容,字跡應清晰可辨,所記錄的活動應真實、數據準確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達和收取應做到及時。

4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。

4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。

4.5記錄的貯存

4.5.1記錄的貯存應有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺帳》。

4.5.2記錄的貯存應有防潮、防盜、防火、防霉爛、防蟲蛀等措施。

4.6記錄的檢索

4.6.1對歸檔保存或以其他方式保存的記錄應進行編目和分類,便于檢索,查閱時應易查找,借閱時應辦理借閱手續。

4.6.2當公司外部組織(包括:政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等)要求提供記錄時,應在商定的期限內按時向其代表提供所要查閱的記錄。

4.7記錄的保護

各部門和單位應保護好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質。

4.8記錄的保存限期

4.8.1上級有規定或有要求的按上級規定或要求的保存期限執行。

4.8.2供方的評價記錄應保存到與其終止合同為止。

4.8.3成本管理體系運行的記錄一般保存3-5年。

4.8.4與會計有關的記錄按會計制度執行。

4.8.5記錄具體的保存限期應由成本部根據本公司產品特點、法規要求及合同要求另行規定。

4.9記錄處置

成本部對已超過保存期限或已作廢的記錄,應及時收回并銷毀。銷毀時應辦理審批手續,做好記錄,按規定的方式和程序進行銷毀,并注意防止保密內容的泄露。

4.10國家及行業規定的記錄表格,應按其有關規定執行。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄表格設計規范》

6、記錄

6.1《記錄保管臺帳》

6.2《記錄表格清單》

6.3《記錄借閱登記表》

6.4《記錄表格的建立和修改審批表》

篇2:公司質量記錄控制工作程序

公司質量記錄控制程序

⒈目的:

對質量記錄進行控制和管理,提供產品質量符合規定要求和質量體系有效運行的證據。

⒉范圍:

適用于質量體系所有相關的記錄。

⒊職責:

3.1資料員負責質量體系運行所產生的質量記錄的歸口管理。

3.2各職能部門負責本部門所產生的質量記錄的控制。

⒋工作程序:

4.1質量記錄的傳遞與收集

4.1.1質量記錄以書寫文件或表格形式傳遞、保管。責任人填寫質量記錄,字跡須端正清晰,內容真實,數據準確,不得用鉛筆填寫。記錄必須有責任人簽名;有審批和批準欄的,必須有主管領導簽名。

4.1.2如質量記錄中涉及數據的更改,更改人應在記錄單上簽署姓名或蓋章。

4.1.3質量記錄每月底由各部門質量記錄管理員按類別收集,作好標識,妥善保存。

4.2質量記錄的編號

4.2.1質量記錄的編號和表式更改根據《管理文件控制程序》規定執行。

4.2.2對于有規律性的質量記錄,量大面廣,可通過日期追溯,只規定代號。

4.2.3對于不定期使用,用量小且無法按日期追溯控制的質量記錄,除按規定的代號外,同時在記錄右上角手工編號:二位阿拉伯數字ΧΧ-年代號。

4.2.4對4.2.3中用量大的質量記錄,除按規定代號外,在該記錄右上角打印記錄本身流水號。

4.2.5如同一質量記錄同時有幾個職能部門使用,在該記錄右上角注明文件分發號。

4.3質量記錄的歸檔與貯存

4.3.1質量記錄由該記錄職能部門歸檔,發至其他部門的質量記錄由收文部門歸檔。

4.3.2質量記錄最短的貯存期限如下:

4.4質量記錄的保管和處理:

4.4.1相關質量記錄的格式裝訂成冊,統一存放。

4.4.2各部門應把質量記錄保存在干燥和安全的地方,避免損壞、變質或丟失。

4.4.3質量記錄可用磁盤、磁帶形式保存,但必須要有備份,作好標識,并異地妥善保存。

4.4.4質量記錄不外借,如顧客需要則按顧客要求經管理者代表審批才可提供原稿或復印件。

4.4.5保管期滿后的質量記錄由資料員填寫文件銷毀清單,經管理者代表審批后,由資料員負責銷毀。如需保留,須由該部門領導提出申清,經管理者代表審批后,由該部門質量記錄保管者在封面上標識"過期保存"字樣,予以保存。

4.5質量記錄如需換版,則在換版后的記錄上標識修改狀態,第一次修改為"1",以此類推,原質量記錄自然作廢,如需保留,則在該記錄上標識"作廢保留"字樣。

⒌相關文件:

5.1QS/TSB20501-20**《質量體系文件和資料控制程序》

5.2QS/TSB20502-20**《技術文件和資料控制程序》

⒍相關記錄:

見清單。

質量記錄保存規定表

職能部門質量記錄保存年限

質量管理體系QMS資料質量體系運行記錄5

統計技術5

質檢部檢驗和試驗/檢驗報告3/15

不合格品控制3

技術部技術文件和資料同技術檔案保存期限一致

設備有關資料與設備使用期限一致

工裝記錄現行生產服務期加一日歷

生產部生產計劃及生產有關報表3

采購部采購訂單及修訂單現行生產服務期加一日歷年

業務部銷售合同現行生產服務期加一日歷年

服務有關資料與業務關系保持一致

生產件批準文件現行生產服務期加一日歷年

計量室檢測設備記錄與檢測設備使用期限一致

財務部培訓記錄與職工在職期一致

篇3:精制加工公司程序文件:記錄控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

記錄控制程序

1目的

為了對體系運行的有關記錄進行有效的控制和管理,以證實產品的符合性、環境活動及職業健康安全活動符合法律、法規及相關要求,并為體系有效運行提供證據,特制定本程序。

2范圍

本程序適用于與質量/環境/職業健康安全管理體系有關的所有的記錄的管理,包括來自相關方的記錄。

3職責

3.1IS0小組是記錄控制的主管部門。

3.2各部門負責本部門記錄的控制和管理。

4程序要求

4.1記錄的要求

4.1.1記錄體系運行過程和結果的記錄,可載于各種媒體。

4.1.2各部門填寫記錄時,必須字跡清晰、內容完整,不得隨意涂改記錄。如需修改,不得用修正液,改完后,加蓋修改人印章或簽名,并注明日期。不能空項,無內容時劃"杠線"。

4.1.3各部門的記錄,要及時收集、整理、歸類、裝訂成冊,以便于檢索和保存。

4.2記錄的管理

4.2.1產生記錄的部門,應按照《文件控制程序》的規定,對記錄編號,并填寫《記錄一覽表》,交秘書科備案。

4.2.2各種記錄由各部門確定保存期。

4.2.3記錄必須存放于適宜的儲存環境和便于存取的場所,并防止在規定的保存期限內損壞、變質和丟失。

4.3記錄的查閱

4.3.1記錄在保存期內不允許隨意借閱或外傳。

4.3.2本公司人員因工作需要查閱、借閱記錄時,要經記錄所屬部門主管同意。填寫《查(借)閱登記表》。

4.3.3公司外部人員要查閱記錄時,應經管理者代表和記錄所屬部門主管同意,方可查閱。查閱者須填寫《查(借)閱登記表》。

4.4各部門每年應定期對各類記錄進行清查,對過期者要列出清單,經部門負責人核查,確無保留價值的,予以銷毀。同時填寫《記錄銷毀記錄》。

5相關文件

5.1《文件控制程序》

5.2《記錄控制程序

6記錄

6.1《記錄一覽表》

6.2《記錄銷毀記錄》

6.3《查(借)閱登記表》