太陽城管理處物業(yè)資料管理

物業(yè)資料是物業(yè)管理的重要資源。我們將本著"集中化,有序化,信息化,科學(xué)化"的管理原則,實(shí)行原始檔案和電腦檔案管理的雙軌制,建立檔案管理系統(tǒng)。

小區(qū)運(yùn)作伊始,我們就將建立詳盡完善的物業(yè)檔案資料,為以后的管理打下良好的基礎(chǔ)。以機(jī)電設(shè)備資料為例:

(一)原始基礎(chǔ)資料

包括各設(shè)備設(shè)施的原始技術(shù)資料、技術(shù)參數(shù),竣工圖紙,檢驗(yàn)合格證書和質(zhì)量保證書,單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)報(bào)告,系統(tǒng)加壓測(cè)試報(bào)告等。

(二)運(yùn)行管理資料

對(duì)所有設(shè)備設(shè)施及機(jī)房、管井進(jìn)行編號(hào)掛牌,各類管道、流向、閥門狀態(tài)等清楚標(biāo)示,各類安全警示牌放置到位;劃分責(zé)任區(qū),指定責(zé)任人,并記錄在案。

按設(shè)備的具體情況制訂操作規(guī)程、機(jī)房管理規(guī)定,繪制各類系統(tǒng)流程示意圖,放置在適當(dāng)位置,并復(fù)制存檔。

建立設(shè)備卡,除抄錄設(shè)備的原始技術(shù)資料外,每次維修保養(yǎng)的過程特別是原始技術(shù)資料中無法反映的零配件型號(hào)等均需記錄在卡,便于日后維修。

日常運(yùn)行資料:如運(yùn)行數(shù)據(jù)記錄表,設(shè)備巡查記錄,都應(yīng)忠實(shí)記錄并留存在檔。

工程改造資料:在小區(qū)運(yùn)作中,不可避免的會(huì)發(fā)生各種工程改造,所有的技術(shù)資料、圖紙均需詳細(xì)編目留存,以備日后詢查。

詳細(xì)檔案資料的分類管理(見表一、表二)

表一物業(yè)接管移交資料

名稱資料內(nèi)容

工程建筑

產(chǎn)權(quán)資料A:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

C:拆遷安置資料

工程技術(shù)資料A:紅線圖、總平面圖

B:地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告

C:工程合同、工程預(yù)決算

D:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單

E:竣工圖:1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

2、消防、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

F:房屋、消防竣工驗(yàn)收證明書

G:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

H:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

I:供水、供電、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及技術(shù)資料

J:綠化工程竣工圖

K:其他技術(shù)資料

表二管理檔案資料

名稱資料內(nèi)容

物業(yè)資料房屋基本資料、分區(qū)資料

事務(wù)資料A:事務(wù)值班表B:事務(wù)交接記錄表

C:日常事務(wù)巡視記錄D:事務(wù)回訪登記表

E:搬出(入)物品登記表

維修資料A:日常維修記錄表B:公共設(shè)施維修記錄表C:大中修記錄表

護(hù)管交通

管理資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

B:查崗記錄

C:物資搬運(yùn)放行記錄、

D:車輛管理記錄E:緊急事件處理記錄

設(shè)備管理資料A:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

B:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄

C:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄D:設(shè)備檢查記錄

員工管理資料A:員工個(gè)人資料、聘用表B:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄

C:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄D:員工培訓(xùn)考核記錄

F:重要崗位員工地址、電話等記錄

客戶反饋資料A:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

B:客戶投訴及處理記錄表

行政文件資料A:主管人員值班及督察記錄

B:政府部門文件

C:主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件及兄弟單位資料

D:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

E:管理處榮譽(yù)一覽表

F:管理處會(huì)議記錄

篇2:物業(yè)資料管理員崗位職責(zé)與職位說明

2.33資料管理員

2.33.1崗位職責(zé)

a)認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家保密法和有關(guān)檔案管理規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度。

b)負(fù)責(zé)物業(yè)的有關(guān)圖紙資料的收集、裝訂、存檔。

c)負(fù)責(zé)管理處檔案的建立與管理,依據(jù)管理制度,科學(xué)分類,方便檢索。

d)嚴(yán)格執(zhí)行檔案使用、查詢制度,規(guī)定不能外借的檔案資料,未經(jīng)主任批準(zhǔn)不得外借,借閱檔案必須詳細(xì)登記,對(duì)造成破損、缺少、不按時(shí)歸還者嚴(yán)格按規(guī)定處罰,并盡力彌補(bǔ)。

e)每周對(duì)檔案室清潔一次,保證室內(nèi)潔凈,溫度、濕度恒定,通風(fēng)、消殺良好,防盜設(shè)施安全可靠。

f)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

2.33.2職位說明

a)年齡50歲以下,身體健康;

b)大專以上學(xué)歷,檔案管理專業(yè),從事相關(guān)職位工作三年以上;

c)工作認(rèn)真、負(fù)責(zé),原則性強(qiáng)、廉潔奉公。

d)工作負(fù)責(zé)范圍:負(fù)責(zé)管理處檔案資料的收集、保管工作。

篇3:物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

2.0適用范圍

適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

3.0職責(zé)

品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

4.0要點(diǎn)和實(shí)施

4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

4.2質(zhì)量體系文件的使用。

4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

4.3質(zhì)量體系文件的保管。

4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng),則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí),則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

4.4.4問更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申請(qǐng)表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進(jìn)行,但劃改時(shí),應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別,在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄,以便核對(duì)、識(shí)別。

4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時(shí);

(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時(shí),撤回舊頁或舊版本文件。

4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

4.6外來文件的管理。

4.6.1外來文件包括:

(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

(2)本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);

(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

4.6.3對(duì)于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳,以便追溯其來源和分布。

4.7文件的歸檔。

4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)(外來文件除外)。

4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對(duì)歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一:

(1)是公司的服務(wù)對(duì)象;

(2)是公司的主管上級(jí);

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密,但上款第4項(xiàng)的除外。

4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí),品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

4.11公開文件的控制。

4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時(shí),應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄,保存期為3年。

5.0記錄

5.1《文件銷毀申請(qǐng)表》文件編碼:

6.0相關(guān)支持文件。