物業作業指導書:印鑒及證照管理規定

1.目的

確保公司各類印鑒、證照的統一規范管理及正常、合理使用。

2.范圍

適用于公司及各部門。

3.職責

3.1總經理辦公室主任負責各類公司級公章和證照的保管和使用,并對最終結果負責。

3.2各部門經理負責本部門各類公章和證照的保管或授權其他人保管,并對最終結果負責。

4.方法和過程控制

4.1印鑒的管理

4.1.1管理原則

A.印鑒保管須指定專人負責,并填寫《印鑒、證照登記表》。

B.需加蓋公章的部門或個人向本部門領導請示,說明蓋章的目的、用途、范圍等,填寫《印鑒使用申請表》,經本部門領導批準后,方可蓋章。但管理處各類票據及體系文件各類格式化協議可免于登記。

C.各部門新刻或改制印鑒,須報總經理辦公室批準后方可辦理,并由總經理辦公室負責登記備案。

D.印鑒必須嚴格保管,如遇丟失、損壞或被盜時,應及時向部門經理和總經理辦公室主任匯報,予以備案,及時辦理補刻手續,并追究部門及相關人員的責任。

4.1.2公司公章

A.因工作需要開具公司《法人代表證明書》、《法人授權委托證明書》的部門或個人,必須報總經理辦公室主任批準后加蓋公司公章。

B.因工作需要開具公司《介紹信》的部門或個人,需說明用途、范圍,經部門經理同意后由總經理辦公室主任審批并加蓋公章。

C.以公司名義對外發文須由總經理辦公室主任審核文件后,加蓋公司公章。

D.各部門有關資料、文件如需加蓋公司公章,經手人應將需蓋章文件及經部門經理簽字確認的《印鑒使用申請表》提交總經理辦公室主任審核,辦理登記手續后,方可加蓋公司公章。

4.1.3公司合同章

以公司名義簽訂的各類合同,需按《合同管理程序》相關規定,履行有關審批手續后方可加蓋公司合同章。

4.1.4部門公章

A.以部門名義張貼、外發(公司以外)的各類文件需加蓋部門公章。

B.體系文件規定使用的各類文件/協議,須加蓋部門公章后方有效。

C.向顧客發放的管理費收費通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發的各類違規通知單需經部門經理同意后,加蓋部門公章。

D.管理處開具的各類證明需經部門經理同意后加蓋部門公章。

4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,須填寫《印鑒、證照領(用)申請表》,說明用途和特殊原因,經總經理辦公室主任簽批同意后方可借出;歸還公章時,須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查;凡發現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發生問題,將嚴肅追究借用人的責任;

4.1.6凡需使用空白介紹信或證明,須書面申請說明用途,并經總經理辦公室主任批準后,方可加蓋公章;空白介紹信和證明若沒用完,應如數退回,不得挪作他用;

4.1.7總經理辦公室主任外出時,應將公章交給總經理辦公室指定的臨時代管人保管,不得擅自交給他人代管代用;代管人在此期間受本管理規定的約束,并對代管結果負責。

4.2各類證照的管理

4.2.1各類證照包括各類營業執照、各類稅務登記證(包括國稅、地稅)、各類收費許可證、停車場收費價目表、機動車停車場許可證、企業代碼證及有關榮譽證明。

4.2.2各部門應指定專人對各類證照進行管理,并登記在《印鑒、證照登記表》上。現場擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。

4.2.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫《印鑒、證照領(借)用申請表》,經部門經理同意后,方可使用。

4.2.4總經理辦公室要確保公司各類證照的有效性,各部門經理須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關手續或委托公司總經理辦公室代為辦理。

4.2.5各部門在取得各類證照時,須報送復印件一份至公司資料室,由資料室進行登記備案。在每次修改體系文件時,品質管理部須與資料室對接,以備更改質量手冊中公司簡介。

4.3公章使用審批規定

用章事項用章審批人

1、以公司名義發出的各類文件和信函總經理或分管總經理助理或總經理辦公室負責人

2、財務報表

開設帳戶總經理或財務管理部經理總經理

3、人事調動職員入戶人事管理部經理人事管理部經理

4、各種行政事務部門負責人或總經理辦公室主任

6、重大業務

一般業務總經理或分管總經理助理部門經理

7、法律文書總經理或分管總經理助理

5.質量記錄表格

**WY6.3-Z01-01-F1《印鑒、證照登記表》

**WY6.3-Z01-01-F2《印鑒使用申請表》

**WY6.3-Z01-01-F3《印鑒、證照領(借)用申請表》

篇2:房地產公司各類證照及個人證件管理規定

房地產公司各類證照及個人證件管理的規定

為了規范公司證件管理,適應集團公司的發展,滿足企業資質審驗及工程的需要,公司對各類證照及個人證件實行分層統一管理。

一、公司證照管理

㈠證照分類

1、法人證照:包括營業執照、資質證、組織機構代碼證、稅務登記證、安全生產許可證、取費證、衛生許可證、消防許可證、旅館業特行證、林木種子生產經營許可證等。

2、建設項目前期證照:立項文件、選址意見書、用地規劃許可證、土地使用證、建筑工程規劃許可證、中標通知書、施工許可證、預售房許可證、房屋產權證等。

㈡證照實行分層管理

1、公司行政工作部對所有證照原件(除必須亮證經營的證照)實行統一管理,并設證照管理員負責管理,保證證件的及時性、連續性、有效性、安全性。

2、公司綜合管理部檔案室負責集團公司各類證照(除必須亮證經營的證照)的復印件的管理。各部門因業務需要證件復印件的,指定專人統一到檔案時領取,并按公司檔案管理規定辦理有關登記備案手續。

3、各子公司的證照由各子公司負責辦理年檢、升級等工作,集團公司證照管理員負責督促、指導、咨詢、檢查。

4、集團公司和新注冊單位的營業執照由公司人力資源部負責組織相關部門辦理。

5、借用原件須辦理借用手續,用完及時歸還。

二、個人證件管理

㈠證件分類:分各專業技術任職資格證和執業資格證兩類,具體包括:

1、專業任職資格證:

工程系列:高級工程師、工程師、助理工程師、技術員;

經濟系列:高級經濟師、經濟師、助理經濟師、經濟員;

會計系列:高級會計師、會計師、助理會計師

2、執業資格證:一級建造師、二級建造師;國家級監理工程師、省級監理工程師;造價師、造價員;物業管理師、物管員;安全工程師、安全員;設備工程師、房地產評估師等。

㈡報名考試(以滿足公司發展及資質需求)

1、各類執業資格證

隨時掌握考試動態,根據報考條件,由本人提供真實有效的證件及資料,由公司人力資源部進行初審并負責組織報名工作。報名費及考務費先由報名者本人繳納,考試合格,人力資源部確認并提供合格人員名單,經公司主管領導簽署意見,到公司財務部門全額報銷。人力資源部從上級機關取回證件統一管理。

2、各專業技術任職資格證

按照太原市專業技術職稱評審條件,由員工本人提供相應的證件及資料(包括計算機模塊合格證、外語考試合格證、學歷、論文、總結等),經員工所在部門初審并簽署意見,報人力資源部統一匯總上報太原市職改辦。評審通過,評審用表及評審費由公司負擔,否則費用自理。

㈢證件管理

1、所有公司需要的人員證件原件由人力資源部設專人保管。

2、人力資源部根據本人任職崗位與任職標準確定其任職證件,在收到證件的同時須給證件持有人開具統一印制的證件收據作為收證憑據。

3、外單位人員證件、公司員工第二個及二證以上證件,若公司需要,經本人同意,由人力資源部設專人統一收取,并開具收據,按(五)款規定予以補助,同時通知所需證照的子公司經營部。

3、證件的存放

⑴公司出資取得的證件,要求必須至少在公司存放五年。

⑵員工個人取得的證件,離崗時可憑證件收據取回。

4、證件的退還

⑴公司出資取得的證件,要求在公司存放五年,退還時憑證件收據退還本人;不滿五年的按出資費用的比例由本人承擔。

⑵員工個人取得的證件,在辦理離崗后,持離崗通知單、證件收據退還本人。

5、期間的繼續教育、培訓及年檢等工作

⑴此項工作由人力資源部負責統一辦理。

⑵繼續教育費、培訓費等費用由公司負擔。

6、各子公司負責取得的證件原件須交回人力資源部統一保管。

㈣執業資格證的注冊

1、按上級文件精神及要求,按行業業務歸屬,由各子公司負責具體的注冊工作。

2、證件持有人應積極配合公司證件管理工作,按文件要求提供相應真實有效的證件及資料,并對證件的真實性負責。

3、注冊費用由公司統一繳納。

4、根據國家政策,員工個人持有的所有證件(一人多證)必須在同一單位注冊。

㈤證件費的補助標準、發放時間、補助范圍

1、計發時間:從收到證件的次月開始計發證件費。

2、補助標準(單位:元/月)

⑴專業技術職稱:高級職稱300元,中級職稱200元,初級職稱100元。

⑵執業資格證件:

一級建造師元,二級建造師200元。

國家級監理工程師300元,省級監理工程師100元。

造價師400元,造價員50元。

物業管理師房地產評估師(待注冊時確定)

⑶補助標準隨市場行情,按市場價進行調整或按約定執行。

3、發放時間

每半年發放一次,具體時間為每年的6月底、12月底,由各子公司經營部造表,集團公司行政工作部證照管理員審核,經理審批,各子公司財務部門負責發放。

4、補助范圍

⑴政府相關部門認可的、公司證照年檢需要的個人證件。

⑵員工擁有一個證件并與所在崗位對口的證件費,已核定在工資中,有二個或二個以上證存放在公司行政工作部的按標準發放證件補助。

⑶公司出資并通過培訓取得的證件不計發補助。

本辦法從下發之日起開始執行,原辦法同時廢止。

篇3:某文化公司印章證照管理規定

文化公司印章證照管理規定

第一條:印章管理

1.各類公章必須指定專人負責和保管。公章不得隨意存放,任意使用。

2.需蓋公章的部門或個人須說明蓋章的目的、用途、范圍,填寫《發文審批表》,經領導批準后,方可蓋章并填寫《公章使用登記表》。

3.各部門新刻或改制印章,須報公司總經理批準后方可辦理,并由行政部登記備案。

4.印章如遇丟失、損壞或被盜時,應及時向公司總經理匯報并予以備案,并及時辦理補刻手續。

第二條:公司公章

1.因工作需要以公司名義對外發文、上報材料或有關資料需蓋公司公章的,須說明用途、范圍,經有關用章審批人批準后方能加蓋公司公章;

2.凡因特殊原因需借公章外出公干,須書面申請說明用途和特殊原因,并經用章批準人同意方可借出;歸還公章時,須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查;凡發現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發生問題,將嚴肅追究借用人的責任;

3.公章保管人外出時,應將公章交給總務處指定的臨時代管人保管,不得擅自交給他人代管代用。

第三條:公司公章、部門印章使用審批規定

1.以公司名義張貼、外發(公司以外)的各類文件需加蓋公司印章。

2.以部門名義張貼、外發(公司以外)的各類文件需加蓋部門印章。

3.各部門應指定專人對部門印章進行保管。

第四條:各類證照的管理

1.各部門在取得各類證照時,應同意交行政部進行存檔管理,并登記在《公章、證照登記表》上。

2.如需使用各類證照,使用人需經總經理辦公室負責人同意后,方可使用。

第五條:印章使用審批規定

印章的審批使用應由總經理簽字后方可使用。任何個人和負責人嚴禁私自使用印章,一經發現公司將從嚴從重處理。因私自使用公章為公司造成重大損失的,公司將追究其法律責任和損失賠償,并給予辭退處理。

突發公共衛生事件應急預案