CCA2102:2008《成本管理體系要求》標準解釋:文件

4.3.1總則

標準條文

組織應以適當的媒介(如:紙或電子形式等)建立并保持成本管理體系文件,這些文件包括:

a)成本戰略和戰略實現規劃;

b)成本管理手冊;

c)本標準所要求的程序文件;

d)規定成本水平的文件;

e)為確保成本發生過程得到有效控制和保持所需的文件;

f)本標準所要求的成本記錄。

對上述這些文件的建立應切實考慮成本控制和成本保證的必要性,文件的數量應盡可能少。

注1:本標準出現“文件化的程序”之處,即要求組織建立該程序,形成文件并加以實施和保持。

注2:文件是高附加值的知識產權,編寫成本管理體系文件是成本管理高增值的活動,體系文件作為一種軟實力,并不是提高成本因素,而是成本優勢。

目的和意圖

成本管理體系文件是成本管理體系運行和實施的依據。本條款規定了成本管理體系文件的范圍、層次結構和制定這些文件的要求。

理解要點

●文件(CCA2101:2008第2.8.1條)是信息及其承載媒體。文件可以是紙張、計算機磁盤、光盤或其他電子媒體,照片或標準樣品,或他們的組合。在成本管理體系中,文件是策劃的結果,是成本管理的行為準則和活動的依據,它能夠指導和促進成本管理與控制活動的健康發展,是組織有效實施成本管理的前提條件和必要手段。組織應建立和保持成本管理體系文件,這些成本管理體系文件包括:

a)成本戰略和戰略實現規劃是描述成本戰略和實現成本戰略的文件。

b)成本管理手冊;

――成本管理手冊(CCA2101:2008第2.8.3條)是指規定組織成本管理體系的文件。

注1:為了適應組織的規模和復雜程度,成本管理手冊在其詳略程度和編排格式方面可以不同。

注2:成本管理手冊可稱為“成本手冊”或“成本控制手冊”。

――成本管理手冊是組織依據CCA2102:2008標準的要求,并針對組織的性質、規模、產品或服務的特點而編制的成本管理體系總體性描述文件,是組織實施和保持成本管理體系的依據,同時也是評價組織成本管理有效性的重要依據。通過成本管理手冊可以向全社會及相關方展示組織的成本管理意圖和宗旨,證實成本管理體系的存在和運行情況。

――成本管理手冊規定了成本管理體系的基本結構和成本管理體系過程的基本要求及其相互關系,是組織實施和保持成本管理體系的綱領性文件和法規性文件。

――成本管理手冊作為組織向內部和外部提供成本管理體系整體信息的文件,可以描述和覆蓋成本管理體系活動的要點,但不能描述成本管理體系活動的細節;成本管理手冊可以引用程序,但不能被程序所替代。

――成本管理手冊必須經組織的最高管理者批準發布,全體人員要認真學習、領會,并堅決貫徹執行。

c)本標準所要求的程序文件;

――程序(CCA2101:2008第2.5.6條)是為進行某項活動或過程所規定的途徑。程序可以形成文件,也可以不形成文件。當程序形成文件時稱為書面程序或形成文件的程序或文件化的程序。含有程序的文件可稱為程序文件。

――程序文件屬于成本管理體系中的第二個層次文件,是組織實施成本管理體系并規范組織成本管理行為的重要管理文件,也是成本管理手冊的支持性文件,與手冊相比,程序文件更為具體的規定了實施成本管理工作的程序、方法和要求。成本管理體系程序文件是為進行成本管理活動或過程所規定的途徑。這個途徑應該是組織從事成本管理活動或過程的最簡潔和最有效的,任何煩瑣和復雜的程序都不是成本管理體系所期望的。

――成本管理體系程序文件的內容一般包括:目的、范圍、職責和權限、工作或活動程序、支持性文件和形成的記錄等。

d)規定成本水平的文件;

――規定成本水平的文件通常包括:成本目標、成本計劃和成本動量標準等。

――成本目標一般規定在成本管理手冊中;成本計劃(CCA2101:2008第2.8.4條)是指規定計劃期內成本水平的文件。成本動量標準(CCA2101:2008第2.8.9條)是指闡明成本動量要求的文件。

――規定成本水平的文件屬于成本管理體系中的第三個層次文件,是組織成本發生和所要達到的成本水平的依據,是規范組織成本發生行為的重要管理文件,也是成本管理手冊的支持性文件。

e)為確保成本發生過程得到有效控制和保持所需的文件;

――為確保成本發生過程得到有效控制和保持所需的文件通常包括:流程和作業標準、成本改進方案、成本放行的準則、選擇、評價和認定供方的準則等。

――為確保成本發生過程得到有效控制和保持所需的文件,屬于成本管理體系中的第三個層次文件,是組織控制成本發生過程的依據,是規范組織成本發生過程和行為的重要管理文件,也是成本管理手冊的支持性文件。

f)本標準所要求的成本記錄。

――記錄(CCA2101:2008第2.8.6條)是指闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。

――本標準所要求的成本記錄(見CCA指南)。

●上述這六類成本管理體系文件分為三個層次(見下圖)。即第一層為成本管理手冊,其目的是按規定的成本戰略方針和目標以及適用的標準描述成本管理體系,是成本管理體系的綱領性文件;第二層為成本管理體系程序文件,其目的是描述為實施成本管理體系要素所需要的各職能部門的活動,是提供如何完成活動的一致信息的文件;第三層為其他操作性的成本控制文件。

成本管理體系文件層次

●在確保成本發生過程得到控制的條件下,文件的數量應盡可能少,以防止提高管理成本。組織所建立的成本管理體系是一個文件化的成本管理體系。這個文件化的成本管理體系其文件是大量的,這就給成本管理帶來了一定的難度,特別是文件管理。為了降低管理的難度和管理的成本,所以成本管理體系要求文件必須盡可能少。

●組織在實施成本管理的過程中不是說所有的活動(問題)都用文件加以規定,如果當沒有文件就不能控制和保證成本時,那么組織就應考慮建立文件,并用文件進行控制;如果當沒有文件也能控制和保證成本時或不影響成本水平時,那么組織就可以不建立這個文件。也就是說對組織的某項活動當人員意識和能力能夠保證成本時,組織可以不建立文件。所以,組織

不應將所有的活動(問題)都用文件來控制。

●對上述這六類成本管理體系文件應切實考慮成本控制的必要性。

●本標準出現“文件化的程序”之處,即要求組織建立該程序,形成文件并加以實施和保持。本標準所要求形成的程序文件一般有:

――《文件控制程序》;

――《記錄控制程序》;

――《產品成本設計控制程序》;

――《成本計劃控制程序》;

――《資源預算控制程序》;

――《成本風險控制程序》;

――《成本核算控制程序》;

――《成本管理體系審核控制程序》;

――《不合格控制程序》;

――《預防和糾正措施控制程序》;

――《提高成本因素控制程序》。

●文件是高附加值的知識產權,編寫成本管理體系文件是成本管理高增值的活動,體系文件作為一種軟實力,并不是提高成本因素,而是成本優勢。

●文件的作用和價值。文件的價值是傳遞信息、溝通意圖、統一行動。在成本管理體系中的職責控制、文件控制、記錄控制、成本動量控制、作業控制、成本風險控制、資源預算控制、成本計劃控制、成本放行控制、成本核算控制、體系審核控制、不合格控制、糾正和預防措施控制、提高成本因素控制等方面,使用文件均具有動態的高增值的作用,適宜的文件具有以下具體用途:

――提供產品成本水平的依據。

――提供成本發生過程的依據。

――提供評價成本管理體系有效性和持續的適宜性的依據和/或證據。

――提供降低成本和保持成本水平的依據。

――提供保持可追溯性、糾正和預防措施的依據和/或證據。

――提供適宜的培訓。

――滿足要求和成本持續改進。

與其他要素條款間的相互關系

成本管理體系是文件化的管理體系,所有條款都有可能與文件相關。因此,文件總則條款對所有要素條款的相關文件都具有指導意義。

篇2:成本管理體系文件控制工作程序

成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實施并保持成本管理體系的基礎和依據,對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進成本管理體系的有效運行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關的所有文件。

3、職責

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負責公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負責正確使用和維護文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領性文件:成本管理手冊;

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發生過程的文件:各種規章制度、各種定額或標準成本、成本預算、成本計劃、成本控制方案等。

上述三個層次文件的關系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應按規定的職責進行,成本管理體系綱領性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發生過程的文件由相應的職能部門和單位負責編制。

4.2.2文件的編制應注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應,注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內容應盡可能全面、系統,該說的一定要說到;

c)所編制的文件一定要結合本公司的實際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標準和有關法律法規相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據的成本管理標準;

f)文件作為成本管理活動的依據,其內容必須科學合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評審

4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應由文件的批準人或文件主管部門組織進行,并做好《文件評審記錄》。

4.3.2對文件評審的結果,可確定是否需要修改和補充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準。

4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。

4.4文件的批準

4.4.1文件的批準應按授權范圍進行,總經理負責批準《成本管理手冊》,體系負責人負責批準程序文件,第三層控制成本水平和發生過程的文件及其他文件應由相應層次的授權人批準。

4.4.2未得到有關授權人批準的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應首先確認文件批準的有效性。

4.4.3文件批準的方式應以授權人員的簽字為準。

4.4.4對外來文件,相關授權人員也應進行批準,批準時應主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發放

4.5.1文件的發放由各文件管理部門進行,其發放的范圍應得到批準,并嚴格按已批準的發放范圍進行發放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發放登記表》,并注明分發的受控號,文件的領用人應在《文件發放登記表》中簽字領取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領取文件后應及時將文件送達到有關人員,以防止因文件影響成本管理活動。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應全面理解,正確使用,使文件真正發揮指導和規范成本管理活動和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現行受控文件清單》中所規定的文件范圍使用文件,并識別是否是現行修訂狀態的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應保護和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當所使用的文件損壞嚴重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應到文件管理部門辦理更換手續,交回破損的文件,補發新文件,其分發號可繼續沿用原分發號,文件管理部門在補發新文件時仍執行4.5.2條規定。

4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規定執行。

4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應按4.6.3條有關規定辦理補發手續,但責任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發文件時,給出新的分發控制號,應注明丟失文件的分發號作廢,必要時將丟失的文件通知有關部門和單位。

4.6.6文件在使用過程中,如果發現文件不適用或不可操作時,有關部門/單位和人員應予以記錄,并與文件管理部門聯系更改,可按4.7條有關規定執行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關領導批準。具體實施由文件的主管部門組織進行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準,原則上應由原批準人批準,如原批準人不在時,可由接替其職務的人員進行批準,但必須掌握原批準依據的有關背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進行換頁處理,并注明更改狀態標識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領導召開相關部門負責人會議,闡明更改內容和性質,并將更改后的精神層層傳達到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門應及時修訂《現行受控文件清單》中的更改狀態,確保各使用場合能識別文件的現行修訂狀態,防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態從0-9),當文件需進行大幅度更改時,應進行換版,原版次文件作廢,換發新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規定進行審批,其發放仍按4.5.2條規定執行。

4.8.3換版后的文件發放時,應收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關規定執行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應由文件管理部門按《文件發放登記表》中的發放狀態收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預期使用。

4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應統一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。

4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導成本管理活動和向高層領導提供決策的依據。

4.10文件的管理

4.10.1文件應有唯一性的準確標識,以確保有效使用。各部門和單位應按以下編號規則正確實施文件編號。

注:文件類號:SC――成本管理手冊

C*――程序文件

GZ――規章制度

YS――預算

DE――定額

JH――計劃

FA――方案

例:《文件控制程序》的編號為:××/C*-01-2006其中:××――××機械制造有限公司;C*――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應歸檔保存,文件管理員應填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應有備份,并進行適當的標識。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關文件時,應辦理借閱手續,經有關人員批準后方可借閱,并保證在規定的期限內歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應由文件管理員負責收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應由體系負責人批準。當所提供的受控文件修改時,也應按4.9.1條規定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門和單位應建立本部門/單位的《現行受控文件清單》,報成本部。成本部負責建立并定期公布全公司的《現行受控文件清單》,并在清單中標明所有文件的現行修訂狀態,以確保各部門和各類人員能識別文件的現行修訂狀態,并按規定的文件范圍使用現行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應加蓋“受控文件”印章作為受控的標識,非受控文件可不作非受控標識,但仍然按規定進行編號。

4.10.7文件復制(包括:復印、拷貝等),必須經本部門/單位或文件主管部門負責人批準,并按批準的份數復制。受控文件的復制必須重新加蓋“受控文件”印章,復制件的發放,也應按4.5.2條規定執行。

4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應保持清晰可辯,標識正確,易于識別,存貯應便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進行分類,確保使用時能快速查找。

4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應按規定檢查各類現行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發現問題,及時處理。

4.10.10各部門和單位對現行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復制、銷毀和向外部提供等環節,應注意文件的保密性,對文件的保密內容不得向外透漏,必要時應在文件上進行密級標識。

4.11外來文件的控制

文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應確保識別外來文件,必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件,如標準和法規等,應由文件歸口管理部門的負責人批準后,方可使用。對外來文件的發放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規定執行。

4.12對提供信任的客觀證據文件――記錄的控制,應按《記錄控制程序》執行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發放登記表》

6.2《文件評審記錄》

6.3《現行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

6.9《文件更改申請單》