辦公+住宅項目檔案的建立和管理

一、檔案的建立

設立資料室、負責檔案建立和管理,配備專門的檔案專業管理人員,從接管開始,建立各類檔案,采取電腦化管理。

1、系統化、科學化、標準化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。

2、建檔流程:收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。

3、各部門廣泛收集,資料室集中管理。

4、分類明確,針對不同的檔案性質,采用有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類由專職人員進行管理,并將檔案管理列為我公司質量體系的一個重要部分。

二、檔案管理

本公司檔案管理體系按照ISO9000質量認證體系標準,把它濃縮為:

(一)辦公室、人事檔案管理;

1、辦公室檔案由資料員進行分類編號、整理、保管。

2、有關行政機關,公司上層有關文件及會議紀要均屬辦公室檔案文件。

3、經領導批示傳閱的重要文件入檔必須與領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4、所有人事檔案按照編號由資料員管理,并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業其檔案銷毀。

(二)質量體系文件檔案管理;

1、公司本部ISO9000質量體系文件的管理由管理處專人負責進行管理。

2、所有質量體系文件的編號、審批、發放、更改、作廢均應有日期和負責人,批準人及文件現狀態的記錄。

3、所有質量體系文件均有規定的編號、易懂、易查、易察。

4、《文件清單》、《發放記錄》、《更改申請表》、《更改領取表》均應填寫標準、明了。

(三)工程檔案管理;

1、從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發電、消防、排風排水、煤氣管理、電梯、照明系統的有關資料均進行編號,檔案由專人儲存于專柜中保管。

2、所有工程類國家標準均勻進行統一編號并附上受控負責人由專人保管于專柜中。

3、所有工程資料均應規定保存期限,并建立銷毀檔案制度。

(四)財務檔案管理;

1、每年形成的會計檔案,都由財務會計按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊。

2、保存的會計檔案向外單位提供利用時,須報有關領導批準,但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。

3、會計檔案的保管期限,根據特點分永久、定期二類。

4、會計檔案保管期滿需銷毀時,應經有關領導同意,審查并編造會計檔案,銷毀設冊。

(五)住戶檔案管理;

1、所有業主資料如購房合同(含產權證)復印件、租戶合同復印件、房屋驗收清單及業主、業主有關資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯系電話)均應按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。

2、業主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。

3、業主資料根據一定期限銷毀,保存軟盤。

(六)所有檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時嚴格執行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴防毀損、散失和泄露。

(七)所有可輸入電腦的檔案均應輸入電腦,保存軟盤。

(八)所有檔案的借閱均應通過資料保管員(有必要時應有負責人許可同意)并進行登記簽字。

(九)所有檔案保管環境要求干燥、通風、如有遺失,應通知有關人員負責。

篇2:單位建立防火檔案制度規范

1、為了使防火工作能順利地進行,便于有效的安全管理,特建立本制度。

2、為便于查找和使用,防火檔案資料應按其系統進行分類編號。

3、公司防火檔案由保衛科嚴加保管,未經公司領導同意任何人員不能查看檔案資料。

4、消防監督檔案在保管人員變動時辦好移交手續,不得把檔案帶走或據為己有。

5、凡涉及到公司重大機密內容,不能歸入此檔,以防泄密,并嚴格落實防火檔案保管責任人。

6、消防防火檔案及其材料在撤銷、銷毀時必須經公司領導同意方可進行。

篇3:社區物業接管驗收檔案資料建立管理規程

社區物業接管驗收及檔案資料的建立與管理

一、物業接管驗收:

主要分三個方面:

(一)檔案資料的驗收與交接

1、進駐該社區后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區各單位負責物業工作的負責人及聯系電話。

(二)公共設備、設施現場驗收與交接

1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現場交接小組,對房屋建筑、設施、設備等進行現場交接驗收。

2、將對現場交接中發現的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業公司和司法局人民政府負責人簽字確認后,各歸檔保存。

3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關部門公共協商解決。

4、對已接管驗收的區域,組織相關人員進行,以便盡快熟悉情況,保持環境整潔。

(三)物業管理用房的交接及鑰匙交接驗收

1、公司將派專人與該項目負責人進行物業辦公用房交接。

2、對公共區域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統一管理,做到放置穩妥,安全有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為辦公區域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業管理形式,我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段,引進先進的物業管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:

(一)委托方提供的資料

1、技術資料

A、竣工圖

B、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、竣工驗收證明書

建筑消防驗收合格證

水泵、配電柜變壓器、有線電視系統等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。

3、辦公區域使用資料

各樓層辦公資料(包括主要負責人、聯系電話)

建筑面積計算書

(二)檔案處建立的資料

1、物業資料

A、辦公樓基本資料

B、辦公區域基本資料

2、辦公區域使用資料

各辦公區域主要負責人資料

3、日常管理資料

A、保潔管理記錄

a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄

B、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄

c、值班記錄

d、物資搬運放行記錄

e、緊急事件處理記錄

f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

C、裝修管理檔案

D、維修服務檔案

a、維修服務登記表

b、維修服務回訪記錄

E、員工管理檔案

a、員工個人詳細資料

b、員工業績考核記錄

c、員工內務管理檢查記錄

F、培訓檔案

a、各項培訓計劃及實施記錄

b、培訓結果考核及跟查記錄

c、軍事訓練及消防演習記錄

G、行政文件

a、政府部門文件

b、物業公司及集團公司文件

c、管理處規章制度、通知、通報等文件

d、管理處獲得的榮譽

三、檔案、資料管理辦法

1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖

2、檔案資料收、發管理程序:

A、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能立卷歸檔。

B、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接受手續,并立卷歸檔。

3、檔案資料管理要求:

A、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

B、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

C、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。

D、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

E、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

F、檔案組卷按不同業務性質分塊,以內空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

G、檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

H、檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。