物業程序文件:參觀交流接待工作程序

1、目的

規范公司參觀交流接待工作,體現規范化的管理與良好的企業形象。

2、范圍

適用于公司本部、各管理處/部門參觀交流接待工作。

3、定義

無

4、職責

4.1辦公室:指定、協調相關人員負責各類參觀、交流活動;

4.2各部門:負責本部門交流接待工作的具體落實;

5、方法及過程控制

5.1接待級別

5.1.1辦公室主任負責根據參觀、交流或外來人員實習的具體情況確定接待級別。接待級別分為一級、二級、三級,各部門可根據參觀接待所確定的接待級別安排具體接待工作。

5.1.2一級接待

5.1.2.1公司本部一級接待,接待來賓包括:集團交流人員、集團審計人員、政府部門

人員。

5.1.2.1.1辦公室負責提前知會公司職能部門全體人員做好準備。

5.1.2.1.2辦公室負責提前準備迎賓接待牌、禮品等相關物品資料。

5.1.2.1.3辦公室負責公司現場環境的檢查和整理。

5.1.2.1.4辦公室主任協同總經理(助理)及相關人員在正門進行迎接和指引。

5.1.2.2業務部門一級接待,接待來賓包括:兄弟公司管理層交流人員。

5.1.2.2.1辦公室提前通知各崗位負責人做好現場環境清潔,秩序維持(包括車輛停放),并根據情況確定設立臨時崗位做好安全防范措施。

5.1.2.2.2辦公室提前準備迎賓接待牌、茶食、禮品等相關物品資料。

5.1.2.2.3接待現場最高負責人及相關人員在正門進行迎接和指引。

5.1.2.2.4部門各崗位負責人在接待現場予以待命,負責協調處理各項臨時事務。

5.1.2.2.5接待完畢后,由現場最高負責人及相關人員歡送離開。

5.1.3二級接待,接待來賓包括:兄弟公司業務部門交流人員。

二級接待,由部門、項目負責人介紹管理服務區域的基本情況,回答來賓提問,應來賓需求安排座談交流。接待時須著公司工作服,做到熱情、大方,宣傳公司管理方法和理念等。

5.1.4三級接待,接待來賓包括:同行業、非同行業參觀、交流人員;

三級接待,由業務部門接待負責人向來賓介紹所轄小區(或大廈)的基本情況,回答來賓提問。接待時須著公司工作服,做到熱情、大方,宣傳公司管理方法和理念等。

5.2接待流程

5.2.1各部門、項目如接到其它機構、人員的參觀、工作交流要求時,應統一轉至公司辦公室具體聯系。

5.2.2各類參觀,交流需求須至少提前三個工作日與辦公室主任聯系,辦公室在接到接待需求后,在三個工作日內根據實際情況確定是否予以接待并反饋需求部門、項目。

5.2.3各業務部門、項目接待責任人在收到接待信息后,須通知部門經理,作好相應的接待準備。

5.2.4外來參觀接待流程

5.2.4.1參觀安排部門包括本部各個部門以及公司下屬各個項目管理處。公司本部安排的參觀一般應予以安排,其他同行業房地產公司和物業公司提出參觀要求時,應根據其對公司是否有影響和未來是否有聯系等情況酌情考慮是否接待。

5.2.4.2辦公室接到來電、來函、上門要求參觀時,應了解參觀小區名稱、人數、參觀時間、路線、聯系人及聯系方式等,根據來訪人員的職位、重要性確定參觀級別,確定是否予以安排參觀。

5.2.4.3辦公室應將參觀人員情況在《參觀接待登記表》中予以登記,并及時以郵件或電話方式與參觀小區接待負責人聯系,通知各參觀小區作好參觀接待準備。

5.2.4.4管理處應制定參觀路線和參觀介紹詞,并報辦公室備案。管理處應對參觀接待負責人或臨時負責人進行培訓,熟悉小區的基本情況和物業管理基本知識。

5.2.4.5參觀接待管理處接待負責人在接到辦公室參觀通知時,應填寫《參觀接待登記表》。如遇其他公司臨時要求參觀時,應及時與辦公室行政組人員聯系,辦公室與安排部門予以核實后,再進行安排。

5.2.5工作交流接待流程

5.2.5.1工作交流安排部門包括公司本部各部門和下屬各管理處。公司本部安排的交流一般應予以安排,其他同行業房地產公司和物業公司提出工作交流要求時,原則上不安排,但可根據其對公司是否有影響和未來是否有聯系等情況酌情考慮是否接待。

5.2.5.2辦公室人員接到來電、來函、上門要求進行工作交流時,應了解工作交流內容、交流部門名稱、人數、時間、聯系人及聯系方式等,確定是否予以安排交流。

5.2.5.3填寫《工作交流安排表》,發郵件至接待管理處,通知其作好接待準備,同時抄送要求工作交流部門或下屬項目管理處。

5.2.5.4管理處接待負責人應根據工作交流內容,確定各崗位引導人。正式交流開始前,部門負責人應先向交流人員介紹小區總體管理情況,接待負責人負責監督和控制交流過程,各崗位引導人對交流人員進行具體內容的培訓與交流。

5.3公司接待人員在接待工作中應注意依據公司相關規定,做好保密工作。

5.4各部門接待人員負責保留工作交流、參觀接待人員相關信息,并于每月底前上傳至公司內網。

6.支持性文件

無

7.質量記錄表格

TJzzWY7.5.1-Z01-F1《參觀接待登記表》

TJzzWY7.5.1-Z01-F2《工作交流安排表》

篇2:H公司來賓參觀接待制度

(一)茲為促進公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特訂定本辦法。

(二)參觀種類:

1.定時參觀:先以公文或電話預先約定參觀時間與范圍。

(1)團體參觀:機關學校或社會團體約定來廠參觀者。

(2)貴賓參觀:政府首長社會名流以及國內外各大企業負責人經公司允準來廠參觀者。

(3)普通參觀:一般客戶或業務有關人員來廠參觀者。

2.臨時參觀:因業務需要臨時決定來廠參觀者。

(三)接待方式:

1.團體參觀:凡參觀人數能在會客室容納者,均以煙茶招待,否則一律免于招待,至于陪同人員由管理部協調有關單位決定。

2.貴賓參觀:按公司通知以咖啡、西點、冷飲、煙茶或其他方式招待的,并由公司高級人員陪同或由有關單位簡報。

3.普通參觀:以煙茶招待的,由管理部或有關部門派員陪同。

4.臨時參觀:同普通參觀。

(四)參觀規則:

1.貴賓參觀及團體參觀:由公司核準并于參觀前三日將參觀通知單填送各工地管理部門,以憑辦理接待,如事出至急先以電話通知后補通知單。

2.普通參觀:由各部經理核準,并于參觀前一日將參觀通知單填送工地,以利接待,但參觀涉及兩個部以上者,應比照團體參觀辦理。

3.臨時參觀:由各部經(副)理核定,并于參觀前一小時以電話通知各工地管理部辦理接待,如參觀涉及兩個部以上者,應商請管理部協調辦理之。

4.未經核準的參觀人員,一律拒絕參觀,擅自率領參觀人員參觀者,得按泄露商業機密論。

5.參觀人員除特準者外,一律婉拒拍照,并由陪同參觀人員委婉說明。

(五)本辦法如有未盡事宜得隨時檢討修正。

(六)本辦法呈報公司核準后公布施行。

篇3:接待參觀考察活動管理規程

接待參觀考察活動管理規程

1.0目的

規范參觀考察活動接待的各項程序,樹立管理處整體形象。

2.0適用范圍

適用于**醫院管理處接待參觀考察活動的各項管理。

3.0職責

3.1保安部負責茶水、椅子等后勤保障工作。

3.2清潔部負責接待現場的清潔及物品擺放工作。

3.3管理處主管全面負責接待工作。

4.0相關規定

4.1管理處主管負責接待上級領導、同行朋友到**醫院視察、參觀、來訪等活動。

4.2保安部、清潔部接到通知后必須在20分鐘內完成所有準備工作。

4.3清潔部加強對廣場、門診大堂、通道等各公共部位的保潔。

4.4保安部各崗位提高警惕,隨時準備迎接工作,樹立良好的形象。

4.5負責接待的工作人員,必須做到服務規范、言行規范。

4.6接待活動結束,由管理處主管負責收集接待資料(包括照片、會議記錄等),并做好接待場地清理工作。事后在《管理處工作記錄表》上做好記錄。

4.7接待活動產生的資料由管理處負責統一保存。

5.0記錄

5.1《管理處工作記錄表》QR/27Z-001