獸藥產品批準文號管理辦法
獸藥產品批準文號管理辦法
中華人民共和國農業(yè)部令第45號，《獸藥產品批準文號管理辦法》已于2004年11月15日經農業(yè)部第33次常務會議審議通過，現(xiàn)予以發(fā)布，自2005年1月1日起施行。
部長：杜青林
二〇〇四年十一月二十四日
第一章
第一條為加強獸藥產品批準文號的管理，根據(jù)《獸藥管理條例》，制定本辦法。
第二條獸藥產品批準文號的申請、核發(fā)和監(jiān)督管理適用本辦法。
第三條獸藥生產企業(yè)生產獸藥，應當取得農業(yè)部核發(fā)的產品批準文號。
獸藥產品批準文號是農業(yè)部根據(jù)獸藥國家標準、生產工藝和生產條件批準特定獸藥生產企業(yè)生產特定獸藥產品時核發(fā)的獸藥批準證明文件。
第四條農業(yè)部負責全國獸藥產品批準文號的核發(fā)和監(jiān)督管理工作。
縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門負責本行政區(qū)域內的獸藥產品批準文號的監(jiān)督管理工作。
第二章
第五條申請除生物制品以外的已有獸藥國家標準的獸藥產品批準文號的，申請人應當向所在地省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式二份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式二份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式二份;
(四)標簽和說明書樣本一式二份;
(五)所提交樣品的自檢報告一式二份。
省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查，將審查意見和檢驗機構的檢驗報告及全部申報材料一式一份報送農業(yè)部。
農業(yè)部自收到省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門審查意見之日起20個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第六條申請已有獸藥國家標準的生物制品的產品批準文號的，申請人應當向農業(yè)部提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)標簽和說明書樣本一式一份;
(五)所提交樣品的自檢報告一式二份。
農業(yè)部自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第七條申請自己研制的已獲得《新獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號，且該產品樣品系申請人自己生產的，申請人應當向農業(yè)部提交下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)《新獸藥注冊證書》復印件一式一份;
(五)標簽和說明書樣本一式一份。
農業(yè)部自受理之日起20個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
申請自己研制的已獲得《新獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號，但該產品樣品并非申請人自己生產的，按照本辦法第八條的規(guī)定辦理。
第八條申請他人轉讓的已獲得《新獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號的，申請人應當向農業(yè)部提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)《新獸藥注冊證書》復印件一式一份;
(五)標簽和說明書樣本一式一份;
(六)所提交樣品的自檢報告一式二份;
(七)轉讓合同書原件一份。
農業(yè)部自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第九條中外合資企業(yè)申請外方已獲得《進口獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號的，應當向農業(yè)部提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)《進口獸藥注冊證書》復印件一式一份;
(五)標簽和說明書樣本一式一份;
(六)所提交樣品的自檢報告一式二份;
(七)境外企業(yè)同意生產的授權書。
農業(yè)部自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第十條申請產品批準文號時，申請人提交的樣品數(shù)量應當保證檢驗工作的需要。初次提交的樣品經檢驗不合格的，可以再送樣復檢一次。復檢仍不合格的，不核發(fā)產品批準文號，在一年內不得再次提出申請。
第十一條獸藥檢驗機構應當在收到樣品之日起90個工作日內完成檢驗，對樣品應當根據(jù)規(guī)定留樣觀察。
送檢樣品屬于生物制品的，檢驗期限不得超過120個工作日。
第十二條農業(yè)部在核發(fā)新獸藥的產品批準文號時，可以確定不超過5年的監(jiān)測期。在監(jiān)測期內，不批準其他企業(yè)生產或者進口該新獸藥。
獸藥監(jiān)測期結束后，其他獸藥生產企業(yè)可根據(jù)本辦法第五、六條的規(guī)定申請產品批準文號，有知識產權保護的獸藥在申請時還應提交轉讓合同書。
第十三條獸藥產品批準文號有效期屆滿后，需繼續(xù)生產的，獸藥生產企業(yè)應當在有效期屆滿6個月前按原批準程序向原審批機關提出產品批準文號的換發(fā)申請。申請換發(fā)生物制品批準文號的，可不再提供樣品。
對已結束監(jiān)測期的除生物制品以外的獸藥，獸藥生產企業(yè)可根據(jù)本辦法第五條的規(guī)定申請換發(fā)產品批準文號。
第三章
第十四條縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當對轄區(qū)內獸藥生產企業(yè)進行現(xiàn)場檢查，但不應妨礙企業(yè)的正常生產活動，不得索取、收受財物或牟取其他利益。
現(xiàn)場檢查中，發(fā)現(xiàn)獸藥生產企業(yè)有下列情形之一的，縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當依法作出處理決定或者提出處理意見，向上級人民政府獸醫(yī)行政管理部門報告：
(一)生產條件發(fā)生重大變化的;
(二)沒有按照《獸藥生產質量管理規(guī)范》的要求組織生產的;
(三)產品質量存在隱患的;
(四)其他違反《獸藥管理條例》及本辦法規(guī)定情形的。
第十五條縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當對上市獸藥產品進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)有違反獸藥產品批準文號管理規(guī)定情形的，應當及時依法作出處理決定或者提出處理意見，向上級人民政府獸醫(yī)行政管理部門報告。
第十六條獸藥生產企業(yè)異地新建車間、改變生產場地生產獸藥的，應當另行申請獸藥產品批準文號。
第十七條買賣、出租、出借獸藥產品批準文號的，按照《獸藥管理條例》第五十八條的規(guī)定處罰。
第十八條有下列情形之一的，農業(yè)部收回、注銷獸藥產品批準文號，并予以公告：
(一)獸藥產品批準文號有效期屆滿未申請延續(xù)的;
(二)獸藥生產許可證有效期屆滿未申請延續(xù)或者申請后未獲得批準的;
(三)企業(yè)情況發(fā)生變化不再具備相應生產條件的;
(四)獸藥生產企業(yè)破產的;
(五)自行更改產品批準文號的;
(六)應當注銷的其他情形。
第十九條違反獸藥產品批準文號規(guī)定，農業(yè)部依法作出撤銷獸藥產品批準文號決定的，予以公告。
第二十條申請人隱瞞有關情況或者提供虛假材料、樣品申請獸藥產品批準文號的，農業(yè)部不予受理或者不予核發(fā)獸藥產品批準文號，并給予警告;申請人在1年內不得再次申請該獸藥產品批準文號。
第二十一條申請人提供虛假資料、樣品或者采取其他欺騙手段取得獸藥產品批準文號的，根據(jù)《獸藥管理條例》第五十七條的規(guī)定予以處罰，申請人在3年內不得再次申請該產品批準文號。
第四章
第二十二條獸藥產品批準文號的編制格式為：獸藥類別簡稱+年號+企業(yè)所在地省份(自治區(qū)、直轄市)序號+企業(yè)序號+獸藥品種編號。
格式如下：
(一)獸藥類別簡稱。藥物添加劑的類別簡稱為“獸藥添字”;血清制品、疫苗、診斷制品、微生態(tài)制品等的類別簡稱為“獸藥生字”;中藥材、中成藥、化學藥品、抗生素、生化藥品、放射性藥品、外用殺蟲劑和消毒劑等的類別簡稱為“獸藥字”。
(二)年號用四位數(shù)字表示，即核發(fā)產品批準文號時的年份。
(三)企業(yè)所在地省份序號用2位阿拉伯數(shù)字表示，由農業(yè)部規(guī)定并公告。
(四)企業(yè)序號按省排序，用3位阿拉伯數(shù)字表示，由農業(yè)部公告。
(五)獸藥品種編號用4位阿拉伯數(shù)字表示，由農業(yè)部規(guī)定并公告。
第二十三條《獸藥產品批準文號申請表》可以到所在地省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門免費領取或者從中國獸藥信息網下載。
第二十四條本辦法自2005年1月1日起施行，農業(yè)部1998年3月10日發(fā)布的《獸藥批準文號管理規(guī)定》(農牧發(fā)[1998]4號)同時廢止。
篇2:獸藥產品批準文號管理辦法
獸藥產品批準文號管理辦法
中華人民共和國農業(yè)部令第45號，《獸藥產品批準文號管理辦法》已于2004年11月15日經農業(yè)部第33次常務會議審議通過，現(xiàn)予以發(fā)布，自2005年1月1日起施行。
部長：杜青林
二〇〇四年十一月二十四日
第一章
第一條為加強獸藥產品批準文號的管理，根據(jù)《獸藥管理條例》，制定本辦法。
第二條獸藥產品批準文號的申請、核發(fā)和監(jiān)督管理適用本辦法。
第三條獸藥生產企業(yè)生產獸藥，應當取得農業(yè)部核發(fā)的產品批準文號。
獸藥產品批準文號是農業(yè)部根據(jù)獸藥國家標準、生產工藝和生產條件批準特定獸藥生產企業(yè)生產特定獸藥產品時核發(fā)的獸藥批準證明文件。
第四條農業(yè)部負責全國獸藥產品批準文號的核發(fā)和監(jiān)督管理工作。
縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門負責本行政區(qū)域內的獸藥產品批準文號的監(jiān)督管理工作。
第二章
第五條申請除生物制品以外的已有獸藥國家標準的獸藥產品批準文號的，申請人應當向所在地省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式二份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式二份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式二份;
(四)標簽和說明書樣本一式二份;
(五)所提交樣品的自檢報告一式二份。
省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查，將審查意見和檢驗機構的檢驗報告及全部申報材料一式一份報送農業(yè)部。
農業(yè)部自收到省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門審查意見之日起20個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第六條申請已有獸藥國家標準的生物制品的產品批準文號的，申請人應當向農業(yè)部提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)標簽和說明書樣本一式一份;
(五)所提交樣品的自檢報告一式二份。
農業(yè)部自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第七條申請自己研制的已獲得《新獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號，且該產品樣品系申請人自己生產的，申請人應當向農業(yè)部提交下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)《新獸藥注冊證書》復印件一式一份;
(五)標簽和說明書樣本一式一份。
農業(yè)部自受理之日起20個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
申請自己研制的已獲得《新獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號，但該產品樣品并非申請人自己生產的，按照本辦法第八條的規(guī)定辦理。
第八條申請他人轉讓的已獲得《新獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號的，申請人應當向農業(yè)部提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)《新獸藥注冊證書》復印件一式一份;
(五)標簽和說明書樣本一式一份;
(六)所提交樣品的自檢報告一式二份;
(七)轉讓合同書原件一份。
農業(yè)部自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第九條中外合資企業(yè)申請外方已獲得《進口獸藥注冊證書》的獸藥產品批準文號的，應當向農業(yè)部提交自己生產的連續(xù)三個批次的樣品和下列資料：
(一)《獸藥產品批準文號申請表》一式一份;
(二)《獸藥生產許可證》復印件一式一份;
(三)《獸藥GMP證書》復印件一式一份;
(四)《進口獸藥注冊證書》復印件一式一份;
(五)標簽和說明書樣本一式一份;
(六)所提交樣品的自檢報告一式二份;
(七)境外企業(yè)同意生產的授權書。
農業(yè)部自受理之日起5個工作日內將樣品送獸藥檢驗機構進行檢驗，并自收到檢驗結論之日起15個工作日內完成審查。審查合格的，核發(fā)產品批準文號，公布標簽和說明書;不合格的，書面通知申請人，并說明理由。
第十條申請產品批準文號時，申請人提交的樣品數(shù)量應當保證檢驗工作的需要。初次提交的樣品經檢驗不合格的，可以再送樣復檢一次。復檢仍不合格的，不核發(fā)產品批準文號，在一年內不得再次提出申請。
第十一條獸藥檢驗機構應當在收到樣品之日起90個工作日內完成檢驗，對樣品應當根據(jù)規(guī)定留樣觀察。
送檢樣品屬于生物制品的，檢驗期限不得超過120個工作日。
第十二條農業(yè)部在核發(fā)新獸藥的產品批準文號時，可以確定不超過5年的監(jiān)測期。在監(jiān)測期內，不批準其他企業(yè)生產或者進口該新獸藥。
獸藥監(jiān)測期結束后，其他獸藥生產企業(yè)可根據(jù)本辦法第五、六條的規(guī)定申請產品批準文號，有知識產權保護的獸藥在申請時還應提交轉讓合同書。
第十三條獸藥產品批準文號有效期屆滿后，需繼續(xù)生產的，獸藥生產企業(yè)應當在有效期屆滿6個月前按原批準程序向原審批機關提出產品批準文號的換發(fā)申請。申請換發(fā)生物制品批準文號的，可不再提供樣品。
對已結束監(jiān)測期的除生物制品以外的獸藥，獸藥生產企業(yè)可根據(jù)本辦法第五條的規(guī)定申請換發(fā)產品批準文號。
第三章
第十四條縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當對轄區(qū)內獸藥生產企業(yè)進行現(xiàn)場檢查，但不應妨礙企業(yè)的正常生產活動，不得索取、收受財物或牟取其他利益。
現(xiàn)場檢查中，發(fā)現(xiàn)獸藥生產企業(yè)有下列情形之一的，縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當依法作出處理決定或者提出處理意見，向上級人民政府獸醫(yī)行政管理部門報告：
(一)生產條件發(fā)生重大變化的;
(二)沒有按照《獸藥生產質量管理規(guī)范》的要求組織生產的;
(三)產品質量存在隱患的;
(四)其他違反《獸藥管理條例》及本辦法規(guī)定情形的。
第十五條縣級以上地方人民政府獸醫(yī)行政管理部門應當對上市獸藥產品進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)有違反獸藥產品批準文號管理規(guī)定情形的，應當及時依法作出處理決定或者提出處理意見，向上級人民政府獸醫(yī)行政管理部門報告。
第十六條獸藥生產企業(yè)異地新建車間、改變生產場地生產獸藥的，應當另行申請獸藥產品批準文號。
第十七條買賣、出租、出借獸藥產品批準文號的，按照《獸藥管理條例》第五十八條的規(guī)定處罰。
第十八條有下列情形之一的，農業(yè)部收回、注銷獸藥產品批準文號，并予以公告：
(一)獸藥產品批準文號有效期屆滿未申請延續(xù)的;
(二)獸藥生產許可證有效期屆滿未申請延續(xù)或者申請后未獲得批準的;
(三)企業(yè)情況發(fā)生變化不再具備相應生產條件的;
(四)獸藥生產企業(yè)破產的;
(五)自行更改產品批準文號的;
(六)應當注銷的其他情形。
第十九條違反獸藥產品批準文號規(guī)定，農業(yè)部依法作出撤銷獸藥產品批準文號決定的，予以公告。
第二十條申請人隱瞞有關情況或者提供虛假材料、樣品申請獸藥產品批準文號的，農業(yè)部不予受理或者不予核發(fā)獸藥產品批準文號，并給予警告;申請人在1年內不得再次申請該獸藥產品批準文號。
第二十一條申請人提供虛假資料、樣品或者采取其他欺騙手段取得獸藥產品批準文號的，根據(jù)《獸藥管理條例》第五十七條的規(guī)定予以處罰，申請人在3年內不得再次申請該產品批準文號。
第四章
第二十二條獸藥產品批準文號的編制格式為：獸藥類別簡稱+年號+企業(yè)所在地省份(自治區(qū)、直轄市)序號+企業(yè)序號+獸藥品種編號。
格式如下：
(一)獸藥類別簡稱。藥物添加劑的類別簡稱為“獸藥添字”;血清制品、疫苗、診斷制品、微生態(tài)制品等的類別簡稱為“獸藥生字”;中藥材、中成藥、化學藥品、抗生素、生化藥品、放射性藥品、外用殺蟲劑和消毒劑等的類別簡稱為“獸藥字”。
(二)年號用四位數(shù)字表示，即核發(fā)產品批準文號時的年份。
(三)企業(yè)所在地省份序號用2位阿拉伯數(shù)字表示，由農業(yè)部規(guī)定并公告。
(四)企業(yè)序號按省排序，用3位阿拉伯數(shù)字表示，由農業(yè)部公告。
(五)獸藥品種編號用4位阿拉伯數(shù)字表示，由農業(yè)部規(guī)定并公告。
第二十三條《獸藥產品批準文號申請表》可以到所在地省級人民政府獸醫(yī)行政管理部門免費領取或者從中國獸藥信息網下載。
第二十四條本辦法自2005年1月1日起施行，農業(yè)部1998年3月10日發(fā)布的《獸藥批準文號管理規(guī)定》(農牧發(fā)[1998]4號)同時廢止。
篇3:某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號
企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管-理-員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
本文來源于百分網(),轉載請保留此標記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經發(fā)現(xiàn),限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據(jù)本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
1.總則
為加強本公司文書立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。
3.原則
公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4.文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
5.辦公室收集
凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
6.主管部門收集
6.1一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
6.3本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。
7.各部門專(兼)職文書的職責
7.1了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
7.2認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
7.3承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
8.歸檔范圍
8.1重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
8.2上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8.3本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
8.4本公司的請示與上級機關的批復。
8.5本公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.6本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
8.7信訪工作材料。.
8.8本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8.9本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
8.10本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9.平時歸卷
各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
10.案卷目錄
各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
11.資料送交
公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12.登記
專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放人平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
13.案卷質量
為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
14.歸檔資料
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整,會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15.檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應當及時予以糾正。
16.本規(guī)定自公布之日起施行。