公文管理崗位職責

職責描述

1.審閱處理銀保監會、人民銀行等外部單位的收文資料,并安排落實事宜;

2.審核公司和各部門擬發的紅頭文件,并進行文字修訂、公文編號;

3.審核各部門和各分公司各類簽報,并推進會簽工作;

4.組織開展公文管理其他方面的工作,包括總公司部門、分公司的公文崗管理工作;

5.分析總分公司各部門行政辦公效率,提出改善建議;

6.領導交辦的其他工作事項。

三、任職要求

1.本科及以上學歷,保險類、金融類、經濟類、中文文學類等相關專業優先;

2.有較強的文字工作功底及文字處理、表達能力;

3.較強的學習能力,認真細致,熟練Word、Excel,PPT等辦公軟件;

4.工作細心、嚴謹、責任心強;

5.有保險公司總部公文管理崗位工作經驗者優先;

6.具體薪資根據候選人實際情況而定,不受崗位顯示的薪資范圍限制。

公文管理崗位

篇2:房地產管理局公文處理規定2

房地產管理局公文處理規定2

為規范我局機關收文、發文行為,使公文辦理迅速及時、準確無誤,提高工作效率,特作如下規定:

一、公文的接收和處理

㈠收件人為市房管局的公文、信函,一律由辦公室收發負責人開啟、登記和編號。無特殊情況任何人不得隨意拆閱。公文來件應在當天辦理,防止積壓貽誤工作。對緊急公文,應力求做到隨來隨辦。

㈡公文、信函登記后,由收發人員送交主管局長批示,然后送交承辦部門或辦事人員閱處,簽閱后收回,并注銷。

㈢公文、信函一般不予外借。因工作需要的,可以復印。確需借用原件的,必須辦理借用手續,事情辦妥后,應及時將文件交還,注銷登記。

㈣有關“三密”文件的傳閱,按保密制度規定執行。打印室由辦公室按保密規定管理,非打印室人員,不得隨便進入。

二、擬文和發送

㈠公文擬稿應使用規范稿紙,文稿首頁必須使用“文件稿紙”,并按要求將各項欄目填寫清楚。擬稿字樣要求規范、工整、清晰。對外發文一律以潮州市房地產管理局的名義發文。各科室原則不對外發文。

㈡發文由承辦單位有關人員起草,單位負責人初審,主管局長審核簽名,局長簽發。后由局辦公室對文件編列文號,安排打印,承辦單位負責校對。

㈢公文的發送,由辦公室或承辦單位負責。

㈣公文印章由辦公室主任及收發人員負責保管,不得外借。

三、公文歸檔

㈠公文辦理完畢后,應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

㈡凡以局名義制發的公文(包括附件),應留有一式二份,連同領導簽發的原稿一并存局辦公室,由文檔人員裝訂歸檔。

㈢局屬下單位應指定一名文書人員,負責管理文書工作。

篇3:置業公司公文管理規定

置業公司公文管理規定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內部人員發出的正式文件,如規章制度、通知通報、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發出的正式文件;

3、以各部門名義發出的文件;

二、公文種類

1、請示:請上級指示和批準,用"請示"。

2、報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用"報告"。

3、通告:在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批復:答復請示事項,用"批復"。

5、通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

6、通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用"通報"。

7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用"決定".經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用"決議"。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用"函"。

9、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用"會議紀要"。

10、其它資料:包括公司內部各種專業計劃、方案、報表、報告等資料,適用于公司內部的經營和管理。

11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發人、簽發時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號:按上述規范執行。發文號統一由行政部編排。

3、公文秘級:分為"絕密"、"機密"和"秘密"。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。

文件機密級數,由發文單位的主管領導根據文件內容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發人/時間:按內容性質由公司總經理(或其授權人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標題:應準確簡要地概括文件的主要內容;標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;標題用2號簡體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀要外,正式編號公文應在落款和成文時間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標題的關鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項:如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實際印發、存檔的份數。

11、公文附件:單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號)

簽發人:秘級簽發時間:

標題

主送單位:

(正文)

(落款、成文時間、用印)

(附件序號、名稱)

主題詞:

報送:

發送:存檔()

擬稿:審核:打印:校對:共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應適用范圍使用:

“發”字號

“函”字號

“紀”字號

國地公司

國地發[]號

國地函[]號

國地紀[]號

適

用

公

文

范

圍

內行/下行文

決定、決議、制度、規定、辦法、通告、通知、通報、

/

會議紀要

內行/上行文

/

請示、報告、批復、

會議紀要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:"簽收-登記-分送-處理-復文-立卷存檔"程序辦理。

2、要求:

1)當公文送達或收到公文時,均由總經辦文書收。根據公文內容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關領導傳閱和批示;待領導傳閱批示后,再轉送相關部門辦理公文涉及和領導批閱涉及的有關事項。辦理過程中,辦文部門、人員應根據要求,及時了解辦理情況并向公司有關領導反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復,則由公文辦理相關部門按下述內部公文辦理程序向來文單位復文。辦理完結,總經辦或相關部門及時將公文收回并存檔。

2)上級發來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發來的文件,均由總經辦統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件,及時呈送領導閱批。

各部門收到急件時,應在3天內答復,一般要辦理的文件,一周內應辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復。

3)加強公文檢查催辦工作。總經辦對有領導批示的公文及本公司發出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發出的文件,需要匯報貫徹執行情況的,要及時檢查反饋。

4)領導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交總經辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級的有關規定。

2)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。

3)引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙,文面應保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數字的寫法。正式文件中,除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外,其他用漢字書寫。章節序數的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領導簽發前,應由起草文件部門負責人審核后呈送。

1)審核的重點:

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發過的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

5)處理程序是否完備,行文關系、公文格式是否符合規定。

6)文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。

7)審核時如發現不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。

3、公文簽發。

1)公司行政文件,由總經理簽發。業務文件,由分管副總簽署意見后,由總經理簽發。

2)簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應使用A4紙張打印一套,其余復印;

②各公司、各部門的打印件,應提供已制作、命名、U盤,或提供已撰寫的手稿給總經辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經電腦處理、經公司打印機打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經辦統一辦理公文的用印和裝訂;在公司內部分送時,由總經辦在發文簿上登記和領件簽字;凡編排了發文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號的內部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應及時送公司領導批示或交有關部門辦理。

(2)根據閱批范圍送公司有關領導或部門處理。批閱公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應當視為同意。

(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和相關部門經理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。